Prin utilizarea corespondență de afaceri are loc nu numai coordonarea activităților de afaceri, ci și colectarea informatiile necesare pentru o anumită organizație, care va fi solicitată în timpul diferitelor audituri de raportare. Prin urmare, în primul rând, sarcinile angajaților administrativi includ întreținerea corectă a documentației de afaceri, pentru care diverse instrucțiuni interne si forme. Avantajul unui formular standard este faptul că o persoană îl completează automat, economisind astfel timpul său și al companiei.
Corespondența comercială trebuie să conțină:
Informații de încredere și complete;
- scurt rezumat din lipsa narațiunii;
- ton neutru al adresei, dar într-o manieră prietenoasă;
- un lanț logic, și nu o evaluare emoțională a faptelor enunțate.
Cum se scrie o scrisoare de afaceri?
Cel mai important lucru este să decideți ce tip de scrisoare de afaceri este potrivit pentru o anumită situație. Există mai multe tipuri:
Memento;
- confirmare;
- refuz;
- scrisoare de intentie;
- invitație;
- garantie;
- informativ;
- scrisoare de instiintare si ordin.
De regulă, scrisorile de afaceri care conțin o cerere, o propunere, o contestație, o anchetă sau o cerere necesită un răspuns.
Reguli pentru scrierea unei scrisori de afaceri.
Tonul unei scrisori de afaceri poartă o încărcătură emoțională foarte importantă, deoarece lipsa de respect voalată va apărea în continuare în ciuda tehnicilor de comunicare impecabile. Ar trebui să fiți deosebit de atenți când scrieți o scrisoare de afaceri care conține un refuz. În acest caz, nu trebuie să declarați refuzul chiar la începutul scrisorii. În prima parte a mesajului ar trebui să oferiți argumente convingătoare în favoarea punctului dvs. de vedere pentru aceasta puteți utiliza formule precum
- „Din păcate, nu vă putem satisface cererea”;
- „Ne pare profund rău, dar nu este posibil să vă satisfacem cererea”, etc.
Când refuzăm, este important să ne amintim că sarcina noastră este să refuzăm, dar nu să pierdem un client, partener etc.
Deci, regulile de bază pentru scrierea unei scrisori de afaceri:
Pentru a înțelege corect esența scrisorii, este necesar să repetați cererea adresată destinatarului de mai multe ori în text;
- în scrisoarea de refuz este important să se indice motivele pentru care această solicitare nu poate fi satisfăcută;
- respingerea unei oferte este o formulă de refuz.
Limba corespondenței de afaceri.
Este important ca cititorul de corespondență de afaceri să înțeleagă doar esența acesteia, și nu limba în care este scrisă. În această condiție se află stăpânirea regulilor de scriere a unei scrisori de afaceri, care se dezvoltă pe parcursul multor ani de experiență.
Trebuie amintit că într-o scrisoare de afaceri:
Trebuie consumat cuvinte simple in acelasi timp, fara saracirea continutului;
- folosiți mai des verbe decât adjective - acest lucru va face textul literei dinamic;
- rămâne aproape de sensul adresei, fără a intra în detalii și raționamente;
- nu folosiți propoziții lungi, deoarece acestea distrag atenția cititorului;
- trecerea între fraze să fie logică și invizibilă;
- folosiți cât mai puține pronume.
O scrisoare de afaceri se distinge prin alfabetizare și stil.
Pregătirea corespondenței de afaceri.
Când scrieți o scrisoare de afaceri, amintiți-vă asta partea superioară(1/4 coală A4) trebuie lăsată liberă pentru antet. De asemenea, în colțul de sus al scrisorii sunt indicate numărul și data de expediere, care sunt înregistrate într-un jurnal special al corespondenței de ieșire.
În colțul din stânga jos sunt indicate funcția, prenumele și semnătura managerului, iar la finalul foii este indicat numele de familie al executorului scrisorii de afaceri cu numărul său de telefon pentru informații suplimentare.
Astfel, o scrisoare de afaceri constă din trei părți: esența cererii, justificarea acesteia și informațiile justificative.
Când răspundeți la o scrisoare, trebuie să vă referiți la ultima scrisoare a destinatarului dat din prima parte a conținutului. Dacă există corespondență străină, atunci pentru o mai bună claritate este necesar să atașați o broșură la scrisoare, link-ul către care va fi indicat în această scrisoare. Este foarte important să închei o astfel de scrisoare cu mulțumire pentru cooperare și cu expresia „Cu stimă al tău (numele) ...”
Scrisorile de cerere sunt o parte integrantă, importantă și necesară a corespondenței de afaceri. Pe de o parte, acestea sunt cereri cu tact și diplomatie pe probleme de actualitate, pe de altă parte, sunt un instrument pentru atingerea anumitor scopuri ale destinatarului. Scopul oricărei scrisori de cerere este de a determina destinatarul să întreprindă anumite acțiuni solicitate de autorul scrisorii. Cum se scrie o scrisoare de cerere pentru a ajunge cât mai aproape de un răspuns pozitiv?
Orice scrisoare de cerere trebuie să conțină o justificare bine gândită și o declarație clară a cererii. În plus, puteți folosi tehnici care măresc eficiența scrisului.
Pasul 1. Pe cine contactați pentru solicitarea dvs.?
Adresați-vă destinatarului personal, de preferință prin prenume și patronim:
„Stimate Ivan Ivanovici!”, „Stimate domnule Ivanov!”
În primul rând, vă veți exprima respectul față de destinatar, iar în al doilea rând, o solicitare adresată unei anumite persoane îi impune responsabilitatea pentru implementarea acesteia. Există situații când o solicitare este adresată unei echipe sau unui grup de oameni. În acest caz, este de asemenea recomandabil să personalizați cât mai mult posibil recursul:
„Dragi colegi!”, „Dragi manageri!”, „Dragi angajați juniori!”, „Dragi angajați HR!”
Pasul 2. De ce mă contactați?
Fă un compliment destinatarului. Făcând un compliment destinatarului, îi răspunzi la întrebarea: „De ce îmi pui această întrebare?” Observați realizările sale trecute sau calitățile personale.
„Ești întotdeauna gata să asculți și să găsești cea mai bună modalitate de a rezolva problema aproape tuturor celor care te contactează. Și, pentru a-ți da credit, ai ajutat o mulțime de oameni.”
„Sunteți un expert de top în domeniu...”
„Ai ajutat mulți oameni să rezolve cele mai dificile întrebăriîn domeniul..."
Această tehnică va permite destinatarului să analizeze cererea mai îndeaproape și să încerce să găsească o oportunitate de a satisface la naiba cu ea.
Un compliment este potrivit când despre care vorbim despre cereri nestandard, când destinatarul trebuie să câștige, când trebuie să acordați atenție anumitor merite și calități care sunt necesare și importante pentru îndeplinirea cererii dumneavoastră.
Este foarte important să nu depășiți granița dintre un compliment și o lingușire grosolană. Fii sincer.
Pasul 3. Justificarea cererii
Orice cerere trebuie să fie justificată cu privire la motivul pentru care faceți această solicitare specială. Introduceți destinatarul în contextul problemei dvs.
În această etapă, trebuie să selectați cele mai importante trei argumente pentru destinatar. Cel mai bine este să construiți argumente după următoarea schemă: puternic - mediu - cel mai puternic.
Sunt cereri diferite niveluri complexitate, astfel încât destinatarul nu este întotdeauna interesat să îndeplinească cererile cuiva. El trebuie să fie convins că îndeplinirea cererii are potențiale beneficii:
Interesează destinatarul
Oferă-i să implementezi o oportunitate atractivă pentru el legată de îndeplinirea cererii tale:
„În orice moment, oamenii cu gânduri de afaceri și întreprinzători s-au străduit nu numai să obțină succesul material, ci și să își lase amprenta în istoria patriei lor, să fie amintiți pentru faptele lor bune și să câștige respect.”
« Activitatea de succes a oricărei comunități profesionale este, în primul rând, înțelegerea și sprijinul din partea sindicatelor prietenoase, participarea la evenimente și proiecte comune.».
« Desigur, marele tău obiectiv este un oraș curat și confortabil pentru oameni».
Sau exprimați o problemă care este foarte relevantă în special pentru destinatarul dvs.:
„Tu, în calitate de proprietar înțelept al orașului, ești probabil îngrijorat de plimbările haotice ale copiilor de diferite vârsteîn locuri nepotrivite, ceea ce duce la creșterea accidentelor rutiere și la creșterea criminalității copiilor.”
„Departamentul dvs. a primit apeluri mai frecvente cu privire la chestiuni care nu sunt esențiale, ceea ce ocupă mult timp de lucru valoros.”
Arată cum cererea ta poate ajuta la realizarea oportunității:
« Și astăzi, când țara noastră se bazează pe tineret, este greu să găsim o cauză mai necesară, mai sfântă decât a ajuta tinerii și femeile din familii defavorizate. În orașul nostru există cei care oferă deja o astfel de asistență - sub auspiciile primăriei, centrul nostru de caritate „Heritage” funcționează cu donații de la cetățeni, predând adolescenților cu probleme meșteșuguri populare. ».
Sau pentru a rezolva problema:
„Echiparea unor locuri specializate pentru ca copiii de diferite vârste să petreacă timpul va ajuta la reducerea nivelului criminalității copiilor și la minimizarea accidentelor rutiere care implică copii.”
Descrieți semnificația cererii
Atunci când nu există nimic de oferit destinatarului sau în contextul acestei solicitări este nepotrivit, atunci este mai bine să aduceți la curent destinatarul. Aici trebuie să descrieți situația cât de complet este necesar pentru a înțelege relevanța cererii și importanța implementării acesteia. Semnificația cererii trebuie descrisă în așa fel încât să „atingă sufletul”. Dacă cererea nu se încadrează în categoria „sensibil”, atunci trebuie să arătați destinatarului relația cauză-efect, care va asigura că destinatarul îndeplinește cererea.
„De la (data), conform contractului de închiriere nr. X, chiria pentru 1 m2 este de 20 USD. pe zi. În ultimele trei luni, a existat o scădere a activității comerciale din cauza instabilității economice și a tulburărilor sociale. Profitul mediu din tranzacționare este de 10 USD. pe zi, ceea ce nu este suficient nici măcar pentru a plăti chiria. Dacă nu se iau măsuri, antreprenorii privați vor fi obligați să-și închidă puncte de vânzare cu amănuntul, ceea ce vă poate afecta negativ veniturile."
Astfel, trebuie să clarificați destinatarului că îndeplinirea cererii implică perspectiva de a primi beneficii materiale sau nemateriale.
Pasul 4. Declarația cererii
Când destinatarul este pregătit, puteți declara cererea reală. Textul cererii ar trebui să fie destul de concis și extrem de clar. În niciun caz nu ar trebui să existe ambiguitate sau subestimare. De exemplu, dacă vorbim despre reducerea chiriei, atunci este important să indicați la ce nivel:
„Vă rugăm să reduceți nivelul chiriei până când situația se va stabiliza la 5 USD. pe m2 pe zi.”
Dacă vorbim de prestarea serviciilor, atunci faceți cererea cât mai precisă, indicând datele dorite, problema prețului etc.:
« Pentru a dota un atelier de olărit, avem nevoie de un cuptor pentru arderea ceramicii - vă rugăm să ne ajutați să-l achiziționăm. Costul sobei cu instalare este de 998 mii de ruble».
ÎN în acest exemplu Nu este complet clar ce fel de ajutor este necesar de la destinatar. Ar fi mai bine să formulați cererea mai precis: „Vă rugăm să ne ajutați să achiziționăm un cuptor pentru arderea ceramicii prin transferul a 333 mii USD în contul bancar al companiei pentru producția și instalarea cuptoarelor.”
Orice ai cere, destinatarul trebuie să știe exact când, ce, cât și la ce preț vrei să primești. O cerere generalizată riscă mai mult refuzul, deoarece destinatarul nu are întotdeauna timpul și dorința de a se ocupa de detalii. În plus, riști să nu obții ceea ce îți dorești transferând inițiativa către destinatar.
De exemplu, antreprenorii privați au scris o scrisoare prin care cer o reducere a chiriei, dar nu au indicat la ce nivel doresc să reducă chiria:
„Vă rugăm să reduceți chiria până când situația se va stabiliza.”
Drept urmare, au primit o reducere a chiriei, dar doar puțin (cu 1% din cea existentă). Astfel, cererea lor a fost admisă, dar a făcut puțin pentru a schimba poziția inițiatorilor scrisorii.
În unele cazuri, textul cererii poate fi îngroșat pentru a-l scoate în evidență în text, dar nu abuzați de această tehnică.
Pasul 5: Rezumați solicitarea dvs.
Repetați solicitarea și subliniați cum va beneficia destinatarul dacă solicitarea este îndeplinită. Cererea ar trebui modificată oarecum. Cel mai bine este să construiți o propoziție conform schemei: „Dacă îndepliniți cererea, veți fi fericit”.
„Dacă ne întâlniți la jumătatea drumului și reduceți chiriile până când situația din regiune se va stabiliza, nu numai că veți putea salva peste 150 de locuri de muncă, dar nici nu veți suferi pierderi globale din cauza absenței totale a chiriei.”
Dar pot exista și alte opțiuni:
„Puteți fi siguri că fiecare rublă din donațiile voastre caritabile va merge într-o cauză bună și va ajuta pe cei din jur situație dificilă băieții vor crește pentru a deveni cetățeni demni”.
„Puteți fi siguri că zâmbetul fiecărui copil vă va oferi satisfacție morală din munca voastră grea, iar eforturile și eforturile voastre sunt o investiție în cetățeni demni și fericiți ai viitorului apropiat.”
Principalul lucru este să repeți sensul cererii și beneficiile îndeplinirii acesteia. Beneficiul nu trebuie să fie material. Amintiți-vă că destinatarul este o persoană, iar sentimentele nu îi sunt străine.
EXEMPLU:
|
A fost |
A devenit |
|
|
„Vă rugăm cu drag, I.I. Ivanov, organizează o întâlnire a solicitanților cu directorul principal al companiei tale. Vă vom fi recunoscători pentru ajutorul dumneavoastră. Cu respect și recunoștință, Director al centrului de ocupare P.P. Petrov" |
- |
„Dragă Ivan Ivanovici! Compania dumneavoastră participă de câțiva ani la Programul de orientare în carieră pentru solicitanți, ajutându-i să decidă cu privire la alegerea profesiei. În calitate de manager de resurse umane, sunteți interesat de formarea profesioniștilor, iar noi suntem gata să îi ajutăm pe școlari să înceapă să-și formeze maeștri în meseria lor. Astăzi, profesia de manager este una dintre cele mai comune, dar mulți solicitanți nu au o idee clară despre semnificația ei. În acest sens, vă rugăm să organizați o întâlnire a directorului general cu solicitanții în data de 23 martie la ora 15.00 la baza companiei dumneavoastră. Spunendu-le băieților despre secretele profesiei astăzi, puneți bazele pregătirii profesioniștilor adevărați de mâine. Poate că peste câțiva ani unul dintre ei va fi cel care vă va aduce compania nou nivel dezvoltare. Cu respect și recunoștință, Director al centrului de ocupare P.P. Petrov" |
Și nu uitați de designul scrisorii - aceasta este „fața” organizației. Dacă inițiatorul scrisorii de cerere este o organizație, atunci o astfel de scrisoare este întocmită pe antet cu semnătura managerului sau a persoanei autorizate. Dacă sunteți o persoană privată, atunci este suficient să respectați normele de bază în aranjarea elementelor literei. Aceste detalii sunt foarte importante din punct de vedere juridic și psihologic pentru destinatar și formarea imaginii corecte a expeditorului.
| - | ||||
 |
- | Trimiteți sute de propuneri, solicitări și alte scrisori de afaceri în fiecare zi, dar nu obțineți rezultatul dorit cu mesajul dvs.? Nu știți cum să reamintiți discret și politicos destinatarului obligațiile sale? Atunci instruirea online vă va ajuta cu siguranță „Abilități de scriere în afaceri”! Puteți trece prin ea oricând timp convenabil De către . | - | - |
| - |
Aveți întrebări urgente pentru organizație care ar trebui înregistrate? În acest caz, redactarea unei contestații scrise este indispensabilă. Cu toate acestea, nu totul este atât de simplu pe cât pare. Formatarea unei scrisori de afaceri competente - întreaga știință. Și nu ar strica toată lumea să învețe sau să-și amintească abilitățile de bază de compilare.
În primul rând, să decidem metoda care este cea mai convenabilă pentru tine de a scrie o scrisoare sau o solicitare către o organizație. Cel mai adesea, mesajele online sunt folosite folosind resurse de pe Internet. Dacă scrieți o scrisoare în acest fel, atunci nu puteți face fără:- Computer (laptop);
- Editor de text;
- E-mail.
Dacă utilizați metoda manuala scris, veți avea nevoie și de o imprimantă pentru imprimare.
Prima etapă a scrierii unei scrisori este „antetul”. În partea de sus a paginii trebuie să fie:- Numele organizației la care aplicați;
- Numele complet al directorului organizației sau al persoanei responsabile;
- adresa instituției;
- Data cererii;
- Orașul de aplicare.
Elementele de „antet” de dorit includ și coordonatele companiei - fax, telefon, adresă de e-mail, OKPO, OGRN, INN/KPI. Depinde de subiectul contestației și de organizația în sine.
- Scrisori promoționale;
- Scrisori de recomandare;
- Scrisori de informare;
- Scrisori de intentie;
- Scrisori de recunoștință;
- Scrisori de felicitare;
- Scrisori de instruire;
- Scrisori de anchetă;
- Scrisori de cerere;
- Scrisori de răspuns;
- Scrisori de notificare;
- Scrisori de invitație.
În funcție de tipul de apel pe care îl utilizați, formulați corect conținutul. De exemplu, dacă compui feedback pozitiv organizației, ar trebui să descrieți în detaliu motivul cererii dvs., ce anume v-a plăcut și așa mai departe.
Descărcați de pe portalul nostru:
Element important scrierea unei scrisori către o organizație - „nu aruncați apă” și scrieți la obiect. Exprimați-vă gândurile în așa fel încât scrisoarea dvs. să-i intereseze pe angajații companiei. Pentru a face acest lucru, în conformitate cu regulile de etichetă în afaceri, utilizați „cuvinte intrigante” speciale. Cu toate acestea, nu trebuie să exagerați, pentru că vorbim de un document, nu de corespondență personală. Descrieți situația concis, dar faceți-o lizibilă. Dacă conversația este despre respectarea legii, asigurați-vă că faceți referiri la legile Federației Ruse. Când descrii situație conflictuală propunerea unui număr de măsuri pentru escaladarea incidentului este binevenită.
Redactarea cu competență a unei scrisori către organizația potrivită este cheia succesului contestației dumneavoastră. Studiați cu atenție toate punctele descrise mai sus și nu ezitați să treceți la lucru. Nu uitați că scrisoarea nu trebuie să conțină greșeli de ortografie, punctuație și stilistice.
Scrierea de afaceri este unul dintre principalele instrumente de comunicare în orice afacere. O scrisoare de afaceri bine scrisă va ajuta la crearea unei impresii pozitive asupra companiei. Și o scrisoare scrisă analfabet vă poate distruge întreaga reputație. Am scris deja despre regulile corespondenței de afaceri, acum să ne uităm la exemple concrete scrisori de afaceri.
Exemple de scrisori de afaceri
Există multe tipuri de scrisori de afaceri - propuneri de afaceri, scrisori de revendicare, scrisori de recunoștință, scrisori de refuz, scrisori de intenție, scrisori de garanție, informații și așa mai departe. Principiile compilării lor nu sunt practic diferite unele de altele. Aruncă o privire din nou pentru a evita greșelile.
Exemple de scrisori de mulțumire
Exemplu de scrisoare de garanție
Exemplu de scrisoare de răspuns
Acest exemplu clar cum ar putea arăta o scrisoare politicoasă care conține un refuz:
Exemplu de buletin informativ
Exemplu de scrisoare de reclamație
Exemple de scrisori în engleză în corespondența de afaceri
Din păcate, nu toată lumea are un nivel ridicat de cunoaștere a limbii engleze. Și adesea managerii sunt oarecum pierduți atunci când trebuie să îi scrie o scrisoare de afaceri engleză. Dacă nici măcar în ruși oamenii nu se pot înțelege întotdeauna în corespondență, atunci despre ce putem spune limba straina? Cea mai bună cale de ieșireîn această situație, vei căuta litere similare și vei folosi expresii potrivite din ele în scrisoarea ta. Iată trei exemple de scrisori de afaceri în limba engleză: o scrisoare de recunoştinţă către client, o scrisoare care clarifică termenii tranzacţiei şi o scrisoare de răspuns la oferta de cumpărare. Fiecare fișier conține o versiune a scrisorii în engleză și traducerea acesteia în rusă.
Descărcați o scrisoare de mulțumire către client în limba engleză.
Descărcați scrisoarea cu termenii acordului în limba engleză.
Descărcați scrisoarea de răspuns la oferta de cumpărare în limba engleză.
Structura unei scrisori de afaceri
O structură clară este o caracteristică esențială a unei scrisori de afaceri. Acesta va ajuta destinatarul să înțeleagă rapid sensul a ceea ce este scris și va reduce timpul necesar pentru a-l citi. O scrisoare de afaceri constă din următoarele părți principale:
1. Titlu (subiectul scrisorii). Titlul scrisorii trebuie să conțină scopul sau esența ei pe scurt. Nu puteți folosi nicio frază abstractă aici. Destinatarului ar trebui să fie clar despre ce este vorba în scrisoare doar pe baza titlului. De exemplu, „Despre modificările prețurilor pentru furnizarea de produse” sau „Propunere de afaceri pentru cooperarea comercială cu compania XXX”.
2. Salutare. Felicitarea „Dragă + Prenume și Patronimic!” este considerată tradițională în scrisorile de afaceri. Cu toate acestea, nu este necesar să folosiți numele. De asemenea, vă puteți adresa destinatarului prin funcția sa: „Stimate domnule director!” Totuși, rețineți că chemarea pe nume reduce oarecum distanța psihologică și subliniază bine stabilit relații de afaceri. Dacă scrisoarea este adresată unui grup de persoane, atunci este acceptabil să scrieți „Stimați doamne și domni”, „Stimați parteneri!” și așa mai departe. Folosirea abrevierilor Mr., Ms. sau inițialele este percepută ca lipsită de respect, așa că încercați să o evitați.
3. Declarație despre scopul scrierii scrisorii, esența acesteia și ideea principală. Aceasta este partea principală a scrisorii. Aici scrieți direct despre motivul pentru care scrieți scrisoarea.
4. Propunerile dumneavoastră pentru rezolvarea acestei probleme, recomandări, solicitări, reclamații.Scrisori de afaceri aproape întotdeauna implică o anumită reacție din partea destinatarului (cu excepția scrisorilor pur informative). Prin urmare, este important să descrieți nu numai problema în sine, ci și să oferiți propriile opțiuni pentru rezolvarea acesteia. Dacă scrieți o plângere, atunci cereți să luați măsurile adecvate dacă faceți o ofertă de cooperare, atunci descrieți-o opțiuni posibile. Pe scurt, destinatarul scrisorii tale nu trebuie să înțeleagă doar „ce” vrei de la el, ci și „cum” îți propui să o implementezi. Atunci va fi o adevărată scrisoare de afaceri.
5. Scurt rezumat si concluzii. La final, putem rezuma toate cele de mai sus. Cu toate acestea, nu este întotdeauna posibil să faceți acest lucru pe scurt. În acest caz, nu merită să scrieți în mai multe propoziții ceea ce ați descris deja în primele două paragrafe. Ține minte asta cel mai bun prieten o scrisoare de afaceri este despre concizie. Prin urmare, în cele mai multe cazuri este suficient să ne limităm la expresiile „Sper o cooperare de succes”, „Aștept răspunsul dvs. la această problemă" și așa mai departe.
6. Semnătura. O scrisoare de afaceri este semnată cu funcția, prenumele și prenumele expeditorului cu expresia tradițională „Cu respect”. Sunt posibile și alte opțiuni: „Cu Cele mai bune urări„, „Cu stimă” și așa mai departe, în funcție de apropierea contactului tău cu destinatarul. Expresia „Cu respect” este cea mai universală, așa că dacă aveți îndoieli cu privire la modul în care ar fi mai potrivit să vă abonați, atunci folosiți această expresie și cu siguranță nu veți rata.
De asemenea, ar fi o idee bună să adăugați opțiuni pentru a vă contacta în semnătură: alte adrese de e-mail, numere de telefon de la serviciu, Skype. Beneficiul acestui lucru nu este doar că destinatarul, dacă dorește, va putea să vă contacteze rapid într-un mod convenabil pentru el, ci și că astfel vă veți demonstra deschiderea și disponibilitatea de a comunica cu destinatarul.
Și nu uita asta scrisoare oficială este în primul rând un document. Prin urmare, neglijând regulile de întocmire a acestuia, distrugi irevocabil reputația companiei tale și a ta ca specialist.
În fluxul documentelor de afaceri, formatul scrisorii de cerere este folosit foarte des atunci când este nevoie de a obține consimțământul celei de-a doua părți sau un anumit serviciu de la aceasta. Probe gatași exemple pentru diferite situații, precum și reguli pentru alcătuirea unor astfel de litere, pot fi găsite în acest articol.
Tradiția și regulile de întocmire a unei scrisori de cerere s-au dezvoltat exclusiv în managementul practic al documentelor - i.e. Nu există formulare sau instrucțiuni aprobate la nivel legislativ. Cu toate acestea, în vedere generală trebuie urmată următoarea structură:
- Ca de obicei, se completează mai întâi „antetul”, care indică numele complet al organizației care trimite cu informațiile de contact corespunzătoare, precum și numele unui anumit angajat (de obicei directorul companiei) și numele destinatarului. organizare.
- Urmează textul în sine, care constă într-o descriere a situației și justificarea cererii. Textul ar trebui să fie cât mai scurt posibil - de obicei 1-2 paragrafe sunt suficiente. Este important să vă exprimați cererea în mod specific și fără ambiguitate, astfel încât interlocutorul să înțeleagă clar esența recursului dumneavoastră.
- Urmează semnătura, transcrierea semnăturii și data întocmirii.
Astfel, este întocmit conform versiunii standard pentru astfel de documente - formularul este dat mai jos.
Eșantionul finit poate fi folosit ca exemplu.
VĂ RUGĂM SĂ REȚINEȚI. Decizia de a indica sau nu titlul documentului (adică de a scrie „Scrisoare de cerere” în mijloc) este luată de către expeditor însuși. De obicei, acest lucru este necesar în cazurile în care este necesar să se sublinieze natura documentului și scopul pe care o companie încearcă să-l atingă de la alta.
Deoarece în acest caz vorbim despre faptul că o companie mizează pe o favoare sau chiar pe o concesie din partea partenerului său, bineînțeles, scrierea scrisorii, executarea ei și chiar trimiterea acesteia trebuie luate foarte în serios. Orice detaliu poate face o impresie, așa că este mai bine să țineți cont chiar și de nuanțele aparent nesemnificative:
- În primul rând, este mai bine să-l trimiteți folosind poșta fizică - poșta rusă obișnuită sau, chiar mai bine, o organizație privată care livrează corespondența ușă în ușă și mult mai rapid. Mesaj către formular electronic sau cu atât mai mult, transmise prin fax sunt adesea percepute mai fără chip, ca spam-ul.
- Pe lângă asta metoda fizica execuția documentului (adică, ca de obicei trimitere poștală) vă permite să faceți o impresie favorabilă datorită hârtiei, plicurilor, ștampilei și altor mijloace de proiectare mai scumpe.
- Pentru a scrie textul, se alege întotdeauna un antet al companiei - acest lucru vă permite să faceți cererea mai oficială.
- Este mai bine să evitați clericalismul evident în text - i.e. cuvinte și expresii stabile care sunt utilizate în mod obișnuit în mediul de afaceri. Ele literalmente „uscă” narațiunea și fac o impresie în general negativă. Sunt ușor de înlocuit opțiuni originale- de exemplu, „Vă cer să luați în considerare” la „Sper înțelegerea și asistența dumneavoastră în rezolvarea acestei probleme”.
- În cele din urmă, merită să aderăm în general la tradițiile corespondenței de afaceri, de exemplu. textul este scris predominant în stil formal de afaceri. Digresiuni lirice, nu ar trebui să existe construcții sintactice prea complexe, sau fraze ambigue (în sens). Trebuie avut grijă ca mesajul să fie foarte ușor de perceput de către interlocutor, atât din punct de vedere al înțelegerii, cât și din punct de vedere psihologic.
SFATURI. Dacă este posibil să scrieți textul manual, este mai bine să utilizați această metodă. O scrisoare scrisă de mână o face să iasă în evidență de toți ceilalți. Cu toate acestea, este mai bine să încredințați scrisul unui specialist care cunoaște tehnici de caligrafie.
Soiuri
În funcție de situație specifică Există diferite tipuri de litere. Cele mai multe solicitări se referă la probleme financiare - de exemplu, oferirea unei reduceri, reducerea plății pentru un serviciu sau amânarea. O minoritate de scrisori de solicitare sunt dedicate asistenței în rezolvarea altor probleme. Cele mai frecvente cazuri și exemple gata făcute scrisorile sunt discutate mai jos.
Despre alocarea fondurilor
O solicitare de a aloca bani chiar și în scopuri caritabile este o cerere destul de serioasă. Prin urmare, la întocmire, este important să descrieți situația cât mai specific posibil și, în plus, să indicați clar pentru ce anume sunt necesari banii și din ce motiv nu pot fi luați din altă sursă.
La compilare, puteți folosi acest exemplu ca bază.
De la NPO „Curcubeu”
deputat al Adunării Legislative
Sankt Petersburg Miloshnikov I.N.
Dragă Ilya Nikolaevici! Directorul vă urează bun venit organizatie nonprofit Curcubeu". Organizația noastră a fost înființată în 2012 și în toți acești ani a furnizat în mod continuu asistență financiară copiii care suferă de forme acute de leucemie. Direcția principală a activității noastre este achiziționarea de produse relevante medicamenteși efectuarea de operațiuni complexe.
În toți acești ani, principala sursă de finanțare a activităților noastre a fost întreprinderea SRL „...”. Cu toate acestea, în luna aprilie a acestui an 2017, volumele de finanțare au scăzut brusc, iar în în acest moment nu putem desfasura activitati caritabile in acelasi volum.
Potrivit datelor noastre, bugetul anual al fondului, ținând cont de donațiile private, ar trebui să fie de 10 milioane de ruble. Astfel, din cauza încetării finanțării, este necesar să se acopere diferența în valoare de 8 milioane de ruble. anual. Sperăm în ajutorul dumneavoastră, deoarece momentan nu este posibil să găsiți sponsori.
Cu stimă, Svetozarov V.K.
Despre livrarea mărfurilor
Aici este important să-ți demonstrezi interesul și dorința de a coopera. Prin urmare, trebuie să găsim cuvintele potrivite astfel încât interlocutorul să fie impregnat de încredere și să ia o decizie adecvată. Puteți lua acest exemplu ca bază.
Director general al SRL „...”
Nekrasov N.K.
De la directorul SRL „...”
Elizarova V.M.
Salutări, Nikolai Konstantinovici! La expoziţia regională agricultură, care a avut loc in luna mai a acestui an, firma noastra a devenit interesata de mostrele de utilaje si utilaje care au fost oferite de dumneavoastra.
Am dori să începem cooperarea cu dumneavoastră prin livrarea unui lot de probă de mărfuri ( lista completa atașat ca document separat la prezenta scrisoare). Garantăm plăți la timp pentru bunuri și servicii. Ne exprimăm speranța pentru o cooperare pe termen lung și reciproc avantajoasă.
Datele noastre de contact:
Cu stimă, Elizarov V.M.
Despre acordarea de reduceri
Acesta este un tip destul de comun în zilele noastre deoarece conditii economiceîn multe privințe s-au agravat. Experiența arată că a convinge o contraparte să ofere o reducere funcționează mai ales în următoarele cazuri:
- dacă companiile cooperează de mult timp, de exemplu, mai mult de un an;
- dacă este achiziționat imediat număr mare bunuri.
Director General
SRL „Avantage” Filippov G.V.
De la directorul Veres LLC
Alexandrova K.N.
Bună ziua, Gennady Viktorovich. Suntem încântați să observăm faptul că companiile noastre cooperează de mai bine de 2 ani. Vă exprimăm recunoștința pentru calitatea constantă a serviciilor dumneavoastră, precum și pentru asistența dumneavoastră în rezolvarea unor probleme curente.
Credem că nu este un secret pentru tine anul trecut Situația economică din nișa noastră de piață s-a deteriorat semnificativ. Din păcate, în momentul de față ne confruntăm cu o anumită lipsă de venit, care este asociată cu o scădere a profiturilor trimestriale.
În legătură cu aceste circumstanțe, sperăm în înțelegerea și acordul dumneavoastră pentru a oferi o reducere de 10% la serviciile care vor fi furnizate în următorul an calendaristic 2018. Desigur, o astfel de măsură este temporară și ne angajăm să cooperăm deplin în condiții reciproc avantajoase dacă situația economică se stabilizează.
Cu stimă, Alexandrov K.N.
Despre reducerea chiriei
În acest caz, rațiunea solicitării dumneavoastră din scrisoare va fi aproximativ aceeași cu cea discutată în exemplul anterior.
Director General
SRL „Avantage” Filippov G.V.
De la directorul Veres LLC
Alexandrova K.N.
Bună ziua, Gennady Viktorovich. În anul fiscal care s-a încheiat în 2016, compania noastră a suferit pierderi care au depășit așteptările cu 10%. Suntem nevoiți să recunoaștem că compania noastră a fost afectată de criza financiară. Acest lucru se reflectă într-o scădere a fluxului de clienți cu 15-20% dintre proprietari.
În acest sens, sperăm ca acordul dumneavoastră să ofere o reducere de 10% la chirie. Vă rugăm să rețineți că suntem chiriași destul de mari și, în același timp, pe toată perioada cooperării noastre de cinci ani, nu am permis nicio întârziere la plată și am completat, de asemenea, toți ceilalți termeni ai contractului. Pornim de la faptul că această măsură este temporară, așa că suntem pregătiți să continuăm să plătim integral taxa de îndată ce situația pieței se va stabiliza.
Cu stimă, Alexandrov K.N.
Despre plata amânată
În acest caz, este important să recunoașteți că într-adevăr nu ați efectuat plata la timp și să explicați motivul în detaliu. Desigur, trebuie să indicați cu exactitate termenii de rambursare a întregii sume.
Directorului SRL „Gruzodar”
Vakulov N.Yu.
De la directorul Parabolia SRL
Aksakova T.G.
Bună, dragă Nikolai Yurievich. În septembrie 2017, nu am plătit următoarea plată pentru serviciile dvs. în valoare de 100.000 de ruble. Te-am anunțat oficial cu o lună înainte de imposibilitatea efectuării unei plăți. În acest moment, clarificăm că compania a găsit fonduri de plată. Vă rugăm să furnizați un plan de rate pentru două luni: octombrie și noiembrie (50.000 de ruble fiecare).
Nu ne sfiim de obligațiile și datoriile noastre financiare și vă atragem atenția asupra faptului că în toți cei 3 ani de cooperare nu am încălcat niciodată contractul. Sperăm să înțelegeți și așteptăm cu nerăbdare o cooperare reciproc avantajoasă.
Cu stimă, Aksakov T.G.
Vă rugăm să plătiți pentru o altă companie
Astfel de solicitări pot apărea în cazurile în care o companie se angajează să îndeplinească obligațiile financiare ale unei alte companii în anumite condiții. Puteți folosi acest șablon ca exemplu.
IP Blagodarova A.K.
de la IP Inina A.A.
Bună, dragă Anatoly Konstantinovich. După cum știți, aveți o datorie față de mine în valoare de 100.000 de ruble. Peste trecut an fiscal Aveam și o datorie la 3 companii în valoare de 50.000 de ruble. Vă sugerez să-mi plătiți integral datoria. Din partea mea, garantez furnizarea de planuri de rate pentru întregul sold al datoriei dumneavoastră pe o perioadă de 6 luni.