O scrisoare de invitație este o modalitate de a invita destinatarul să participe la un anumit eveniment sau să fie prezent la un anumit eveniment. Invitația poate fi exprimată oral, dar relații de afaceri Este forma scrisă care este răspândită și are o serie de avantaje. În acest articol oferim câteva exemple de scrisori de invitație pentru participarea la un eveniment, conferință sau expoziție. Există, de asemenea, un exemplu de invitație scrisă la un interviu cu un angajator și o invitație de a coopera.
În relațiile de afaceri, o scrisoare de invitație este element important construirea încrederii și a respectului între cele două părți. O invitație scrisă de a participa, de a vizita, de a urmări este un semn atenție deosebită, în plus, permite destinatarului să nu uite eveniment important, aşteptându-l.
De ce este necesar? scrisoare de invitație:
- confirmă că destinatarul este într-adevăr invitat, vă permite să evitați greșelile;
- amintește de ora și locul întâlnirii, eveniment la care este invitat destinatarul.
De ce invitație scrisă mai bine decât oral:
- vă permite să notificați o anumită persoană despre orice eveniment sau eveniment important;
- reamintește destinatarului de planuri și nu îi va permite să uite un eveniment important;
- actioneaza ca un semn suplimentar de atentie si respect – expeditorul si-a facut timp sa comunice destinatarului informatiile invitatiei in scris;
- Se poate trimite chiar si acelor persoane cu care nu se poate vorbi telefonic sau personal.
Cum se trimite invitaţie:
- predați personal din mână în mână - aduceți destinatarului și predați, această metodă vă permite nu numai în scris, ci și oral să invitați destinatarul la un eveniment - o întâlnire, interviu, conferință, expoziție, conferință, recepție sau alt eveniment;
- trimite prin Russian Post, dacă evenimentul este deosebit de important, atunci îl poți trimite printr-o scrisoare valoroasă cu o listă a atașamentului, dar trimiterea trebuie făcută în avans, ținând cont de timpul de livrare a scrisorii către invitat;
- trimite prin e-mail– foarte simplu și mod convenabil, dacă e-mailul destinatarului este cunoscut, această metodă este adesea folosită de recrutori atunci când trimit o scrisoare prin care îi invită să vină la un interviu de angajare.
Pentru ca acest document să își îndeplinească funcția corect, trebuie să conțină o cantitate suficientă de informații. Informațiile trebuie să fie de un asemenea volum încât destinatarul să nu aibă întrebări cu privire la evenimentul planificat, locul și ora desfășurării acestuia.
Pentru ca adresa să se asigure că invitația îi este trimisă, trebuie să furnizați informații despre destinatar. De obicei, această informație este situată în colțul din dreapta sus al formei de litere în cazul dativ. Dacă aceasta este o organizație, atunci scrieți numele și locația acesteia, numele complet și poziția șefului. Dacă aceasta individual– apoi numele complet și adresa de domiciliu.
Apoi, indicați de la cine a fost trimisă scrisoarea. Este important să indicați nu numai numele organizației sau numele complet al inițiatorului și expeditorului, ci și informațiile de contact, care vă permit să întrebați autorul scrisorii de invitație dacă aveți întrebări cu privire la evenimentul planificat.
Textul scrisorii începe cu un recurs. Este folosită forma politicoasă. Dacă aceasta este o persoană anume, atunci asigurați-vă că o indicați Numele complet sau prenume, patronimic. De exemplu, „Dragă Olga Vladimirovna!” sau „Dragă Alexandru!” Recursul depinde de tipul evenimentului, de gradul de cunoaștere dintre inițiator și destinatar. Dacă aceste persoane nu sunt cunoştinţe apropiate, este suficient să se limiteze la „draga” neutră.
Cum să inviti la un eveniment
- data evenimentului - întâlnire, conferință, interviu, expoziție, conferință, recepție oficială, indică nu numai data, ci și ora exactă;
- locul – informațiile din scrisoare ar trebui să fie suficiente, astfel încât invitatul să nu aibă întrebări despre unde să meargă. Este important să indicați nu numai adresa (stradă, casă), ci și informații suplimentare - unde să mergeți, unde este intrarea, ce etaj, ce birou, hol. De asemenea, este posibil să atașați o diagramă de trafic la scrisoare. Dacă este necesar, acestea indică și tipul de transport care poate fi folosit pentru a ajunge la locul evenimentului. Adică, informațiile trebuie să fie cât mai complete posibil, astfel încât persoana invitată să participe la eveniment să nu se plimbe pe coridoare în căutarea locului de desfășurare a evenimentului, să nu piardă timpul sau să întârzie. Informațiile inexacte cu privire la acest detaliu sunt lipsite de respect față de invitat, acesta va trebui să clarifice exact cum să ajungă acolo și ce să conducă;
- tipul de eveniment, numele acestuia - este, de asemenea, important să indicați în scrisoarea de invitație ce tip de eveniment îl așteaptă pe invitat dacă are un nume, atunci este scris în conformitate;
- direct cuvântul „invităm”, specifică, de asemenea, ce anume ar trebui să facă invitatul la evenimentul specificat - participați, urmăriți, observați, de exemplu, puteți invita să dea un raport la o conferință sau puteți invita să vizioneze discursurile a altor vorbitori la conferință;
Exemple de scrisoare de invitație:
„Dragă Anna Dmitrievna!
Vă invităm să participați la sărbătorirea Zilei Unității Naționale pe 4 noiembrie 2018 la restaurantul Golden Alley din Novosibirsk, st. Dekabristov 34, intrarea de la capătul clădirii.”
„Dragă Daniil Mihailovici!
Vă invităm să participați la conferința integrală rusească „Modificări în legislația contabilă și fiscală în 2018”, care va avea loc pe 22 noiembrie 2017 în sala mică de conferințe a Palatului Culturii Zheleznodorozhnik, Ekaterinburg, la adresa Ekaterinburg, st. Zheleznodorozhnaya 23 (intrarea principală, etajul 2).”
- conținutul evenimentului - dacă aceasta este o conferință, puteți atașa scrisorii o listă de vorbitori, care vor participa la ea și subiecte ale discursurilor; dacă aceasta este o sărbătoare a unui eveniment, atunci un scurt program al evenimentului.” Aceste informații vor permite destinatarului să evalueze gradul de interes față de evenimentul planificat și să se pregătească corect pentru acesta;
- vă rugăm să ne anunțați dacă intenționați să participați la eveniment. Dacă doriți să aflați dorința exactă a destinatarului de a participa la un eveniment, atunci trebuie să clarificați la sfârșitul scrisorii de invitație dacă persoana va veni în ziua specificată la locul invitației. Ar trebui să indicați exact cum doriți să trimiteți răspunsul dvs. - prin e-mail, scrisoare poștală, apel telefonic sau alte mijloace.
Scrisoarea completată este semnată de destinatar indicând data constituirii. Dacă este necesar, documentul completat poate fi împachetat într-un plic frumos și trimis la destinație.
Este important să vă asigurați că textul conține informații de contact Pentru feedback.
Eşantion scrisori de invitație la expoziție:
Cum să inviti la un interviu
Candidații pentru un post vacant sunt de obicei invitați la un interviu fie prin telefon, fie prin e-mail.
O scrisoare de invitație de afaceri este o invitație la un anumit eveniment: o conferință, lucru, interviu, expoziție, întâlnire, concert, seară de caritate, seminar, întâlnire etc.
Exemplu
Ca și alte tipuri scrisori oficiale, scrisoarea de invitație se întocmește după următorul model:
[Adresa]
[telefon, e-mail, etc.]
Stimați doamnelor și domnilor.Sunteți invitat să participați la [numele și/sau descrierea evenimentului], care va avea loc la [adresa/numele instituției etc.].
Organizatorii [numele evenimentului]: [lista organizatorilor].
Prezentatori [numele evenimentului]: [lista prezentatorilor].
În timpul [numele evenimentului]: [ce este dedicat, lista problemelor discutate etc.].
[Câteva informații suplimentare]Pentru informații suplimentare despre [numele evenimentului], vă rugăm să contactați [telefon, e-mail, adresă etc.].
Director general al unui astfel de birou, semnătura V.M. Batkovici
Detalii obligatorii ale scrisorii de invitație: numele organizației, codul organizației, datele de referință despre organizație, OGRN, INN, data, numărul de înregistrare, destinatarul, semnătura șefului, notă despre interpret.
Textul scrisorii de invitație trebuie să fie scurt, concis, corect și să nu permită interpretări diferite. Scrisoarea de invitație ar trebui să fie dedicată unui singur subiect (eveniment, eveniment), cu excepția cazurilor în care relația lor strânsă și locația lor într-un singur unitate structurală organizație de trimitere. Scrisoarea se întocmește în două exemplare (al doilea exemplar este vizat de emitent, șeful unității expeditoare și rămâne la organizația expeditoare).
La eveniment
Pe site-ul nostru puteți descărca o mostră a unei invitații oficiale la un eveniment (concert):
Pentru un interviu
Invitație la un interviu. Eşantion.
Există un șablon specific pentru invitațiile la interviuri.
Exemplul 1.
Dragă Petrenko Alexander Alexandrovich (numele tău complet).
Vă mulțumim că ați trimis CV-ul pentru postul ***. V-am revizuit CV-ul și suntem interesați de candidatura dumneavoastră. Vă invităm la un interviu, care va avea loc pe 10 iulie la ora 10:00. Veți fi întâmpinat de directorul departamentului *** - Vasiliev Yuri Valerievich. Salutări, companie ***.Exemplul 2.
Dragă Petrenko Alexander Alexandrovich (numele tău complet). Societatea „***” vă invită să susțineți un interviu pentru funcția de administrator, care va avea loc în data de 25 octombrie 2013 la ora 11.00. Salutări, companie ***.Scrisoarea 3.
Dragă Petrenko Alexander Alexandrovich (numele tău complet). Am primit recent CV-ul tau pentru postul vacant ***. Am găsit deja un candidat pentru această poziție, dar avem o altă poziție deschisă care ar putea fi de interes pentru tine. Vă rugăm să mă sunați la [număr] și vom discuta detaliile cu dvs. Cu stimă, Anasov Pyotr Nikolaevici.
La conferinta
Scrisoarea #1:
Dragi colegi!Vă invităm să deveniți participanți la conferința științifică [nume].
Subiectul [titlu] a atras de multă vreme atenția specialiștilor. La conferință am dori să vorbim despre […]. Și, bineînțeles, vom vorbi despre […].
Conferința este planificată să fie însoțită de o expoziție de articole care ilustrează subiectele luate în considerare. Este planificată publicarea textelor rapoartelor și a catalogului expoziției.
Conferința va avea loc pe 12 august 2013 în centrul de afaceri „Delopis.ru” (Moscova, str. Lev Tolstoi, 15).
Cererile trebuie trimise până pe 10 august 2013.
Cu stimă,
Petr PetrovScrisoarea #2:
Dragă Ivan Ivanovici,Vă invităm să conferinta internationala[Nume].
Obiectivele principale ale conferinței:
sarcina 1
sarcina 2
sarcina 3În programul conferinței:
evenimentul 1
evenimentul 2
evenimentul 3Taxa de înregistrare pentru participarea la conferință este de 37.000 de ruble, inclusiv. TVA 18% (transfer, prânzuri, pauze de cafea, papetărie).
Programul conferinței:
Înregistrare între orele 8.00 și 9.00.
Conferința începe la ora 9.00.Locația conferinței:
[Adresa]Cererile de participare la conferință se acceptă până pe 15 august 2013 folosind formularul la adresele de e-mail: [email protected] sau [adresă de e-mail] sau prin fax: [număr].
De probleme organizatorice contact: [numele, prenumele persoanei de contact], tel.: [număr], Adresa de e-mail: [adresa de mail].
Cu stimă,
Petr Petrov
La expoziție
Scrisoare de invitație la o expoziție de produse
Dragi parteneri!
Pe 20 decembrie 2015 va avea loc la Moscova cea mai mare expozitie utilaje de constructii.
În ultimii cinci ani, acest eveniment a reunit anual consumatori, distribuitori și producători de droidi de construcții fără pilot.
Expoziția Robostroy este o oportunitate minunată de a stabili contacte de afaceri, de a atrage noi clienți și de a găsi parteneri de încredere. Ca și până acum, expoziția va prezenta standuri ale participanților din Germania, SUA, Japonia și Țările de Jos, oferind cele mai moderne soluții tehnice.
Pentru a vizita expoziția Robostroy, trebuie să vă înregistrați pe site-ul robostroy.rf. Procedura de emitere a unei invitații electronice este simplă și nu vă va dura mai mult de două minute.
Locul de desfășurare: Moscova, st. Pușkin, satul Kolotushkina. Începe pe 20 decembrie la ora 13:00. Vom fi bucuroși să vă vedem!