Ovladajte svojim vremenom, ili Kako pravilno planirati svoj radni dan
Ima li puno posla? U takvim trenucima volio bih da nema 24 sata u danu, nego barem 48. Ali postoji izlaz! U ovom člankuDWOtkrivena je tajna upravljanja vremenom.
Da li vam je poznata ova situacija: telefon zvoni bez slušalice, email puna poruka sa oznakom "hitno", a do sutrašnjeg sastanka još trebate pročitati tri izvještaja i pripremiti svoj? I što je najvažnije, nije jasno odakle početi, šta prvo zgrabiti?! A tu je i kolega iz susednog odeljenja koji uspe da popije kafu, obavi sve poslove i ode kući na vreme.
Vrijeme u službi osobe
Vremenski pritisak na poslu je, u principu, uobičajena pojava - na kraju godine, u završnoj fazi projekta, tokom praznika... Ali ako vanredno stanje postane norma, onda ima razloga za razmišljanje o tome. Uostalom, vremenski pritisak često nastaje zbog nepravilnog planiranja radnog vremena i pogrešnog određivanja prioriteta: umjesto da se koncentrišemo na ono glavno, gubimo vrijeme na sitnice.
Gdje početi? Postavite svoje prioritete! „Vrijeme je novac“, kažu ljudi. Poruka je jasna: koristite svoje vrijeme jednako pažljivo kao što trošite sadržaj svog novčanika. Ne biste potrošili zadnji novac na novi DVD ako nemate ništa u frižideru, zar ne? Upravljanje vremenom (od engleskog time-management) će vam pomoći da pravilno upravljate 8 sati radnog vremena - skup tehnika i metoda koje vam omogućavaju da efikasnije koristite naše vremenske resurse.
Teorija "upravljanja vremenom" - tako se riječ "upravljanje vremenom" najčešće prevodi na ruski - pojavila se 60-ih godina prošlog stoljeća u zapadne zemlje kao posledica ekonomskog napretka. Obim posla menadžera se toliko povećao da su počeli da doživljavaju hroničan nedostatak vremena – ne samo u profesionalnom već iu ličnom životu. Za borbu protiv vremenskog pritiska razvijen je niz metoda za organizovanje vremena i povećanje efikasnosti njegovog korišćenja.
Počni od sebe
Međutim, ne slažu se svi s konceptom „upravljanja vremenom“. "Svako od nas ima 24 sata dnevno, ni više, ni manje. Stoga moramo upravljati i organizirati, prije svega, ne vremenom, već sebe", kaže psihologinja Helen Hanerfeldt iz Berlina. Hannerfeldt).
A onda iznosi još jedan argument. "O tehnologijama upravljanja vremenom napisano je na desetine knjiga. Ako želite, možete pohađati seminare na ovu temu. Ali da bi nova znanja zaista primijenili u praksi, svako mora voditi računa o sebi", kaže ona. "Stoga, Ispravnije od “upravljanja vremenom”, po mom mišljenju, je koncept “samoorganizacije” - od engleskog “self-management”.
Napravite listu obaveza i sigurno nećete ništa zaboraviti! Dakle, morate početi od sebe. Helen Hannerfeldt preporučuje da posmatrate sebe kako biste utvrdili koje sate radite najefikasnije i da u skladu s tim planirate svoj radni dan. Za planiranje je najbolje koristiti popis obaveza, koji se preporučuje da se ne sastavlja na računaru, već ručno. Općenito, liste zadataka su jedan od najpoznatijih alata za upravljanje vremenom. Vjeruje se da ne samo da vam omogućavaju da se bolje organizirate, već imaju i pozitivan psihološki učinak. Kada nešto završimo i prekrižimo sa naše liste, motivišemo se da „nastavimo sa dobrim radom“.
Osim toga, jedna od metoda upravljanja vremenom preporučuje ne samo zapisivanje svih aktivnosti planiranih za dan, već i približno izračunavanje vremena koje planirate potrošiti na njih. "Morate naučiti da procijenite koliko će vam vremena trebati da izvršite određeni zadatak i da u skladu s tim sastavite svoj raspored rada. I na kraju dana, preporučljivo je napraviti malu reviziju i vidjeti kako mnogo toga ste uspeli, gde ste pogrešno izračunali i gde, naprotiv, „uradili smo brže nego što smo očekivali,“ objašnjava trenerka upravljanja vremenom u Berlinu Helen Hanerfeld.
Važno, bez obzira…
Vrlo često, ušavši u radni ritam, počinjemo izvršavati zadatke kako stignu, kako kažu, „automatski“. I često se dešava da, nakon pola dana na manje bitne stvari, na kraju posla odjednom shvatimo da nema vremena za pisanje izvještaja koji šef očekuje do sutra ujutro. Da biste ispravno postavili prioritete i ne uhvatili se za sve, stručnjaci preporučuju korištenje takozvane Eisenhowerove metode.
Njegova suština je u tome što su svi zadaci podijeljeni u četiri kategorije – „hitno i važno“, „hitno, ali nevažno“, „važno ali ne hitno“, „nevažno i nehitno“ – i izvršavaju se upravo tim redoslijedom. Smatra se da je ovaj pristup radu izmislio i uspješno koristio američki predsjednik Dwight Eisenhower, po kojem je metoda i dobila ime.
"Naravno, postoji opasnost od preterivanja i stavljanja previše stvari u kategoriju "hitno i važno", što opet izaziva stres. Ali generalno, ova metoda je vrlo dobra u tome da vam pomogne da se koncentrišete na ono što je važno", kaže konsultantska psihologinja Helen Hannerfeldt. Osim toga, rekla je, iskustvo pokazuje da se slučajevi koji spadaju u drugu kategoriju – „nevažni i nisu hitni“ – vrlo često rješavaju sami od sebe.
Odgovornosti i ciljevi
Ljudima sa razvijenim osjećajem odgovornosti svaki posao izgleda važan. Međutim, ne zaboravite da i vi, kao i svaki zaposlenik, imate spisak zadataka koji su jasno navedeni ugovor o radu. Stoga, lakog srca, sve što nije direktno uključeno u vaše obaveze možete ostaviti "za kasnije" ili to potpuno zanemariti.
Ne zaboravite na lične ciljeve. Stručnjaci preporučuju da se fokusirate na zadatke koji obogaćuju vaše profesionalno iskustvo i pomažu vam da napredujete u karijeri. Pa, rutinski posao - taj balast koji morate da vučete sa sobom hteli-nehteli - treba optimizirati ako je moguće ili povjeriti drugom izvođaču.
Dan za danom, kronično ne uspijevate ništa postići. Trudite se da uradite sve što ste zacrtali, ali svaki put ne uspete. Jedno će se desiti, pa drugo, nešto vas stalno sprečava da sve probleme rešite na vreme. Kao rezultat toga, vaši se poslovi nakupljaju kao gruda snijega, a vi priznajete svoj poraz u potpunoj nemoći.
Kao da čujete glas u sebi: „Uradiću to sutra“, „kasnije“, „samo ne sada“, „Ne želim ovo da radim“, „ne danas, tako sam umoran, " i tako dalje. Dakle, vaša podsvijest ne želi da napustite svoju zonu udobnosti i počnete se još jednom usavršavati i naprezati. Stoga se svim silama opire pokušajima da razvije samodisciplinu i snagu volje.
Uspjeh u velikoj mjeri ovisi o kvalitetima jake volje i snažnom karakteru. Međutim, poznavanje osnova samoupravljanja igra važnu ulogu u postizanju rezultata.
Samoupravljanje ili upravljanje vremenom je tehnika za pravilno korištenje vremena
Samoupravljanje pomaže da se posao radi po nižim troškovima, bolje organizira rad (i samim tim dobijete vrhunski rezultati), smanjite opterećenje i, kao rezultat, smanjite žurbu i stres.
Samoupravljanje je dosljedna i svrsishodna upotreba efikasne metode rad u svakodnevnoj praksi, sa optimalno korišćenje njihove resurse za postizanje vlastitih ciljeva.
Zanimljivo, 95 posto efikasnu organizaciju Dnevna rutina ovisi o vama, a samo 5 posto o objektivnim okolnostima.
U mirnom okruženju analizirajte svoje dnevnih aktivnosti, a zatim napravite spisak stvari koje morate uraditi za sutra.
Vaša lista obaveza treba da odražava vaše stvarni problemi za sutra. Sada rasporedite stvari na listi prema vremenu kada su završene.
Da biste pravilno organizirali svoju dnevnu rutinu, ako je moguće, preuredite svoj raspored tako da skladnije odgovara vremenu i da se jedna stvar ne preklapa s drugom.
Postavite prioritete na osnovu kriterijuma kao što su hitnost i važnost stvari. Podijelite sve stvari u 4 grupe:
1) hitne (važne stvari) - treba ih završiti sutra;
2) hitne, ali manje važne stvari;
3) manje hitne, ali ne manje važne poslove;
44) one stvari koje se mogu učiniti posljednje.
Nakon što ste identificirali zadatke i odredili prioritete, morate razmisliti o kompetentnom putu.
Zamislite svoje sutra do detalja
Za pravilnu organizaciju radnim danom, povezati svaki proces sa vremenom utrošenim na njegovu implementaciju. Prođite kroz cijelu dnevnu rutinu u svojoj glavi nekoliko puta.
Napredujte postepeno prema svom planu. Pokušajte da ne mijenjate planirane zadatke tokom dana. Nema potrebe da isključujete stavke ili dodajete nove. Morate se pridržavati optimalni algoritam vaša dnevna rutina, a nepotrebne promjene za koje se niste pripremili ne čine ništa.
Osnovna pravila planiranja vremena
Omjer (60:40)
Iskustvo pokazuje da je najbolje planirati samo određeni dio radnog vremena (oko 60%)
Ostavite određeni postotak vremena kao rezervu za neočekivane slučajeve ili kao rezultat potcjenjivanja trajanja drugih zadataka.
Planirajte samo onoliko zadataka koje realno možete obaviti.
Bolje je što prije popuniti izgubljeno vrijeme, na primjer, bolje je raditi duže uveče nego nadoknaditi izgubljeno dan ranije tokom narednog cijelog radnog dana.
Kako biste izbjegli odugovlačenje i odgađanje, potrebno je odrediti precizne rokove za sve aktivnosti.
Kako pravilno organizovati svoj radni dan?
Organizacija vašeg radnog dana treba da odgovara osnovnom principu: „Rad treba da me sluša, a ne obrnuto“. Pokušajte započeti svoj radni dan s pozitivnim stavom - to će doprinijeti uspješnom rješavanju svih planiranih stvari.
Započnite rad u isto vrijeme kad god je to moguće
Djelujte bez odlaganja i zamahnite. Samo dajte sebi vremena da se pripremite za određene radnje. Štoviše, bolje je ako prvo posvetite vrijeme složenim i važne stvari. Tokom radnog dana pokušajte da izbegnete neplanirane impulsivne radnje.
I držite stabilan tempo.
Dovršite male, homogene zadatke u nizu. Zahvaljujući ovom kontinuitetu i koncentraciji na proces, postižu se uštede vremena.
Ovako organiziranje radnog dana omogućit će vam da iskoristite neplanirane vremenske intervale za pripremni ili rutinski rad, kao i da pronađete mirno vrijeme za oporavak.
Završite zadatak kako ne biste gubili vrijeme radeći ga sutra. Na kraju radnog dana će biti efikasno završiti male započete zadatke.
Pratite rezultate i napravite plan za naredni dan. Rad sa listom obaveza prvog dana povećava produktivnost za 25%. Uveče pripremite listu zadataka koje treba da uradite sutra. Kada dođete na posao, uvijek ćete znati gdje započeti dan.
Zahvaljujući takvoj samoorganizaciji, ne samo da ćete moći s lakoćom rješavati svoje svakodnevne zadatke, već ćete pronaći i vrijeme koje vam je ranije nedostajalo za odmor i zabavu. Ako je moguće, dobro se odmorite i napunite pozitivnim emocijama.
Biće mnogo lakše napredovati po planu ako se pohvalite za svaki završeni predmet. Ovo će biti dobra motivacija na putu ka samodisciplini, kao i vrhunac pravilno organizovanog radnog dana.
Neka vam postane navika da redovno pravite plan za naredni dan, sedmicu, mjesec i tako dalje. Što više planirate, bolje ćete biti pripremljeni za buduće događaje u životu.
Ispravno organiziranje radnog dana znači da ne samo da ćete završiti predviđene zadatke, već ćete ih pokušati sistematizirati, organizirati kompetentnu rutu između njih, eliminirajući nepotrebne radnje. Možda ćete, kao rezultat pravilne organizacije, čak i uspjeti kombinirati neke akcije ili pronaći racionalniju opciju za njihovu provedbu; sve će biti jasno planirano i izvedeno.
Efikasna organizacija vašeg radnog dana je 60% uspjeha, uz pomoć koje možete razviti samodisciplinu i karakter.
Selo, uz pomoć stručnjaka, nastavlja da traži odgovore na operativna pitanja. Ovog puta naučili smo kako da isplanirate svoj radni dan kako biste obavili više, ali da ne ostajete u kancelariji do kasno.
Nikolaj Dobrovolski
Potpredsjednik Parallels-a
Svaki dan imam dosta svih vrsta sastanaka. Osim toga, potrebno je vrijeme za potpisivanje raznih dokumenata i rješavanje pristigle pošte. Kako ne bih sjedio u kancelariji do noći, usvojio sam nekoliko jednostavnih pravila.
Prvo, pokušavam automatizirati rutinske zadatke. Ako moram više puta da radim nešto istog tipa, na primjer, popunjavam izvještaje u Excelu, razmjenjujem podatke sa kolegama, unosim neke dnevne informacije u izvještavanje menadžmenta, budući da sam programer, lakše mi je napisati jednostavnu skriptu koja mi omogućava da to uradim automatski. Drugo, trudim se da odgovorim na dolaznu e-poštu što je prije moguće. Ako ne mogu brzo odgovoriti, u svakom slučaju to činim u roku od 24 sata. To vam omogućava da izbjegnete stvaranje "repova", koji naknadno oduzimaju dodatno vrijeme i koncentraciju. Osim toga, lični asistent mi pomaže da uštedim vrijeme. Ona prati moj raspored, pomaže u organizaciji putovanja i ostale papirologije.
Georgij Solovjev
CEO online škole engleskog Skyeng
Princip je vrlo jednostavan: važno je naučiti fokusirati se u pravim smjerovima. Glavna stvar je da shvatite da ono na šta trošite vrijeme tokom dana ide naprijed, a shodno tome, ono za što nemate dovoljno vremena se ne pomjera. Morate barem početi razmišljati u smjeru koji vas zanima.
Kada sam osnovao online školu i ona se počela aktivno razvijati, još sam bila student na tehničkom univerzitetu (MIPT). Shodno tome, morao sam sve naučiti brzo i, kako kažu, na terenu. Shvatio sam da da biste naučili kako da upravljate svojim vremenom, ne morate izmišljati ništa posebno, jer postoje gurui menadžmenta, kao što je, na primjer, Drucker: samo uzmete njegovu knjigu i vidite šta piše. I piše da treba da evidentirate vreme, analizirate na kraju nedelje na šta ste potrošili svoje sate, uporedite plan sa činjenicom. Teško je i rutinski, ali morate naučiti kako to raditi, i to redovno.
U početku sam imao puno bilježnica/letaka u koje sam sve pažljivo zapisivao da ništa ne zaboravim. Naravno, ubrzo sam stekao određeno iskustvo, sada mogu unaprijed shvatiti šta i u kom trenutku treba uraditi, a na šta ne vrijedi gubiti vrijeme. Osim toga, sada postoji veliki broj razne aplikacije koje vam pomažu da maksimalno iskoristite 24 sata u danu. Od banalnih metoda brzog čitanja (jednom sam pohađao takve kurseve, što mi uvelike pomaže da proučavam velike količine literature u ograničeni period) na posebne uređaje za praćenje sna koji analiziraju kvalitetu i vrijeme vašeg sna, pomažući vam da se lakše probudite i osjećate bolje. Znam oko 10-20 aplikacija koje oslobađaju nekoliko sekundi vremena, ali sve zajedno daju prilično dobar rezultat.
Igor Shulinin,
Direktor Workkija u Rusiji
Problem planiranja radnog vremena prilično je akutan za svakog poslovnog čovjeka, bez obzira na njegovu poziciju: bilo da se radi o običnom menadžeru ili izvršnom direktoru korporacije. Kao i obično, ako postoji problem, oni se odmah pojavljuju na tržištu gotova rješenja. Dakle, sada možete proći sve vrste obuke o upravljanju vremenom, instalirati posebne aplikacije - pomoćnike na bilo koji gadget i još mnogo toga kako biste optimizirali svoj rad.
Odabrao sam najpristupačniji alat koji je uvijek pri ruci - dnevnik. Kako bih izbjegao da se ovaj proces pretvori u napor, koristim visokokvalitetne, teške rokovnike s papirom ugodnim na dodir i više volim crni roler u kombinaciji s obojenim markerima da dodam akcente i dodam živost listama i bilješkama. Također u dnevniku bilježim poštivanje dnevnih "rituala": sport, spavanje, čitanje knjiga, meditacija, samoobrazovanje i tako dalje. Svaki put prije spavanja isplaniram sljedeći dan, napravim listu zadataka po prioritetu, te procijenim koliko sam se uspješno nosio sa prethodnim zadacima i šta ću morati nadoknaditi.
Kako ne bih imao puno iskačućih zadataka u glavi, kreiram to do list – neku vrstu nacrta na posebnom listu, gdje dodajem nove zadatke čim se pojave. Ovo vam omogućava da razbistrite svoj um i oslobodite anksioznosti. Uglavnom, trudim se da sve zabilježim, pa vodim nekoliko spiskova odjednom: u svom dnevniku, na telefonu i na posebnim listovima papira.
Drugi koristan način planiranje vremena i prebacivanje između zadataka - Pomodoro metoda, čija je ideja da se svi zadaci podijele u intervale od 25 minuta, nakon čega se uzima petominutni timeout. Kada je potrebno izvršiti veliki zadatak, on se može podijeliti na nekoliko komponenti. Na primjer, ako mi pričamo o tome o pripremi velikog izvještaja, tada u prvih 25 minuta možete napraviti plan i prikupiti potrebne podatke. Za pisanje teksta bit će potrebna još dva ili tri "pomodora", a za lektoriranje i finalizaciju jedan ili dva. Između radnih rundi, možete učiniti i nešto korisno, na primjer, razgovarati o tekućim problemima sa podređenima ili popiti kafu, odmarajući oči od monitora. Pomodoro zaista pomaže u povećanju produktivnosti.
Nikita Rogozin
Izvršni direktor sistema za praćenje aktivnosti zaposlenih u Stakhanovetsu
Uvijek ima više zadataka nego što se može završiti, stoga ne zaboravite na princip slučajne sinhronizacije iz Marfijevog zakona: zadaci stižu slučajnim redoslijedom, ali najčešće istovremeno. Metode za upravljanje ovim problemom variraju u zavisnosti od toga da li je osoba vođa ili implementator.
Ako menadžer ima podređene, onda treba da nauči kontrolu i pravilno delegiranje odgovornosti: ne može sam da se nosi sa svim zadacima. Ali da bi ovo funkcioniralo, tim treba vjerovati svojim nadređenima i shvatiti da im on prebacuje zadatke s razlogom, ali zato što je to potrebno organizaciji. Istovremeno, ne zaboravite na kontrolu: poznati i poznati odnosi sa zaposlenima mogu negativno uticati na njihovu efikasnost.
Ako nema podređenih, onda osoba treba naučiti odbijati zadatke, ali na način da ne iritira menadžera. U ovom slučaju najbolja strategija- transparentnost i sposobnost određivanja prioriteta. O zadatku za koji objektivno nema dovoljno vremena bolje je razgovarati sa menadžmentom. Tokom razgovora zaposleni treba da napomene da se sada suočava sa zadacima A, B, C, D sa određenim rokovima i prioritetom, tako da neće imati dovoljno snage ili sredstava da završi još jedan. Ovdje bi bilo ispravno razjasniti koji je od zadataka najhitniji, pa da ga prvo preuzmete i zatražite odlaganje rokova za ostale. Ovaj pristup ima veoma velike strateške prednosti, uključujući i napredovanje: menadžment će u zaposlenom videti osobu koja zna da planira svoj rad i proceni prioritet zadataka.
Razmislite o svojim najvećim neuspjesima u životu. Svađe, nesporazumi koji su vam promijenili cijeli život na negativan način. Nepoloženi ispiti, razgovori za posao itd. Razlozi ovakvih neuspjeha su slični, po pravilu su rezultat loše pripreme i ishitrenih radnji.U nastavku ćemo pogledati kako sve upravljati i planirati dan/sedmicu.
Šta se dešava ako sportista prestane da trenira mesec dana pre Olimpijskih igara - njegove veštine i mišićna snaga će značajno oslabiti i zauzeće jedno od poslednjih mesta. Kao iu sportu, u svakom poslu koji vam je potreban dobra priprema, bez kojih šanse za uspjeh uvelike padaju.
Ključni faktor u pripremi je planiranje "6 P pravilo": Pravilno planiranje sprečava gubitak produktivnosti.
U nastavku ću vam dati 7 načina za upravljanje svime uz pomoć pravilnog planiranja dana i sedmice.
Metoda 1: Napravite listu zadataka za dan
Čemu služi lista zadataka?
Prvo, pogledajmo kako naš mozak funkcionira. Utvrđeno je da u svojim glavama ne možemo držati pod kontrolom najviše 7+-2 stvari ili važne misli. Da biste se u to uvjerili, prebrojite koliko je krugova prikazano na slikama:
 |
 |
 |
| Rice. 1 | Rice. 2 | Rice. 3 |
 |
 |
| Rice. 4 | Rice. 5 |
Najvjerovatnije je jedan pogled dovoljan da se odredi broj objekata na slikama 1, 3 i 4.
A za crteže 2 i 5 jedan pogled nije bio dovoljan, trebalo je računati odvojeno. Što je manje objekata, lakše je upravljati njima. Mozak dostiže svoju granicu kada broj postane veći od 7+-2.
Isto je i sa mislima; u isto vrijeme u glavi ne možemo pohraniti više od 7+-2 zadatka, ostalo se zaboravlja.
Zamislimo stvarnu životnu situaciju
Ustaneš ujutru i kreneš na posao, usput se sjetiš da:Morate kupiti poklon za rođendan voljene osobe;
- Platite internet prije nego što se isključi.
Kada ste stigli na posao:
Saznajte da trebate pripremiti izvještaj već danas;
- Ušao sam i kolega me zamolio da mu pošaljem obrazac ugovora;
- Nakon jutarnjeg sastanka za planiranje, šef me je zamolio da uradim 3 stvari.
Glava vam je već puna, ali vrijeme ne staje, može vam se javiti klijent, voljena osoba, kolega, može se desiti nepredviđena situacija itd. Šta se dešava u ovom slučaju? Zaboravili smo nešto. Ako zaboravimo da kupimo namirnice u prodavnici, onda se, naravno, neće desiti ništa loše, ali možemo zaboraviti nešto važnije: nedolazak na važan sastanak, uzimanje lekova itd.
Osim toga, što više stvari imamo u glavi, to su naše analitičke sposobnosti gore, jer se energija troši na pamćenje informacija.
Prednosti notebook-a
Notebook - eliminira sve gore opisane probleme i ima sljedeće prednosti u odnosu na rad iz memorije:
1) Zapisivanje je uvijek brže od pamćenja. Na primjer, napišite mobilni telefon 10-100 puta brže od pamćenja. Isto je i sa poslom.
2) Uštedu energije. Da ne bismo zaboravili važne stvari, često se prisjećamo, što troši energiju. Bilježnica rješava ovaj problem.
3) Pouzdanost. Ono što je napisano olovkom ne može se izrezati sjekirom. Svaki zadatak može biti zaboravljen zbog umora, emocija ili drugih stvari. Ali ako zapišete zadatke, mnogo je teže zaboraviti.
Listu zadataka možete držati na običnom listu papira, notesu, ali bolje je ako je Notebook, jer ima kalendar. Spisak zadataka za dan može biti na računaru ili papiru. Najvažnije je da ga imate jer je to osnova za planiranje, kao temelj kuće. Ako kuća nema temelj, onda je maksimum koji se može izgraditi mala jednokatna konstrukcija bez grijanja od plastike ili šperploče. Također u planiranju, naravno, možete bez liste zadataka za dan ili bilježnice, ali ćete biti vrlo ograničeni u svojim mogućnostima.
Najvažnija stvar u listi zadataka ili svesci je lista stvari koje treba da se uradi tokom dana. Drugi najvažniji dio je kalendar, u njemu možete vidjeti zadatke koje treba obaviti određenog dana. Stoga je bilježnica poželjnija od obične liste jer ima kalendar.
Metoda 2: Radite sa svojom listom zadataka svaki dan
Najvažnija stvar pri radu sa planerom vremena ili bilježnicom je da radite u skladu s prethodno izrađenim planom. Da biste to učinili, redovno pregledajte svoju bilježnicu kako biste saznali jeste li uradili sve što ste planirali za danas. Listu možete vidjeti nakon što završite trenutni zadatak. Veoma je važno da u svom organizatoru navedete važne stvari koje treba uraditi danas.
Metoda 3: Prvo zapišite, a zatim uradite
Ako stigne novi zadatak, a nije hitan, prvo ga zapišite u svoju bilježnicu i počnite tek kada dođe do njega. Svi novi zadaci izgledaju veoma važni i počinjemo da preuzimamo sve: provjeravanje pošte, telefoniranje itd. Ali čim prvi put počnete zapisivati sve dolazne zadatke u bilježnicu, vidjet ćete da se pored ovog unosa nalaze važnijih zadataka.
Svim pokretima desne strane tijela upravlja lijeva hemisfera mozga, koja je odgovorna za logiku. Kada pišemo novi zadatak desna ruka, tada aktiviramo lijevu hemisferu našeg mozga, koja je odgovorna za logiku. Aktiviranje logike prilikom pisanja desnom rukom pomoći će nam da donesemo bolje odluke.
Zapisujući sve u svesku prije nego što počnete s poslom, moći ćete obaviti najvažnije stvari tokom dana i moći ćete se boriti protiv nevažnih zadataka koji vam stalno odvlače pažnju.
4 way. Prvo važni, a zatim hitni poslovi
Sve planirane zadatke treba završiti po važnosti, a zatim po vremenu izvršenja. Počevši od najvažnijih i postepeno prelazeći na one manje važne. Zapišite stvari u svoj plan za danas po njihovoj važnosti, zatim ih sortirajte po hitnosti i počnite raditi na najvišim prioritetima.
Na primjer, poznanik vas je pozvao na razgovor. Telefonski poziv, hitna stvar, jer telefon trenutno zvoni, ali možda nije važno. Ako imate značajnije zadatke, recimo, sastavljanje izvještaja o radu, onda je bolje da prvo završite sve važnije poslove, posebno izvještaj, a zatim, ako imate vremena, nazovite se i razgovarajte s prijateljem. Ali ne i obrnuto, u suprotnom, zbog beznačajnog poziva, možda nećete imati vremena da obavite važniju stvar.
Važnost ima prednost nad hitnošću. Hitne stvari treba da preuzimate samo ako imate kontrolu nad situacijom i sigurni ste da ćete se snaći u svim važnijim.
Metoda 5: Elektronski organizator
Postoji velika količina elektronske sveske. Elektronski dnevnik ima neosporne prednosti prije papirnih:
A. Ušteda vremena. Sa elektronskim dnevnikom ne morate da prepisujete zadatke od poslednjeg dana do tekućeg, a sa njim možete raditi i na računaru i na telefonu ili tabletu, sinhronizujući podatke na svim uređajima.
B. Volumen i brzina: Možete vrlo brzo kopirati veliku količinu informacija u elektronski dnevnik za dalji rad. Na primjer: želite uveče ispeći tortu od banane i potrebno je da zapišete potrebne sastojke prije nego odete u trgovinu. Ako imate elektronski organizator, tada možete brzo kopirati cijeli recept s interneta u svoj dnevnik, doslovno za nekoliko sekundi. U isto vrijeme, trebat će vam više vremena da ručno zapišete samo sastojke na komad papira nego da napišete cijeli recept. u elektronskom formatu. A u trgovini će biti dovoljno da uključite dnevnik na telefonu da brzo shvatite šta kupiti.
B. Pogodnost. Običnu bilježnicu je nezgodno koristiti u transportu, radnji ili na odmoru, na tim mjestima je teško zapisivati i gledati bilješke jer je papirni dnevnik velik i potrebne su vam 2 ruke da ga otvorite. Ali elektronska beležnica na vašem telefonu će uvek biti sa vama, bez obzira gde se nalazite: prevoz, prodavnica, ulica. Možete brzo praviti bilješke na računaru, a zatim ih sinhronizirati tako da se te bilješke pojavljuju na vašem telefonu za nekoliko sekundi.
Metoda 6: Planirajte svoj sljedeći dan uveče
Napravite unapred plan akcije za naredni dan, najbolje vrijeme- ovo je kraj radnog dana, pre nego što odete kući. Ova jednostavna radnja će vam pomoći da se bolje naspavate, jer je često uzrok nesanice to što uveče prolazimo kroz sve važne stvari koje treba da uradimo sutra kako ih ne bismo zaboravili ujutru. I upravo te misli nas sprečavaju da se opustimo i mirno zaspimo, ali ako zapišete sve svoje planove, ne samo da ćete osigurati miran san, ali i veče.
Osim toga, kada unaprijed napravite plan, vaša podsvijest će cijelu noć stalno raditi na tome kako najbolje uraditi ono što ste planirali. Rješenje složenih problema može vam doći za doručkom, na putu do posla ili čak usred noći. Nove ideje najčešće dolaze ujutro i ovo vrijeme ćete iskoristiti maksimalno korisno, samo trebate unaprijed napisati listu obaveza za sljedeći dan.
Inače, ako imate pitanja na koja želite da dobijete odgovor, onda prije nego što zaspite i zatvorite oči, postavite ih sebi, po mogućnosti naglas, i odmah zaspite. A ujutro se pripremite da odmah zapišete sve misli koje se mogu pojaviti čim se probudite ili kasnije.
Metoda 7: Planirajte složene zadatke na vrhuncu svoje aktivnosti
Napravite plan za dan tako da posao koji zahtijeva puno energije dođe na vrhuncu vaših aktivnosti, kada imate puno energije i kada ste najproduktivniji. Po pravilu, vrhunac aktivnosti počinje ujutro, jer nakon spavanja imate puno energije i svježa glava, ali se dešava da vrhunac aktivnosti može nastupiti tokom dnevnih, pa čak i večernjih sati.
Najviše energije troše aktivnosti za koje nema talenta.. Po pravilu, to su oni aktivnosti koje najviše ne želite da radite. Ovi zadaci se u upravljanju vremenom nazivaju žabe jer je te zadatke neugodno početi raditi. U upravljanju vremenom postoji pravilo - započnite dan sa žabom., odnosno od neprijatne stvari. Ovo pravilo će vam omogućiti da radite efikasnije, jer obično ujutro imate najviše snage, a te snage su izuzetno važne za obavljanje najneugodnijeg posla.
Navest ću primjer iz života, imam tehnički način razmišljanja, pa su mi egzaktne nauke kao što su: Fizika i matematika lake, ali humanističke su teže, pa sam se u školi često spremao za test u engleski jezik ujutro. Ustajao sam 1-2 sata prije škole i učio engleski. Ujutro sam imao najviše energije, tako da mi je u to vrijeme bilo lakše obaviti složen zadatak za koji sam imao najmanje talenta. Rezultati pripreme su nadmašili sva moja očekivanja, dobio sam odlične ili dobre rezultate u predmetu koji mi se nije dopao.
Planirajte najneugodnije zadatke za vršnu aktivnost, na primjer, ujutro, i vidjet ćete kako ćete više raditi i kako će se vaša lična efikasnost povećati.
P.S. Ako imate poteškoća ili pitanja o članku koji čitate, kao io temama: psihologija (loše navike, iskustva itd.), prodaja, poslovanje, upravljanje vremenom i sl. pitajte ih, pokušat ću pomoći. Moguća je i konsultacija putem Skypea.
P.P.S. Također možete pohađati online obuku “Kako dobiti 1 sat dodatnog vremena.” Pišite komentare i svoje dodatke ;)
 |
|
Zdravo! U ovom članku ćemo govoriti o planiranju vašeg radnog dana.
Danas ćete naučiti:
- Zašto planirati svoj radni dan;
- Kome to treba?
- Kako pravilno isplanirati svoj radni dan.
Planiranje vašeg radnog dana
U 21. veku, ritam života se primetno ubrzao i nastavlja da dobija zamah. Ako ste ranije, da biste bili uspješni, trebali obaviti jednu količinu posla, sada morate učiniti mnogo više da biste postigli uspjeh. I ljudi počinju da se suočavaju sa nedostatkom vremena. Ako jurimo za svim dnevnim zadacima koje nam život svakodnevno postavlja, vremena uopće ne ostaje.
Planiranje radnog dana je alat koji pomaže ne samo da se efikasno koristi radno vrijeme, ali i skratiti. Ovo nije trivijalna lista obaveza koju treba popuniti striktnim redoslijedom. Planiranje je mogućnost izbora šta treba uraditi, zašto i kada.
Zato pravilno planiranje ne samo da strukturira sve što radite tokom dana, već i oslobađa vaše vrijeme. Prije svega, trebate učiniti najvažnije stvari - ovo je glavno pravilo. Korisno je za svaku osobu koja ima slobodnog vremena na poslu i nema jasan raspored da pravilno rasporedi svoje vrijeme.
Šta uključuje planiranje?
Planiranje radnog vremena uključuje:
- Određivanje prioriteta.
- Odabir važnih zadataka.
- Pronalaženje najboljih načina za njihovo rješavanje.
- Pronalaženje posla u slobodno vrijeme.
Određivanje prioriteta pomaže vam da shvatite na šta treba obratiti pažnju, šta se može riješiti samo od sebe, a koji problem jednostavno treba zanemariti. Vrijeme i informacije su postali mnogo vrijedniji nego prije, a uzbuđivati se zbog nečega što ne daje rezultate je besmisleno.
Odabir važnih zadataka- skoro isto kao i određivanje prioriteta, samo u okviru jednog radnog dana. Vi birate šta će doneti važan rezultat, šta treba hitno uraditi, a šta odložiti.
Pronalaženje boljih načina za rješavanje problema- veoma važna tačka. Kada planirate, morate uzeti u obzir ne samo ono što ćete učiniti, već i kako to najbolje učiniti. Istovremeno, važno je ne samo uštedjeti vrijeme, već učiniti sve što je brže i efikasnije moguće.
Rad sa slobodnim vremenom takođe treba uključiti u plan rada. Imate li slobodna 2 sata dnevno koja možete potrošiti na nešto? Možete reći svom šefu o tome, a on će vas opteretiti poslom, možete se obrazovati ili možete uložiti trud u razvoj vlastitog projekta.
Zašto je važno planirati svoj radni dan?
Svako ko se ikada susreo sa slobodnjakom, poslom ili „radom po volji“ (poput taksija) savršeno razume važnost organizovanja zadataka tokom dana. Ali, na primjer, većina kancelarijski radnici ne smatraju potrebnim da planiraju svoj radni dan.
Zapravo, glavni razlog planiranje radnog dana - povećanje sopstvene efikasnosti. Ako slušate svoje tijelo, možete shvatiti da vam neke stvari u jednom trenutku rade bolje, a druge u drugom. Na primjer, zgodnije vam je da telefonirate drugim kompanijama nakon ručka, jer ste se već probudili, ali još niste umorni, a monoton posao se brže završava uveče, pa je bolje odgoditi unos podataka u baza podataka do 5 - 6 sati.
Planiranje radnog dana uzima u obzir ne samo osnovni elementi rješavanja problema, ali i ličnih preferencija svake osobe. Upravljanje vremenom nije dizajnirano da svima nametne isti obrazac visokoefikasnog rada. Svoje zadatke morate prilagoditi karakteristikama vašeg tijela.
Organiziranje i planiranje vašeg radnog dana omogućava vam da uradite više za manje vremena, ostavljajući vremena da radite stvari u kojima uživate.
Ko treba da planira svoj radni dan?
Svaka osoba treba da bude u mogućnosti da planira svoj radni dan. Na taj način možete uštedjeti vrijeme i raditi efikasnije. Ali postoje 3 kategorije ljudi koji jednostavno moraju da se uključe u lično planiranje.
. Najnedisciplinovaniji radnik je slobodnjak. Nema jasan raspored, a samo ga rok podsjeća da je vrijeme da sjedne da nešto uradi. Zato je veoma važno da freelanceri koji rade sa više klijenata isplaniraju svoj radni dan. Često se ispostavi da se nove narudžbe pojavljuju s razlikom od jedan ili dva dana, a ako čekate do posljednjeg trenutka, možda nećete imati vremena za rad na dva projekta.
Biznismeni. Ovdje je sve gotovo isto kao i u freelancingu. Pogotovo ako se radi o online poslovanju. S jedne strane, možete se opustiti kod kuće dok vaši zaposlenici rade, ali s druge strane, ovaj pristup će neminovno propasti. Na Zapadu, kult radoholizma cvjeta među poslovnim ljudima. Smatraju da ako ne radite 60 sati sedmično, to znači da ste lijeni i da nemate šta da radite u poslu.
Menadžeri. Lider neće uvijek biti biznismen. Vlasnik kompanije ne može aktivno učestvovati u poslovima svoje kompanije, ali njen direktor preuzima odgovornost za rad cijelog mehanizma. Zbog toga su lideri srednjeg i velike kompanije moraju efikasno da koriste svoje vreme, jer od njihovih odluka zavisi budućnost kompanije dugoročno. Planiranje radnog dana menadžera je način da najefikasnije rasporedite svoje vrijeme između strateški važnih zadataka.
Metode planiranja radnog dana
Postoji mnogo metoda za pravilno planiranje radnog dana. Ali jedan od najefikasnijih je Eisenhower Matrix. Njegova suština je sljedeća.
Postoje 4 kvadrata:
- Kvadrat A - Hitne i važne stvari.
- Kvadrat B - nehitne i važne stvari.
- Kvadrat C - hitne i nevažne stvari.
- Kvadrat D - nehitne i nevažne stvari.
Kvadrat A treba skoro uvijek ostati prazan. Uz pravilno planiranje, svi važni zadaci trebali bi se smjestiti u kvadrat B i završiti kako se približavaju A.
Kvadrat B su važne stvari koje će vam pomoći da postignete svoj cilj. Ovo uključuje sve zadatke koje je potrebno završiti u roku od 1 radnog dana.
Kvadrat C znači hitne i nevažne poslove koje treba povjeriti drugima. Upečatljiv primjer hitnih, ali nevažnih stvari je poziv potencijalni klijent. Zaposleni to može učiniti, bolje je da se fokusirate na druge stvari.
kvadrat D, znači da postoje nehitne i nevažne stvari koje vas ne približavaju vašem cilju, ne daju pozitivne emocije i, u principu, nisu potrebne. Sve beskorisne ideje treba zapisati u ovaj kvadrat.
Ovakva podjela zadataka prema njihovoj važnosti i hitnosti omogućava vam da shvatite na šta trebate obratiti pažnju tokom radnog dana, a na šta sigurno možete zaboraviti. Matrica pomaže ne samo u radnim procesima, već iu Svakodnevni život. Ako želite da naučite engleski, zanimljiv vam je i pomoći će vam u karijeri - ovo je kvadrat B. Ali ako želite da naučite španski samo zbog znanja, ovo je D, i možete sigurno zaboraviti na to.
Pravila za planiranje radnog vremena
Postoji nekoliko pravila kako efikasno provesti svoj radni dan. Radi lakšeg snalaženja, dan ćemo podijeliti na 3 dijela:
- Početak radnog dana.
- Osnovni tok posla.
- Završetak.
Jutro je najvažnija faza. U zavisnosti od toga koliko ste spavali, kako ste ustali i šta ste radili, zavisiće vaše raspoloženje, psihološki stav i učinak.
Principi "ispravnog" jutra uključuju sljedeće:
- Pozitivan stav. Ako se budite svaki dan misleći da mrzite svoj posao, vaša produktivnost će se smanjiti. Pokušajte da započnete jutro prijatnim mislima.
- Pokušajte da se ne "ljuljate". Da li ste primetili da vam nakon jutarnjeg ustajanja treba još 30-40 minuta da konačno dođete sebi? Ovo je vrijeme koje nije vrijedno gubljenja. Odmah nakon buđenja, istuširajte se, skuvajte kafu i umesto da pola sata ne idete nigde, možete na miru doručkovati.
- Lagan doručak i put do posla. Veoma je važno započeti dan bez žurbe. Kada ste u žurbi, vaše tijelo troši dodatnu energiju i živce koji bi mogli biti iskorišteni za produktivniji rad. Ako si ne možete priuštiti obilan doručak i lagano putovanje, idite kasnije u krevet i ustanite ranije.
- Ključni zadaci. Najuspješniji biznismeni kažu da najvažnije poslove treba obaviti ujutro. Kao što izreka kaže: „Ako želiš sve, pojedi žabu za doručak. Uloga žabe je zadatak koji nikako ne želite da preuzmete. Uradite to ujutro, a pozitivno raspoloženje od činjenice da je „žaba pojedena“ potrajaće cijeli dan.
Glavni tok posla sastoji se od sljedećih zadataka:
- Riješite hitne probleme. Važno je shvatiti da ako vam tokom radnog dana dođe do neke hitne stvari, ne morate svu pažnju usmjeravati isključivo na to. Prvo morate razumjeti da li je to važno ili ne. Ako je važno, onda morate odmah početi raditi na tome. Ako nije, prenesite odgovornost za njegovu implementaciju na drugu osobu.
- Ispoštujte rokove. Svaki dan treba da odredite okvirne rokove u kojima se morate nositi sa cjelokupnim obimom zadataka. Važno je da nije „Uradite sve prije 18 sati“, već „U 14:00 - počnite praviti plan, u 15:00 - analizirajte pokazatelje, u 16:00 - napravite izvještaj" itd.
- Red na radnom mestu. Ovo je implicitna, ali veoma važna tačka. Ako je vaš sto u neredu, vaše oči će se stalno gubiti među njima. A ako na vašem radnom mestu postoji neki strani dokument, možete početi da ga proučavate i samo izgubite 20-30 minuta.
- Ne slijedite impulse. To je najvažnije. Postoje neki okidači koji vas tjeraju da preusmjerite pažnju s posla na nešto manje važno. Pozvati prijatelja dok pregledavate svoj plan prodaje? Bolje je da to ne radite, tada ćete izgubiti koncentraciju i lako ćete izgubiti radni duh.
- Grupirajte svoju rutinu. To je veoma važno. Ako trebate obaviti 60 telefonskih poziva u toku dana, onda je bolje da ih podijelite u nekoliko malih grupa, po 10 - 15 odjednom. Nakon što obavite poziv, možete izvršiti drugi zadatak. Neprekidnim prelaskom s rutine na aktivnu aktivnost možete učiniti mnogo više.
Završetak radnog dana zasniva se na sledećim principima:
- Završi ono što je potrebno. Postoji grupa stvari koje spadaju u kvadrat „važno, ali ne hitno“. Najbolje ih je završiti tokom radnog dana, a kvadrat „važno i hitno“ uvek držati prazan.
- Provjerite svoje rezultate u odnosu na plan. Sve što ste radili tokom dana treba uporediti sa onim što ste planirali. Ako ste tek počeli da planirate svoj radni dan, onda će mala odstupanja od plana biti u redu. Pokušajte da ih bude što manje.
- Napravite plan za naredni dan. Najbolje je to učiniti na kraju prethodnog radnog dana. Tako ćete održati radni duh, a istovremeno je važno sastaviti pravi program poslova.
Ako ste menadžer, onda tokom radnog dana morate blisko sarađivati sa svojom sekretaricom.
Zapamtite sve ovo opšti saveti. Ne uzimaju u obzir tvoje individualne karakteristike. Ako vam je zgodnije da hitan posao obavite popodne nego ujutro, to je vaše pravo. Ako više volite da veliki, težak zadatak obavite potraje, a ne utiče na vaše raspoloženje ni jedan dan, uradite to posljednji.
Planiranje radnog dana treba da bude individualno.
Osnovne greške pri planiranju radnog dana
Uprkos činjenici da je praksa upravljanja vremenom čvrsto uspostavljena u našim životima, većina ljudi se posveti tipične greške kada planirate svoj radni dan. Evo nekoliko njih.
Greška 1. Pogrešna određivanje prioriteta.
Eisenhowerova matrica nam govori da moramo raditi važne stvari. Ali mnogi ljudi se lako mogu zbuniti oko onoga što im je važno. Kvadrat A, koji bi trebao ostati prazan i odgovoran je za hitne i važne stvari, često se miješa s kvadratom C, gdje su se nakupile nevažne stvari koje zahtijevaju hitnu pažnju.
Važno je zapamtiti da svoju energiju trebate trošiti isključivo na ono što vam je važno. ovog trenutka vrijeme. Trebali biste raditi za budućnost kada se stvari mogu ostaviti po strani i mudro planirati.
Greška 2: Trošenje previše vremena na male stvari.
Kako bismo objasnili zašto je potrebno prvo raditi ono „osnovno“, a tek onda sitnice, poslužićemo se Paretovim zakonom. Kaže da 20% truda daje 80% rezultata. Odnosno, kada radite na nečem važnom, potrošite 20% truda i postignete 80% rezultata. Kada radite na malim stvarima, dobijate 4 puta manje rezultata i trošite 4 puta više truda.
Pogledajmo mali primjer. Morate pokrenuti reklamnu kampanju. Ako kreirate 10 kreativa, uskladite ih ključne riječi i fraze, i lansirati na pripremljene stranice, onda će to biti 20% posla, što će dati 80% rezultata. Ali ako trošite vrijeme na uređivanje fontova i slika, odabir i poliranje fraza i traženje dodatnih platformi za oglašavanje, potrošit ćete mnogo više truda. Sve ovo će morati da se uradi, ali nakon početka Reklamna kampanja, kada postignete prvi rezultat.
Greška 3. Nedostatak vremena za lične stvari.
Svaka osoba treba da ima lični život i slobodu izbora zanimanja. Ako imate puno posla, a ne nađete jedan ili dva sata da se bavite svojim hobijem, onda je ovo loše planiranje vašeg dana. Planiranje radnog vremena je važno ne samo zato što vam omogućava da uradite više. Daje vam priliku da radite ono što želite bez žurbe.