По сути он является продолжением трудовой книжки, поэтому как образец заполнения вкладыша в трудовую книжку в 2020 году можно использовать основные страницы. Бланк вкладыша имеет свои отдельные серию и номер и является документом строгой отчетности, но не может быть действительным без основной ТК. Если заканчивается место для записей о работе и на страницах вкладыша, то можно использовать еще один. Приобрести, учесть и заполнить вкладыш должен работодатель, у которого в реальном времени хранится трудовая книжка работника. Впоследствии стоимость бланка удерживается из заработной платы работника (с обязательным предварительным уведомлением). Сведения о вкладышах заносятся в специальный журнал учета, хранящийся в отделе кадров, с записью уникального номера и серии бланка.

Выдача вкладыша в трудовую книжку, образец заполнения

Достаточно посмотреть на титульный лист основного документа, чтобы понять, как оформить образец вкладыша в трудовую книжку. Трудовая книжка и титульный лист вкладыша должны содержать дублирующую актуальную информацию. Заполнять титульный лист следует аккуратно.

Помарки и исправления не допускаются, в случае ошибки бланк считается испорченным и подлежит утилизации. Поскольку вкладыши — документы строгой отчетности, номер испорченного бланка обязательно фиксируется в журнале учета. Кстати, поэтому запись о наличии вкладыша, его серию и номер в трудовую книжку рекомендуется заносить уже после вшивания правильно заполненной вкладки. Если надпись о вкладыше была все-таки сделана заранее, то в нее необходимо внести соответствующие поправки.

В дальнейшем исправления на листах вкладыша вносятся по тем же правилам, что и в основном документе. Основной образец, как заполнять вкладыш в трудовую книжку, — это сама трудовая книжка. Обязательно ставится дата заполнения титульного листа, которая соответствует началу использования вкладыша, и печать организации-работодателя. Записи на листах вкладыша должны продолжать общую текущую нумерацию, а не начинаться с номера 1. С того момента как трудовая книжка дополняется вкладышем, записи можно делать только на его листах. Все записи заверяются подписью кадровика и печатью организации-работодателя.

Известны случаи, когда для продолжения записей в ТК вклеивается бланк новой трудовой книжки. Это неправильно. Трудовая книжка с номером и серией у человека может быть одна. Возможность получения новой или другой трудовой книжки взамен закончившейся законодательством не предусмотрена. Для продолжения ведения записей должен использоваться исключительно соответствующий нормам бланк вкладыша. Также не разрешается подшивать или приклеивать в трудовую книжку отдельные чистые листы. Для продолжения корректного ведения записей следует использовать чистый бланк-вкладыш, содержащий девять разворотов «сведений о работе» целиком.

Иногда, чтобы не оставлять пустые страницы и не вшивать громоздкий вкладыш, кадровики вычеркивают в основном бланке в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово, заменяют его на слово «работе» и продолжают ведение записей. Это категорически запрещено. Если никаких наград у работника не было, то в бланке трудовой книжки должно остаться десять чистых разворотов, предназначенных для внесения «сведений о награждениях», а записи о работе должны быть продолжены на соответствующих листах вкладыша. Надо напомнить, что выжимка из правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей содержится на двух последних листах трудовой книжки.

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку 2020. Титульный лист

Трудовая книжка и титульный лист вкладыша должны содержать одинаковую актуальную информацию. В этом вопросе необходимо следовать официальной инструкции. В центральной части титула находятся несколько граф для записи имени, отчества, фамилии работника, которому принадлежит трудовая книжка. Ниже указывается дата рождения и специализация работника. Трудовая книжка и, соответственно, вкладыш должны содержать информацию о месте учебы сотрудника либо указываться полученное образование. Поскольку образование — это (в некоторых случаях) основание для принятия работника на соответствующую должность. Должность вписывается в графы листов «сведения о работе». Как обычно, на этих страницах вкладыша фиксируются порядковый номер записи (во вкладыше нумерация продолжается, а не начинается заново), дата, а также приказ (с номером и датой), отражающий прием сотрудника на работу.

Выдан вкладыш в трудовую книжку запись, образец, инструкция по вшиванию

Вкладыш без основной трудовой книжки недействителен. Для качественного и надежного скрепления бланков используется метод вшивания. Вкладыш вставляется в развернутом виде между последней страницей и обложкой трудовой книжки. Для расположения вкладыша специального регламента нет. Шилом делается несколько сквозных отверстий, через которые плотной нитью вставка прикрепляется к основному бланку. Концы нити закрепляются внутри переплета узлами. Опечатывать эту конструкцию ни бумажной пломбой, ни тем более сургучом не требуется.

Трудовая книжка может быть дополнена любым количеством вкладышей, столько, сколько нужно для внесения необходимых актуальных сведений. Для титула каждого как образец заполнения вкладыша в трудовую книжку 2020 или любого другого года служит титульный лист основной ТК. Важное замечание: все вкладыши вшиваются в том виде, в каком были выпущены из типографии. Отрывать бумажную обложку с них нельзя.

Запись о вкладыше в трудовую книжку: образец заполнения

Трудовая книжка должна также иметь объявление о наличии вкладыша. Для удобства существует и часто используется небольшой прямоугольной формы штамп в три строки «Выдан вкладыш. Серия. Номер». Если штампа нет, то допускается делать надпись от руки, используя шариковую ручку с синей или фиолетовой пастой. В обязательном порядке указываются серия и номер вкладыша. Месторасположение надписи (штампа) четко не регламентируется, главное — ничто не должно эту отметку скрывать, запись должна быть понятной, а информация с оттиска читаемой.

Образец, как заполняется вкладыш в трудовую книжку и делается запись о его наличии

После подробного рассмотрения правил о том, как трудовая книжка может быть дополнена вкладышем, стоит свести вышеперечисленное к списку, что нужно запомнить.

Не допускается:

1. Отрывать обложку вкладыша.
2. при первичном заполнении титульного листа вкладыша.
3. Вклеивать новый бланк трудовой книжки в закончившуюся старую книжку.
4. Актуальная трудовая книжка не может быть дополнена отдельными чистыми листами.
5. Вместо использования вставки вычеркивать в основном бланке в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово и изменять его на слово «работе».

Важно помнить, что трудовая книжка обязательно должна быть вместе с вкладышем. Без нее сам по себе вкладыш, даже заверенный подписями и печатями, недействителен. Из этих документов в комплексе можно будет узнавать о работе и трудовых навыках владельца. Нумерация записей на страницах вкладыша не начинается заново, а продолжает уже начатую в основной трудовой книжке, которую следует принять за образец, как заполнить вкладыш в трудовую книжку 2020 года. Разрешено делать переносы для записей со страниц основной трудовой книжки на вшитый лист с того места, на котором запись обрывается. Документ непременно надо зарегистрировать в , указав его .

Редко человек долгое время, а то и всю жизнь, трудится на одном месте. В большинстве случаев у людей довольно большой послужной список в трудовой книжке. А так как количество страниц для записи о местах работы в ней ограничено, то и приходится приобретать Как правильно сделать запись? Эти и другие нюансы рассмотрим в этой статье.

Форма документа

Иногда можно столкнуться с тем, что страницы в трудовой книжке, где ведутся записи о месте работы, заканчиваются. И это не значит, что нужно менять трудовую и заводить новую. Для таких целей была разработана специальная форма - вкладыш, которая и продолжает насчитывать сотруднику трудовой стаж.

Форма вкладыша в трудовую книжку установлена на законодательном уровне. Титульный лист заполняется аналогично трудовой книжке. Для записей о месте работы вкладыш имеет 9 разворотов, о награждениях - 8 разворотов.

Вкладыш вшивается в трудовую и заполняется согласно регламентированным правилам (постановление Министерства труда РФ № 69 от 10 октября 2003 года).

Приобретение вкладыша

Где берётся бланк? Вкладыш в трудовую книжку, впрочем, как и сами книжки, должен приобретать непосредственно работодатель у унитарного предприятия «Гознак». Работодатель не может:

• принимать чистый вкладыш от сотрудника;
• требовать принести вкладыш самостоятельно.

Любой кадровый работник знает, что вкладыш в трудовую - это Поэтому приобретать его следует только у тех компаний, которые заключили договор с предприятием «Гознак». Фирма, занимающаяся распространением вкладышей и трудовых, обязана иметь лицензию, а также сертификат, которые подтверждают полномочия на продажу.

Лицо, которое осуществляет закупку вкладышей, должно иметь специальную доверенность. Далее, после приобретения, вкладыши хранятся в бухгалтерии. Бухгалтер должен внести в приходно-расходную книгу все номера приобретенных бланков и передать их под расписку в кадровый отдел.

Работодатель должен всегда иметь в наличии необходимое количество документов строгой отчётности. Выдача вкладыша в трудовую книжку может осуществляться только в соответствии с правилами, установленными правительством РФ.

Плата за бланк вкладыша взимается работодателем в следующих случаях:

• при оформлении его впервые (то есть в трудовой закончились страницы нужного раздела);
• при выдаче дубликата трудовой книжки.

Вкладыш может быть выдан и бесплатно, если данный пункт предусматривают локальные нормативные акты. Также законом предусмотрено ещё несколько случаев, когда бланк вкладыша выдается бесплатно:

• при выдаче дубликата, если основной документ был утерян по вине работодателя;
• при повторном заполнении бланка вкладыша, испорченного по вине кадрового работника (лица, ответственного за ведение трудовых книжек).

Если к тому времени, когда будет вноситься запись во вкладыш в трудовую книжку, цена его увеличилась, то работодатель не может брать с сотрудника денежную компенсацию, превышающую закупочную цену именно этого бланка. В противном случае это будет являться законодательным нарушением. Стоимость вкладыша сегодня составляет примерно 180 рублей.

Правила вшивания

Работник отдела кадров должен самостоятельно позаботиться о том, чтобы вшить вкладыш в трудовую книжку, ведь он является непосредственным продолжением основного трудового документа. Вшивание вкладыша состоит из нескольких шагов:

1. Кадровик делает отметку на титульном листе трудовой о выдачи вкладыша. Возле отметки прописываются серия, номер вкладыша, которые должны совпадать с теми, которые указаны на самом бланке.
2. Заполняется первый лист в соответствии с предоставленными сотрудником документами. Дата заполнения может совпадать с датой приема сотрудника на работу.
3. Вшивание вкладыша в трудовую. Это должно быть сделано своевременно, чтобы избежать наложения штрафных санкций.

Зафиксированных правил, как оформлять вкладыш в трудовую книжку, нет. Но на практике опытных кадровых работников доказано, что оптимальным вариантом вшивания вкладыша является следующий алгоритм:

• необходимо развернуть трудовую между последней страницей и обложкой;
• открыть бланк вкладыша посередине;
• сделать шилом два отверстия - в трудовой и во вкладыше;
• с помощью иглы и белых ниток пришить вкладыш к книжке (концы ниток должны остаться внутри вкладыша).

Ошибки при вшивании

Даже несмотря на то, что вшить вкладыш вроде бы не составляет особого труда, неопытные кадровики все-таки умудряются сделать ошибки.

К основным ошибкам можно отнести:

1. Вшивание бланка до его заполнения. Это может привести к тому, что сведения на титульных листах двух документов будут различаться. Следствием этого будет являться открепление бланка и исправление данных. При этом на испорченный вкладыш составляется специальный акт по факту его уничтожения.
2. Отрывание обложки от вкладыша. Это является не просто ошибкой, а грубым нарушением. Бланк является утвержденным в законодательстве документом, и любое его видоизменение, помимо штрафов для работодателя, влечет за собой отказ в оформлении пенсии для сотрудника, который предоставит такую трудовую с испорченным вкладышем.

За новый бланк вкладыша, как говорилось выше, руководитель должен взимать плату с сотрудника. Но если вкладыш испорчен по вине отдела кадров, повторный бланк предоставляется бесплатно.

Алгоритм заполнения

Опытные кадровики знают, что вкладыши заполняются аналогично трудовой книжке. Тем не менее можно держать перед глазами образцы записей в трудовую книжку, чтобы лишний раз не делать исправлений. Алгоритм заполнения заключается в следующем:

1. Вкладыш начинает заполнять та организация, во время работы в которой закончились поля для записей в трудовой книжке.
2. Дата на вкладыше ставится по факту заполнения, а не по дате начала трудового стажа.
3. Во вкладыше должны прописываться только те данные, которые актуальны на данный момент.
4. На титульном листе должна стоять подпись того, кто оформил вкладыш, и печать организации.
5. Бланков вкладыша в трудовой может быть сколько угодно, законодательство не ограничивает их количество.

Нюансы заполнения

Заполнение вкладыша требует соблюдения ряда принципов:

• бланк вкладыша ведется так же, как и сама трудовая книжка;
• без трудовой вкладыш не действителен;
• нумерация в бланке продолжает ту, что начата в трудовой;
• если отметка в трудовой книжке оборвалась, то ее продолжают на первой странице вкладыша;
• при смене фамилии исправления делают и в трудовой, и на новом бланке;
• если на вкладыше не стоит печать организации, в которой он заведен, а гражданин уже сменил место работы, ему необходимо обратиться к бывшему работодателю за её проставлением.

Как исправить ошибку?

Кадровый работник может по невнимательности сделать ошибку при заполнении титульного листа бланка. В данном случае его нужно будет списать, составив при этом специальный акт.

При совершении ошибки в написании серии или номера вкладыша в трудовой книжке, необходимо сделать пометку о внесении ошибочной записи и внести данные снова.

Если ошибка была совершена при заполнении полей о месте работы, то исправления вносятся аналогично трудовой. Запись не зачеркивается и не исправляется. Под ней делается пометка о недействительности записи, ставится порядковый номер и вносится новая запись.

В любом случае это не означает, что в документах можно делать ошибки. Чтобы лишний раз подстраховаться, можно держать перед собой образцы записей в трудовую книжку.

Чего делать нельзя?

Как оформлять вкладыш в трудовую книжку и как вести записи, понятно. Рассмотрим, что категорически запрещено делать при ведении бланка вкладыша:

1. Использовать новую трудовую вместо оформления бланка вкладыша.
2. Подшивать или приклеивать в трудовую вместо вкладыша чистые листы.
3. Делать исправления в разделе «Сведения о награждениях», то есть менять последнее слово на слово «о работе».

За действия любого характера, которые не прописаны в и вкладышей, работодатель может быть оштрафован.

Действует ли бланк без трудовой книжки?

Трудовой кодекс четко регламентирует использование трудовых книжек и вкладышей к ним. И если первые являются действительными сами по себе, то как обстоят дела с вкладышами? Можно ли их предъявлять отдельно от трудовых?

Согласно основным Правилам и инструкциям по ведению и заполнению данных документов, отдельно вкладыш недействителен, и уж тем более использование его без трудовой книжки невозможно.

Учитывая ТК РФ, работодатель или специалист по кадрам не имеют право совершать действия следующего характера, если гражданин предъявляет только вкладыш:

• оформлять данного гражданина на работу;
• увольнять гражданина с данного места работы;
• делать какие-либо записи в таком бланке вкладыша;
• совершать другие действия с бланком.

Документ имеет вес и может быть принят во внимание только тогда, когда он вшит в трудовую книжку по всем установленным правилам, а на титульном листе есть запись, говорящая о регистрации данного документа.

Оформление вкладыша в трудовую книжку (образец)

Трудовая книжка является основным документом, служащим для подтверждения и определения стажа граждан Российской Федерации. Она используется при расчете и назначении пенсий в России. Указанный формуляр оформляется при первом трудоустройстве физического лица и сопровождает его при всех последующих перемещениях по должностям или местам работы. В результате может возникнуть необходимость оформить вкладыш в трудовую книжку.

Трудовая книжка

Работодателю следует вносить записи в указанное вложение в том же порядке и по тем же правилам, что и в саму трудовую книжку.

Несоблюдение данного предписания, равно как и его игнорирование, может явиться основанием для привлечения соответствующей организации или предпринимателя к ответственности в виде штрафа, размеры которого установлены статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации.

Правила оформления вкладыша в трудовую книжку

Правительство Российской Федерации, утвердив своим Постановлением от 16.04.2003 N 225 Правила ведения трудовых книжек, не разработало детального описания действий по заполнению вкладышей в них.

Отсутствует такой алгоритм и в Инструкции , утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.

Не разработан указанными ведомствами и официальный образец заполнения вкладыша в трудовую книжку.

Единственное, что прямо установлено Правительством Российской Федерации в Правилах, это необходимость проставления в трудовой книжке штампа «Выдан вкладыш». Обязательно надо указать на серию и номер бланка выдаваемого документа.

Следует подчеркнуть, что нормами отечественного права не регламентируется место проставления такой отметки. Однако с учетом содержания бланка книжки и обычаев делового оборота видится обоснованным проставление штампа о выдаче вкладыша на внутренней стороне первого листа обложки.

Общее количество вкладышей, которые могут выдаваться к одной трудовой книжке, законодательно не регламентировано. Важно, чтобы все они были оформлены в соответствии с законом и в отношении каждого из них ставился отдельный штамп. По ссылке доступен для скачивания образец того, как оформить вкладыш в трудовую книжку.

При заполнении вкладыша нумерация записей в нем должна продолжать порядковые номера в трудовой книжке. Данное предписание следует из пункта 11 Правил , утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225.

На титульном листе вкладыша следует заполнить все графы и проставить подписи владельца книжки и ответственного сотрудника работодателя. Также обязательным является наличие оттиска печати предприятия или индивидуального предпринимателя.

В дальнейшем все записи совершаются и оформляются в том же порядке, что и в трудовой книжке.

Важно помнить, что если при оформлении вкладыша допущены ошибки, то следует обеспечить оформление вкладыша в трудовую книжку по образцу, указанному выше.

Как вшить вкладыш?

Каждый вкладыш в трудовую книжку должен быть вшит в нее. Без исполнения указанного требования такое вложение не может считаться действительным.

Действующее законодательство Российской Федерации не определяет порядок и способы вшивания вкладыша в основной документ.

Однако, учитывая необходимость нумерации всех записей в формуляре в хронологическом порядке, видится обоснованным вшивание вкладыша между последним листом трудовой книжки и ее обложкой.

Вшивание следует осуществить путем использования иглы или швейной машинки. Требования к качеству и цвету ниток, а также к ширине стежков акты нормотворчества Российской Федерации не содержат.

Вклеивание или прикрепление вкладыша иным способом противоречит закону, нарушает правила заполнения вкладыша в трудовую книжку и влечет необходимость оформления нового вложения в основной документ.

Сшивку следует осуществлять по развороту вкладыша. Данный способ позволит обеспечить максимальную прочность его скрепления с трудовой книжкой.

Вместо заключения необходимо отметить, что игнорирование процедуры оформления и сшивания вкладыша повлечет за собой признание его недействительным. В результате этого у работника могут возникнуть определенные сложности в будущем.

Вкладыш в ТК – документ, имеющий следующие характеристики:

• размер (формат) 88х125 мм;
• обложка картонная;
• содержит 46 страниц;
• имеет элементы защиты.

Внутри бланк вкладыша в точности повторяет графы и иную структуру трудовой , а также наделён собственным идентификационным номером, который проставлен на каждом листе вкладыша в правом верхнем углу.

Идентификационный номер вкладыша регистрируется в книжке работника, что создаёт неразрывную связь между двумя этими документами.

Как используется и для чего нужен?

По завершении использования ТК в том случае, если последняя страница документа заполнена и на ней не осталось места для необходимой записи, ни в коем случае нельзя:

• Зачёркивать сведения о награждениях и поощрениях и вносить вместо них сведения о работе.
• Вкладывать или вклеивать чистые листы от бланков трудовых и вносить на них сведения.
• Заводить новую трудовую.

По окончании свободного места, необходимого для внесения записей о трудовой деятельности лица, нужно завести вкладыш в трудовую книжку.

Вкладыш станет единственным правомочным продолжением внесения записей в ТК, что продиктовано Правилами, утверждёнными на правительственном уровне 16.04.2003 года за № 225.

На вкладыше будут продолжать вноситься записи в том же порядке и по аналогии с тем, как это происходило при заполнении трудовой.

Соответственно вкладыш станет правовым основанием для оформления трудового стажа работника и его последующего учёта при начислении пенсии.

Где получать?

По большому счёту, работника этот вопрос беспокоить не должен. Бланки вкладышей, так же как и бланки трудовых должны храниться в отделе кадров предприятия или в бухгалтерии. На маленьких предприятиях, где эти отделы отсутствуют, за хранение бланков отвечает уполномоченное лицо.

Индивидуальный предприниматель обеспечивает бланками работников лично. То есть бланки у работодателя всегда должны быть. Он обязан закупать их в специализированных торговых организациях по мере необходимости и хранить вне доступа для посторонних лиц, предварительно зарегистрировав в приходно-расходном журнале.

По мере необходимости, когда в закончившуюся трудовую нужно внести запись, уполномоченный за внесение записей работник получает бланк вкладыша под роспись и аккуратно, с соблюдением норм и правил, заполняет его.

Приобретать вкладыш обязана организация (предприятие) или работодатель юридическое лицо.

Эти бланки, как и бланки книжек, имеют определённую степень защиты, их приобретение осуществляется работодателем в соответствии с положениями и в порядке, установленными Министерством Финансов РФ.

Обычно организации заключают договор о поставке бланков на предприятие. Доверять эту процедуру работнику неправомерно , так как в зону его доступа не входит возможность контакта с обозначенными организациями, гарантирующими качество бланков. Он может приобрести бланк, качество которого сомнительно. А работодатель обязан сотрудничать с компаниями, имеющими лицензию на реализацию полиграфической продукции .

Организация имеет право по усмотрению руководителя:

• Передать бланк работнику безвозмездно (п.44, 48 Правил).
• Взимать деньги за выдачу бланка вкладыша (п.47 Правил).

При этом работодатель не имеет права завышать цену на бланки вкладышей в сравнении с ценой закупки . Если партия бланков вкладышей закупалась по соответствующей стоимости, а впоследствии цена возросла – это также не может стать причиной повышения цены на бланк.

Заявление на получение

Если работодатель взимает деньги, истраченные им на приобретение бланков вкладышей, то он может использовать два актуальных способа:

• получить наличными;
• вычесть из заработной платы.

Выбор способа компенсации стоимости бланка зависит от работодателя , он же может предоставить выбор удобного способа оплаты работнику. Но работодатель должен понимать, что работник, предпочитающий, чтобы средства вычли из зарплаты, должен подтвердить это письменно, в форме заявления.

Заявление пишется бухгалтеру, главному бухгалтеру или кадровику.

Всё зависит от порядка, установленного в организации. Если вопросом занимается уполномоченное лицо – заявление нужно будет написать ему. Однако составляется оно на имя руководителя организации или предприятия. Уполномоченное лицо или отдел примут его, удостоверят подписью руководителя предприятия и пустят в делопроизводство.

На основании подписанного руководителем и оформленного по всем правилам заявления можно произвести вычет средств . Без просьбы, выраженной в заявлении, никаких вычетов производить нельзя.

Правильно составить заявление можно в свободной форме, по аналогии с другими заявлениями.

В нём должны быть указаны в верхнем правом углу фамилия и инициалы руководителя, к которому обращается работник, а ниже – сведения о заявляющем.

• Заявить о том, что в трудовую книжку необходим вкладыш, с указанием причины.
• Попросить выдать и надлежаще оформить вкладыш в ТК.
• Просить вычесть стоимость бланка вкладыша из заработной платы за текущий месяц. Обязательно указать сумму, соответствующую стоимости бланка вкладыша. Эти сведения можно получить у ответственного лица или в бухгалтерии.
• Поставить дату и подпись

Выдача вкладыша

Вкладыш в ТК выдаётся не лично на руки сотруднику.

Его может получить лишь уполномоченное лицо , под роспись. Если уполномоченный за ведение ТК хранит бланки у себя в сейфе (шкафу), то ему остаётся лишь взять бланк вкладыша и начать заполнять его. Тем не менее, заполнение бланка является его выдачей. Соответственно, если предприятие взимает плату за бланки – работнику нужно расписаться в приходно-расходной книге бланков самому или написать заявление .

Запись о выдаче вкладыша в ТК осуществляется на внутренней стороне обложки трудовой . Здесь кадровик или ответственный ставит штамп и номер вкладыша. Этот номер проставлен по всему продолжению вкладыша, на всех листах типографским способом, то есть каждый экземпляр этого документа уникален. Запись о выдаче даёт ему юридическую силу полноценного документа.

Формулировка записи, посредством которой вкладыш удостоверяется на лицевой стороне трудовой, проста: «Выдан вкладыш (указать его идентификационный номер)». Никакой другой информации здесь давать не нужно.

Где регистрируются?

После приобретения организацией бланков трудовых и вкладышей к ним, они должны быть проведены соответствующим актом приёмки. После их приобретения, они должны быть оформлены в соответствующем журнале. Здесь регистрируется их приход и расход.

Эта приходно-расходная книга учёта бланков ведётся бухгалтерией, поэтому зачастую и бланки хранятся здесь же. В других случаях бухгалтера лишь получают партию бланков, сразу же передавая их кадровикам или уполномоченным. Если бланки хранятся в бухгалтерии, кадровик даёт заявку главному бухгалтеру, а впоследствии отчитывается за использование бланка.

Если бланк испорчен при заполнении титульного листа или внесения первичной записи во вкладыш, он списывается специальным актом и уничтожается. Исправлять испорченные таким образом бланки или продолжать их использовать недопустимо.

При приёме на работу сотрудника с вкладышем в трудовой, в Книге учёта движения ТК вкладыш регистрируется вместе с трудовой. Регистрация в Книге осуществляется по данным, которые составляют форму основного документа (ТК).

Правила и инструкции ведения и заполнения вкладыша в ТК

Ведение вкладыша ориентируется на два важнейших в этом отношении документа:

• Правила, утверждённые Правительством 16.04.2003 года за № 225.
• Постановление Министерства труда и социального развития от 10.10.2003 года за № 69 – Инструкции по заполнению и ведению ТК и вкладышей к ним.

Вкладыши заполняются в соответствии с перечисленными нормативными документами.

Заполнить вкладыш в ТК нужно аккуратно, без помарок. Он заполняется до внесения номера в ТК и подшивки. Дело в том, что при заполнении может быть допущена помарка или описка.

В этом случае придётся менять бланк и исправлять внесённый на титульный лист трудовой номер. Если при заполнении титульного листа вкладыша допущена помарка или ошибка – бланк нужно заменить и сделать аккуратную запись на новом бланке, а испорченный – списать актом.

Дата заполнения обычно выбирается не произвольно, а связана с необходимостью внесения новой записи:

• о приёме или увольнении;
• о переименовании отдела или организации;
• об изменении формы собственности и т.п.

Например, работник подал заявление об увольнении за 2 недели заранее. В этот период готовится приказ об увольнении и приводится в порядок ТК. Если есть необходимость – заполняется вкладыш. Иногда заполнение вкладыша связано с очередной инспекторской (или иной) проверкой. То есть дата заполнения вкладыша не должна быть связана с определённым событием, отражённым в трудовой. Тем не менее, такую связь можно допустить.

Штамп о выдаче может правомерно заменить собой надпись, внесённую вручную. Так же как и надпись, штамп ставится в верхнем правом углу титульного листа трудовой. Это небольшой прямоугольник 10х25 мм, который состоит из формулировки: «Выдан вкладыш». Номер вкладыша вписывается уполномоченным за выдачу.

Перенос записи из ТК во вкладыш осуществляется непосредственно. Кадровик или ответственный должен визуально определить, чтобы для последней записи хватило места на странице.

Он вносит её, заполнив оставшееся место. Следующая запись вносится уже во вкладыш. Нормой считается, если запись о приёме осталась в трудовой. А во вкладыш внесены сведения об увольнении.

Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей, внесённых в трудовую. То есть первый порядковый номер во вкладыше на единицу больше того, который оказался последним в трудовой книжке. Если один вкладыш уже существует, следующий продолжает нумерацию предыдущего.

Пошаговое оформление

Чистый бланк вкладыша заполняется по аналогии с записями в трудовой книжке.

Однако, во вкладыше сведения могут быть более актуальными. Например, изменилась фамилия в связи с замужеством. Работник приобрёл высшее образование, повысил разряд и т.п. нужно обязательно идентифицировать сведения в документах. Если на титульном листе не отражена новая фамилия работника – её недопустимо указывать во вкладыше без изменения в трудовой.

После заполнения вкладыша, чтобы избежать помарки:

• Нужно проверить все внесённые сведения на титульный лист и в графы вкладыша.
• Поставить штамп или сделать запись о выдаче вкладыша.
• Внести уникальный идентификатор (номер) вкладыша.
• Подшить вкладыш к трудовой.

Правильно подшитый вкладыш, должен быть скреплён с трудовой. Крепление должно соответствовать инструкциям.

Его нельзя приклеивать, закреплять скрепками, металлическими скобами и пользоваться прочим материалом. Он подшивается к внутренней стороне обложки трудовой, точнее – между обложкой и последней страницей книжки.

Подшивается он при помощи ниток. Для этого используют обычные хлопковые нитки, лучше всего — № 10. Они достаточно прочные и не разрывают бумагу при использовании вкладыша. Пришивают вкладыш следующим образом:

• От верхнего и нижнего края вкладыша отступают приблизительно по 2-3 см.
• Шилом проделываются отверстия.
• Игла с ниткой продевается в обложку вкладыша и обложку трудовой, вытягиваясь через её заднюю стенку.
• Игла возвращается, продеваясь через заднюю стенку обложки трудовой, затем через отверстие в обложке вкладыша.
• Таким образом, нужно сделать несколько аккуратных стежков, прикрепив нитками вкладыш в ТК.

Действителен ли вкладыш без трудовой?

Сам по себе вкладыш не действителен, о чём констатируют положения Правил и Инструкций, а также другие правовые документы Трудового законодательства.

Без ТК по вкладышу недопустимо :

• принимать на работу;
• увольнять с работы;
• делать учётную запись;
• проводить другие процедуры.

Вкладыш должен быть подшит к трудовой книжке и зарегистрирован на её титульном листе. Только после этого документ считается действительным.

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку работника

Полезное видео по теме

Заключение.

Вкладыш в трудовую книжку – выход из любой сложной ситуации , когда в книжке заканчиваются страницы для её ведения. Только вкладыш может стать адекватным способом решения проблемы. Но он не может иметь самостоятельный статус документа, его юридическая сила определена трудовой. Для этого его выдача регистрируется на титульном листе ТК.

Вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Тем не менее при его заполнении возникает много вопросов, которые наша редакция часто получает от вас. Проанализировав запросы, мы подготовили статью, из которой вы узнаете, как правильно вшить вкладыш и поставить штамп о его выдаче, о порядке нумерации записей во вкладыше, что делать, если запись о работе попала не в тот раздел, и как поступить при смене фамилии сотрудника.

Оформляем правильно

Е сли в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то в трудовую книжку вшивается вкладыш (п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства от 16.04.2003 г. № 225, далее - ­Правила). Форма вкладыша в трудовую книжку утверждена постановлением Правительства от 16.04.2003 г. № 225. Объем вкладыша «Сведения о ­работе» - 9 ­разворотов, «Сведения о награждениях» - 8 разворотов.

В соответствии с п. 38 Правил вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша (п. 39 Правил). Причем в Правилах речь идет именно о штампе, т.е. получается, что запись от руки не корректна.

Свернуть Показать

Анатолий Ещенко

В соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и ­трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки ­недействителен.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Если при выдаче вкладыша указанная надпись будет написана от руки, то, по нашему мнению, это не может являться основанием для признания вкладыша недействительным. Однако обязанность работодателя иметь соответствующий штамп и, соответственно, ставить его при выдаче каждого вкладыша вытекает из требований ­вышеуказанных ­Правил.

Также в Правилах не указано конкретное место трудовой книжке, где следует поставить штамп со словами «Выдан вкладыш». При этом обычно его проставляют в правом верхнем углу титульного ­листа ­трудовой книжки (см. Пример 1).

Свернуть Показать

Анатолий Ещенко , начальник отдела Управления надзора и контроля за соблюдением законодательства о труде Роструда России:

Правила не устанавливают, где в трудовой книжке должен ставиться штамп с надписью «Выдан вкладыш». Однако на практике такой штамп всегда ставится не на обложке, а на первой странице трудовой книжки (титульном листе) таким образом, чтобы он не закрывал других заполненных записей на титульном листе, содержащих ­сведения о ­работнике.

Кроме того, в Правилах не указано конкретное место в трудовой книжке, куда следует вшивать вкладыш, и качество используемых при этом ниток. Обычно вкладыш вшивают между последней ­страницей и задней обложкой трудовой книжки.

Свернуть Показать

Анатолий Ещенко , начальник отдела Управления надзора и контроля за соблюдением законодательства о труде Роструда России:

Правила не устанавливают, куда должен вшиваться вкладыш, - в начало, середину или конец трудовой книжки. Данный вопрос не имеет принципиального значения ни для работника, ни для работодателя, ни для надзорно­контрольных органов, однако чисто технически ­удобнее вшить вкладыш в середину трудовой книжки.

Отметим, что нумерация во вкладыше к трудовой книжке сквозная по каждому разделу и продолжает нумерацию, сделанную в ­трудовой книжке.

Свернуть Показать

Нумерация записей во вкладыше не начинается сначала, а продолжает нумерацию записей в трудовой книжке. При этом возможны случаи, когда номер записи, например, о приеме на работу будет проставлен в трудовой книжке, а продолжение этой записи с указанием должности (профессии), места работы (структурного подразделения) в связи с тем, что в трудовой книжке уже заполнены все страницы ­соответствующего раздела, будет перенесено во вкладыш.

К сведению

Свернуть Показать

Верховный Суд в решении от 19.06.2007 г. № ГКПИ07­564 напомнил, что согласно пунктам 2, 4 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденного приказом Минфина России от 22.12.2003 г. № 117н, изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется Объединением «ГОЗНАК» Министерства финансов ­Российской Федерации. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты. Обеспечение работодателей на платной основе бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую ­книжку осуществляется на основании договора, заключенного с изготовителем или распространителем. При этом иной способ приобретения указанных бланков может рассматриваться как административное ­правонарушение в сфере трудовых отношений.

Если запись о работе попала не в тот раздел

При заполнении трудовой книжки весьма распространена следующая ошибка, допускаемая по невнимательности: часть записи, которая должна быть в разделе «Сведения о работе», вносят в раздел «Сведения о награждениях». Данная неточность возникает, когда раздел «Сведения о работе» полностью заполнен, и кадровики, перелистывая страничку трудовой книжки, не замечают, что пишут уже в другом разделе. Между тем в соответствии с п. 30 Правил в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. При этом изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. Соответственно, в нашем случае следует запись, ошибочно попавшую в раздел «Сведения о награждениях», признать недействительной. Далее надо оформить вкладыш к трудовой книжке, где в разделе «Сведения о работе» оформляется нужная запись (см. Пример 2).

Пример 2

Свернуть Показать

В данном случае кадровик ошибся следующим образом: часть записи об увольнении («части первой статьи 77 Трудового кодекса ­Российской Федерации») попала в раздел «Сведения о награждениях»:

Запись о работе, попавшую в раздел «Сведения о награждениях», следует признать недействительной. В этом случае, по нашему мнению, нужно указанную запись пронумеровать. Ведь при необходимости изменения конкретной записи после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, а в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким­то недействительна» (п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением ­Минтруда от 10.10.2003 г. № 69).

Здесь следует учесть, что при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью ­самого работника (п. 35 Правил).

Если у работника изменилась фамилия

Зачастую кадровики теряются, как поступить в следующей ситуации: у сотрудницы в связи с замужеством изменилась фамилия, при этом в трудовой книжке уже вшит вкладыш. Возникает вопрос: указанные изменения можно сделать только в трудовой книжке либо их следует внести и во вкладыш? Послушаем мнение Роструда.

Свернуть Показать

Анатолий Ещенко, начальник отдела Управления надзора и контроля за соблюдением законодательства о труде Роструда России:

Поскольку в соответствии с Правилами вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка, в случае изменения, например, фамилии работника соответствующие изменения должны быть внесены одновременно и в трудовую книжку, и во вкладыш. В соответствии с пунктом 2.3 постановления Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» изменения записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист). Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью работодателя или специально ­уполномоченного им лица и ­печатью организации (или печатью кадровой службы).

На вкладыше отсутствует печать

Интересен и следующий вопрос: как поступить, если на предыдущем месте работы сотруднику забыли поставить печать на титульном листе во вкладыш к трудовой книжке?

Свернуть Показать

Анатолий Ещенко , начальник отдела Управления надзора и контроля за соблюдением законодательства о труде Роструда России:

Если на предыдущем месте работы при выдаче вкладыша работодателем не была поставлена на титульном листе вкладыша печать организации (или печать кадровой службы), то работнику необходимо обратиться к прежнему работодателю с просьбой поставить соответствующую печать, поскольку в соответствии с пунктом 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек первую страницу (титульный лист) вкладыша подписывает лицо организации, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), которая ­выдала работнику вкладыш и в которой вкладыш впервые заполнялся.