Cine poate ține evidența personalului în organizație. Documente de personal necesare de la zero pentru SRL. Ce documente obligatorii ar trebui să aibă la îndemână ofițerul de personal la etapa de înregistrare a salariaților la locul de muncă?

  1. Sinonime pentru personnel records– aceasta este menținerea documentației de personal.
  2. Contabilitatea personalului este o reglementare relaţiile de muncă între muncitor şi angajatorul însuşi. Toate mișcările lucrătorilor din orice organizație sau întreprinzător individual vor fi luate în considerare conform Codului Muncii din Rusia, pe baza primelor documente de afaceri ale personalului.
  3. Evidențele personalului includ:
    • crearea de contracte de muncă, instrucțiuni speciale;
    • înregistrarea diverselor comenzi (de exemplu, angajarea unui muncitor pentru un post);
    • pregătirea cardurilor care vor fi întocmite pentru fiecare lucrător;
    • ținerea așa-numitelor registre de personal;
    • păstrarea foilor de pontaj.

Documentele de personal necesare pentru SRL

Pentru a nu cădea sub răspundere în fața legii, trebuie să știi ce documente trebuie să aibă organizația.

Draga cititorule! Articolele noastre vorbesc despre modalități tipice de a rezolva problemele juridice, dar fiecare caz este unic.

Dacă vrei să știi cum să vă rezolvați exact problema - contactați formularul de consultant online din dreapta sau sunați telefonic.

Este rapid și gratuit!

Ce ar trebui să fie:

  • Protocoale care afirmă că Societatea a fost creată.
  • Decizia fondatorilor înșiși că SRL-ul a fost creat.
  • Concluzii de la autoritățile de control.
  • Hârtie de afaceri care înregistrează înregistrare de stat companie creată.
  • Documente care stabilesc dreptul și confirmă existența proprietății existente ale Societății.
  • Documente speciale care au legătură cu producția de valori mobiliare, inclusiv obligațiuni.
  • Reglementări privind ramurile înființate ale organizației.
  • Lista afiliaților.
  • Procese-verbale speciale ale ședințelor și ședințelor organelor SRL.
  • Alte documente de afaceri cerute de lege.

Grupuri de documente de personal

Documentele de personal, în funcție de scop, sunt împărțite în 2 grupuri mari:

  1. Documente de afaceri, care sunt fixate cu implementarea metodelor de gestionare a întreprinderii, a forței de muncă și a personalului(de exemplu, clauze despre diviziuni structuraleși norme privind reglementările muncii în întreprindere, precum și altele).
  2. Acte de afaceri legate de înregistrarea numărului personal de lucrători(acestea includ: ordine de admitere într-o funcție sau transfer în alta și altele).

feluri

Toate documentele de personal sunt împărțite în principal în 5 tipuri:

  • Acte de afaceri care certifică activitatea muncii(aceste documente sunt stocate în departamentul de personal al întreprinderii, iar aceasta include: Istoria Angajărilor muncitor, contract de muncă si altul).
  • Documente administrative de afaceri (aceasta include instrucțiuni și ordine ale managerului însuși).
  • Corespondență despre muncă (internă).
  • Jurnalele de contabilitate și înregistrare (acesta include: cu privire la admiterea de noi lucrători sau transferul acestora, un jurnal de înregistrare a contractelor de muncă).
  • Informații și documente de afaceri de decontare (acesta include: foi de pontaj, carduri de lucrător și altele).

Tine minte! Contabilitatea întregii documentații de personal este monitorizată de departamentul de personal din organizație.

Documente care sunt cu adevărat necesare pentru evidențele de personal ale unui SRL:

  • Reglementări privind structura întreprinderii.
  • Standarde stabilite în muncă.
  • Scopul creării unui SRL.
  • Instrucțiunile pentru fiecare poziție dezvoltată trebuie să respecte regulile.
  • Instructiuni pentru calatorii de afaceri.
  • Clauza referitoare la personalul organizației, la concediu, la procedura de obținere a certificatelor, la angajarea sau concedierea lucrătorilor, la secretele comerciale, la foile de pontaj timp, despre beneficiile oferite lucrătorilor, despre responsabilitatea financiară, despre pregătirea lucrătorilor și certificarea acestora.
  • Reglementări privind selecția personalului specific (plus o diagramă pentru aceasta).
  • Instrucțiuni de utilizare.
  • Clauze privind plata foilor de invaliditate temporară a angajaților și angajaților din organizație, precum și privind remunerarea, plata primelor etc.
  • Reglementări privind procedura de trecere a perioadei de probă, privind software-ul și accesul la Internet, precum și asupra departamentelor existente (inclusiv contabilitate).


Formulare unificate pentru evidența personalului

Formulare unificate de bază pentru evidența personalului:

  1. T-1„Decret privind angajarea unui muncitor”.
  2. T-2„Cartea de muncitor, propriile sale date.”
  3. T-3„Program de personal”.
  4. T-4„Card pentru înregistrarea lucrătorilor științifici, științifici și pedagogici.”
  5. T-5„Decret privind transferul unui lucrător la un alt loc de muncă.”
  6. T-6„Decret privind acordarea concediului unui salariat”.
  7. T-7„Program de vacanță”.
  8. T-8„Decret privind încetarea contractului de muncă cu un lucrător.”
  9. T-9„Decret privind trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri.”
  10. T-10„Certificat de călătorie”.
  11. T-11„Decret privind stimulentele angajaților”.
  12. T-1a„Decret privind angajarea muncitorilor”.
  13. T-2GS(MS) „Cartea personală a unui angajat de stat (municipal)”.
  14. T-5a„Decret privind transferul lucrătorilor la un alt loc de muncă.”
  15. T-9a„Decret privind trimiterea lucrătorilor în călătorii de afaceri.”
  16. T-11a„Decret privind încurajarea muncitorilor”.
  17. T-10a„Sarcina oficială pentru trimiterea într-o călătorie de afaceri și a unui raport despre implementarea acesteia.”
  18. T-6a„Decret privind acordarea concediului salariaților”.
  19. T-8a„Decret privind încetarea contractului de muncă cu lucrătorii.”

Instrucțiuni pas cu pas pentru crearea înregistrărilor de personal într-un SRL de la zero

  1. Înainte de a prelua documentația de personal, aprovizionați cu manuale speciale(puteți folosi portalurile „Consultant +” sau „Garant”). Există reglementări actuale acolo.
  2. Aici trebuie să acordați atenție documentelor de afaceri constitutive ale organizației. Va trebui să începeți prin a angaja un director al întreprinderii. Studiați Carta organizației în sine (iată procedura de angajare a unui director, salariu, termenul cărților de muncă etc.)
  3. Ce acte comerciale obligatorii sunt necesare pentru un angajator?
    • Reguli pentru reglementările interne ale muncii, programul de personal al întreprinderii.
    • Un program cu toate vacanțele, carnetele de muncă, precum și anumite contracte de muncă.
    • și în ea, precum și o carte specială în care sunt înregistrate veniturile și cheltuielile.
    • Fișe de lucru, carduri (personale) ale lucrătorilor, formular de salarizare, care se aprobă de șeful întreprinderii.
    • Acte de afaceri pentru prelucrarea datelor cu caracter personal ale lucrătorilor, fișe de salariu și toate comenzile etc.
  4. Procesul de înregistrare a directorului. Din deciziile fondatorilor ați aflat data de la care directorul a preluat mandatul și a început să-și îndeplinească atribuțiile, prin urmare, data nu ar trebui să fie diferită până la urmă. Apoi se întocmește un contract de muncă.
  5. Crearea regulilor de bază de muncă în organizație, precum și a programelor de personal și a altor acte locale (utilizați un program specific pentru aceasta). Principalul lucru este să verificați totul pentru greșeli de scriere sau erori!
  6. Aici puteți completa formulare pentru contractele de muncă cu lucrătorii și alte documente(ar trebui să existe deja informații despre posturi, salarii și timpul de lucru).
  7. Este necesar să se ia în considerare sarcinile de menținere a cărților de muncă în sine(cu excepția directorului, nimeni nu a fost încă angajat, prin urmare, toată responsabilitatea pentru ținerea cărților îi revine lui).
  8. Aici deja procesul este în derulare angajarea de noi muncitori.

Amenzi pentru nepăstrarea evidenței personalului

În primul rând, totul depinde de poziția inspectorului și de gravitatea încălcării. Dacă se încalcă o anumită legislație, amenda poate varia de la 5 salarii minime la 50 de salarii minime. În general, în cazul unei încălcări repetate, va fi posibilă îndepărtarea persoanei responsabile pentru o perioadă de 1 până la 3 ani.

Aceasta încheie articolul. Multumesc pentru lectura!

Fiecare întreprindere, chiar și cea mai mică, are angajați, ceea ce înseamnă că este nevoie de menținerea diverselor documente de personal.

În companiile care sunt pe piață de mult timp, evidențele HR sunt de obicei bine stabilite, dar în organizațiile nou create este necesar să se creeze totul de la zero.

Cine este responsabil pentru munca de birou la întreprindere?

De regulă, angajații departamentului de resurse umane sunt angajați în efectuarea înregistrărilor de personal și în procesarea tuturor documentelor, dar dacă întreprinderea este mică, atunci această muncă poate fi încredințată unuia dintre angajați ca... De obicei, acesta este un contabil sau.

Dacă firma are un numar mare de lucrează, apoi se creează un departament de personal, care poate avea mai mulți specialiști. Nevoia de personal este determinată nu numai în funcție de numărul de angajați (deși acesta este factorul principal), ci și de specificul întreprinderii în sine. Deci, într-o organizație cu producție dăunătoare și periculoasă, ofițerii de resurse umane vor avea mai multă muncă.

Dacă nu ați înregistrat încă o organizație, atunci calea cea mai usoara face asta folosind servicii on-line, care vă va ajuta să generați gratuit toate documentele necesare: Dacă aveți deja o organizație și vă gândiți cum să simplificați și să automatizați contabilitatea și raportarea, atunci următoarele servicii online vor veni în ajutor, care vor înlocui complet un contabil în compania dumneavoastră și economisiți o mulțime de bani și timp. Toate rapoartele sunt generate automat și semnate semnatura electronicași este trimis automat online. Este ideal pentru antreprenorii individuali sau SRL-uri pe sistemul fiscal simplificat, UTII, PSN, TS, OSNO.
Totul se întâmplă în câteva clicuri, fără cozi și stres. Încearcă-l și vei fi surprins ce usor a devenit!

Colectarea cadrului legislativ necesar și a documentelor de reglementare

Primul lucru pe care trebuie să-l faceți atunci când creați un flux de documente HR de la zero este să decideți ce documente ar trebui să fie acolo. Există documente pe care fiecare întreprindere trebuie să le aibă și există acelea care sunt necesare doar pentru a efectua un anumit tip de muncă sau activitate de companie.

Apropo, ar fi, de asemenea, o idee bună să stocați în sine documentele de reglementare care reglementează disponibilitatea componentelor documentației de personal într-un folder separat, astfel încât, dacă este necesar, acestea să fie întotdeauna la îndemână.

Comenzi pe un personal și personal. La comenzi de către personal includ ordinele legate de deplasarea lucrătorilor:, concediere etc. Aceste comenzi se referă la experiența de lucru și, prin urmare, sunt păstrate timp de 75 de ani.

LA ordine de personal toate celelalte includ:

  • vacante;
  • bonusuri;
  • calatorii de afaceri;
  • sancțiuni disciplinare etc.

Termen de valabilitate Aceste comenzi variază de la 3 la 5 ani.

Este mai recomandabil să creați două foldere separate pentru aceste două tipuri.

Următorul document obligatoriu este unul care reflectă toate informațiile de bază despre angajat. Aceste carduri pot fi stocate fie separat, fie ca parte a dosarului personal al angajatului.

Al treilea document obligatoriu este. În prezent, conform legii, carnetele de muncă trebuie întocmite chiar și de către un antreprenor individual, ca să nu mai vorbim de întreprinderile cu alte forme de proprietate. Angajatorul trebuie să elibereze carnetul de muncă în termen de trei zile de la data angajării salariatului.

Deoarece cărțile de muncă sunt, este necesar să le păstrați. Această carte se păstrează și timp de 75 de ani.

Următorul document necesar este. Acesta trebuie încheiat cu fiecare angajat angajat, indiferent de termen.

După ce au fost create noi locuri de muncă, este necesar să se efectueze un studiu special al fiecăruia dintre ele. Documentele legate de SOUT sunt stocate până când sunt înlocuite cu altele noi, de regulă, o dată la 5 ani.

LA alte documente obligatorii se aplica:

Există și documente pe care legea nu le obligă să le păstreze, dar, cu toate acestea, aproape fiecare angajator le are, acesta este un caiet de motive de comenzi.

Colectarea si studiul actelor constitutive

După ce v-ați decis asupra documentelor generale obligatorii, trebuie să vă decideți asupra documentelor rămase. Pentru a face acest lucru, trebuie să studiați toate documentele statutare care reglementează activitățile și procesul de producție al întreprinderii.

Aici documentele pot fi foarte diferite. De exemplu, dacă și angajații au dreptul la EIP, atunci este imperativ să se aprobe prin ordin sau alt document administrativ lista și condițiile de furnizare a acestora către categoria de angajați.

Dacă întreprinderea are persoane care au program de lucru neregulat, lucrează noaptea, lucrează în zone periculoase și conditii periculoase, atunci este necesar să documentați beneficiile și compensațiile la care au dreptul.

Întocmirea unei liste de documente

Când întreaga listă documente necesare determinat, puteți începe să redactați Regulamentul privind conduita evidenței personalului.

Această prevedere enumeră toate documentele necesare, procedura de întreținere și perioadele de păstrare a acestora. Această prevedere nu este obligatorie, dar facilitează foarte mult activitatea departamentului de HR.

Aplicarea pentru un job de director

Dacă o întreprindere este creată de la zero, atunci prima persoană care se înregistrează este șeful întreprinderii.

El este cel care încheie apoi contracte de muncă cu restul angajaților. Dacă funcția de director este electivă, prin concurs, atunci președintele organului ales încheie acordul dacă întreprinderea are fondatori, atunci aceștia semnează acordul; Dacă managerul este în același timp unicul fondator sau antreprenor individual, atunci semnează un contract de muncă atât pentru angajat, cât și pentru angajator.

Oricum ar fi, încheierea unui contract de muncă și emiterea unui ordin de muncă sunt proceduri obligatorii.

Elaborarea reglementărilor locale

Pentru a determina ce posturi și câte dintre ele sunt necesare pentru funcționarea întreprinderii, a masa de personal. Există o formă unificată pentru acesta și, deși nu este necesar să fie utilizat, este foarte convenabil.

Dacă doriți, puteți adăuga coloane suplimentare. Tabelul de personal indică denumirea postului, numărul necesar de unități de personal, salariul sau forma de remunerare și indemnizațiile necesare. Sunt indicate toate posturile din tabelul de personal, începând cu cele mai importante și terminând cu personalul de sprijin.

ÎN reglementările munciiÎn primul rând, se indică programul de lucru al întreprinderii, dacă este cazul programele de schimb, apoi sunt descrise în detaliu. Acest document poate indica, de asemenea, cerințe pentru aspectși comportamentul angajaților, etica corporativăȘi așa mai departe.

Elaborarea unui model standard de contract de muncă

Contractul de munca trebuie sa cuprinda toate prevederile de baza enumerate in codul muncii.

Aici se aplică:

Pe lângă aceste clauze, angajatorul poate adăuga la contractul de muncă orice alte clauze care nu contravin legii.

Intocmirea documentelor contabile

Toate jurnalele înainte de a le folosi trebuie pregătit. Și anume, fiecare revistă trebuie numerotată și sigilată. Foile sunt numerotate consecutiv, începând de la prima până la ultima. Apoi toate foile, cu excepția capacului, sunt cusute cu ață și două cozi sunt trase pe ultimul hârtie de capăt. Sunt sigilate cu o bucată de hârtie, dar care indică numărul de foi și poartă semnătura managerului sau a persoanei responsabile cu ținerea jurnalului.

Fiecare jurnal indică data de începere și este necesar numele organizației.

Numirea unei persoane responsabile cu menținerea evidenței muncii

Înregistrări de lucru sunt unul dintre cele mai importante documente de evidență a personalului și aparțin unor formulare stricte de raportare, atunci acestea trebuie tratate cu grijă. Acestea trebuie depozitate într-un seif, încuiate cu cheie.

Pentru păstrarea carnetelor de muncă, este desemnată o persoană responsabilă care le completează și este responsabilă de depozitare. Responsabilitatea este atribuită angajatului prin ordin al organizației.

Înregistrarea angajaților

Pentru fiecare angajat, este necesar să se efectueze o anumită secvență de lucru:

  • primirea de la un angajat;
  • familiarizarea angajatului cu toate actele de reglementare locale, reglementările privind salarizarea, regulamentele interne de muncă, contractul colectiv etc.;
  • întocmirea unui contract de muncă și semnarea acestuia. Asigurați-vă că ați făcut o notă în contractul de muncă care să indice că angajatul a primit exemplarul o sută al doilea;
  • emiterea unui ordin de angajare;
  • completarea unui card personal T-2 și crearea unui dosar personal. Include următoarele documente: cerere de admitere, copii după actele personale, o copie a ordinului de admitere, carnet personal, documente privind studiile și calificările, contractul de muncă și alte documente necesare.
  • transferul către departamentul de contabilitate a tuturor documentelor necesare angajatului pentru angajare.

Următorul playlist video oferă instrucțiuni despre cum să efectuați înregistrările de resurse umane:

Gestionarea înregistrărilor de personal de la zero, instrucțiuni pas cu pas pentru care sunt de natură generală, include pregătirea cadrul de reglementareși un set standard de documente, precum și numirea unui director.

Fiecare antreprenor aspirant va fi interesat de administrarea resurselor umane de la zero, instrucțiuni pas cu pas pentru care vom lua în considerare mai jos.

Când munca a fost deja stabilită, astfel de probleme sunt tratate de un departament de personal specializat.

Pe etapele inițiale Schimbările de personal sunt gestionate cu normă parțială de către unul dintre angajați - secretarul sau contabilul șef.

Să ne dăm seama în ordine cum este organizată munca în acest domeniu și de unde să începem pentru un nou ofițer de personal.

Cui i se încredințează munca cu personalul?

Problema gestionării evidențelor de personal în 2017 este relevantă pentru toate întreprinderile care au angajați.

Puterile sunt atribuite salariatului prin emiterea unui ordin.

În funcție de numărul de angajați, sunt posibile două opțiuni:

  1. Gestionarea înregistrărilor de personal este efectuată de manager. Pentru a face acest lucru, el emite un ordin corespunzător, care asigură aceste obligații.
  2. Întrucât angajații sunt angajați de întreprindere, munca cu personalul poate fi încredințată unuia dintre ei. De asemenea, este emis un ordin prin care se confirmă autoritatea. Responsabilitățile sunt specificate și în fișa postului.

Instrucțiunile pas cu pas pentru evidența personalului nu sunt definite legal.

Cu toate acestea, atunci când îl dezvoltați, trebuie să vă ghidați de reglementări, inclusiv GOST R 7.0.8-2013.

Deși nu a fost stabilită o procedură unificată, este prevăzut un plan general pentru sistematizarea evidenței personalului și organizarea întreținerii acesteia.

Când înregistrați personalul, ar trebui să vă concentrați și pe standarde legislatia muncii.

Sunt publicate multe instrucțiuni despre munca de birou. Sunt și documente acceptate autoritățile locale.

Să începem - plan de acțiune

Pentru a păstra corect evidența personalului, trebuie să începeți cu înregistrarea primei persoane - managerul.

Modul în care va fi efectuată ulterior această muncă depinde de numărul de angajați și de specificul activităților întreprinderii.

Deci, haideți - să enumerăm principalele etape ale managementului înregistrărilor de personal de la zero:

  1. Întocmirea unei baze de informații - cărți de referință de specialitate, software, reglementări.
  2. Familiarizarea cu acte constitutiveîntreprinderilor.
  3. Întocmirea unei liste de lucrări care vor fi la dispoziția angajatului de personal.
  4. Designul managerului.
  5. Pregătirea standardelor locale, inclusiv a programelor de personal și a regulamentelor de muncă.
  6. Întocmirea unui model de contract de muncă corporativ.
  7. Dezvoltarea altor documente contabile, inclusiv formulare de comandă, registre contabile și așa mai departe.
  8. Înregistrarea unui angajat care va fi responsabil cu menținerea evidenței muncii.
  9. Alocarea lucrătorilor la locurile lor.

Pentru a rezuma: legea nu stabilește o listă strictă de instrucțiuni pentru gestionarea evidenței personalului de la zero.

Mai sus este un plan aproximativ, care începe cu pregătirea unei baze de informații și documentare, înregistrarea directorului și a altor angajați.

Să ne uităm la fiecare dintre aceste puncte mai detaliat.

Formarea cadrului de reglementare

Pentru ca o întreprindere să funcționeze în conformitate cu legislația muncii, trebuie să vă familiarizați cu toate cerințele.

  • Hotărârea Comitetului de Stat pentru Statistică nr. 1 din 4 ianuarie 2001;

Pentru a colecta informații, puteți folosi cărți de referință specializate.

Se așteaptă ca angajatul HR să stăpânească nu numai toate reglementările actuale, ci și să fie la curent cu toate modificările aduse legislației muncii.

Acest lucru va necesita referire regulată la reglementări.

Important: Pentru a fi la curent cu modificările din legislația muncii, merită să obțineți acces la una dintre bazele de date de informații.

Un alt punct este căutarea și implementarea unui software adecvat.

Din 2017, 1C este foarte popular. Cu toate acestea, există multe programe care au ocolit deja acest sistem din punct de vedere al funcționalității sale.

Avantajul 1C este că în orice oraș există destui specialiști care lucrează cu el software.

Etapa a doua - studiază Carta

Continuând instrucțiunile pas cu pas, trecem la familiarizarea cu documentele constitutive.

Carta, care este obligatorie, conține următoarele informații:

  • procedura de numire a unui director (inclusiv termenul de valabilitate cu acesta, dimensiunea salariile);
  • procedura de numire a salariatilor in functii de conducere;
  • formarea personalului.

Activitățile unui angajat al personalului nu trebuie să contravină cerințelor din documentele constitutive.

El trebuie să monitorizeze modificările aduse Cartei.

Ce documente ar trebui să aibă la îndemână ofițerul de personal?

În etapa următoare, trebuie să pregătiți formulare care vor fi în departamentul de personal și vor fi folosite pentru înregistrarea angajaților.

Să ne uităm la câteva nume.

  1. Formulare de comandă. Ar trebui elaborate formulare în cazul angajării, transferului pe o altă funcție și concedierii. Acestea vor fi stocate timp de 75 de ani, deoarece aceste date sunt folosite pentru a determina vechimea. Al doilea grup de ordine sunt ordinele de personal. Acestea includ comenzi privind vacanțe, călătorii de afaceri, bonusuri și amenzi. De asemenea, este în curs de pregătire o carte de înregistrare, în care vor fi introduse notele cu privire la toate comenzile emise și un jurnal de călătorie de afaceri.
  2. . Notele trebuie făcute cu privire la acestea în termen de trei zile de la acceptarea unui nou angajat. Este de remarcat faptul că în 2017 înregistrarea lor este obligatorie chiar și pentru antreprenori individuali, a trecut . Odată cu aceste formulare, se deschide o carte pentru a înregistra mișcarea cărților de lucru și a inserțiilor.
  3. Carduri în formă T-2. Acestea conțin date cheie ale angajaților. Acestea sunt fie păstrate separat, fie depuse într-un dosar personal.
  4. Forma contractului de munca. Se va incheia cu fiecare nou angajat, indiferent de cat timp este angajat. În unele situații este aplicabil.
  5. Evaluare specială a condițiilor de muncă (SOUT). Aceste documente sunt create pentru fiecare loc de muncă. Acestea sunt înlocuite în majoritatea cazurilor la fiecare 5 ani.
  6. Program de angajare.
  7. Reglementări locale de muncă.
  8. Documente pe baza cărora se stabilesc salariile.

Aceste formulare sunt obligatorii pentru înregistrarea în departamentul de personal.

Dacă este necesar, pot fi emise reglementări și modele suplimentare, de exemplu,.

Important: nu este cerut de lege, dar fișele postului și contractele colective pot fi utile.

Odată stabilită lista formularelor care vor fi în departamentul de personal, instrucțiunile pas cu pas recomandă crearea unui Regulament privind conduita evidenței personalului.

Elaborarea unui contract standard de munca

Este o mare greșeală să crezi că nu este necesară încheierea unui contract de muncă cu angajații pe termen scurt.

De fapt, documentul este semnat de toți angajații.

Gestionarea înregistrărilor HR de la zero include pregătirea unui șablon corporativ.

Formularul include următoarele elemente:

  • organizația patronală completă, adresele legale și reale;
  • detaliile reprezentantului angajatorului - numele complet;
  • detaliile angajatului - numele complet;
  • funcția pe care o va ocupa;
  • durata contractului;
  • tip de activitate – loc de muncă principal sau job part-time;
  • responsabilitățile postului (fie o listă, fie un link către instrucțiuni pas cu pas);
  • dimensiunea (este indicat sa se prezinte toate detaliile in detaliu direct in contract);
  • ore de deschidere;
  • rezultatele sistemului de evaluare a mediului pentru o anumită locație;
  • datele angajatorului și angajaților;
  • semnături.

Angajatorul poate adăuga clauze suplimentare la document.

Înregistrarea primei poziții

Cine ar trebui angajat primul? Nu este greu de ghicit că gestionarea evidențelor de personal de la zero implică mai întâi numirea unui director.

Cum să finalizezi această sarcină?

Depinde mult de forma organizatorică și juridică a întreprinderii. Să luăm în considerare trei situații tipice.

  1. Organizație cu fondatori. În acest caz, ei vor fi cei care vor semna ordinul de numire a directorului.
  2. Întreprindere individuală (sau organizație cu un singur fondator). Apoi, antreprenorul individual însuși (sau fondatorul) va semna acordul atât pentru el, cât și pentru angajat.
  3. Directorul este numit pe baza rezultatelor alegerilor. Apoi a doua parte la contractul de muncă va fi președintele organului ales.

Important: Indiferent cine numește directorul, rămân obligatorii două operațiuni - semnarea unui contract de muncă și emiterea unui ordin de angajare a directorului.

Angajatul HR este obligat să se conformeze ordine cronologica emiterea ordinelor.

Numirea directorului va fi prima și ar trebui să includă data la care va începe să-și exercite atribuțiile.

În viitor, trebuie să vă asigurați că toate comenzile sunt numerotate în ordine cronologică. Acest punct este verificat de autoritățile de supraveghere.

În acest articol, nu vom oferi exemple de completare a formularelor, de întocmire a altor documente sau de textele documentelor de reglementare pe care trebuie să le aibă o organizație. Să ne oprim doar asupra succesiunii lucrărilor privind organizarea de la zero a gestionării evidenței personalului într-o companie.

Baza normativă

Atunci când organizați înregistrările de resurse umane de la zero, veți avea nevoie de următoarele documente de reglementare:

GOST R 6.30-2003 „Sistem de documentare unificat. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare.”

Codul Muncii Federația Rusă(pentru a nu fi confuz în modificări și completări, este logic să achiziționați un text nou aproximativ o dată la șase luni Codul Muncii cu modificări - cu excepția cazului, desigur, organizația dvs. a instalat un sistem de referință legal care este actualizat regulat).

Instrucțiuni pentru completarea cărților de muncă, aprobate prin Rezoluția Ministerului Muncii al Rusiei din 10 octombrie 2003 nr. 69.

Reguli pentru păstrarea și păstrarea cărților de muncă, producerea formularelor de carte de muncă și furnizarea acestora către angajatori, aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225 (modificat la 19 mai 2008).

Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei din 05 ianuarie 2004 nr. 1 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentație contabilă primară pentru înregistrarea muncii și a plății acesteia”.

O listă a documentelor standard de management generate în activitățile organizațiilor, indicând perioadele de stocare, aprobată de Rosarkhiv la 10.06.2000 (modificată la 27.10.2003).

În plus, cartea lui Ya.E. Varlamova si E.A. Kosheleva „Gestionarea înregistrărilor HR de la zero” (M.: Editura profesională, 2008).

Notă

Multe forme de documente în gestionarea evidenței personalului sunt unificate prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2004 nr. 1 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentație contabilă primară pentru înregistrarea muncii și a plății acesteia”. Îl găsiți în orice sistem de referință legal (Consultant Plus, Garant, Cod) sau pe Internet, există și formulare gata făcute din această rezoluție pe care trebuie doar să le copiați pe hard disk. Documentele pentru care nu există formulare unificate trebuie întocmite în conformitate cu GOST R 6.30-2003 „Sistem de documentare unificat. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare.”

Pasul 1: dezvoltam documente pe care firma trebuie sa le detina

Cel mai adesea, organizarea producției de personal începe cu elaborarea a tot felul de reglementări și instrucțiuni și pe bună dreptate. LA documente de reglementare, care trebuie să fie în companie, includ:

    regulamentul intern al muncii;

    regulament privind protecția datelor cu caracter personal ale angajaților;

    reglementari privind protectia muncii si securitatea la incendiu.

Orice altceva poate aștepta: vă puteți asuma elaborarea unor documente care au caracter facultativ doar atunci când actele obligatorii au fost întocmite.

Pasul 2: ajustarea tabelului de personal

Cel mai probabil, compania a elaborat deja un tabel de personal, există un personal de angajați care îndeplinesc cu succes sarcinile repartizate, cu care s-au încheiat contracte de muncă, s-au emis ordine de angajare și s-au făcut înscrieri în carnetele de muncă. Dar, după cum arată practica, aceste documente nu sunt întotdeauna întocmite corect.

Solicitați informații de la departamentul de contabilitate despre salariile angajaților și numele posturilor acestora - pe baza acestor date, trebuie să verificați tabelul de personal.

De remarcat faptul că titlurile posturilor din tabelul de personal nu coincid întotdeauna cu pozițiile efective ale angajaților. Contabilitatea nu prea are nevoie de aceste informații pentru a transfera plăți și taxe, dar programe precum 1C necesită completarea unei secțiuni cu astfel de informații și, uneori, este introdusă o poziție care nu corespunde cu cea actuală. Prin urmare, înainte de aprobarea tabloului de personal, este necesar să se clarifice numele posturilor angajaților cu șefii de departament, conducerea companiei sau cu angajații înșiși.

De asemenea, puteți solicita numerele de personal ale angajaților de la contabili. Dacă contabilitatea este automatizată, atunci numerele de personal sunt atribuite de program, dacă nu, atunci va trebui să le atribuiți singur, începând cu angajatul care a lucrat cel mai mult și terminând cu cel care a venit la organizație mai târziu decât toți ceilalți. După concedierea unui angajat, este mai bine să nu împărtășiți nimănui numărul său de personal: lăsați toate numerele să fie unice și atribuite unei singure persoane care a lucrat vreodată în companie.

În timp ce contabilii pregătesc un rezumat al angajaților, trebuie să verificați starea dosarelor personale ale angajaților și a dosarelor lor personale, dacă acestea au fost păstrate și, de asemenea, să aflați ce documente lipsesc din dosarul personal al fiecărui angajat. Fiecare angajat trebuie să scrie o notă despre copii ale documentelor care trebuie livrate.

Pasul 3: verificăm conformitatea informațiilor din tabelul de personal și contractele de muncă

Dupa intocmirea tabelului de personal este necesara verificarea informatiilor din acesta cu datele din contractele de munca. Dacă informațiile sunt inconsecvente (de obicei, salariul este indicat incorect sau pur și simplu este indicat „Salariu conform tabelului de personal”, ceea ce reprezintă o încălcare a Codului Muncii al Federației Ruse și poate atrage penalități; datele semnării contractului se încadrează într-o zi off semnătura reprezentantului Angajatorului nu corespunde persoanei declarate ca reprezentant - de exemplu, în loc de director general semnat de adjunctul său), atunci contractele trebuie refăcute. În acest caz, ar trebui să se pornească de la faptul că un acord semnat de o persoană neautorizată nu este, de fapt, un acord; cu alte cuvinte, nu există un contract de muncă scris. Prin urmare, trebuie eliberat, desigur, cu data curentă (autentică). În toate celelalte cazuri, se fac acorduri suplimentare la contractul de muncă, cu care contractul de muncă este completat cu noi condiții sau acele condiții care au fost specificate incorect sunt clarificate (schimbate).

Dacă contractul este întocmit corect, dar s-au făcut modificări ulterioare (creștere de salariu, transfer al salariatului la un alt loc de muncă), atunci trebuie întocmite acorduri suplimentare pentru fiecare caz pentru fiecare angajat. Contractele de muncă și acordurile adiționale se întocmesc în două exemplare, dintre care unul rămâne în companie, iar al doilea este dat salariatului.

Pasul 4: verificați corectitudinea comenzilor de personal

În continuare, trebuie să verificați prezența și executarea corectă a comenzilor de angajare, transfer de angajați (dacă au existat), etc. (date, semnături, informații conținute în acestea). Comenzile trebuie să respecte conținutul contractului de muncă încheiat cu salariații și tabelul de personal. Acestea trebuie semnate nu numai de șeful companiei, ci și de angajatul însuși. Dacă nu există ordine de angajare sau transfer de angajați în muncă sau li se emite încălcări, acestea trebuie restaurate, refăcute sau „resemnate”. Prin lege, nu sunteți responsabil pentru ceea ce s-a întâmplat înaintea dumneavoastră, dar angajatul are dreptul de a cere o copie a unui astfel de ordin și trebuie să i se furnizeze.

Pasul 5: verificați corectitudinea înregistrărilor de lucru

Următoarea etapă de lucru este verificarea disponibilității cărților de muncă. Evidența tuturor angajaților înregistrați trebuie păstrată în companie. Dacă găsiți cărțile angajaților pensionari, atunci trebuie să trimiteți o scrisoare recomandată cu confirmare de primire solicitată proprietarilor cărților cu o cerere de a veni pentru carnetul de muncă sau să dați o adresă la care poate fi trimisă. După primirea unui răspuns, carnetul de lucru trebuie trimis colet recomandat cu notificare de livrare. Dacă nu există niciun răspuns, includeți pur și simplu o notificare de livrare a scrisorii în cartea de muncă. Carnetele de muncă ale angajaților care nu lucrează trebuie păstrate separat de ceilalți până la cerere, dar cel puțin 50 de ani.

Dacă nu există nicio înregistrare în cartea de muncă despre angajare sau transfer, nu vă grăbiți să o faceți. În primul rând, citiți cu atenție ambele documente care reglementează completarea cărților de muncă: Instrucțiuni pentru completarea cărților de muncă și Regulile pentru păstrarea și păstrarea cărților de muncă, producerea formularelor de carte de muncă și furnizarea acestora către angajatori. Și numai atunci când ai încredere în cunoștințele tale, poți începe să faci înregistrări în cartea de muncă. Amintiți-vă: o înscriere incorectă poate avea ca rezultat ca angajatul să nu fie creditat cu vechimea în serviciu în compania în care a fost făcută înscrierea incorectă.

Pasul 6: întocmește fișierele personale sau dosarele personale ale angajaților (dacă nu le-ai păstrat înainte)

Este imperativ să se elibereze carduri personale pentru angajați în Formularul nr. T-2. Astăzi, multe programe vă permit să completați formularul nr. T-2 pe un computer și să-l tipăriți pe hârtie simplă, lucru pe care îl folosesc unii ofițeri de personal. Cu toate acestea, arhivele de stat până acum acceptă doar carduri personale pe hârtie groasă, „jumătate de carton”. Prin urmare, dacă organizația dvs. este sursa de achiziție a arhivei de stat, cumpărați formularele nr. T-2 la un magazin de articole de birou din cantitatea necesară sau cumpărați hârtie adecvată pentru a le imprima.

Cardurile personale sunt completate de un ofițer de personal - o astfel de instrucțiune este cuprinsă în instrucțiunile de utilizare a formularelor unificate (Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică din Rusia din 5 ianuarie 2004 nr. 1).

Copiile documentelor primite de la angajați (pașapoarte, certificate de asigurare etc.) trebuie plasate în dosare „dosar”, după care se face un inventar al fiecărui caz, și se creează dosarele dumneavoastră personale. De asemenea, puteți include copii ale comenzilor și contractelor, astfel încât toate informațiile despre angajat să fie într-un singur loc, dar acest lucru nu este necesar. Puteți atașa fotografii ale angajaților pe cardurile personale.

Adesea, fișierele personale sunt plasate în formularul nr. T-2, ceea ce este incorect: cardurile personale trebuie păstrate separat de toate celelalte documente.

Noi documente și copii sunt adăugate în folderul personal pe măsură ce devin disponibile.

Pasul 7: pregătiți cărțile sau jurnalele de contabilitate necesare

Caietul de contabilitate pentru deplasarea carnetelor de muncă și inserțiile în acestea și Caietul de încasări și cheltuieli pentru evidența formularelor de carnete de muncă și inserțiile în acestea pot fi păstrate numai pe hârtie. Deoarece acestea sunt jurnale cu forme stricte de raportare, fiecare pagină a cărții este numerotată și ea însăși este cusută și sigilată cu sigiliul organizației.

Pasul 8: creați un program de vacanță

Cu două săptămâni înainte de începerea noului an, organizația trebuie să aprobe un program de vacanță. Lucrările la el ar trebui să înceapă în noiembrie. Dacă compania este mică, puteți chestiona angajații despre când ar dori să plece în vacanță dacă este mare, trimiteți o scrisoare șefilor de departamente, cerându-le să furnizeze astfel de informații despre departamentul lor;

Când întocmiți un program de vacanță, asigurați-vă că atunci când angajații unui departament mic pleacă în vacanță, direcția nu rămâne deschisă. De exemplu, dacă o companie are doar doi directori de vânzări, atunci vacanțele lor nu ar trebui să coincidă în timp nici măcar parțial, ar trebui să existe o perioadă între aceste vacanțe; colaborare- să transfere cazuri de la un manager la altul.

Dacă tu însuți îi întrebi pe angajați despre timpul de vacanță și apare un conflict cu privire la cine pleacă și când, nu încercați să îl rezolvați singur - aduceți informațiile în atenția conducerii și aranjați programul în conformitate cu decizia conducerii. Dacă solicitați informații prin șefii de departament, aveți încredere în ei pentru a rezolva problemele controversate. Culegerea de informații pentru a crea un program de vacanță durează de obicei una până la trei săptămâni.

După înregistrare, programul de vacanță trebuie transmis managerului pentru aprobare.

Cu două săptămâni înainte de începerea vacanței, este necesar să se informeze angajatul despre apariția acesteia și să emită un ordin de acordare a concediului. Ora de începere a concediului poate fi schimbată prin acord între angajat și manager. În cazul în care la momentul începerii concediului salariatul s-a îmbolnăvit și a acordat concediu medical, este necesar, la cererea acestuia, să transfere concediul într-un alt moment convenabil acestuia. Toate aceste modificări se fac în coloanele corespunzătoare din programul de vacanță. Și nu uitați că un angajat nu poate să nu plece în concediu de doi ani la rând și concediul plătit obligatoriu poate fi înlocuit cu compensații bănești doar dacă angajatul este concediat.

Pasul 9: formarea dosarelor de personal

Cazurile pot fi completate pe următoarele subiecte:

    „Comenzi de personal (angajare, concediere, transfer, bonusuri, promovări, concedii fără plată, misiuni în călătorii de afaceri de lungă durată și călătorii de afaceri în străinătate)” (durata de valabilitate - 75 de ani);

    „Comenzi privind personalul (obișnuit și vacante de studii, taxă, penalități, călătorii de afaceri interne de scurtă durată)” (perioada de depozitare - 5 ani);

    „Contracte de muncă”;

    "Lucruri personale";

    „Cartele personale”;

    „Documentele de reglementare ale companiei (regulamente, instrucțiuni)”;

    „Corespondență pe probleme de personal cu agentii guvernamentaleȘi organizatii comerciale" si etc.

Program de vacanță, program de serviciu, mesele de personal Este mai convenabil să le separați în carcase separate și să le depozitați în dosare subțiri.

Este mai convenabil să stocați fișierele personale și cardurile personale în ordine alfabetică, în conformitate cu numele de familie ale angajaților, toate celelalte documente - în ordine cronologică pe măsură ce documentul este primit.

Comenzile personale au două perioade de stocare: 5 și 75 de ani, prin urmare sunt împărțite în cel puțin două cazuri (toate comenzile care nu sunt enumerate în lista cu o perioadă de stocare de 5 ani au o perioadă de stocare de 75 de ani).

Dacă firma este suficient de mare și dosarul conține mai mult de 250 de foi într-un an, atunci trebuie împărțit în mai multe fișiere sau în volume (de exemplu: „Contracte de muncă (A-K)”, „Contracte de muncă (L-Z)”; „ Ordine pentru personal (concedii obișnuite și educaționale)”, „Comenzi pentru personal (sarcini de serviciu, penalități, călătorii de afaceri interne de scurtă durată)”).

La formarea cazurilor, este necesar să se utilizeze secțiunile 7 și 8 din Lista documentelor standard de management generate în activitățile organizației, indicând perioadele de stocare.

Pasul 10: întocmește o listă de cazuri

Lista cazurilor poate fi întocmită separat conform actelor de personal sau incluse în nomenclatura generală treburile organizatiei.

În general, procesul de formare a dosarelor și de compilare a nomenclaturii în gestionarea evidențelor de personal nu este diferit de formarea dosarelor și compilarea nomenclaturii în managementul evidenței generale.

Și numai după toate etapele se poate începe să se elaboreze fișe de post, regulamente de personal și alte reglementări locale opționale (nu sunt obligatorii din punctul de vedere al Codului Muncii al Federației Ruse).

Yu.V. Eremeeva,
şef de birou, membru al Clubului Secretarilor Profesionişti

Contabilitatea personaluluiși munca de birou de la zero - instrucțiunile pas cu pas pentru 2018 sunt acum disponibile pentru cititorii noștri. Organizarea fluxului de documente de personal la întreprindere din martie 2014 este reglementată de noul GOST, pe care toți ofițerii de personal trebuie să-l urmeze.

Evidența personalului: cine este responsabil pentru menținerea evidenței personalului?

Gestionarea evidențelor de personal se realizează la fiecare întreprindere în care este utilizată forța de muncă angajată. De unde să încep evidențele de personal la o întreprindere care tocmai sa înregistrat? Într-o întreprindere nou creată, gestionarea evidențelor de personal de la zero cade de obicei pe umerii managerului. Pentru asigurarea unor astfel de funcții, directorul, aprobat de participanții (acționarii) societății, emite un ordin prin care se desemnează responsabil cu ținerea evidenței personalului.

Ulterior, la angajarea unui specialist căruia i se va încredința evidența personalului în organizație, inclusiv munca cu personalul, acesta poate fi taxat cu cantitatea de muncă corespunzătoare. Acest lucru se realizează prin emiterea unui ordin, care atribuie responsabilitatea pentru desfășurarea acestui domeniu de lucru unui anumit angajat. De asemenea, aceste responsabilități sunt specificate în fișa postului, pe care angajatul o citește la semnătură.

Gestionarea evidenței personalului în anul 2018, ca și până acum, trebuie efectuată cu respectarea Codului Muncii, instrucțiunilor de gestionare a evidenței și a altor documente legislative și locale. Raspunderea pentru evidenta personalului in cazul incalcarii legii si/sau ordinelor interne de conducere se atribuie persoanei vinovate sub forma sanctiunilor disciplinare.

Instrucțiuni pentru managementul evidenței personalului 2018 - descărcați sau dezvoltați-vă?

Instrucțiunile de gestionare a evidenței personalului nu au fost aprobate normativ, prin urmare, pentru menținerea evidenței personalului și a fluxului de documente, se recomandă respectarea GOST R 7.0.8-2013, aprobată prin Ordinul Rosstandart din 17 octombrie 2013 nr. 1185-st. și a intrat în vigoare la 1 martie 2014.

Nu există un șablon unic pentru instrucțiuni privind evidența personalului și munca de birou, dar există evidențe de personal de la zero pas cu pas cu etapele recomandate pentru organizarea fluxului de documente de personal și a contabilității într-o întreprindere. Datorită acestui plan pas cu pas, este ușor să identificați succesiunea de acțiuni și să navigați în cantitatea de muncă.

Vă recomandăm să citiți instrucțiunile pas cu pas de mai jos, care vă vor ajuta să organizați de la zero înregistrările HR. Pe viitor, pe baza materialului studiat, vă puteți dezvolta propriul plan de acțiune și îl puteți urma.

Cum arată o instrucțiune pas cu pas despre administrarea resurselor umane?

Deci, haideți să luăm în considerare instrucțiuni pas cu pas privind managementul evidențelor de personal de la zero. Vă vom oferi un plan detaliat pas cu pas care vă va permite să vă creați propriul serviciu de personal, începând cu înregistrarea primului angajat la întreprindere - directorul. Și, prin urmare, este important încă de la începutul activităților companiei să eficientizezi evidența personalului.

Etapele organizării evidenței personalului la o întreprindere:

  1. Crearea unei baze de reglementare și informare.

Pentru început, merită să decideți ce reglementări vor fi solicitate în munca unui ofițer de personal. Desigur, acesta este:

  • Codul Muncii - conține punctele principale privind reglementarea programului de lucru (Capitolele 15-16, 22), durata și frecvența concediilor (Capitolul 19), calculul salariilor (Capitolul 21) și conturează drepturile și obligațiile de bază. a angajaților și angajatorilor;
  • Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică din 4 ianuarie 2001 nr. 1 - toate formularele sunt prezentate aici documente primare necesare în evidențele de personal; utilizarea lor astăzi nu este obligatorie, dar este totuși de dorit, deoarece iau în considerare toate coloanele și detaliile necesare; Dacă dorește, orice utilizator poate face modificări datelor din formular, păstrând doar detaliile necesare;
  • decretul guvernamental nr. 225 din 16 aprilie 2003, care va ajuta la lucrul cu carnetele de munca; acest document este de bază pentru angajat, deoarece îi confirmă experiența de muncă;
  • manual privind menținerea evidențelor militare la întreprinderi, aprobat de Statul Major al Forțelor Armate Ruse la 11 aprilie 2008 - aceste recomandări vor ajuta angajații personalului să se simtă confortabil cu menținerea obligatorie a evidențelor militare ale angajaților din întreprinderi;
  • ordinul Rosstandart din 17.10.2013 nr. 1185-st, rezoluția Gosstandart din 03.03.2003 nr. 65-st (aceasta rezoluție este valabilă până la 01.07.2017, din 01.07.2017 GOST R 7.0.697-201.697 aprobată prin ordin a Rosstandart din 08.12.2016, se aplică nr. 2004-st), ordinul Ministerului Culturii din 25 august 2010 nr. 558 și decretul guvernamental nr. 477 din 15 iunie 2009 - aceste documente vă vor ajuta să aflați ce standarde există în munca de birou și arhivare rusă.

Fiecare angajat responsabil cu evidențele de personal trebuie să aibă acces nu numai la aceste reglementări, ci și la altele acte legislative care pot fi necesare în timpul procesului de lucru. De asemenea, ofițerul de personal trebuie să monitorizeze cele mai recente modificări și actualizări ale reglementărilor. Pentru a face acest lucru, este necesar fie să se asigure monitorizarea independentă a legislației, fie să se achiziționeze pachete de acces la diferite baze de date de informații.

Pentru a asigura nivel inalt gestionarea înregistrărilor de personal în întreprinderile cu un personal mare, software-ul special de HR poate fi, de asemenea, necesar pentru a organiza un sistem de management al personalului și pentru a menține evidența personalului.

Puteți citi despre unul dintre aceste programe în articolul nostru „De unde pot descărca programul pentru contabilitate personalizată?” .

  1. Familiarizarea cu documentația statutară a companiei.

Carta trebuie să detalieze condițiile de angajare a unui director (director general, consiliu de administrație) — organul executiv al companiei. De asemenea, această documentație constitutivă specifică condițiile de bază pentru durata muncii managerului. În plus, ofițerul de personal trebuie să fie conștient ultimele modificari incluse în statut în cazul adoptării de către proprietarii societății probleme de personal.

  1. Aplicarea pentru un loc de muncă de manager.

Primul angajat care este înregistrat la o întreprindere nou creată este, desigur, managerul. Astfel, pe baza unui protocol aprobat de proprietarii firmei, se emite un ordin prin care se indică data la care managerul își asumă atribuțiile. Acesta va fi primul ordin de personal emis la întreprindere.

Pe viitor, ofițerul de personal trebuie să asigure ordinea cronologică a ordinelor emise. Atunci când verifică condițiile de muncă și problemele de personal, autoritățile de reglementare acordă o atenție deosebită numerotării comenzilor, astfel încât să nu existe cazuri în care comenzile sunt emise retroactiv.

  1. Întocmirea unei liste de documente de personal care vor fi implicate în gestionarea evidenței personalului la întreprindere.

Enumerăm principalele documente care sunt implicate în evidențele de personal în orice întreprindere cu angajați:

  • reguli privind reglementările de muncă intraorganizaționale;
  • structura personalului organizației;
  • personal;
  • programul de vacanță;
  • documente legate de protecția datelor cu caracter personal ale angajaților.

Documentele obligatorii includ și documentele contabile primare create pentru fiecare angajat, precum și registre precum:

  • contracte de munca;
  • o carte de înregistrare a mișcării cărților de muncă;
  • o carte pentru înregistrarea formularelor de registre de muncă și a formularelor acestor documente în sine, care sunt adesea emise la întreprindere atunci când un angajat intră în primul său loc de muncă;
  • foaia de lucru;
  • carduri personale ale angajatilor;
  • ordinele de personal, care sunt de obicei stocate împreună cu motivele emiterii lor (cereri, note oficiale (rapoarte), acte etc.);
  • fișe de post și alte documente;
  • jurnalul de inspecții de către autoritățile de reglementare.

Formularul de contract de munca este disponibil pe site-ul nostru - "Formular unificat nr. TD-1 - Contract de munca" .

De asemenea, pot fi publicate următoarele documente:

  • acord comun;
  • prevederi privind bonusurile, certificarea, secretele comerciale etc.
  1. Aprobarea documentelor de personal și a formularelor acestora de către conducătorul întreprinderii.

Dacă există comentarii cu privire la formularul de documentare, ofițerul de personal trebuie să le elimine și să aprobe din nou formularele de documente. Documentele care afectează nu numai ținerea evidenței personalului, ci și contabilitatea, trebuie să se reflecte și în politicile contabile ale întreprinderii.

Toate informatie necesara privind evidențele de personal este disponibilă pe site-ul nostru în secțiunea „Salarii și personal” .

  1. Numirea unei persoane responsabile cu menținerea și înregistrarea carnetelor de muncă.

Aceasta poate fi o persoană responsabilă cu menținerea înregistrărilor personalului sau poate fi desemnat un angajat separat care este responsabil pentru stocarea și înregistrarea registrelor de muncă emise și primite. Un ordin corespunzător este emis la numirea unei persoane responsabile.

  1. Angajarea de angajați.

Aceasta este etapa finală în menținerea evidențelor personalului de la zero. Acum, pentru fiecare angajat angajat, se creează un pachet de documentație de personal, care include de obicei un contract de muncă, un ordin de angajare, Descrierea postului; se acceptă/emite un carnet de muncă, se completează un card personal, se semnează un acord de nedivulgare a datelor personale și a altor documente.

Apoi se întocmesc alte acte de personal privind standardizarea zilei de muncă, calcularea și plata salariilor, contabilizarea concediilor, procesarea concediilor medicale, deplasările de afaceri etc.

Puteți afla despre perioada de păstrare a documentelor de personal din articolul nostru

© 2024 kigp.ru - Motoare pentru bărci. Bărci. Motoare pe benzină. Echipamente si accesorii