Uzorak pisanja službenog pisma organizaciji. Servisno pismo (uzorak)

Gotovo svaka kompanija, kompanija ili organizacija suočavaju se prije ili kasnije s potrebom da napišu poslovno pismo. Ako vam je dodijeljena ova misija, sljedeće informacije u nastavku mogu vam biti od pomoći.

Da biste ispravno napisali poslovno pismo, prvo morate odrediti u koju grupu ga treba svrstati. Okrenimo se klasičnoj klasifikaciji. Poslovna pisma se razlikuju po temi, funkcionalna namjena, po broju primalaca, sastavu, strukturi i obliku slanja. Na listi poslovna pisma, odvojeni po temama, uključuju komercijalna i nekomercijalna poslovna pisma. Prvi uključuje ponudu, pismo zamolnice, prigovor, drugi uključuje pismo zahvalnosti, garanciju, informativno pismo, kao i pismo podsjetnika, potvrde, čestitke, pozivnicu, zahtjev, saučešće i propratno pismo . U skladu sa funkcionalnim karakteristikama, pisma se mogu grupisati na ona koja zahtijevaju odgovor i ona koja ne zahtijevaju odgovor. Ako to posmatramo sa stanovišta primaoca, postoje obična pisma, kružna pisma i skupna pisma. Redovne su upućene jednoj osobi, kružne su upućene većem broju institucija, a kolektivne se šalju od više osoba na određenu adresu. Što se tiče kompozicionog karaktera, treba razlikovati jednosmerna slova i višeaspektna slova. U prvom se razmatra jedno pitanje, u drugom nekoliko pitanja. U skladu sa strukturom, poslovna pisma mogu biti regulisana (sastavljena u propisanom obliku) i neregulisana (sastavljena u slobodnoj formi). U zavisnosti od načina slanja, razlikuju se koverte, e-mail i faks pisma. Budući da postoji mnogo opcija i namjena za pisanje poslovnih pisama, pogledajmo najčešće načine pisanja poslovnog pisma. Počnimo sa ponudom. Radi se o prijedlogu saradnje sa opisom uslova transakcije i ima sljedeću strukturu:

• kapa koja označava položaj, prezime, ime i patronimiju primaoca, naziv organizacije;
• broj i datum registracije pisma;
• naslov;
• tekst;
• potpis pošiljaoca.

U tekstu ponude dat je prijedlog saradnje i njeni uslovi.

Na našoj web stranici.

Zahtjev je po sadržaju sličan ponudi, ali ne navodi uslove transakcije. Izdaje se na memorandumu kompanije. U tekstu treba navesti svrhu pisma, pitanja ili zahtjeva, izraziti nadu u saradnju i zahvalnost za budući odgovor.

Da biste napisali reklamaciju, potrebno je da imate razlog za to, jer se radi o tužbi prema poslovnim partnerima zbog neispunjavanja ili neispunjenja uslova ugovora. Takav dopis se šalje ako kvalitet robe ne odgovara onom navedenom u ugovoru, tehničke specifikacije ili ne dostiže GOST. Struktura je generalno standardna, u tekstu se moraju navesti dokumenti (ukazujući na fragmente) na osnovu kojih pošiljalac postavlja zahtjev drugoj strani. Naveden je i naziv i količina robe, koji uslovi su prekršeni, dokazi i zahtjevi pošiljaoca. Uz pismo je potrebno dostaviti dokumente koji dokazuju legitimnost izjava pošiljaoca pisma.

Preuzmite ovdje.

Pisma zahvalnosti i garancije imaju standardnu ​​strukturu. Garantno pismo se može sastaviti koristeći sljedeće izraze: „jamčimo ovim pismom“, „jamčimo blagovremeno i potpuno plaćanje“ itd. Jezik takvog dokumenta je isključivo poslovni. Pismo zahvale obično je napisano toplije od ostalih poslovnih pisama i sadrži izraze poput „Izražavamo vam našu iskrenu zahvalnost...“. Primjere pisanja takvih pisama možete pronaći u nastavku. Pismo podsjetnika sadrži upućivanje na klauzule ugovora, zahtjev za ispunjenje uslova ugovora i mjere koje će se preduzeti u slučaju neispunjenja obaveza. Takvo pismo može biti podsjetnik na plaćanje, dug itd.

Pismo potvrde po sadržaju odgovara njegovom nazivu. Može uključivati ​​izraze kao što su: „obavještavamo vas da smo primili“, „potvrđujemo prijem“, „sa zahvalnošću potvrđujemo“ itd.

Pismo čestitke je sastavljeno u bilo kojem obliku na službenom memorandumu kompanije ili jednostavno na lijepom papiru ili razglednici. Pisanje sadržaja zahtijeva kreativan, personalizirani pristup.

Možda će biti potrebno napisati pozivno pismo kada je događaj planiran. Takvo pismo treba da sadrži informacije o datumu i lokaciji događaja. Treba ga poslati primaocu nekoliko sedmica prije proslave kako bi primalac imao vremena da se pripremi.

Zamolnica je identična pismu zamolnice i sadrži zahtjev za prijem dokumenata, robe, usluga, preporuka itd. Na takvo pismo je potreban odgovor.

Da biste napisali poslovno pismo, morate jasno razumjeti svrhu kojoj ono teži, odabrati vrstu pisma i promisliti strukturu i sadržaj u skladu s vrstom.

Instrukcije

Započnite svoje pismo navođenjem kome pišete. Formatirajte poruku kako je uobičajeno u poslovnoj korespondenciji. U gornjem desnom dijelu dokumenta upišite u tri reda poziciju, naziv firme i prezime menadžera, na primjer:

Izvršnom direktoru
IntersvyazCom LLC
Ivanov I.I.

Navedite ko je adresat pisma. Uradite to nakon uvlačenja od prethodnog dijela poruke, također na desnoj strani. Morate označiti svoju poziciju i prezime inicijalima, na primjer:

Od šefa odjela prodaje
Yesenina E.E.

Uvucite nekoliko redova iz prethodnog odeljka, poravnajte kursor na sredini stranice i označite prirodu poruke. Možete napisati „Memorandum“, „Informativno pismo“ ili „Objašnjenje“, sve zavisi od razloga zbog kojeg se obraćate šefu organizacije. Nema potrebe stavljati tačku iza naslova. Ako se pismo odnosi na bilo koji zahtjev, možete se jednostavno obratiti direktoru imenom i patronimom na način s poštovanjem.

Započnite pismo riječima koje objašnjavaju razlog pisanja, na primjer, “u nastavku naših pregovora”, “u skladu sa vašim zahtjevom” ili “na osnovu vaših prijedloga”.

Ako se vaše pismo odnosi na zahtjev za nabavku opreme, unapređenje zaposlenog ili mogućnost odlaska na službeni put, bolje je da pismo započnete frazom „Molimo Vas da razmotrite priliku...“.

Navedite situaciju, obrazložite, sastavite tabele ili grafikone ako priroda pisma to zahtijeva. Poravnanje tijela dokumenta treba postaviti na širinu stranice. Svaki red mora početi uvlačenjem.

Potpišite pismo, obavezno koristite standardno "s poštovanjem" prije navođenja prezimena, nakon čega slijedi zarez.

Obavezno navedite datum kada je pismo napisano i potpišite odštampani dokument.

Ako vaša organizacija komunicira putem interne e-pošte, započnite pismo porukom i iznesite sve informacije u slobodnom obliku.

Izvori:

• pismo zamolnice direktoru

Službena pisma čine do 80% ukupnog broja dokumenata koji se pripremaju u organizaciji ili preduzeću. Uz njihovu pomoć dolazi do komunikacije između institucija i pojedinaca. Uslužna pisma su informativne prirode, mogu se sastaviti iu obliku zahtjeva ili zahtjeva.

Instrukcije

Odlučite o svrsi pisma. Potreban je samo ako se pitanje kojem je posvećena ne može riješiti ličnim sastankom, kao i ako mora služiti kao službeni dokument koji potvrđuje samu činjenicu njegovog slanja. Razmislite o tome unaprijed i uvjerite se da primatelja odaberete vi i da će odgovor biti u njegovoj nadležnosti ako pismo- zahtjev.

Samo jedno pitanje treba navesti u jednom. Nekoliko pitanja je dozvoljeno predstaviti samo ako su međusobno povezana. Adresar mora odmah shvatiti suštinu vašeg pisma, tako da to mora biti navedeno u prvim rečenicama. U njima recite ne samo suštinu pitanja, već i radnje koje očekujete da dobijete kao odgovor. U uvodnom dijelu možete se osvrnuti na propise koji vas vode prilikom pisanja pisma i koji služe kao osnova za traženje ili davanje informacija.

Telo pisma treba da motiviše, ubijedi ili objasni. Njegov tekst treba da bude jasan, koncizan, sažet i logičan. Činjenice prikazane u njemu moraju biti provjerene i objektivne, digitalni podaci moraju biti što precizniji. Napišite samo pismo poslovnim, neutralnim tonom. Tekst može biti napisan u prvom licu jednine ili množine, ili u trećem licu jednine.

Izbjegavajte kategorične izraze u tekstu pisma. Koristite za ovo uvodne riječi i konstrukcije: ako je moguće, očigledno, kao što sledi iz, kao što je poznato.

Posao zahtijeva početak slova sa "Dragi" i pisanje imena i srednjeg imena primaoca. Ako ih nema, onda na kraju pisma, prije vašeg potpisa, mora biti izraz „S poštovanjem,“. Ovo poštovanje možete naglasiti u tekstu pisma, koristeći priloške fraze kao što su: „pažljivo proučivši Vaše komentare...“, „pažljivo razmotrivši Vaše predloge...“.

Zvanično pismo mora biti napisano na memorandumu organizacije, navodeći njeno puno ime i kontakt brojeve.

Prilikom implementacije ekonomska aktivnost Neki šefovi organizacija su primorani da koriste službena putovanja. Iz člana 166 Zakon o radu RF slijedi da se zaposlenik šalje u zemlju po nalogu šefa organizacije. Ali šta ako i sam direktor putuje po službenom zadatku, jer se ispostavi da sam sebe šalje na službeni zadatak.

Instrukcije

Prije svega, pogledajte u statutu kompanije ko ima pravo izdavanja administrativnih dokumenata. Ako je tamo navedeno da samo upravnik (zvani direktor) ima pravo objavljivanja, onda on mora sastaviti dokumentaciju za službeno putovanje. Ako ste ovlaštenje za potpisivanje prenijeli na zamjenika, putne isprave će potpisati ta osoba.

Popuniti službeni zadatak za upućivanje na službeno putovanje, ima jedinstveni obrazac broj T-10a. Ovdje navedite odredište službenog putovanja, vrijeme početka i završetka (prema kartama), te svrhu službenog putovanja. Potpišite dokument. Nakon što završite službeno putovanje, popunite izvještaj koji se nalazi na dnu obrasca.

Izdati nalog za upućivanje radnika na službeni put (Obrazac br. T-9). Ako je povelja precizirala delegiranje prava potpisivanja na drugu osobu, ona mora sastaviti administrativni dokument. Ovdje unesite podatke o službenom putovanju: odredište i period putovanja, svrhu i razlog (službeni zadatak). Potpišite dokument ili ga dajte svom zamjeniku na potpisivanje.

Izdajte nalog za vašu privremenu zamjenu. Ako postoji zamjenik, imenovati ga za direktora; ako u osoblju nema takve pozicije, imenovati drugu osobu. U administrativnom dokumentu navesti period zamjene i razlog (službeno putovanje), navesti broj ovlaštenja.

Izdati punomoć zamjeniku za obavljanje poslova. Na primjer, da zastupa interese kompanije u poreskim organima. Vodite računa i o potpisivanju finansijski dokumenti. Da biste to učinili, možete kontaktirati svoju banku i prepraviti karticu za potpis.

Izraditi putnu potvrdu (obrazac br. T-10). Molimo navedite svoje puno ime. direktora organizacije, njegov broj osoblja. Ispod unesite svrhu službenog puta i period odsustva sa radnog mjesta. Potpišite dokument.

Izvori:

• kako se prijaviti za putne naknade

Poslovna korespondencija je sastavni atribut svakog poslovanja. Zaposleni svakog preduzeća komuniciraju sa kolegama i klijentima, sa dobavljačima i potrošačima. Općenito, svakodnevna rutina svakog ureda svakako uključuje i učešće u korespondenciji.

Dok većina zaposlenih u preduzećima i organizacijama svakodnevno šalje i prima brojne poruke, ne pridržavaju se svi utvrđenih normi i pravila prilikom njihovog kreiranja. Ispostavilo se da pisanje poslovnog pisma ispravno i ispravno nije tako lako. Postoji cela linija zahtjeve i šablone koji se koriste u svijetu i koji se odnose na tok dokumenata. Oni uključuju pravila za pisanje poslovnog pisma, kao i osnovne tačke u vezi sa formatiranjem.

Kada sastavljate poruku organizaciji treće strane ili jednostavno kolegi u susjednom odjelu, trebali biste se pridržavati strogog stila (s izuzetkom prijateljske korespondencije, za koju ne postoje takva ograničenja). Ne biste trebali koristiti previše emotivne riječi čak ni da opišete važnost transakcije ili oduševljenje testiranih proizvoda. Poslovno pismo treba da bude jasno, sažeto i prilično suzdržano.

Poruka treba da počne sa primaocem. Ako je namijenjeno zaposleniku u organizaciji treće strane, svakako treba navesti njeno ime, poziciju primaoca, kao i njegovo puno ime. U slučaju kada dokument ostaje u kompaniji, dovoljno je prezime sa inicijalima (možete dodati i svoju poziciju).

Poslovno pismo organizaciji treće strane treba da bude na memorandumu kompanije (bez obzira da li se šalje elektronski ili u papirnoj formi). Ako nedostaje, možete jednostavno navesti podatke o pošiljaocu u "zaglavlju" dokumenta.

Prije nego što počnete sastavljati tekst, morate razmisliti o njegovoj strukturi, identificirati glavne točke i svrhe pisanja. Ovo će znatno olakšati proces pisanja. Pismo treba završiti potpisom koji označava ne samo prezime pošiljaoca, već i njegovu poziciju, kao i naziv kompanije koju predstavlja.

Prilikom podnošenja ponude potencijalni klijent ili partner na kraju svakako mora izraziti zahvalnost na saradnji i nadu u dalji zajednički rad.

Pored pravila koja se koriste u poslovnoj korespondenciji, postoje i preporuke. Na primjer, svaki dokument upućen određenoj osobi treba da počinje riječima “draga” punim imenom, a ne inicijalima. Nema potrebe koristiti skraćenice u slovima, na primjer, pisati "uv". ili smanjiti primaočevo mjesto ili mjesto rada.

Međunarodni tok dokumenata smatra se najtežim, jer svaka država ima svoje nijanse komunikacije, a jezik na kojem morate dopisivati ​​sa stranim partnerima nije uvijek jasan piscu pisma, pa morate koristiti usluge prevodioci. Prije nego što pribjegnete uslugama takvog stručnjaka, trebali biste razjasniti da li on zna kako napisati poslovno pismo na engleskom ili mi pričamo o tome o banalnom doslovnom prijevodu. Ako planirate stalno održavati protok stranih dokumenata, bolje je zaposliti djelatnika koji ima dovoljno znanja strani jezik da napišem poslovno pismo na njemu.

Općenito, postizanje zadatka u velikoj mjeri ovisi o tome kako je dokument sastavljen i kako je dizajniran. Dakle, nikada ne podcjenjujte važnost poslovnog bontona u komunikaciji.

Prema GOST R 7.0.82013 „Sistem standarda za informacije, biblioteku i izdavaštvo. Vođenje evidencije i arhiviranje. Termini i definicije „primatelj“ je detalj dokumenta koji sadrži podatke o primaocu dokumenta (klauzula 67).

Rekvizit „Primatelj“ se koristi u poslovnim pismima i internim informacijama i referentnim dokumentima (izvještaji i memos, izjave itd.).

Detalji o "primaocu" uključuju:

• ime primaoca (primaoca pisma);
• poštanska adresa ili broj telefona-faksa, adresu Email.

Primalac pisma može biti:

• službenik/više službenika;
• organizacija;
• strukturna jedinica organizacije;
• grupa organizacija;
• pojedinac.

ADRESAT - SLUŽBENO

Prema GOST R 6.30-2003, inicijali se pišu ispred prezimena bilo kog službenika. Ako je pismo poslano menadžeru vladina agencija , tada se u radnu poziciju upisuje naziv organizacije, puni naziv. naznačeni su u dativu, inicijali se pišu ispred prezimena:

Ako je pismo adresirano menadžeru komercijalna organizacija , zatim pozicija uključuje naziv organizacije sa naznakom organizaciono-pravne forme (u punom ili skraćenom obliku), ispred prezimena se pišu inicijali:

Ako je pismo adresirano zamjenik načelnika, naziv organizacije je uključen u naziv radnog mjesta. Prezime se navodi u dativu:

Ako je adresat dokumenta rukovodilac strukturne jedinice, tada se prvo navodi naziv organizacije u nominativu, a zatim u dativu naziv pozicije osobe koja označava strukturnu jedinicu, na primjer:

Prema klauzuli 5.15 novog GOST-a:

• prilikom upućivanja pisma službenom licu, inicijali se stavljaju iza prezimena;
• ispred prezimena je dozvoljeno koristiti skraćenicu “gospodin” (gospodin) ako je adresat muškarac, odnosno “gospođa” (gospođa) ako je adresat žena:

ADRESAT - ORGANIZACIJA

Ako je pismo upućeno organizaciji, tada se njeno ime (puno ili skraćeno) navodi u nominativnom slučaju:

Kada upućujete pismo organizaciji, navedite njen puni ili skraćeni naziv, na primjer:

Obraćanje organizaciji se koristi u slučajevima kada pošiljalac ne zna ko je rukovodilac organizacije, njegovo prezime, inicijale.

ADRESAT - STRUKTURNA PODJELA

Dokument se može uputiti strukturnoj jedinici organizacije. Ovakav način obraćanja je po pravilu moguć ako je razmatranje pitanja kojem je pismo posvećeno u nadležnosti strukturne jedinice.

Prilikom adresiranja dokumenta strukturnoj jedinici organizacije, naziv organizacije se navodi u nominativu u rekvizitu „Primatelj“, ispod - naziv strukturne jedinice u nominativu, na primjer:

Šta mijenja GOST R 7.0.97-2016? Ništa.

ADRESAT - POJEDINAC

Registracija podataka o „Adresatu“ prilikom vođenja korespondencije sa pojedinci ima svoje karakteristike. Prvo navedite prezime u dativu, zatim inicijale i zatim poštansku adresu:

Šta mijenja GOST R 7.0.97-2016? Ništa.

ADRESAT - NEKOLIKO ORGANIZACIJA
ILI STRUKTURNE POJEDE

Poslovno pismo može imati više adresa. GOST R 6.30-2003 uspostavlja metodu za generalizovano formatiranje adresata prilikom slanja pisama nekoliko homogenih organizacija ili nekoliko strukturnih podjela jedne organizacije. Ovdje postoje dvije opcije za dizajn rekvizita.

Opcija 1: navedite nekoliko adresata u samom atributu „Addressee“. Ova opcija dizajna se koristi kada je pismo upućeno organizaciji ili službeniku (ovo je glavni primalac) i, za informaciju, nizu drugih organizacija ili zvaničnika.

Adresiranje je formalizovano kao i obično u gornjem desnom uglu kao lista detalja o „Adresantu“ za svako telo/organizaciju ili strukturnu jedinicu organizacije.

U ovom slučaju, ukupan broj primatelja ne bi trebao biti veći od četiri.

Na samom dokumentu se upisuju svi adresati, a ispred 2., 3. i 4. adresata ne stoji riječ “Kopija”.

U ovom slučaju, sve štampane kopije pisma potpisuju se kao originali. Svaki primjerak je zapečaćen u posebnu kovertu, na kojoj je ispisana poštanska adresa određene organizacije ili strukturnog poddjela.

Opcija 2: navedite primatelja općenito, ako pošaljemo dokument grupi organizacija (šefovi organizacija) iste vrste ili na strukturne jedinice(filijale, predstavništva, itd.) jedne organizacije:

Ako je broj primalaca veći od četiri, sastavlja se dodatna lista za slanje pisma (mailing lista) na kojoj se navode konkretni primaoci i njihove adrese. Napomena o tome je napravljena u atributu “Addressee”:

Ne postoji odobren obrazac za listu slanja pisama. Forma lista može se fiksirati u uputstvima za upravljanje uredima organizacije. U stvari, list za slanje pošte je atribut “Addressee” prebačen na poseban list, što znači da njegov sadržaj mora odgovarati ovom atributu. Detalj „Primatelj“ sadrži tri informacijska bloka: naziv organizacije, poziciju, inicijale i prezime. Na mailing listi za pismo reprodukujemo iste blokove informacija, ali ih postavljamo na liniju, a ne na desnu stranu lista. Podatke možete urediti i u obliku tabele. Redoslijed primatelja može biti proizvoljan, ali je bolje da ih rasporedite po abecednom redu.

Podaci o broju i datumu odlaznog pisma unose se nakon njegove registracije (Primjer 1).

Sva pisma koja se šalju grupi primalaca imaju jedan izlazni registarski broj, dolazni broj za sva pisma će biti drugačiji.

Šta mijenja GOST R 7.0.97-2016? Ništa.

STAVLJANJE PODATAKA O “ADRESATU” NA OBRASCU

Detalj „Primatelj“ nalazi se u gornjem desnom dijelu dokumenta (na obrascu sa ugaonim detaljima) ili desno ispod detalja obrasca (na obrascu sa uzdužnim detaljima). Lokacija rekvizita "Primatelj" prikazana je u Dodatku B GOST R 6.30-2003:

• na obrascu sa detaljima ugla - Primjer 2;
• na obrascu sa uzdužno raspoređenim detaljima - Primjer 3.

Šta mijenja GOST R 7.0.97-2016? Ništa. Atribut “Addressee” ostaje na istom mjestu.

TEHNIČKA PITANJA

• Treba li elemente rekvizita “Addressee” razdvojiti intervalima?

Detalj „Primatelj“ obično zauzima nekoliko redaka.

U tački 6.1 Metodološke preporuke o implementaciji GOST R 6.30-2003 (odobrio Rosarhiv) kaže se da se detalji dokumenta koji se sastoji od nekoliko redova štampaju sa jednim proredom. Komponente detalja „Primalac“, „Pečat odobrenja dokumenta“, „Oznaka prisustva prijave“, „Pečat odobrenja dokumenta“ međusobno su razdvojene razmakom od 1,5-2 reda.

Slična norma sadržana je u novom GOST R 7.0.97-2016 u odjeljku 3, kojim se utvrđuje Opšti zahtjevi za izradu dokumenata: „Detalji u više redova se štampaju sa jednim proredom, sastavni delovi detalja su odvojeni dodatnim proredom“:

• Kako uskladiti atribut “Addressee”?

Višelinijski atribut “Addressee” je dizajniran poravnat duž lijeve granice zone koju zauzima atribut, ili centriran u odnosu na najduži red, na primjer:

U posljednje vrijeme e-mail zauzima sve važnije mjesto u poslovnoj korespondenciji. Njegove prednosti su očigledne: efikasnost, pristupačnost i jednostavnost upotrebe. Treba imati na umu da elektronska prepiska ima svoje nijanse.

Primanje pisama

1. Provjerite svoju e-poštu najmanje 2 puta dnevno – ujutro i popodne. U suprotnom, možete zaustaviti rad drugih ljudi i odgoditi rješavanje problema;
2. Ako ste primili pismo, to znači da ga je neko poslao i uradio iz nekog razloga. Dakle, primljena pisma se moraju pročitati. Naravno, spam se ovdje ne razmatra;
3. Ako ste menadžer, vaš radni dan bi trebao početi pokretanjem klijenta e-pošte koji se ne isprazni cijeli dan i automatski provjerava poštu. Postavite automatsku dostavu/prijem pošte najmanje svakih 10 (ili bolje 2 - 3) minuta;
4. ako ste jako zauzeti i primili ste pismo, procijenite od koga je, temu i prelistajte ga - to će vam pomoći da brzo shvatite da li pismo zahtijeva hitan odgovor ili možete malo pričekati;
5. najjednostavniji i efikasan metod premještajte stvari i ne skupljajte hrpe pošte - odgovorite na pisma odmah. Stoga, ako niste uključeni u razgovor ili drugu aktivnost koja ne toleriše ometanje, odmah odgovorite na pismo.

Polja “Za”, “Cc”, “Bcc”

Trebali biste razumjeti, zapamtiti i pravilno koristiti polja “Za”, “Cc” i “Bcc”. Od toga zavise vaše radnje po prijemu pisma ili radnje primaoca.

1. "Kome". Ako pošaljete pitanje, očekujete odgovor od adresata koji je naveden u polju „Za“. Ako ste primalac, morate odgovoriti. Odnosno, pismo i informacije ili pitanja koje sadrži upućeni su direktno primaocu navedenom u ovom polju.
2. "Kopiraj". Primaoci u ovom polju dobijaju pismo za informacije ili su „pozvani kao svjedoci“. Primalac kopija ne smije opšti slučaj odgovori na pismo. Štaviše, kada postoji takva potreba, smatra se ljubaznim započeti frazom „Izvinite što smetam“.
3. "Skrivena kopija". Činjenica da je pismo poslato osobi navedenoj u polju “Bcc” neće biti poznata glavnom primaocu niti onima koji se nalaze u kopijama. Ovo polje se takođe koristi za masovnu slanje poštom tako da vaš adresar nije poznat svim primaocima.

Kada odgovarate, ne zaboravite na dugme „Odgovori svima“ - ovo će sačuvati kopije primaoca početnog pisma i vaš odgovor neće proći pored njih. Uvijek možete ukloniti neželjene primaoce ili dodati druge.

Ako primljeno pismo sadrži više od dva primaoca u polju „Za“, to znači da oba ova dopisnika ili bilo koji od njih moraju odgovoriti. Odlučite ko treba da odgovori. Međutim, budite oprezni kada šaljete pisma koja sadrže više od dva primaoca u polju „Za“: ako pošaljete pismo svima, rizikujete da nećete dobiti odgovor ni od koga.

Predmet polje

Ne biste trebali ostaviti ovo polje prazno. Ljudi s kojima se dopisujete mogu primati stotine e-poruka dnevno i koristiti ovo polje za brzu procjenu važnosti sadržaja e-pošte.

Predmet treba ukratko odražavati temu pisma. Naslovi poput “Pitanje”, “Zdravo!” ili prazna zaglavlja otkrivaju da ste ili početnik, ili nedostatak osnovnih vještina u poslovnoj korespondenciji.

"Važnost pisanja"

Ako pismo sadrži informacije o hitnim promjenama, tekst ugovora ili druge informacije na koje prvo trebate obratiti pažnju, koristite "visoku" važnost, to će pismo istaknuti u inboxu.

• Nemojte uzalud koristiti "visoku" važnost!
• Lično pismo poslovnom dopisniku ili pismo sa šaljivom i neposlovnom slikom ili linkom treba da bude označeno sa „mala” važnost.

Pisanje odgovora

1. Počnite sa pozdravom, pristojno je.
2. Govorite istim jezikom sa osobom. Ovo se ne odnosi samo na ruski/engleski jezik, već i na formu teksta. Neformalni odgovor na formalno pismo je nepoštovanje ispitanika i demonstracija vlastite niske kulture.
3. Nemojte koristiti transliteraciju, osim kada šaljete pisma sa mobilnih uređaja. Ako vaš klijent e-pošte ne podržava ruski jezik ili kvari kodiranje, priložite tekst odgovora u prilogu.
4. Poslovno pismo treba da bude precizno, konkretno i sažeto.
   • Preciznost– navedite tačne detalje na koje se pozivate (na primjer, datum sastanka, tačka dnevnog reda sastanka, datum i predmet druge e-pošte ili naziv datoteke).
   • Specifičnost– iz pisma treba da bude jasno ŠTA SE TAČNO traži od primaoca.
   • Konciznost. Onaj ko misli jasno govori jasno, a vaš primalac to vidi. Dakle, ne bi trebalo na tri stranice stavljati ono što se može napisati u tri rečenice. Lakonski poslovni tekst nije suhoća, već ušteda vremena i preciznost misli.
5. Ako pismo sadrži nekoliko pitanja, tema ili zadataka, strukturirajte ih i razdvojite ih. Neprekidni "tok sapuna" je teško čitati i možete propustiti, zapravo, glavno pitanje pisma.
6. Odgovorite na zahtjeve iznesene u pismu što je preciznije moguće. Odgovor na zahtjev ili zadatak je "Hajde da to uradimo!" nepotpuno „Učinićemo to do tog i tog datuma“, „za toliko dana“, „nakon tog i takvog događaja“ je precizniji i precizniji odgovor.
7. Tekst ne smije sadržavati greške! Greške u kucanju nisu strašne, ali ako u svakom slovu pogrešno napišete riječi, to postaje vrlo brzo uočljivo i ostavlja negativan pečat na vaš imidž poslovnog partnera.
8. Nikad ne šaljite pismo a da niste pročitali šta ste napisali! Pročitajte svoj odgovor i uvjerite se da je sažet, tačan, jasan, konkretan i bez gramatičkih grešaka. Proverite da li su svi potrebni primaoci naznačeni i da li su ispravno postavljeni u polja „Za“ i „Cc“. Provjerite ima li gramatičkih grešaka.
9. Citirajte tekst originalnog pisma.
10. Prilikom citiranja u cijelosti (ako je Vaš odgovor na cijelo pismo), napišite tekst odgovora na POČETKU pisma, a ne na kraju!
11. Ako su vaši odgovori tačku po tačku, odvojite citat praznim redovima na vrhu i na dnu.

Prilozi

1. Nemojte dodavati datoteke u EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR formatima uz pisma - mnogi klijenti e-pošte ili serveri čvrsto blokiraju takve priloge, a primalac ih nikada neće pročitati. Spakujte ih u arhivu (zip, rar) kao u školjku i umetnite ih u ovom obliku.
2. Smatra se normalnim slanje priloga do 2-3 megabajta bez upozorenja. Ako želite poslati prilog veća veličina, provjerite sa dopisnikom da li će takav fajl proći kroz njegov server ili će stati u njegovo poštansko sanduče.
3. Uzdržite se od ulaganja sumnjivog sadržaja: prvo, vaš dopisnik možda ne dijeli vaše ukuse, a drugo, možete uzrokovati probleme osobi koja radi u organizaciji u kojoj se koristi cenzura pošte.

Elektronski potpis

1. Njegovo prisustvo je korisno (tu je vaš Kontakt informacije) i to dobar ton, pokazujući svoju profesionalnost.
2. Potpis ne bi trebao biti duži od 5-6 redova. Mora sadržavati, najmanje, vaše ime i prezime. Osim toga, preporučljivo je navesti svoj broj telefona, email adresu, naziv i fizičku adresu kompanije, kao i adresu njene web stranice.
3. Imajte dvije opcije elektronski potpis: za inicijativna (sopstvena) pisma sa punom podrškom

Poslovno pismo treba da ima jasnu strukturu, čije su prednosti:

• ušteda vašeg vremena i vremena primaoca;
• garantuje da će primalac pročitati pismo i pravilno razumeti njegovu suštinu;
• dobijanje razumljivog, jasnog odgovora.

Struktura poslovnog pisma

Žalba

Nalazi se u zaglavlju pisma i sadrži poziciju i puno ime i prezime primaoca. Za službenu poslovnu korespondenciju, standardna adresa je „Poštovani“, koja se piše sa velika slova i u sredini lista. I onda postoji mnogo opcija u zavisnosti od toga šta pišu i kome. Tako je u Rusiji uobičajeno obraćati se ljudima po imenu i patronimu, u kompanijama sa Zapada korporativne kulture- samo po imenu. Ako lično poznajete svog partnera, možete mu se obratiti ovako: „Poštovani Andrej Petroviču“, ako ne znate, „Poštovani gospodine Smirnov“. Inače, kada se obraćate osobi, riječ „gospodin“ ne može se skratiti na „g. I ni pod kojim okolnostima ne smijete pisati „Poštovani gospodine A.P. Smirnov“. Ili “Andrej Petrović” ili “gospodin Smirnov”.

Ako ne pišete kraljevima, predstavnicima vjerskih zajednica, predsjednicima i poslanicima raznih zemalja, smatrajte da ste sretnici. Za njih postoje zvanične formule konverzije i posebne za svaki rang. Prije slanja takvog pisma, pažljivo provjerite da li odabrana poruka odgovara statusu primaoca. Mnogo je lakše zapamtiti kako pisati vojnom osoblju: „Dragi druže pukovniče“, čak i ako je ovaj pukovnik žena. Ali adresa "Dame i gospodo" je sekularna i bolje je koristiti je, recimo, za poziv na otvaranje salona moderna odeća. Ako nekoga pozovete na poslovnu prezentaciju – na primjer, nove bušaće opreme – onda se, prema ustaljenoj praksi, koristi zajednička adresa “Poštovani” za sve. U ovom slučaju nije bitno što u ovoj organizaciji rade i žene.

primjer:

generalnom direktoru
DOO "Concord"
Dobrovolsky P.I.

Dragi Pavle Iljiču!
ili
Poštovani gospodine Dobrovolsky!

Preambula

Sačinjava prvi pasus pisma, koji navodi njegovu svrhu, razlog koji vas je naveo da ga napišete. Nakon čitanja preambule, primalac mora razumjeti suštinu pisma.Primjer: Pišem Vam da izrazim svoje nezadovoljstvo kvalitetom sirovina za proizvodnju namještaja koje nam Vaša kompanija isporučuje i računam na Vaše djelovanje sa ciljem da brzo promijenimo situaciju na bolje i nadoknadimo nanesene gubitke.

primjer: Za prošli mjesec, počev od drugog juna tekuće godine, 10-15% svake serije vaših sirovina je neispravno. Ove činjenice su propisno dokumentovane od strane stručnjaka naše kompanije. Kopije dokumenata su u prilogu ovog pisma. Gubici naše kompanije zbog prijema neispravnih sirovina iznose oko milion rubalja. Sa Concord doo sarađujemo već pet godina i do sada nismo imali razloga da se žalimo. U ovoj situaciji, insistiramo na potpunoj nadoknadi naših gubitaka. Ukoliko je potrebno, spremni smo da izvršimo zajednički pregled odbijenih sirovina.

Zaključak

Neophodno za kratak rezime svega napisanog i logičan zaključak pisma.

primjer: Siguran sam da ćete razumjeti ovu situaciju i da će se u bliskoj budućnosti naša saradnja vratiti u normalu.

Potpis

Pismo se završava potpisom (pozicija + puno ime) primaoca, kojem prethodi standardni ljubazni obrazac „S poštovanjem“. Moguće su i opcije: „S poštovanjem“, „S nadom u produktivnu saradnju“, „Sa zahvalnošću na saradnji“ itd. Prilikom potpisivanja pisma važno je uzeti u obzir rang primaoca i primaoca. Pismo upućeno generalnom direktoru takođe mora biti potpisano od strane CEO ili barem njegovog zamjenika. U ovom slučaju, potpis mora odgovarati njegovom dekodiranju: situacija kada zamjenik direktora stavlja kosu crtu pored prezimena direktora i potpisuje se svojim imenom je neprihvatljiva.

primjer: Srdačan pozdrav, generalni direktor fabrika nameštaja“Zarya” Kiselev A.D.

P.S

Postscript (P.S.) - postskriptum na kraju pisma nakon potpisa - prilično se rijetko koristi u poslovnoj korespondenciji. Služi da informiše primaoca o tome važan događaj, koji je nastao nakon što je pismo napisano, ili mu prenijeti informaciju koja je indirektno povezana s temom pisma.

Primjer 1: P.S. Obavještavam vas da je postotak nedostataka u seriji sirovina primljenih prije 3 sata porastao na 17%!

Primjer 2: P.S. Šef našeg odjela za prijem sirovina sastat će se sa vašim stručnjacima u vašem preduzeću sutra u 14:00 sati.

Prijave

Prilozi su izborni dodatak glavnom tekstu pisma i stoga su sastavljeni na posebnim listovima - svaki prilog na svom listu. Ne postoje pravila za njihovo pisanje.

Standardne fraze za poslovnu korespondenciju

Obavještenja

• Obavještavamo Vas da je do kašnjenja u isporuci... došlo zbog...
• Obavještavamo Vas da je uprava pogona donijela odluku...
• Obavještavamo vas da je vaša ponuda prihvaćena.
• Obavještavamo vas da smo...
• Obavještavamo vas da...
• Obavještavamo vas da, nažalost, ne možemo...

Modeli izraza koji objašnjavaju motive (Najčešće fraze na početku standardnog poslovnog pisma)

U skladu sa protokolom...
• U cilju jačanja zaštite imovine...
• Kao odgovor na Vaš zahtjev...
• Da potvrdimo naš telefonski razgovor...
• Da potvrdimo naš dogovor...
• U cilju pružanja tehničke pomoći...
• Zbog teške situacije...
• U vezi sa zajednički rad…
• Prema pismu kupca...

Ako je autor pravno lice, tada se radnje prenose:

1. Treće lice jednine, na primjer:
   • Fabrici Zarya ne smeta...
   • Rusko-englesko zajedničko preduzeće Sojuz K nudi...
   • Zadruga Naiv garantuje...
2. Iz trećeg lica množine, na primjer: Uprava i sindikalni odbor fabrike Zarya usrdno traže...
3. Prvo lice množine:
   • molim te...
   • Potvrđujemo...
   • Obavještavamo...

Ako je autor pojedinac, tada se radnje prenose:

1. Prvo lice jednine, na primjer:
   • Za tvoju informaciju…
   • Pitajte…
   • obavještavam vas...
2. Prvo lice množine, na primjer:
   • Odobravamo...
   • Primili smo Vaš telegram...
   • čestitam...
   • Podržavamo...

Zahtjev

• Molimo provjerite tok radova...
• Poduzmite mjere…
• Molimo navedite podatke o performansama...

Slanje dokumenata ili materijalnih sredstava

• Šaljemo nacrte montaže mašina...
• Zainteresovana dokumenta šaljemo preporučenom poštom...
• Šaljemo Vam ugovor koji smo potpisali...

Potvrda

• Sa zahvalnošću potvrđujemo prijem Vaše narudžbe i nastavljamo sa njenom realizacijom...
• Potvrđujemo prijem specifikacija za...
• Fabrika Zarya potvrđuje uslove isporuke opreme...

Ponuda

• Možemo Vam ponuditi…
• Pozivamo Vas da kupite...
• Možemo Vam preporučiti...

Poziv

• Pozivamo Vas da učestvujete u raspravi o projektu...
• Učestvujte u raspravi o problemu...
• Pozivamo predstavnika Vaše kompanije da posjeti…

Odbijanje i odbijanje prijedloga (projekta)

• Nacrt naslovne liste koji ste poslali za građevinske projekte u vrijednosti... ne možemo odobriti iz sljedećih razloga.
• Vaš prijedlog (projekat) je odbijen iz sljedećih razloga...

Podsjetnik

• Podsjećamo da prema planu zajedničkog rada morate...
• Podsjećamo da u skladu sa... Morate...
• Podsjećamo vas da vaša neizmirena uplata iznosi...
• Podsjećamo, rok za predaju rukopisa ističe...

Garancije

• Garantujemo plaćanje.
• Garantujemo rokove.
• Garantujemo kvalitet proizvoda.

Interpretacija vlastitog stava

• Naši zahtjevi za ovaj problem nije dovela do pozitivnih rezultata.
• Nemamo primjedbi na dizajn.
• Ne možemo vam isporučiti robu... iz sljedećih razloga:...

Tumačenje radnji druge strane

• Takvo kašnjenje može dovesti do...
• Potpuno je neobjašnjivo zašto vaša fabrika odlaže otpremu kalupa...
• Obećanja koja ste dali nisu ispunjena.

Završne riječi

• Nadamo se da će naš zahtjev biti ispunjen.
• Radujemo se daljoj saradnji.
• Sa zeljama za uspeh.
• Molimo Vas da ne odgađate svoj odgovor.
• Oprostite nam na kašnjenju u odgovoru (zbog greške).

Etički standardi za poslovnu korespondenciju

Poslovna korespondencija, kao i svaki drugi oblik ljudske interakcije, zasniva se na skupu etičkih pravila i normi, od kojih je glavna „ISPRAVNOST I POŠTOVANJE PARTNERA“. Čak i ako je svrha pisma da izrazi žalbu, njegov tekst ne bi trebao sadržavati grube riječi ili netačne izraze koji bi mogli uvrijediti vašu drugu stranu. Vodeći računa da očuvate dostojanstvo svog primaoca, time čuvate i svoje.

• započnite poruku izjavom o odbijanju. Prije svega, trebate navesti motivaciju za donesenu odluku i jasno navesti da se pod određenim okolnostima pitanje može vratiti na razmatranje;
• nametnuti primatelju očekivani ishod pitanja, na primjer: „Molimo vas da proučite i pozitivno riješite problem“ ili „Molim vas da odobrite ovu kandidaturu“
• podstaći adresata da požuri pri donošenju odluke riječima “hitno”, “odmah”, “u kraćem roku”. Bolje je koristiti formule bontona "Molim vas da odgovorite do tog i tog datuma", "Pozivam vas da me odmah obavijestite o svojoj odluci"
• nagovijestiti primatelja o njegovoj zamišljenoj nepažnji, nekompetentnosti, uvodeći u tekst pisma formulaciju poput „Predlažem da pažljivo proučim...“.

Za primaoca poslovnih pisama obavezni zahtevi, sa stanovišta etičkih standarda, su:

• odbijanje obrasca za odgovor, u kojem se pismo zamolnice ili pismo ponude vraćaju autoru sa informacijama o odgovoru na njima;
• brz i jasan odgovor organizaciji koja šalje. Kašnjenje ili nedostatak odgovora može se smatrati nekooperativnim.

Praćenje gore navedenih etičkih standarda poslovne korespondencije neće zahtijevati od vas da izvršite podvig i vremenom će postati lako i uobičajeno. Štaviše, obezbediće vam reputaciju taktične osobe i čak vas naučiti kako da pretvorite protivnike u saveznike.

Opšta pravila za pisanje poslovnih pisama

Pored strukture, još jedna važna komponenta kompetentnog poslovnog pisma je njegov uredan dizajn.

Informativni mail

Informativni mail- Ovo je službeno pismo kojim se primaoca obavještavaju službene informacije.

Dužina biltena kreće se od jednog pasusa do nekoliko stranica.

Informativna pisma po pravilu potpisuje rukovodilac organizacije, a u slučaju masovnog slanja pošte (npr. svim klijentima kompanije) možda uopšte ne sadrže ručni potpis. Informativna pisma su često standardna priroda.

Upit– službeno pismo koje se šalje radi dobijanja službenih informacija ili dokumenata.

Općenito, zamolnice se sastavljaju na isti način kao i zamolnice. Pisma zahtjeva obično potpisuje šef organizacije ili službeno ovlašteni službenik.

Tekst pisma zahtjeva mora sadržavati obrazloženje za potrebu davanja materijala ili informacija i stvarnu izjavu zahtjeva.

Pismo zahtjeva zahtijeva pismo odgovora.

Pismo odgovora

Pismo odgovora je uslužno pismo koje je napisano kao odgovor na pismo upita ili pismo zamolnice.

Odgovor može biti negativan (pismo odbijanja) ili pozitivan.

U tekstu pisma odgovora treba koristiti isti jezik i rečnik koji je autor koristio u inicijativnom pismu, pod uslovom da je pismo sa zahtevom pravilno napisano u smislu jezika.

U tekst pisma odgovora ne biste trebali uključiti vezu na primljeno pismo (“Na vaše pismo od _______#__…”).

Podaci o inicijativnom pismu su uključeni u registarski broj pisma odgovora. Preporučljivo je započeti pismo odbijanja sa obrazloženjem za odbijanje: “U vezi sa...”, budući da negativan odgovor mora biti obrazložen, ne možete jednostavno odbijte zahtjev bez objašnjenja.

Pismo potvrde

Pismo potvrde je službeno pismo kojim primalac potvrđuje ranije postignute dogovore, namjere, prijem informacija, dokumenata ili drugih materijala itd.

Ključna jezička formula ove vrste pisma je: „Potvrđujemo (prijem dokumenata, preliminarni dogovor, saglasnost na...)“.

Prilikom potvrđivanja preliminarnog sporazuma, tekst pisma mora ukratko izložiti njegovu suštinu.

Ako je prijem dokumenata potvrđen, treba ih imenovati itd. Pismo potvrde može završiti zahtjevom, željom ili prijedlogom.

Pismo žalbe

Pismo pritužbe je inicijativno poslovno pismo, čija je svrha da se adresatu izrazi žalba ili nezadovoljstvo.

U zaključku treba iznijeti konkretne želje ili prijedloge za ispravljanje situacije.

Garantno pismo

Garancijska pisma imaju za cilj da daju primaocu pismene garancije kako bi se potvrdila određena obećanja ili uslovi, namjere ili radnje autora (organizacije pošiljateljice), koje na ovaj ili onaj način utiču na interese primaoca.

Garancijska pisma su upućena organizaciji ili pojedincu. Riječ “garancija” se možda uopće ne spominje u tekstu pisma, međutim pismo će ostati dokument koji sadrži garanciju.

Može se garantovati plaćanje za obavljeni posao, rok njegovog završetka, kvalitet radova, kvalitet proizvoda, rok isporuke, plaćanje primljenih proizvoda itd. Ovi aspekti mogu činiti sadržaj cijelo pismo ili biti uključeno u tekst pisma kao njegov sastavni dio.

Garancijska pisma su izrazito pravne prirode, a po statusu odgovaraju dokumentima ugovorne prirode. Najčešće se izdaju garantna pisma za potvrdu plaćanja.

U tom slučaju je obavezno navesti broj ugovora i fakturu prema kojoj se mora izvršiti plaćanje.

Garancijska pisma odlikuju se jasnoćom, tačnošću i nedvosmislenim tekstom - budući da je riječ o davanju garancija primaocu u ime i za račun organizacije ili službenika. Mora naznačiti vrstu operacije koja se izvodi.

Takva pisma mogu početi izjavom o suštini garancija datih primaocu, na primjer: „Ovim pismom garantujem...“.

U drugim slučajevima, garantno pismo može sadržavati izjavu o razlozima namjere autora da izjavi spremnost da primaocu pruži određene garancije. U ovom slučaju, odgovarajuća izjava je formulisana u završnoj rečenici, na primjer: “Garantujemo plaćanje” ili “Garantujem pravovremenu i punu isplatu”.

Posebnost ove vrste pisama je prisustvo, uz potpis autora (na primjer, direktora organizacije) i potpisa službenika koji je direktno odgovoran za finansijska ili druga pitanja. Ako se garantno pismo šalje kao obaveza plaćanja kupovine, izvršene usluge itd., onda mora navesti bankovne podatke organizacije koja plaća.

Ključna fraza garantnog pisma može uključivati ​​sljedeće riječi i izraze:

• Garantujemo...
• Garantujemo da...
• Kompanija Partner garantuje...
• Pošaljite na našu adresu pouzećem (vrsta garancije)…
• Garantujemo plaćanje...
• Ovim garantujemo...

Sažetak

Životopis je vrsta poslovnog pisma čiji je cilj da poslodavcu pruži što potpuniju i najpovoljniju prezentaciju stručnjaka.

Kada pišete životopis, morate se striktno pridržavati brojnih pravila:

1. Predstavi se
2. Obrazovanje
3. iskustvo
4. Da li treba da navedem željeni nivo plate?
5. Trebam li dati dodatne informacije o sebi?
6. Trebate li lične podatke?
7. Prilagodite svoj životopis zahtjevima poslodavca
8. Odnos prema službenim putovanjima
9. Dostupnost preporuka
10. Propratno pismo

Ne postoji i ne može postojati jedinstvena biografija za sve prilike koja bi se mogla poslati svim kompanijama bez izmjena.

Svaki put prvo treba razmisliti o tome koje kvalitete će se cijeniti novi posao, i u skladu s tim izmijenite životopis Informacije predstavljene u životopisu moraju biti pouzdane. Ne ostavljajte prazna mjesta u svom životopisu.

I što je najvažnije, životopis bi trebao biti kratak: ne više od jedne do jedne i pol stranice. Vaša sposobnost da jasno formulišete i ukratko predstavite pokazatelj je visokog nivoa opšte kulture.

Imati fotografiju u životopisu je dobrodošla.

1. Potvrda činjenice i uslova rada u organizaciji, kratke informacije o dužnostima i dužnostima koje obavlja (za pismo preporuke privatnog lica u ovom stavu se navodi u kom periodu iu kom svojstvu autor pisma poznaje preporučenu osobu). Na listi odgovornosti treba navesti kvalifikacije osobe koja se preporučuje. Ako je preporučena osoba obavljala različite funkcije, podaci o pozicijama koje je obavljao i obavljao poslovne obaveze su naznačene za svaki vremenski interval. primjer: Sidorov Vladimir Aleksandrovič je radio u kompaniji Vector od 12. marta 1998. do 16. marta 2002. godine, uključujući od 12. marta 1998. do 16. marta 2002. - kao rukovodilac sektora trgovine i nabavke, od 17. marta do 25. novembra 2002. godine - kao viši menadžer u istom odjelu. Njegove odgovornosti kao menadžera sastojale su se od organizovanja nabavke komponenti, a kao višeg menadžera - u organizovanju interakcije između kompanija koje snabdevaju komponente i proizvodnje.
2. Kratak opis preporučenih profesionalnih, poslovnih i ličnih kvaliteta i uspeha postignutih tokom rada u organizaciji. Trebalo bi da napustite opšte reči kao što su pouzdan, kompetentan, savestan itd. i da se fokusirate na konkretne činjenice koje karakterišu preporučenu osobu u smislu njenih profesionalnih kvaliteta i sposobnosti da se nosi sa određenim zadacima.Ovde se možete fokusirati na kategorije kao što je nivo znanja i naporan rad u obavljanju osnovnih poslova, sposobnost snalaženja u nestandardnim zadacima, domišljatost, inicijativa, sposobnost učenja, sposobnost prilagođavanja različitim situacijama, emocionalna stabilnost, liderske kvalitete.Ovdje možete dati i okvirno poređenje preporučene osobe rada sa radom svojih kolega, ukazuje na najznačajnija dostignuća, projekte koje je on lično razvio i realizovao. primjer: Samostalno sam savladao softver, samostalno i uspješno proveden poslovni sastanak, efektivno vođeni podređeni, itd.
3. Razlozi za promjenu posla (napuštanje organizacije, preseljenje na drugo mjesto). To može biti promjena profila organizacije, zatvaranje odjela, kadrovske promjene u organizaciji, promjena prebivališta itd.
4. Zaključci. Kratka i konkretna ocjena kompetentnosti, poslovnih kvaliteta preporučene osobe, njenog kreativnog potencijala i sposobnosti rast karijere. Preporuke za zauzimanje određene pozicije ili pozicija (u nekim slučajevima je preporučljivo ovdje navesti u kojoj mjeri preporučujete osobu za željenu poziciju: bezuslovno, snažno, uz određene rezerve, ne preporučujem). primjer: Sidorov Vladimir Aleksandrovič tečno govori tehnologiju... (ima odlično iskustvo rad sa serverom softver... ili ... može samostalno raditi s korporativnim klijentima ... itd.). Verujem da gospodin Sidorov može efikasno da obavlja poslove šefa odeljenja, radeći kao šef odeljenja, zamenik šefa računarskog odeljenja preduzeća srednjeg nivoa.
5. Kontakt podaci osobe koja potpisuje pismo. Ova tačka je posebno relevantna za pisma preporuke privatnih lica, jer je sasvim moguće da će novi poslodavac pročitati pismo preporuke, želi da razjasni neke detalje.

Priopćenje za javnost

Priopćenje za javnost je informativna poruka za medije, čija je svrha skrenuti pažnju na određeni događaj (dogodio se ili predstojeći) kako bi se što bolje izvještavalo ovog događaja u medijima.

Saopštenja za javnost sastavljaju i šalju press službe kompanija i organizacija i imaju određena pravila pisanja:

• u zaglavlju dokumenta mora se navesti riječ „Saopćenje za javnost“ i navesti datum njegove distribucije;
• naslov saopštenja treba da odražava njegovu temu i poruku informativne poruke što je jasnije moguće;
• suština naslova saopštenja može se detaljnije otkriti u podnaslovu (međutim, njegovo prisustvo nije neophodno);
• prvi stav saopštenja za javnost mora obavezno sadržavati sljedeće podatke: šta, gdje i kada se dogodilo (će se desiti);
• Obim saopštenja ne bi trebalo da prelazi jednu i po stranicu kucanog teksta. U ovom slučaju, preporučljivo je da se ograničite na jednu stranicu, uključujući potpis i podnožje zaglavlja organizacije;
• Saopštenje za štampu može uključivati ​​citate novinara – odgovornih govornika organizacije;
• saopštenje za javnost sastavlja se na memorandumu organizacije;
• U potpisu saopštenja za javnost mora biti naznačeno puno ime i prezime kontakt osobe koja može dati dodatne informacije o temi saopštenja, te njeni kontakt podaci: telefon (po mogućnosti mobilni), e-mail, ICQ broj.

Pismo čestitke

Format „Čestitam“ spada u kategoriju lične poslovne korespondencije.

Sastavlja se na čestitki ili razglednici i prilikom sastavljanja može i treba da prevlada kreativnost. Ovo se odnosi i na tekst pisma i na njegov dizajn.

Čestitke mogu biti lične (sretan rođendan) ili masovne (na primjer, sretna Nova godina).

U prvom slučaju, adresa primaoca mora biti lična – imenom i prezimenom; u drugom slučaju može biti generalno, na primjer, "Dragi prijatelji!"

U oba slučaja, pošiljalac mora lično potpisati čestitku (faks se koristi prilikom slanja masovnih čestitki).

Lične čestitke

Masovne čestitke

Pozivno pismo

Format „Pozivnica“ spada u kategoriju lične poslovne korespondencije.

Izdaje se na službenom memorandumu ili razglednici i ima za cilj da obavijesti primatelja o određenom posebnom događaju na koji je pozvan da prisustvuje.

Poziv mora sadržavati podatke o mjestu i vremenu održavanja, kao i naziv.

U pozivu se mora navesti prihvatljivi kodeks oblačenja (na primjer, crna i kravata), kao i broj osoba na koje se poziv odnosi.

Poziv je po pravilu lične prirode, ali tokom javnih događaja može biti i bezličan.

Lični poziv

Masovni poziv

Pismo zahvalnosti

Format „Hvala“ spada u kategoriju lične poslovne korespondencije i ima za cilj izražavanje zahvalnosti primaocu.

U pravilu, zahvalnost se izdaje na službenom memorandumu organizacije, ali se može izdati i kao razglednica.

Tekst pismo hvala napisan sažetim, prijateljskim i svečanim stilom s osvrtom na događaj koji je potaknuo pošiljaoca da izrazi svoju zahvalnost primaocu. Po želji se mogu navesti i druge zasluge primaoca.Zahvalnost se ovjerava ličnim potpisom pošiljaoca, au nekim slučajevima i pečatom organizacije.

Primjer: Poruka premijera Velike Britanije predsedniku Saveta narodnih komesara SSSR-a (25. april 1942.) „Veoma sam vam zahvalan na vašoj poruci od 23. aprila. Mi ćemo, naravno, pozdraviti posjetu gospodina Molotova, sa kojim, siguran sam, možemo učiniti mnogo koristan rad. Veoma mi je drago što ste smatrali mogućim da dozvolite ovu posetu, za koju sam siguran da će biti veoma dragocena.”

Pismo saučešća

Format „Saučešće“ spada u kategoriju lične poslovne korespondencije i namenjen je izražavanju empatije i podrške primaocu povodom nekog drugog tužnog događaja ili gubitka.

Prilikom pisanja poruke saučešća vrlo je važno odabrati prave iskrene riječi koje zaista mogu podržati primaoca u njegovoj tuzi.

Istovremeno, važno je da izrazite svoja osećanja i iskustva u vezi sa onim što se dogodilo.

Izraze saučešća izriču se diskretnim, korektnim stilom na službenom memorandumu ili posebnoj razglednici i ovjeravaju ličnim potpisom pošiljaoca.

Poslovno pismo- dokument koji služi za komunikaciju, prenos informacija na daljinu između dva dopisnika, koji mogu biti i pravna i fizička lica.

Zbog prirode svojih aktivnosti, menadžer ili specijalista za menadžment treba da napiše mnogo poslovnih pisama.

Poslovna pisma uključuju karakteristike, biografije, pisma preporuke, pisma podsjetnika i zahvalnosti, pisma poziva na intervju ili prezentaciju, pisma odbijanja, tužbe, žalbe itd.

Kako pravilno napisati poslovno pismo

• poslovno pismo bi trebalo da bude dobra kvaliteta, apsolutno čist, uredno dotjeran;
• Poželjno je da obrazac poslovnog pisma sadrži logo organizacije, njen puni naziv, poštansku i telegrafsku adresu, telefon, faks, e-mail adresa i bankovne podatke;
• službena poslovna pisma štampaju se na prednjoj strani tabaka, bez oznaka; sve stranice osim prve su numerisane arapskim brojevima;
• širina margine na lijevoj strani lista mora biti najmanje 2 cm, odlomak počinje crvenom linijom s povlačenjem od pet intervala od lijevog ruba reda; tekst se štampa u jedan i po do dva intervala; Preporučljivo je izbjegavati prelamanje riječi;
• u gornjem desnom uglu poslovnog pisma, ispod adrese organizacije koja šalje, naveden je datum, po mogućnosti u potpunosti (na primjer, 2. januar 2007.);
• na lijevoj strani lista ispisuje se naziv organizacije ili prezime i adresa lica kome se poslovno pismo šalje;
• ispod, sa ivice reda ili u sredini lista, ispisano je ljubazno obraćanje; na primjer, "Dragi Ivane Ivanoviču"; zarez je obavezan iza adrese, ali se često koristi Uzvičnik da sljedeću frazu započnete crvenom linijom i velikim slovom;
• poslovno pismo se završava riječima zahvalnosti na saradnji i izražavanju nade u njen nastavak;
• potpis se stavlja na desnu stranu lista, nakon završne ljubazne fraze, na primjer, „S poštovanjem...“, ispod vlastitog potpisa ispisuje se prezime potpisnika;
• odluke o svim vrstama pristigle korespondencije moraju biti izrađene olovkom ili na posebnim listovima papira; poslovno pismo se presavija sa tekstom unutra, a najvažnija poslovna pisma se ne presavijaju, zbog čega se šalju u velikim debelim kovertama;
• na telegrafski zahtev treba odgovoriti u roku od 3 dana, na poslovno pismo - 10; ako zahtjev zahtijeva detaljno razmatranje, tada u roku od 3 dana trebate obavijestiti da je poslovno pismo uzeto u obzir i dati konačan odgovor u roku od 30 dana.

• tačnost i jasnoća iznošenja misli - kratke riječi, kratke fraze, kratki pasusai
• maksimalna dostupnost teksta za razumevanje, upotreba jednostavnih fraza koje tačno i nedvosmisleno izražavaju suštinu
• pismenost
• ispravnost