Эффективность автоматизации напрямую зависит от грамотно проведенного этапа подготовки. Чтобы использовать потенциал программного продукта по максимуму, необходимо осуществить предварительный анализ, выявить «узкие» места и продумать план реализации проекта. Работа «вслепую» лишает специалистов возможности взглянуть на проект с точки зрения деталей. Каждое предприятие уникально, изучение этих особенностей позволяет подойти к активной стадии проекта с полным пониманием того списка проблем, которые требуется решить в данном конкретном случае, а также перечнем возможней и механизмов программы, которые в этом помогут.
«1С:ERP УПРАВЛЕНИЕ ПРЕДПРИЯТИЕМ 2» является одной из самых многофункциональных систем, ее потенциал в решении бизнес-задач огромен. Вот почему заказчику стоит обратить особое внимание на предпроектное обследование. Эффективный план внедрения поможет оптимизировать сроки и затраты на автоматизацию.
- изучат текущие бизнес-процессы и бизнес-процедуры, хозяйственную структуру организации заказчика;
- определят взаимосвязи между подразделениями;
- совместно с руководством компании установят цели и задачи проекта;
- проведут оценку рисков и продумают возможные пути решения;
- определят методологию и идеологию внедрения;
- установят сроки, границы проекта и составят план-график внедрения по результатам анализа.
Не стоит забывать, что цель любой автоматизации – решение максимального количества задач предприятия. Помочь в этом могут только квалифицированные специалисты, имеющие необходимые знания программных продуктов «1С» и опыт внедрения.
организационная структура предприятия;
описание существующей автоматизированной системы;
укрупненное описание бизнес-процессов и документооборота предприятия;
цели и задачи новой системы автоматизации;
варианты выбора программного продукта;
варианты внедрения;
определение порядка проведения работ по автоматизации;
календарный план-график работ;
ориентировочная стоимость внедрения.
30% проектов по внедрению информационных технологий – неуспешны.
90% проектов из оставшихся заканчиваются с нарушением сроков, с превышением бюджета, неполным соответствием полученных результатов к намечавшимся.
Такая статистика – результат легкомысленного отношения к предварительной проработке состояния объекта автоматизации. Здесь возникает целый ряд взаимосвязанных вопросов.
- Нужно ли вообще проводить такое обследование?
- Какова цель предпроектного обследования?
- Что заказчик получит в результате?
- В чем заключается выгода для заказчика?
- Делать ли предпроектное обследование бесплатно или за деньги?
- Сможет ли оно окупиться?
Когда предпроектное обследование необходимо
Обследование можно и не проводить, но если специфика деятельности предприятие велика, то предпроектное обследование проводить нужно обязательно . Еще раз подчеркнем. Необходимость в предпроектном зависит не от величины предприятия, а от степени отличия его бизнес-процессов от типовой конфигурации. Под типовой конфигурацией будем понимать «1С: Управление производственным предприятием 8». Конфигурация ориентирована на дискретное сборочное производство (мебель, тракторы), оптовую торговлю.
Цель обследования – выработать совместно с Заказчиком эффективные направления дальнейшего развития информационной системы управления, дать оценку существующих у Заказчика способов и методов учета.
Результаты предпроектного обследования
По результатам обследования заказчик получает:
- список существующих в компании бизнес-процессов и требования к ним;
- оценку соответствия функциональных возможностей предлагаемой системы автоматизации реальным бизнес-процессам заказчика;
- бюджет и график реализации проекта автоматизации с учетом доработок системы под уникальные особенности бизнес-процессов заказчика;
- стоимость программного обеспечения (лицензии) и техники (сервера), которые будет необходимо приобрести заказчику для полноценного функционирования новой системы автоматизации;
- оценку требуемых ресурсов (технических, трудовых), которые будут нужны на этапе внедрения системы;
- рекомендации по оптимизации существующих бизнес-процессов (опыт предыдущих внедрений);
- оценку возможных рисков, которые могут повлиять на качество работы;
- предложения по оптимизации затрат на развертывание системы за счет возможного выполнения части работ собственными силами.
В таблице 1 приведен пример содержания отчета по предпроектному обследованию.
Таблица 1. Пример содержания отчета по предпроектному обследованию
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Основная задача предпроектного обследования заключается в определении стоимости работ и сроков их выполнения. Не нужно думать, что на этой стадии формируется детальное задание на доработку типовых механизмов системы с учетом требований заказчика. Техническое задание (подробное руководство к кодированию и внедрению системы) выполняется на стадии проектирования.
Технология выполнения предпроектного обследования заключается в составлении списка бизнес-процессов заказчика и оценке степени автоматизации их в типовой конфигурации. Пример приведен в таблице 2.
Таблица 2. Пример предпроектного обследования
|
Требование Заказчика |
Степень реализации в 1С:Предприятии 8.1 |
Требуемые доработки в 1С:Предприятии 8.1 |
||
|
Комментарии |
Описание |
|||
|
Необходимо предусмотреть возможность ведения учета в разрезе следующих аналитических признаков: группа/подгруппа учета; по наименованиям с их отличительными признаками (марка, артикул, сорт и т.п.); по количеству и элементам затрат; по местам хранения; по МОЛ. |
Частично |
Каждый объект складского учета характеризуется номенклатурой и значением характеристик – определенным набором значений свойств, отличающим ее от других объектов. Количественный учет на складах ведется в единице хранения остатков. Учет в разрезе МОЛ не ведется. |
Понятие МОЛ поддерживается только для ОС. Для спецодежды (спецоснастки) используется работник организации. Заказчику достаточно вести учет в разрезе складов. Доработка не требуется. |
|
|
Инвентаризация собственных (купленных) товаров |
Полностью |
|||
|
Для учета расходов, связанных с приобретением материально-производственных запасов применяется бухгалтерский счет 16 «Транспортно-заготовительные расходы» с группировкой расходов и аналитическим учетом в соответствии и группировкой материалов, учитываемых на бухгалтерском счете 10 «Материалы». |
Отсутствует |
В плане счетов типовой конфигурации предусмотрен счет 16 «Отклонение в стоимости товаров». Учет на счете не автоматизирован. |
Нужна разработка Документа для реализации способа распределения счета 16 по алгоритму Заказчика. |
|
Для того чтобы качественно выполнить предпроектное обследование, нужно хорошо знать типовую конфигурацию, иметь опыт ее внедрения, положительные отзывы от заказчиков.
Этапы предпроектного обследования
Обследование выполняется в два этапа. На первом этапе определяется стоимость работ проекта при подходе к автоматизации процессов «как есть», т.е. без оптимизации затрат. На втором этапе заказчик и исполнитель принимают решение, какие из существующих процессов можно изменить, чтобы достичь их полного соответствия типовой конфигурации, либо достичь соответствия при минимальных доработках типовых механизмов. Определяют какие работы заказчик сможет выполнить самостоятельно (обычно это написание инструкций). Этот этап предпроектного самый ценный для заказчика, он позволяет сэкономить в дальнейшем значительные суммы.
После такого небольшого реинжиниринга процессов определяется окончательная стоимость проекта (таблица 3) и составляется график работ, который делится на этапы. В таблице 4 представлен пример графика работ по управленческому учету, который разделен на двенадцать этапов. Один этап ориентировачно занимает один месяц.
Таблица 3. Предварительная оценка стоимости работ по управленческому учету
|
Наименование |
Проектирование |
Кодирование |
Обучение и внедрение |
Итого |
Сумма |
| Управление проектом | |||||
| Управленческий учет | |||||
| -Учет внеоборотных активов | |||||
| -Учет ТМЦ | |||||
| -Готовая продукция | |||||
| -Учет затрат на производство и продажу | |||||
| -Учет расчетов по кредитам и займам | |||||
| -Учет денежных средств | |||||
| -Учет расчетов с подотчетными лицами | |||||
| -Учет расчетов с поставщиками | |||||
| -Учет расчетов с покупателями | |||||
| -Учет расчетов с разными дебиторами и кредиторами | |||||
| -Учет расчетов с персоналом по прочим операциям | |||||
| -Бухгалтерский учет финансовых результатов | |||||
| -Расчеты по оплате труда | |||||
| Материально-техническое снабжение | |||||
| Управление денежными средствами | |||||
| Бюджетирование | |||||
| Управление закупками и складскими запасами, SRM | |||||
| Управление автотранспортом | |||||
| Управление продажами, CRM | |||||
| Управление затратами и расчет себестоимости | |||||
| Управление персоналом | |||||
| Управление производством | |||||
| Итого с НДС |
Таблица 4. График внедрения управленческого учета
| Наименование | ||||||||||||
| Управленческий учет на основе бухгалтерского плана счетов | ||||||||||||
| -Учет внеоборотных активов | ||||||||||||
| -Учет ТМЦ | ||||||||||||
| -Готовая продукция | ||||||||||||
| -Учет затрат на производство и продажу | ||||||||||||
| -Учет расчетов по кредитам и займам | ||||||||||||
| -Учет денежных средств | ||||||||||||
| -Учет расчетов с подотчетными лицами | ||||||||||||
| -Учет расчетов с поставщиками | ||||||||||||
| -Учет расчетов с покупателями | ||||||||||||
| -Учет расчетов с разными дебиторами и кредиторами | ||||||||||||
| -Учет расчетов с персоналом по прочим операциям | ||||||||||||
| -Бухгалтерский учет финансовых результатов | ||||||||||||
| -Расчеты по оплате труда | ||||||||||||
| Материально-техническое снабжение | ||||||||||||
| Управление денежными средствами | ||||||||||||
| Бюджетирование | ||||||||||||
| Управление закупками и складскими запасами, SRM | ||||||||||||
| Управление автотранспортом | ||||||||||||
| Управление продажами, CRM | ||||||||||||
| Управление затратами и расчет себестоимости | ||||||||||||
| Управление персоналом | ||||||||||||
| Управление производством |
На этом предпроектное обследование считается законченным.
Оптимизация расходов на обследование
Итак, предпроектное обследование позволяет определить стоимость проекта автоматизации. Чем выше профессионализм исполнителя, тем точнее будет определена эта сумма. Но погрешность в оценке бывает всегда. Возникает она в результате следующих причин:
- описаны не все бизнес-процессы (оплачено недостаточное количество времени на предпроектное обследование, не предоставлена информация заказчиком);
- бизнес-процессы описаны не точно (недостаточная квалификация исполнителя и/или заказчика);
- неверно оценен объем работ по автоматизации бизнес-процессов (недостаточная квалификация исполнителя).
На рисунке 1 приведен график зависимости погрешности, допущенной при определении стоимости проекта от стоимости самого предпроектного обследования (времени его проведения).
Рисунок 1. Уровень погрешности стоимости проекта от стоимости предпроектного исследования
Качество предпроектного зависит от времени его выполнения, а значит и от его стоимости.
Часть работ проводится в офисе заказчика, вторая часть выполняется в офисе исполнителя. Регламентирована пропорция этих часов - 1:2. Средний проект выполняется неделю у заказчика (40 часов) и две недели в своем офисе (80 часов). Тариф на первую половину 2010 года составляет 600 рублей в час. Таким образом, в среднем стоимость предпроектного обследования составляет 72 000 рублей. Длится предпроектное месяц-полтора (календарный срок).
В компании различают три стадии исполнения предпроектного исследования:
- экспресс-диагностика (желтый цвет на рисунке);
- предпроектное обследование (зеленый цвет );
- контрольный пример (синий цве т ).
На первой стадии выполняется экспресс-диагностика. Как правило, она длится 4-8 часов. В результате принимается решение о целесообразности предпроектного обследования и его продолжительности. Для небольших проектов часто достаточно этой первой стадии для определения стоимости проекта. Погрешность может составлять до 50%. Для экспресс-диагностики заказчик должен предоставить:
- учетную политику,
- коллективный договор,
- регламентную отчетность по управленческому учету,
- регламенты работы с покупателями и поставщиками,
- схемы мотивации и другое.
Очень важно обеспечить исполнителю доступ к базам данных (копии или удаленно). Исполнитель выдает заказчику опросные листы для бухгалтерского учета.
На второй стадии выполняется собственно предпроектное обследование. Как видно из графика, первые дни дают хороший градиент падения погрешности. Последние дни, когда описаны все бизнес-процессы - точность повышается только за счет уточнения деталей внутри процессов, декомпозиции их.
Как оптимально установить срок выполнения предпроектного обследования?
После выполнения экспресс-диагностики можно пойти двумя путями:
1. Если заказчик хочет жестко фиксировать бюджет на выполнение предпроектного обследования, то составляется договор в котором оговаривается тариф и объем часов по работам исполнителя, в рамках которых он должен сформировать отчет о предпроектном обследовании. Чем меньше будет заложено часов, тем выше будет погрешность оценки затрат на проект.
2. В договор на предпроектное закладывается тариф на работы, но объем часов определенный по результатам экспресс-диагностики не считается окончательным. Полная стоимость работ определяется по факту. Часы работы в офисе заказчика контролируются им. Когда обе стороны придут к выводу, что интервью получено по всем процессам, то исполнитель переходит на режим работы в своем офисе. На работу в офисе планируется времени в два раза больше, чем у заказчика. Продолжается уточнение полученной информации. Составляется отчет.
Иногда принимается решение о частичной замене предпроектного обследования контрольным примером. Фактически это обучение типовой конфигурации, в процессе которого выясняется специфика функционирования заказчика. Контрольный пример позволяет более точно провести предпроектное обследование, при этом отпадает необходимость обучения персонала в будущем. Однако на такой подход требуется гораздо большее время.
Погрешность предпроектного редко может быть меньше 20%. При этом тенденция отклонения обычно в сторону увеличения. Это связано не только с качеством проведения предпроектного, но и с тем фактом, что процессы заказчика постоянно подвергаются изменению.
Часто на основе предпроектного заказчик проводит тендер, высылая результаты предпроектного потенциальным исполнителям без указания объемов и стоимости работ.
Выводы
Проанализировав данную информацию, можно дать ответы на поставленные вначале статьи вопросы.
- При предполагаемой сумме проекта более 500 000 рублей проводить обследование крайне рекомендуется.
- Цель предпроектного – успешно выполнить проект.
- Результат предпроектного обследования – объем, сроки и стоимость работ проекта.
- Предпроектное обследование может сэкономить 20-40% от стоимости проекта.
- Часто экспресс-диагностика выполняется бесплатно. Само предпроектное не может быть бесплатным, так как требует значительного времени специалистов высокой квалификации.
- Уровень квалификации, опыта исполнителя на предпроектном обследовании не менее важен, чем на самом проекте.
Оставьте свое имя и номер телефона, оператор свяжется с Вами в рабочее время в течение 2 часов.
Москва Санкт-Петербург Самара
- изучается первичная документация заказчика,
- выходные формы,
- состав имеющихся баз данных,
- принятые учетные процедуры и внутренние корпоративные стандарты.
- Составление и согласование План-графика работ
Разработка, адаптация и программирование 1С
Данный этап предполагает выполнение комплекса работ по разработке дополнительных возможностей программы и адаптации типовых конфигураций 1С под особенности ведения учета в организации или предприятии заказчика.
Перенос данных
Для нормальной работы в программе необходимо занести начальные остатки. Внедрение 1С на данном этапе происходит вводом начальных остатков вручную или с помощью программных средств. Целесообразность использования того или иного метода оговаривается на этапе составления ТЗ.
Опытная эксплуатация
На данном этапе внедрение 1С выполняется комплекс мероприятий по вводу системы в эксплуатацию. В исключительных случаях допускается параллельное ведение учета еще в течение некоторого времени.
В ходе ввода в эксплуатацию нередко появляются дополнительные требования по функционалу и интерфейсу, не зафиксированные в Техническом задании. Такие требования квалифицируются как Дополнительные работы, а условия их выполнения оговариваются в приложении к договору.
Обучение
В большинстве случаев после задач по внедрению 1С, либо параллельно с опытной эксплуатацией проводится обучение сотрудников заказчика, которые будут непосредственно работать с автоматизированной системой. Обучение производится на всех уровнях от рядовых пользователей до руководителей предприятий.
Обучение может проводиться в авторизованном учебном центре или на территории заказчика. Наиболее эффективной формой обучения является практическое применение внедряемой программы под наблюдением консультанта непосредственно на рабочем месте.
В качестве дополнительной услуги может быть выполнена разработка пользовательских должностных инструкций, которые будут содержать: описание последовательности действий пользователя данного вида задач при ведении учета; документов, необходимых для ввода данных; отчетов, используемых для контроля и анализа учета и т.д.
Сопровождение 1С
После этапа внедрения мы готовы оказать комплексное сопровождение и своевременное , а также выполнить любые работы по 1С.
Предпроектное обследование
На этом этапе определяются и согласовываются подходы к автоматизации, проводится сбор общих сведений о предприятии, определяются приоритеты и ключевые требования к системе. Результаты обследования позволяют понять объём и сложность работ. На данном этапе определяются бюджет и сроки выполнения проекта.
Детальное обследование и составление Технического задания
В случае потребности заказчика в адаптации программного продукта подготавливается Техническое задание (ТЗ). В процессе составления ТЗ производится детальное обследование, при котором детализируются данные, собранные на этапе предпроектного обследования:
На основе ТЗ строится План-график работ по внедрению 1С, который позволяет всем участникам контролировать ход работ.
Данный этап завершается подготовкой документа ТЗ, составлением Плана-графика работ по адаптации и внедрению программного продукта, согласованием контрольного примера.
Результаты
предпроектного обследования
ЗАО «….»
для внедрения корпоративной информационной системы (КИС)
1С: «Институт типовых решений производства» (ИТРП)
|
Цель проведения обследования |
|||
|
Организационная структура ЗАО «…» |
|||
|
Описание функций подразделений и существующего документооборота |
|||
|
Принятая учетная политика |
|||
|
Описание текущего уровня автоматизации |
|||
|
Автоматизированные функции |
|||
|
Используемое программное обеспечение |
|||
|
Обзор существующего компьютерного парка |
|||
|
Выводы по результатам обследования ЗАО «…» |
|||
|
Анализ подразделений |
|||
|
Анализ текущей автоматизации |
|||
|
Состав системы |
|||
|
Основные характеристики системы (по направлениям учета) |
|||
|
Порядок внедрения КИС 1С: «ИТРП» |
|||
|
Основной план внедрения КИС 1С: «ИТРП» |
|||
|
Зарплата и кадры |
|||
|
Схема последовательности внедрения |
|||
|
Экономическая целесообразность. |
Цель проведения обследования
В процессе предпроектного обследования ЗАО «…» изучаются основные направления производственно-хозяйственной деятельности, организационная структура ЗАО «…». Определяются функции подразделений, существующие информационные взаимосвязи между подразделениями, внутренний и внешний документооборот.
На основе анализа указанной информации определяются требуемые учетные подсистемы (например; складской учет ГП) охватывающие несколько подразделений, каждое из которых заинтересовано в оперативности и актуальности данных. Разрабатываются рекомендации по усовершенствованию документооборота, исключения дублирования информации. При проектировании комплексного решения ИТРП закладываются решения, реализующие принципы однократного ввода.
Изучается текущий уровень автоматизации: определяется перечень разработанных подсистем, состав автоматизированных рабочих мест и круг решаемых задач с целью определения функциональной полноты системы и автоматизацией учетных функций. Разрабатываются предложения по требуемому составу выбранных подсистем КИС (Корпоративная Информационная Система), уточнению перечня задач, подлежащих автоматизации, и расширению состава автоматизированных рабочих мест с целью получения полной оперативной информации по бухгалтерскому, оперативному и управленческому учету производственно-хозяйственной деятельности ЗАО «…», обеспечивающий принятие верного управленческого решения в режиме реального времени.
Определяются используемые программное, информационное обеспечения и обследуется состояние существующего компьютерного парка с целью разработки предложений по использованию новых информационных технологий, предложений по модернизации или расширению компьютерного парка.
Исследуется используемая учетная политика с целью определения специфики бухгалтерского учета для ЗАО «…».
Осуществляется обследование существующих бизнес – процессов и бизнес –
процедур. Производится сравнительный анализ технологий управления предприятием, существующего документооборота с технологиями и документооборотом в рамках системы 1С: ИТРП.
Формируется организационно-функциональная схема автоматизации, и разрабатываются требования к проектируемой КИС 1С: «ИТРП». На основании установленных учетных подсистем и готовности их для автоматизации формируется поэтапный календарный план внедрения КИС 1С ИТРП.
2. Организационная структура ЗАО «…».
Назначение и информационные связи подразделений
Структурная схема ЗАО «…» представлена приложении 1.
Генеральный директор руководит производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью ЗАО «…», неся всю полноту ответственности за последствия принимаемых решений, финансово-хозяйственные результаты деятельности. Организует работу и взаимодействие всех структурных подразделений, направляет их деятельность на развитие и совершенствование производства, повышение эффективности работы, рост объемов сбыта продукции и на увеличение прибыли, качества и конкурентоспособности производимой продукции.
Исполнительный директор определяет техническую политику и направления технического развития ЗАО «…», пути реконструкции и технического перевооружения действующего производства. В соответствии с утвержденными планами руководит разработкой мероприятий по реконструкции и модернизации предприятия. Организует работу по увеличению ассортимента и улучшению качества продукции, внедрение в производство средств комплексной механизации и автоматизации технологических процессов.
Коммерческий директор осуществляет руководство финансово-хозяйственной деятельностью предприятия в области материально-технического обеспечения, заготовки и хранения материалов, сбыта продукции на рынке. Принимает меры по своевременному заключению хозяйственных и финансовых договоров с поставщиками материалов и покупателями, готовой продукции, расширению прямых и длительных, хозяйственных связей, обеспечивает выполнение договорных обязательств по поставкам продукции, осуществляет внешнеэкономическую деятельность.
Технический директор обеспечивает техническую подготовку производства, эксплуатацию, ремонт и модернизацию оборудования. Обеспечивает выполнение работ по теплоснабжению, вентиляции, обслуживанию компрессорных установок, строительства.
Начальник производства осуществляет руководство производственно-хозяйственной деятельностью ЗАО «…». Руководит работой по оперативному регулированию хода производства, обеспечению ритмичного выпуска продукции требуемого ассортимента и качества. Проводит работу по выявлению и освоению технических новшеств, передового опыта, способствующих улучшению технологии, организации производства и росту производительности труда.
Финансовый директор привносит в стратегическую и политическую деятельность финансовые аспекты; ведет работы в области диагностики финансового состояния, экономических тенденций, трактовке законодательных и финансовых аспектов госрегулирования. Финансовый директор отвечает за управление денежными средствами предприятия, обеспечение своевременного выполнения обязательств компанией. Обеспечивает работу анализа планово-экономической деятельности производства и подготовки бухгалтерской, налоговой, управленческой отчетности. Осуществляет контроль за информационно-техническим отделом. Координирует работу с банками и лизинг-компаниями.
Производство состоит из трех цехов: Цех цельномолочной продукции, Цех Сыродельного производства, Цех сушки, Цех мороженого.
Цех мороженого является удаленным цехом (расстояние ~2 км), но является неотъемлемой частью основного производства.
Приемка молока занимается отдел заготовок сырья, руководящий главным приемным пунктом, расположенный на территории комбината и 8 молокоприемников, расположенные в Псковской области.
Лаборатория осуществляет контроль качества принимаемого молока и выпущенной готовой продукции.
Сбыт готовой продукции состоит из подразделений: Отдел сбыта комбината и (структурных подразделений) Торговый Дом «…», Торговый Дом «…», «Торговый от …»
3. Описание функций подразделений и существующего документооборота
Бухгалтерия (Приложение 2 )
Планово-экономический отдел (Приложение 3 )
Производство (Приложение 4 )
Отдел сбыта (Приложение 5 )
Отдел снабжения (Приложение 6 )
Отдел логистики (ОПГП-ЦПМ, ОПГП – Цех мороженого) (Приложение 7 )
4. Принятая учетная политика
Ниже раскрыты ключевые положения учетной политики, определяющей ведение бухгалтерского учета в ЗАО «…».
Основными задачами бухгалтерского учета являются:
– формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и результатах деятельности предприятия;
– обеспечение контроля наличия и движения имущества, использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов;
– своевременное предупреждение негативных явлений в хозяйственно-финансовой деятельности.
Согласно учетной политике предприятия, бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций ведется на основе натуральных измерителей в денежном выражении путем сплошного, непрерывного, документального и взаимосвязанного взаимодействия.
Должен обеспечиваться контроль и отражение на счетах всех хозяйственных операций, представление оперативной и результативной информации в установленные сроки.
Факт свершения хозяйственной операции фиксируется первичными документами, которые и являются основанием для записи в регистрах бухгалтерского учета. Бухгалтерский учет ведется по журнально-ордерной форме с последующим заполнением Главной книги
5. Описание текущего уровня автоматизации
Начало работ по автоматизации учетных функций в ЗАО «…» относится к 1993 году. На данный момент функционирует автоматизированная система, построенная как совокупность автоматизированных рабочих мест (АРМ), каждое из которых имеет свою четко выраженную функциональную специализацию и обеспечивает решение задач по отдельным участкам учета. При этом автоматизированное рабочее место отдельного участка учета реализовано на одном или нескольких компьютерах, не связанных физически между собой, но работающих на одной информационной базе, которая поддерживается на всех компьютерах данного рабочего места. Обмен информацией между компьютерами автоматизированного рабочего места осуществляется через дискету. Обмен информацией между отдельными АРМами не производится из-за отсутствия единой информационной базы и единой системы классификации и кодирования информации, что значительно снижает оперативность получения обобщающей информации.
5.1. Автоматизированные функции
|
Функция |
расположение |
Кол-во ПК |
Язык |
Название программы |
|
|
Учет труда и заработной платы |
Бухгалтерия 1 |
||||
|
Учет движения денежных средств по кассе предприятия |
|||||
|
Учет прохождения денежных средств по банку |
Бухгалтерия 1 |
||||
|
Расчет с подотчетными лицами |
Бухгалтерия 1 |
||||
|
Расчеты за услуги |
Бухгалтерия 1 |
||||
|
Формирование и печать платежных документов |
Бухгалтерия 1 |
||||
|
Главная книга, Баланс. |
Бухгалтерия 1 |
||||
|
АРМ диспетчера экспедиции |
Экспедиция |
||||
|
Учет реализации продукции |
Бухгалтерия 2 |
||||
|
Учет поступления сырья и расчеты с поставщиками сырья |
Приемка сырья Бухгалтерия 2 |
||||
|
Учет движения материалов и расчеты с поставщиками материалов |
Бухгалтерия 2 |
||||
|
АРМ кладовщика склада готовой продукции |
Экспедиция. Цех мороженого |
||||
|
АРМ мастера по таре |
Экспедиция |
||||
|
Розничная торговля |
Бухгалтерия 3. |
||||
|
Расчет с поставщиками розничной торговли |
Бухгалтерия 3. |
||||
|
Оптовая торговля 1 ПК |
Бухгалтерия 2. |
||||
|
Расчет с поставщиками оптовой торговли |
Бухгалтерия 2. |
||||
|
Реализация оптовой продукции (колбасный сыр) |
Бухгалтерия 2. |
||||
|
Формирование и печать доверенностей |
Бухгалтерия 1 |
||||
|
Учет основных фондов |
Бухгалтерия 1. |
||||
|
Расчет калькуляций и себестоимости продукции |
Не ведется |
Краткое описание функций
1. Учет труда и заработной платы – 1 ПК -яз. PROGRESS
Бухгалтерия 1.
2. Учет движения денежных средств по кассе предприятия – 1 ПК – яз. FOXPRO Название программы
- – выписка кассовых документов (приходных. и расходных кассовых ордеров)
- – реестр входящих документов
- – отчет кассира
- – картотека отчетов
- – отчетные формы: ж/о 1, ведомость к ж/о 1, аналитика, итоговая справка
3. Учет прохождения денежных средств по банку – 1 ПК – яз. FOXPRO
Бухгалтерия 1.
- – ведение картотеки выписок банка.
- – получение журнала, ведомости и аналитики по всем счетам или по отд. счету, в свернутом или развернутом виде.
- – итоговая справка.
- – справка по организации.
- 4. Расчет с подотчетными лицами – 1 ПК – яз. FOXPRO
Бухгалтерия 1.
- – ввод аванс. отчетов
- – ввод оплаты – прием из АРМ «КАССА»
- – прием выписок из АРМ «БАНК»
- – ведение оборотов и сальдо
- – ж/о 7 (свод. и по аванс. отчетам)
- – итоговая справка
- – книга покупок по отгрузке или по оплате
- – ведомость по НДС
- – аналитика
5. Расчеты за услуги – 1 ПК – яз. FOXPRO
Бухгалтерия 1.
- – формирование счетов
- – ввод оплаты
- – ведение сальдо
- – формирование счет-фактур
- – ж/о 8
- – итог справка
- – книга покупок
- – расшифровка счетов, не вошедших в книгу покупок
- – акты сверки
- – аналитика
6. Формирование и печать платежных документов 1 ЛЮБОЙ ПК -яз. PROGRESS
7. Главная книга, Баланс. 1 ПК – яз. FOXPRO
- Бухгалтерия 1.
- – ввод кредитных оборотов
- – получение дебетовых оборотов
- – формирование и печать главной книги, оборотн. баланса, отчета предприятия БАЛАНС
- – формирование справок по деб. и кред. счетов
- – печать ж\о
- – просмотр обор. баланса
- – корректир. оборотов в прош. периодах
8. АРМ диспетчера экспедиции 4 ПК – яз. FOXPRO
- – формир-е ТТН и сч-фактур на отгрузку продукции
- – формир-е пропуск-сводной накладной для КПП
- – печать удостовер-я кач-ва
- – печать отчетов об отгруж-й продукции за день и за период
9. Учет реализации продукции 1 ПК – яз. FOXPRO
- Бухгалтерия 2.
- – прием информации об отгрузке продукции
- – формир-е и печать счетов на отгруж. продуцию
- – ввод оплаты предъявл-х счетов 9прие из АРМов «КААССА» И «БАНК»
- – контроль оплаты предъявл-х счетов
- – прием зачетов по возвратной таре из АРМ «ТАРА»
- – составление отчетных форм и реестров
- – составление ведомости 16
- – операт-й расчет сальдо по плательщикам
- – книга продаж
- – акты сверки
10. Учет поступления сырья и расчеты с поставщиками сырья 2 ПК – яз. FOXPRO
- 1-й ПК: Приемка сырья.
- – выписка ТТН на прием сырья, на возврат
- – выписка актов при расхождении данных
- – выписка ТТН передачи с пунктов приема
- – получение сводок по сырью
- – получение сведений по качеств. показателям
2-й ПК: Бухгалтерия 2.
- – форм и печать приемных квитанций
- – ввод и контроль оплаты (прием из АРМ «КАССА»)
- – прием зачетов из АРМ «РЕАЛИЗАЦИЯ»
- – книга покупок
- – ж\о 6-з
11. Учет движения материалов и расчеты с поставщиками материалов 2 ПК – яз. FOXPRO
1-й ПК: Бухгалтерия 2.
- – учет наличия и движения по местам хранения
- -ввод прих. документов (за нал расчет, из переработки, внутр. оборот, от поставщ. и др приходы)
- – прием накладных из АРМ «ПОСТАВЩИКИ МАТЕРИАЛОВ»
- – ввод расх. документов (расход в производство)
- – в переработку
- – внутр. оборот
- – списание
- – др. расходы
- – ведение карточки склад. учета
- – ведение картотеки колич-сум. учета
- – составление отчетных регистров:
- – отчет МОЛ
- – оборотная ведомость
- – сальдовая ведомость
- – ведомости прих. и расх.
- – ж\о 10
- – расчет торг наценки
- – проведение инвент-ии
- – составление инвентар. и слич. ведомостей
- – 16-я ведомость
- – книга продаж
2-й ПК: Бухгалтерия 2.
……………… и т.д.
5.2. Используемое программное обеспечение
Программное обеспечение, на базе которого реализованы рабочие места, разработано отделом АСУ ЗАО «…». Программное обеспечение каждого рабочего места представляет собой программный комплекс, разработанный независимо от других и работающий автономно. Программы написаны в системе СУБД PROGRESS и СУБД FOXPRO для работы в операционной среде DOS . Сопровождением программного обеспечения занимается ИТ – отдел.
5.3. Недостатки используемого программного обеспечения:
Системы не имеет целостности и замкнутости. Разрозненность ввода информации влечет за собой дублирование объектов (наименований, объектов), нет контроля уникальности вводимой информации.
Нет, соответствующей текущему времени, оперативности.
Нет анализа хозяйственной деятельности, бухгалтерской и налоговой отчетности, формирование баланса.
Обзор компьютерного парка ЗАО «…»
На данный момент на комбинате установлено 44 компьютера. Из них:
1 машин с процессором 286
2 машин с процессором 386
1 машин с процессором 486
1 машин с процессором Celeron 433
6 машин с процессором Celeron 466
2 машин с процессором Celeron 633
2 машин с процессором Celeron 700
6 машин с процессором Celeron 1700
1 машин с процессором Pentium II
3 машин с процессором Pentium III
19 машин с процессором Pentium IV
|
Подразделение |
Сост. |
||||
|
Pentium III 1300×2 |
|||||
|
Pentium IV – 1500 |
|||||
|
Pentium IV – 1600 |
|||||
|
INTEL Celeron 1700 |
|||||
|
Intel Pentium III 750 MHz |
|||||
|
INTEL Celeron 1700 |
|||||
Бухгалтерия
|
Глав. бух. |
Intel Pentium IV 1500 MHz |
||||
|
Бухгалтерия (зам. гл. бух) |
Intel Pentium IV 1500 MHz |
||||
|
Бухгалтерия (касса) |
Замена |
||||
|
Бухгалтерия (материалы) |
Intel Celeron 633 MHz |
||||
|
Бухгалтерия (МОЛ) |
Замена |
||||
|
Бухгалтерия (налоги) |
Intel Celeron 633 MHz |
||||
|
Бухгалтерия (опт. торг.) |
Intel Pentium 133 MHz |
Замена |
|||
|
Бухгалтерия (ОС) |
Pentium IV – 1700 |
||||
|
Бухгалтерия (поставщики мат.) |
Intel Pentium III 700 MHz |
||||
|
Бухгалтерия (реализация) |
Pentium IV – 1700 |
||||
|
Бухгалтерия (столовая) |
Cyrix 486 56 MHz |
Замена |
|||
|
Бухгалтерия (финансы) |
INTEL Celeron 1700 |
||||
|
Бухгалтерия (Банк-Клиент) |
Intel Celeron 700 MHz |
||||
|
Бухгалтерия (зарплата) |
INTEL Celeron 1700 |
Управление
Отдел сбыта
Планово-экономический отдел
|
INTEL Celeron 1700 |
|||||
|
Intel Pentium IV 1500 MHz |
|||||
|
Intel Pentium IV 1500 MHz |
|||||
|
Pentium IV – 1600 |
|||||
|
Intel Celeron 633 MHz |
|
Intel Pentium 120 MHz |
Замена |
||||
|
Приёмная |
Intel Celeron 466 MHz |
||||
|
Снабжение |
Intel Pentium IV 1500 MHz |
Цех мороженого, ОПГП
|
Цех мороженого |
Intel Celeron 700 MHz |
||||
|
Цех мороженого |
|||||
|
Цех мороженого |
Intel Celeron 633 MHz |
||||
|
Цех мороженого |
Intel Celeron IV 1700 MHz |
ОПГП (ЦМП )
Итого: 5 компьютеров требуется заменить, 2 – под вопросом.
Количество устаревших мониторов – 5
Схема локальной сети компьютеров ЗАО «….»
6. Выводы по результатам предпроектного обследования ЗАО «…»
Во главе предприятия стоит Генеральный директор, руководящий всей производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью.
Структурные подразделения административного блока и вспомогательного производства подчинены непосредственно ему. Руководство деятельностью блока технического обеспечения, блока снабжения и сбыта, а также производственного блока осуществляется через Исполнительного директора, Начальника производства и Технического директора
6.1. Анализ подразделений
Отдел по заготовке сырья
Обеспечивает производственный блок сырьевой базой.
Отдел снабжения
Занимается материально-техническим обеспечением основного производства.
Отдел сбыта
Сбыт готовой продукции. Приемка выпуска готовой продукции. Оформление заказов, работа с клиентами. Информацией по сбыту продукции пользуется отдел маркетинга, планово-экономический отдел.
Отдел логистики
Документы поступления материалов, отгрузки продукции, перемещения и производственного отпуска материалов, составление оперативного плана производства.
Производственный блок
Структурные подразделения данного блока обеспечивают производственно-хозяйственную деятельность ЗАО «…». Информация в производственный блок поступает из отдела снабжения (через складское хозяйство) – при обеспечении производства сырьем и материалами. Документарно отчитывается перед бухгалтерией документами по внутреннему перемещению и выпуску готовой продукции. Отчеты о производственной деятельности предоставляются в бухгалтерию, плановый отдел. Деятельность производственного блока по качеству контролируется лабораторией и плановым отделом, который обеспечивает технико-экономическое планирование. Подчинен производственный блок непосредственно Начальнику производства, который руководит работой по оперативному регулированию хода производства, обеспечению ритмичного выпуска продукции требуемого ассортимента и качества. Исполнительный директор проводит работу по выявлению и освоению технических новшеств, передового опыта, способствующих улучшению технологии, организации производства и росту производительности труда.
Лаборатория
Лаборатория входит в административный блок и непосредственно связана с производственным процессом (от поставки сырья до выпуска продукции). Она обеспечивает входной контроль сырья, материалов, производственный контроль, контроль готовой продукции, микробиологический контроль сырья и компонентов, производства, готовой продукции; контроль используемой тары и упаковки; контроль санитарно-гигиенического режима производства; контроль качества воды, используемой на предприятии, и т.д. Отдел подчинен непосредственно Исполнительному директору.
Управленческий блок.
Управленческий блок непосредственно Генеральному директору. Структурные подразделения данного блока обеспечивают административную работу всего остального производства. Они передают и получают информацию из других отделов, анализирует ее, преобразуя в необходимую отчетность, как внутреннюю, так и внешнюю.
Юридический отдел обеспечивает договорами службы сбыта и снабжения, обеспечивает соблюдение законности в деятельности ЗАО «…» и защиту его правовых интересов.
Бухгалтерия собирает всю документарную первичную информацию и на основании ее ведет бухгалтерский учет хозяйственно-финансовой деятельности на предприятии.
Планово-экономический отдел собирает необходимую ему документарную первичную информацию по отделам, а также отчеты о деятельности подразделений и осуществляет экономическое планирование на предприятии.
Отдел АСУ разрабатывает, обслуживает и развивает систему автоматизированной обработки информации для единой информационной сети предприятия; разрабатывает программное обеспечение решения задач производственного характера.
6.2 Анализ текущей автоматизации
Таким образом, практически все отделы ЗАО «…» тесно связаны друг с другом в производственных и хозяйственных процессах. Происходит непрерывный обмен информацией между подразделениями, что предполагает некоторое информационное дублирование (тем более в производственном процессе, когда информацией пользуется большое количество подразделений, и информационные потоки разрастаются). Внедрение КИС должно обеспечить максимально удобный информационный обмен, при котором единожды введенная и учтенная информация может использоваться всеми подсистемами КИС для получения необходимых отчетов, анализов, выводов через удобные и доступные для пользователей формы.
Система автоматизированного ведения бухгалтерского учета на предприятии, существующая в настоящее время, построена грамотно, но не обеспечивает отражение информации в реальном масштабе времени – с непрерывным учетом. Ведение отдельных направлений бухгалтерского учета осуществляется в специализированных блоках автоматизированной системы, и при необходимости информация объединяется в один блок. Финансовая информация обрабатывается лишь по закрытию предыдущего периода, что затрудняет оперативный анализ финансово-хозяйственной деятельности.
В ЗАО «…» действует автоматизированная система управления, реализованная как совокупность функциональных подсистем, решающих основные задачи по учету движения сырья и материалов, производству и реализации продукции, реализации иных ТМЦ, расчету с поставщиками и получателями, расчету заработной платы, расчету плановой и фактической себестоимости и оптово-отпускных цен, учету транспортных услуг и т.д.
Каждая из подсистем имеет свою базу данных и реализована на одном или нескольких компьютерах, фактически между собой не связанных. Обмен информацией осуществляется через дискету. Базы данных подсистем являются автономными, отсутствует единая система классификации и кодирования информации, что исключает оперативный обмен между подсистемами.
Сбор информации осуществляется с помощью дискет. Отсутствие каналов связи и единой информационной базы значительно снижает оперативность получения информации, необходимой для принятия управленческих решений.
Программное обеспечение АРМ разработано на СУБД Progress и FoxPro , функционирует в операционной среде DOS. Вместе с тем, бурное развитие информационных технологий диктует необходимость перехода на современную технологию использования компьютерного парка и многопользовательскую систему обработку информации. Все компьютеры ЗАО «…» необходимо объединить в единую, локальную вычислительную сеть, которая обеспечит возможность полной интеграции информации. ЛВС позволит объединить все производственные и административные корпуса в единую информационную систему.
Наиболее перспективной технологией многопользовательской обработки информации является технология «клиент-сервер», которая при построении систем обработки учетной информации на западе стала стандартом и предлагается для использования при построении КИС ЗАО «…». Использование технологии «клиент-сервер» существенно повышает надежность, производительность и стабильность функционирования системы, особенно при работе значительного числа пользователей с информационными базами большого объема.
В качестве сетевой платформы предлагается использовать сетевую операционную систему Windows (на сервере – Windows 2000 Advanced Server , на рабочих станциях – Windows 98, 2000) – мощную, удобную и простую систему для решения самых различных задач, созданную мировым лидером в области разработки программного обеспечения – корпорацией Microsoft . Система проста в использовании, гибка в настройке, содержит средства для работы в корпоративных сетях и в Интернете, отвечает всем современным требованиям к компьютерным системам. В качестве сервера баз данных предлагается использовать Microsoft SQL Server 7.0 (в дальнейшем Microsoft SQL Server 2000, который показал более высокое быстродействие на процессорах Xeon). В качестве клиентских приложений программа 1С: Предприятия для SQL , релиз 15. (Более поздние релизы программы показали нестабильность работы, на данный момент существует релиз 20, но программа еще не прошла тестовый период эксплуатации).
Анализ существующего компьютерного парка показал, что большая часть используемой техники соответствует техническим характеристикам и удовлетворяет требованиям сегодняшнего дня, за исключением небольшого числа. На Основном сервере уже используется предложенная операционная система, конфигурация сервера позволяет говорить о соответствующей производительности и надежности системы, а также о техническом «запасе» для внедрения КИС. Но, предусматривая быстрорастущее количество пользователей системы и увеличение нагрузки на базу данных, рекомендуется в будущем вынести базу данных на отдельный «сервер базы данных» (храниться база данных SQL), соединенный с «Основным сервером» сверхскоростной сетью. Это позволит использовать «Основной сервер» в качестве терминального сервера (когда программа будет работать на сервере, а пользователи будут видеть только изображение программы), тем самым увеличить быстродействие КИС и использовать менее мощные (недорогие) рабочие станции. С точки зрения безопасности будущей системы рекомендуется выделить «файловый сервер»: сервер для архивных копий документов сотрудников, электронной почты, «зеркало» архивных копий базы данных КИС.
Присутствует недостаточное количество техники по участкам, а также полное отсутствие компьютеров связанных с учетом блока производства , необходимого для полного внедрения КИС.
В связи с вышеизложенным анализом необходимо провести работы по модернизации компьютерного парка в плане полной замены устаревших моделей 386,486, Pentium I серии, а также замены мониторов, не обеспечивающих режим высокого разрешения экрана для работы с КИС 1С: «ИТРП». Потребности новой техники для дополнительных рабочих мест будет составляться после детального обследования участка учета, как приложение к соответствующему Техническому Заданию.
Анализ локальной сети ЗАО «…» показал, что сеть находиться в удовлетворительном состоянии. Пропускная способность сети 100мб. Существуют свободные гнезда на коммутаторах, для дальнейшего развития сети в ближайшее время. Узким местом является связь между основным коммутатором (svitch) и экспедицией, расстояние между точками ~200 метров. Данный участок реализован с помощью дополнительного коммутатора, расположенный посередине, в области пункта приемки сырья, который и позволяет поддерживать связь. Расстояние между коммутаторами, 100 метров, является предельно
6.3. Состав системы
Анализ состава автоматизированных подсистем показал, что в рамках проектируемой КИС этот состав целесообразно несколько расширить с тем, чтобы обеспечить полную функциональность системы. Предлагается следующий состав подсистем:
Складской учет готовой продукции (ОПГП)
Внеоборотные активы (ОС).
Производство.
В рамках указанных подсистем предусмотреть разработку автоматизированных рабочих мест КИС 1С: «ИТРП». Приемщиков сырья, отдела снабжения, отдела по заготовкам сырья, начальника отдела маркетинга, кладовщика склада материалов, лаборатория, производство (ЦМП, Сыродельное, Сушка, Маслодельный), цех и ОПГП мороженого, чтобы обеспечить полный объем учетных работ в режиме реального времени, а руководство ЗАО «…» – требуемой оперативной информацией.
Одной из основных задач проектируемой КИС является оценка прибыльности предприятия; разработка механизма финансового планирования.
Прибыльность напрямую зависит от того, как поставлен контроль и анализ товарных и финансовых потоков. Необходимо предусмотреть возможность динамически анализировать товарные и финансовые потоки в различных аспектах – по датам, по партнерам, статьям затрат, объемам реализации, используя для этого существующий на предприятии порядок ведения оперативного и бухгалтерского учета – ввода первичной документации.
Учет наличия и движения товарных потоков, которые включают в себя не только готовую продукцию, но и материалы, должен прослеживаться на уровне партий. При этом полностью должна прослеживаться история каждой партии, начиная с момента ее поступления до полного расхода. Товарный учет должен быть тесно взаимосвязан с контролем качества и с производством, так как в этих подсистемах учет строго партионный. В настоящее время на предприятии учет качества выпускаемой продукции (лаборатория) ведется практически вручную.
Для оперативного и правильного реагирования на любые возможные изменения состояния рынка, для получения исчерпывающих и обоснованных ответов на вопросы “что будет, если…”, касающиеся развития производства, в информационную систему необходимо ввести блок финансового планирования, опирающегося на данные хозяйственного учета. Блок предназначен для составления финансовых планов (бюджетов) предприятия: бюджет движения денежных средств, бюджет доходов и расходов, баланс расчетов с поставщиками и т.д. Формируемые отчеты, диаграммы и графики позволят контролировать выполнение планов, сравнивать запланированные и фактически достигнутые показатели и выявлять причины их расхождений.
Учитывая характеристики функционирующей на предприятии автоматизированной системы бухгалтерского учета, корпоративная информационная система будет основываться на нижеследующем:
Учетная политика определяет основные задачи бухгалтерского учета на предприятии, и обеспечение решения этих задач обуславливает внедрение корпоративной информационной системы на предприятии. Оговоренные в учетной политике особенности ведения бухгалтерского учета должны найти отражение в проектируемой системе.
Система должна быть едина в информационном плане, она должна охватывать не только бухгалтерию, но и производство, административный учет.
Условно функционирование КИС по видам учета можно разделить на 4 основных направлений:
– ведение базы договоров различного типа;
– документарная система управления взаиморасчетами;
– оперативный контроль текущего состояния взаиморасчетов с контрагентами в разрезе первичных документов склада, кассы и банка.
2. Управленческий учет:
– учет и анализ доходов и расходов;
– отслеживание и анализ взаиморасчетов;
– анализ движения товаров и готовой продукции;
– анализ дебиторов и кредиторов.
3. Бухгалтерский учет:
– анализ бухгалтерских счетов;
– многоуровневый аналитический учет;
– баланс и налоговая отчетность;
4. Производственный учет:
– затраты в различных аспектах;
– расчет плановой себестоимости;
– фактическая себестоимость продукции;
– нормативные затраты и анализ отклонений.
6.4 Основные характеристики системы (по направлениям учета):
Оперативный управленческий учет производства продукции, выполнения работ и оказания услуг ведется с высокой степенью детализации;
Учет складских запасов и движения материалов и товаров, готовой продукции;
Партионный учет стоимости материалов и товаров, а также готовой продукции. Методы определения себестоимости: «LIFO», «FIFO», «по средней» (согласно учетной политики – FIFO).
Учет взаиморасчетов с поставщиками в разрезе отдельных поставок и оплат;
Учет выпуска готовой продукции на основании нормативных затрат;
Учет использования продукции на собственные нужды;
Учет реализации готовой продукции и товаров (“НДС по оплате”);
Учет выполненных работ и оказанных услуг;
Учет взаиморасчетов с покупателями в разрезе отдельных отгрузок и оплат;
Учет движения прямых и косвенных затрат на производство;
Учет дополнительных расходов на приобретение ТМЦ, реализована возможность учета реализации материалов на сторону, а также учета произвольного списания и поступления ТМЦ для отражения редких операций по движению товарно-материальных ценностей. Также реализована поддержка перемещения ТМЦ между местами хранения и перераспределение ТМЦ между учетными партиями;
Расчет себестоимости готовой продукции и оказанных услуг;
Учет себестоимости готовой продукции.
Гибкие возможности по учету расчетов с контрагентами: система разделения расчетов по договорам, возможность выбора определенной стратегии оплаты договоров и отнесения авансов; отработка механизма оформления взаимозачетов с поставщиками и покупателями.
7. Порядок внедрения проекта автоматизации ЗАО «…»
Порядок внедрения проекта и разработок разделен на несколько этапов.
Предпроектное обследование (является неотъемлемой частью проекта). Этот этап включает в себя:
Начальное ознакомление и изучение схемы работы предприятия;
Изучение перечня и структуры документооборота предприятия;
Изучение текущей учетной политики предприятия;
Выяснение оптимальных путей автоматизации предприятия, определение учетных подсистем и порядок их внедрения.
Составление технического задания выбранной учетной подсистемы (этап внедрения). В этот этап входит:
Подробное обследование подразделений вовлеченных в данную учетную подсистему.
Выбор оптимальной реализации учета. Сравнительный анализ с моделью компьютерного учета в ИТРП.
Согласование технического задания с руководителями подразделений.
Создание программы.
Программирование на основе согласованного и утвержденного технического задания.
Обучение сотрудников подразделений правилам и методам работы с доработанной системой ИТРП. Ввод необходимой информации, тестирование программы, опытная эксплуатация. Оформление по результатам тестирования соответствующих протоколов соответствия созданного программного продукта требованиям ТЗ и пожеланиям подразделений, оформленным соответствующими документами. Внесение исправлений и изменений в созданный программный продукт, в случае необходимости.
Ввод созданной программы в эксплуатацию, исправление найденных недочетов ~ срок ввода устанавливается исходя из ТЗ.
Переход на следующую учетную подсистему, далее по п.2.
Замечание: Каждый последующий этап будет требовать больше времени, за счет исправлений недочетов предыдущих.
8. Основной план внедрения системы
Складской учет готовой продукции (ГП)
Отражение факта выработки продукции в количественном и суммовом (по планово-нормативной себестоимости) выражении.
Межцеховые перемещения готовой продукции
Передача готовой продукции в экспедицию
Ведение прайсов готовой продукции.
Реализация готовой продукции контрагентам. Возвраты.
Учет возвратной тары.
Книга продаж
Бух отчетность (41,43,40,90, Д62)
Движение денежных средств, взаиморасчеты с покупателями и поставщиками, учет затрат.
Взаимозачеты с контрагентами
Взаиморасчеты с покупателями
Расчеты с подотчетными лицами
Обмен данными с клиент-банком.
Учет косвенных затрат по подразделениям
Управленческая отчетность
Бух отчетность (50,51,71,Д26, Д23, Д44, К62)
Снабжение, складской учет материалов и сырья.
Поступление сырья
Поступление материалов
Взаиморасчеты с поставщиками
Передача сырья в производство
Передача материалов в производство
Книга покупок
Управленческая отчетность
Бух отчетность (10,60)
Система учета качества. Лаборатория.
Учет качественных удостоверений (дата маркировки, срок годности, номера партий, физико-химических показателей готовой продукции)
Партионный учет сыра в двух независимых единицах измерения (гл., кг.).
Штрих-кодирование продукции
Внеоборотные активы (ОС).
Номенклатура Основных Средств
Поступление ОС
Ввод в эксплуатацию ОС
Перемещение ОС
Начисление амортизации
Бух отчетность (01,02,04,07,08)
Производство.
Нормативы расхода материалов и сырья ГП
Выпуск полуфабрикатов
Перемещение полуфабрикатов в производстве
Выпуск готовой продукции
Перемещение готовой продукции в производстве
Перемещение материалов в производстве
Фактический расход сырья и материалов на изготовление
Управленческая отчетность
Бухгалтерская и налоговая отчетность.
Бух отчетность (76,68,90,91,99)
Регламентные отчеты по налогам
Налоговый учет.
Бухгалтерский финансовый результат
Планирование, бюджетирование производства.
Заказы от покупателей
Заказ на производство
Оперативное планирование производства
План выпуска продукции
План закупок
Подключение ИТНАЛЕВ: Корпоративные финансы
Бюджеты
Управленческий финансовый анализ
9. Зарплата и кадры
Для внедрения учета зарплаты и кадров целесообразно применить отдельную конфигурацию 1С: «Зарплата и кадры», в которой будет производиться учет отдела кадров и расчет, начисление зарплаты сотрудников, с последующей выгрузкой данных в систему КИС 1С: «ИТРП». Работы по настройки конфигурации и вводом в эксплуатацию будут вестись параллельно с основным планом внедрения КИС 1С: «ИТРП».
10. Экономическая целесообразность.
Экономическая эффективность системы определяется, с одной стороны, затратами, связанными с ее установкой и сопровождением, а с другой – ожидаемыми уменьшением издержек и увеличением прибыли предприятия.
Из чего складываются затраты:
- стоимость оборудования, техники.
- стоимость программы.
- затраты на настройку и ввод в эксплуатацию.
- затраты на сопровождение
Общая сумма затрат зависит от количества рабочих мест и многих других характеристик предприятия.
Ожидаемые результаты:
Снижение потерь за счет более совершенного учета затрат. Воровство на многих российских предприятиях вошло в традицию, а внедрение системы, отслеживающей движение материальных ценностей, позволяет значительно сократить связанные с этим потери.
Уменьшение потерь, связанных с недобросовестностью поставщика (покупателя). Отслеживание дебиторской и кредиторской задолженности, хранение истории взаимоотношений с контрагентами позволяют проводить их аттестацию. При этом могут использоваться формальные признаки, либо данные из системы могут служить управленцам ‘поводом для размышлений’.
Уменьшение складских запасов. Внедрение планирования производства и материальных потоков позволяет закупать действительно необходимые для производства материалы, что значительно сокращает оборотные средства, замороженные в виде материальных запасов, нормализует оперативную работу отдела снабжения. Дополнительный эффект при этом может дать уменьшение складских площадей.
Уменьшение затрат на административно-управленческий аппарат за счет ускорения обработки информации.
Внедрение программа 1С: «ИТРП» по вышеизложенным пунктам даст 80% ожидаемого эффекта автоматизированного учета. Главная цель внедрения ИТРП является создания функционального ядра учета, которое замкнет все подразделения в единую информационную систему, позволит выявить и оптимизировать информационные связи отделов, даст возможность разработки стратегии дальнейшее развития управленческого учета. Используя основное преимуществом ИТРП, гибкость настройки, будет создана «благодатная почва» для внедрения более мощной и полнофункциональной ERP -системы. Тем не менее, КИС 1С: «ИТРП» будет иметь необходимо достаточную функциональность, чтобы использовать ее продолжительное время.
Диаграмма Ганта
Права на публикуемый материал принадлежат компании ООО “Инфостарт”. Перепечатка статьи возможна только с письменного разрешения руководства компании, со ссылкой на сайт www.infostart.ru
Пишите нам: [email protected]
дипломная работа
1.1.1 Объекты и методы проведения предпроектного обследования
Основными объектами предпроектного обследования являются:
Функциональная структура, состав хозяйственных процессов и процедур;
Отдел продаж;
Проблемные ситуации.
Обследование предприятия производится путем опроса сотрудников ООО «УК СтавАналит».
Основными целями выполнения предпроектного обследования фирмы являются:
Выявление основных параметров предметной области связанных с работой отдела продаж;
Установление условий, в которых будет функционировать проектируемое расширение конфигурации.
Проектирование Web-приложения для автоматизации процесса продаж программных продуктов
Для обследования информационной подсистемы необходимо разработать программу, включающую в себя все вопросы...
Проектирование автоматизированного рабочего места сотрудника отдела кадров
В рамках темы дипломного проекта объектами обследования являются: администрация Петровского муниципального района СК, г. Светлоград; цели функционирования администрации Петровского муниципального района СК, г...
Проектирование локальной сети для ООО "Минтком"
В рамках темы дипломного проекта объектами обследования являются: ООО «МИНТКОМ», город Ставрополь улица Пирогова 15А; - цели функционирования ООО «МИНТКОМ», г...
Разработка web-приложения для автоматизации информационных процессов в ООО "Седово", г. Ставрополь
Объектами предпроектного обследования являются: ? предприятие ООО «Седово»; ? организационная структура предприятия; ? цели функционирования предприятия; ? совокупность организационных, технических...
Разработка Web-сайта для ООО "Нефтекумское управление трубопроводного строительства"
Основными объектами предпроектного обследования являются: - функциональная структура, состав хозяйственных процессов и процедур; - планово-экономический отдел; - стадии оформления документов...
Разработка интерактивных сервисов доступа к телефонному справочнику
В рамках темы дипломного проекта объектами обследования являются: а) Образовательно-информационный отдел ВУЗа; б) организационно-функциональная структура ВУЗа; в) организация документооборота ВУЗа...
Разработка информационной подсистемы управления доступом к электронным ресурсам компьютерной сети для ООО "Еврософт", г. Ставрополь
Основными объектами предпроектного обследования являются: организационная структура общества с ограниченной ответственностью «Еврософт», г. Ставрополь; цели функционирования предприятия ООО «Еврософт», г...
Разработка информационной подсистемы учета заявок покупателей на автомобильные комплектующие для индивидуального предпринимателя Ворончихина Н.П.
Основным объектом изучения фирмы индивидуального предпринимателя Ворончихина Н.П. являлась торговая деятельность предпринимателя и составляющие ее процессы, а именно закупка, хранение и реализация автомобильных комплектующих. При этом...
Разработка программного комплекса для автоматизации информационных процессов служб сбыта пищевой продукции
Основным объектом изучения фирмы индивидуального предпринимателя (ИП) Краснюк Н.Н. являлась торговая деятельность фирмы, а главное закупка, хранение и реализация пищевой продукции...
Разработка программного комплекса для учета давальческого сырья
В соответствии с темой дипломного проекта объектами обследования являются: – Электротехнический завод «Энергомера» (филиал ЗАО «Энергомера»), г...
Реализация информационной подсистемы "Computers"
В рамках темы дипломного проекта объектами обследования являются: - Усть-Джегутинское ГМУП «УЖКХ»; - цели функционирования ГМУП «УЖКХ»; - организационная структура ГМУП «УЖКХ»; - документооборот ГМУП «УЖКХ»; - совокупность организационных...
Реализация конфигурации "1С: Предприятие"
В рамках темы дипломного проекта объектами обследования являются: - отдел по работе с клиентами фирмы ООО «Софт Центр С»; - документооборот; - проблемные ситуации...
Реализация локальной вычислительной сети для ставропольского филиала АКБ "МБРР"
В рамках темы дипломного проекта объектами обследования являются: - Ставропольский филиал АКБ «МБРР» (ОАО), г. Ставрополь; - организационная структура Ставропольского филиала АКБ «МБРР» (ОАО), г...
Создание интерактивных сервисов доступа к расписанию занятий СевКавГТУ
Основными объектами предпроектного обследования являются: - функциональная структура...
Удаленное взаимодействие базы данных с конфигурацией "1С:Предприятие"
В рамках темы дипломного проекта объектами обследования являются: - ТСЖ "ИСТОК"; - Невинномысское ГМУП "УЖКХ"; - цели функционирования ТСЖ "ИСТОК"; - организационная структура ТСЖ "ИСТОК"; - документооборот ТСЖ "ИСТОК"; - совокупность...