По результату проведения заседания, собрания или совещания почти всегда составляется протокол по соответствующему образцу. Особенности заполнения и готовый пример документа можно найти ниже.
По ходу проведения совещания всегда составляется протокол, причем руководство само решает, каким образцом лучше воспользоваться. Этот документ выполняет сразу несколько функций:
- Фиксирует информацию обо всех присутствующих и выступавших.
- Содержит все ключевые решения, принятые в ходе данного совещания.
- Отражает фактическое состояние переговорного процесса, фиксирует ключевые договоренности на данном этапе.
Таким образом, основная задача документа – зафиксировать факт проведенного совещания и всех решений, которые были приняты по результату.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Не все заседания протоколируются, поэтому руководство компании вправе самостоятельно решать, в каком случае составлять отчетный документ, в каком – нет. Обычно протоколы применяются на тех совещаниях, на которых обсуждаются вопросы, непосредственно влияющие на будущее развитие организации.
В законодательстве не разработано никаких требований к содержанию документа, и тем более нет единой формы. Поэтому каждая компания может использовать собственный бланк. В том числе можно применять разные варианты бланков для конкретных случаев (например, собрание отдела, внеочередное совещание или совместное заседание с представителями контрагента).
Обычно в документе отражаются такие сведения:
- Полное название компании, номер протокола и дата его составления. Нумерацию можно проводить сквозную – с началом отсчета с каждого календарного года.
- Состав присутствующих:
- председатель комиссии;
- ответственный секретарь, фиксирующий записи в протоколе;
- остальные присутствующие – обычно список выносится в конец документа.
- Повестка дня – т.е. список вопросов, которые предполагается обсудить. Составляется заранее и доводится до сведения всех присутствующих (обычно создаются специальные объявления за несколько дней за собрания).
- Список выступавших (ФИО, должность, тема выступления, затронутые вопросы).
- Решения, которые были приняты в результате совещания.
- Подписи председателя и секретаря, расшифровки подписей (фамилия и инициалы).
- Если к протоколу прикладываются дополнительные документы, а также материалы аудиозаписей, фото- и видеосъемки, этот факт обязательно отражается в документе. В конце прописывают слово «Приложения» и перечисляют названия документов и других материалов, их количество и вид (оригинал или копия), а также количество страниц.
Бланк и образец 2019
В наиболее простом случае бланк выглядит так.
А в качестве образца можно выбрать такую форму:
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» с описанием решения нередко приводятся и результаты процедуры голосование, если оно было проведено на собрании. Результаты фиксируются простым суммированием голосов «ЗА», «ПРОТИВ» и воздержавшихся.
Краткая и полная разновидности
В одной и той же организации могут проводиться разные совещания. Важность того или иного собрания зависит от вопросов, которые на нем рассматриваются. И они же определяют выбор того или иного образца, по которому будет составлен протокол. В целом можно выделить 2 разновидности документа:
Выписка из протокола
В случае необходимости получения некоторых сведений из протокола, составляется выписка. Этот документ представляет собой точную копию части протокола. В выписке обязательно фиксируется дата составления основного документа, его номер, название компании. Верность копии заверяется личной подпись, секретаря и/или председателя собрания.
Особенности ведения
В случае отчетных собраний по итогам года обычно выбирают расширенные формы документа. Если же речь идет о собрании отдельного структурного подразделения, руководители, как правило, выбирают наиболее простой шаблон.
Особенности фиксирования фактов и хранения протокола следующие:
- Образец протокола совещания утверждает руководство компании или конкретного структурного подразделения организации.
- Ведется непосредственно в момент проведения собрания. Назначается специальный сотрудник, ответственный за оформление документа. В большинстве случаев это секретарь, который также исполняет обязанности секретаря собрания.
- Во избежание неточностей, некорректного толкования фраз выступающих нередко производится дополнительное фиксирование всех событий, происходящих во время собрания. Применяются средства аудио- и видеозаписи. Впоследствии при необходимости в приложение к протоколу приводятся стенограммы выступлений – точные цитаты того, что говорили сотрудники и другие приглашенные лица.
- Количество оригинальных экземпляров составляется в зависимости от ситуации. Как правило, достаточно одного оригинала. Однако в случае проведения собрания с участием партнера (представителей другой фирмы) возникает необходимость составления 2 оригиналов. Обычно такие собрания проводятся на разных этапах деловых переговоров.
- Что касается копий документа, можно составить любое их количество. Такая необходимость возникает при проведении собраний, решения которых обязательны для всех отделов организации. Тогда копии рассылаются во все структурные подразделения. Как правило, они заверяются оригинальной печатью и собственноручной подписью руководителя.
Чтобы избежать возможных неточностей, применяют средства аудио- и видеозаписи, чтобы впоследствии стенографически точно воспроизвести выступление каждого сотрудника или приглашенного лица.
Совещания проводят во многих организациях, какая бы форма собственности у них ни была. На них работники и руководители обмениваются важными сведениями, принимают решения. Чтобы мероприятие было эффективным, создается протокол совещания. Образец этого документа в организациях примерно одинаковый. О правилах рассказано далее.
Типы совещаний
Эти мероприятия могут пройти неудачно, если не подготовиться к ним. Данная функция ложится на руководителя. Он должен определить характер мероприятия. Специалистами выделяется несколько типов совещаний:
- Учебное (конференция), целью которого считается предоставление сотрудникам знаний, повышение их квалификации.
- Информационное. Мероприятие требуется для обобщения информации и изучения разных точек зрения на появившиеся вопросы.
- Разъяснительное. При таких совещаниях руководители убеждают работников в правильности выполняемой хозяйственной политики.
- Проблемное. Мероприятие проводят для разработки метода решения актуальных проблем.
Каким бы ни был вид совещания, его обязательно оформляют документально. Это позволяет грамотно и организованно его проводить.
Подготовка
Чтобы совещание было эффективным, руководящим сотрудникам нужно знать о следующих правилах:
- Нужно четко определить тему и желаемые итоги. Это позволит организованно провести мероприятие.
- Тщательная разработка повестки дня. Нужно установить последовательность рассмотрения вопросов. При этом начинать лучше с легких вопросов, переходя к более сложным.
- Необходимо ознакомить участников с фактами, которые будут обсуждаться. Это лучше делать до совещания.
- Нужно заранее отправить приглашение лицам, которые должны присутствовать. Если некоторые не смогут помочь в решении вопросов, но должны знать результаты мероприятия, то им нужно предоставить протокол.
- Место совещания должно выбираться на основе его целей. Условия размещения людей имеют важное значение в создании деловой обстановки.
Эти нюансы являются основными в подготовке к совещанию. При их соблюдении мероприятие будет проведено эффективно и организованно.
Зачем требуется протокол совещания?
В каждой организации регулярно проводятся совещания. Этот вид мероприятий помогает разрешить многие острые проблемы, своевременно принять решение по сложным задачам, создать стратегию развития фирмы. Часто совещания не фиксируют протоколом, что считается нормой. Руководство может самостоятельно определить список мероприятий, в процессе которых ведется запись. Им же устанавливается, где это делать необязательно.
Основным назначением протокола считается фиксация в письменной форме всех вопросов, задач и мнений, звучащих на заседании, а также совместное принятие решений. Лучшей формой считается детализированный протокол. Обычно такой документ используется на мероприятиях, которые повлияют на будущее развитие фирмы. Кроме того, нужно фиксировать содержание встреч с предприятиями и работниками госучреждений. Образцы протоколов совещаний для разных форм мероприятий подобны, есть лишь незначительные отличия.
Ведение
Протокол совещания ведет руководитель предприятия. Но эта функция может выполняться и другим работником. До этого мероприятия секретарю передается список приглашенных и примерный список вопросов. Участниками предоставляются тезисы докладов. Это позволит подготовить шаблон документа для ускорения работы по составлению документа. Образцы протоколов совещаний при таких мероприятиях на всех предприятиях подобные.
Когда участников много, лучше завести регистрационный лист, где будут фиксироваться Ф. И. О. явившихся. С началом совещания секретарем утверждается перечень присутствующих. Запись сведений фиксируется секретарем во время мероприятия. Для повышения точности протоколирования применяются диктофонные записи. Все слова записываются на цифровой носитель, а затем воспроизводятся при окончательном оформлении протокола.
Если на собрании много участников, то для ведения протокола приглашается 2 секретаря. Такая работа ускоряет процесс, если мероприятие затягивается. Реплики, замечания, комментарии, которые не относятся к теме заседания, не включаются в содержание документа. Протокол включает общий смысл докладов, вопросов и предложений. Точно фиксируются решения, поручения, которые предоставляются руководителем отдельным работникам.
Если руководителю необходимы точные сведения, то он может потребовать отчет за подписью ответственного лица. На совещаниях обсуждается положение вещей в общем, поэтому не нужно делать детальные записи. В результате протокол включает ход заседания: обсуждаемые темы, вопросы, решения. Иногда руководители требуют дословной фиксации всех фраз. Это происходит на совещаниях современных организаций, на которых решается множество оперативных вопросов.
Оформление
Совещания? Образец включает основную информацию, которая должна вноситься в документ. В государственных ведомствах протоколы ведут на основе специальных бланков. Обычная форма образца протокола совещания состоит из:
- Обязательных реквизитов (даты, номера, названия предприятия, вида документа с обозначением мероприятия, места проведения).
- Списка присутствующих (Ф. И. О., должностей участников). Может применяться явочный лист, в котором расписываются все, кто пришел.
- Если на мероприятии присутствовали лица из других учреждений, то они должны быть вписаны в раздел «Приглашенные».
- Основной части. В ней указываются 3 части: слушали (Ф. И. О. и должности докладчиков, темы выступлений, изложение сути), выступили (Ф. И. О. и должность лица, задававшего вопросы или предоставлявшего комментарии), решили (руководителем даются поручения или накладывается резолюция, устанавливаются сроки выполнения заданий).
- В конце подписи ставит секретарь и руководитель. Печать не нужна.
По такому образцу протокола получится составить грамотный документ. Его обязательно нужно нумеровать для контроля за ходом совещания. Окончательная бумага подготавливается спустя некоторое время после заседания. На это может уйти несколько часов или даже дней, все зависит от количества информации.
Образец протокола совещания при директоре точно такой же, как и тот, который проводится без него. Потом документ подают на подписи начальнику, руководящему мероприятием. Протокол рассылают заинтересованным лицам или создают официальные выписки с поручениями для исполнителей.
Если составляется протокол технического совещания, образец его может включать специфические нюансы этого мероприятия. Но в целом он должен содержать основную суть, проблемы и вопросы, обсуждаемые участниками. Образец протокола рабочего совещания, представленный в статье, может служить примером в составлении этого документа.
Оперативное совещание
Данное мероприятие обладает следующими особенностями:
- Конкретная периодичность, к примеру, каждую неделю.
- Определенный состав присутствующих.
- Подобные темы и вопросы.
- Небольшая длительность.
Образец протокола оперативного совещания действует такой же, как и для обычного мероприятия. Только секретарь предварительно знакомится с алгоритмом работы, вопросами для обсуждения. Это ускоряет работу над документом, ведь большая его часть формируется заранее. Протокол готовится быстро, документ сразу подают на подпись руководству.
Хранение
Для решения вопроса хранения протоколов секретарю требуется ознакомиться с внутренними документами организации. Это зависит от специфики предприятия. Документы по совещаниям советов директоров или акционеров АО хранятся постоянно. Протоколы оставляют в месте расположения действующего органа организации. Документы собраний обычно хранятся 3 или 5 лет, а затем сдаются в архив и уничтожаются на основе инструкций.
Вывод
Протокол собраний позволяет участникам помнить о повестке дня и выполнить поручения в положенный срок. Сейчас есть электронные ресурсы по оперативной подготовке и рассылке этой документации. Поэтому секретарю будет удобно представить версию протокола заинтересованным лицам.
П р а к т и ч е с к о е з а н я т и е 8
ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
ПРОТОКОЛ, АКТ
Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные записки, акты, письма и др. Они носят вспомогательный характер и не являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них может быть принята к сведению.
Протокол
Протокол занимает особое место в системе организационно-распорядительной документации. Его можно отнести к информационным документам (так как он содержит информацию он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), а так как он содержит постановляющую часть. может рассматриваться как распорядительный документ.
Протокол - , документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятие решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов (коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических и методических советов).
Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания советов директоров.
Протоколы представляются в органы государственной власти для регистрации (например, при регистрации коммерческих банков, торгово-промышленных палат и др.). Протоколы составляют и для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, семинаров и т.д.).
Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем вручную или с использованием диктофона.
В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая.
Краткий протокол – фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда заседание стенографируется, доклады и тексты выступлений будут представлены секретарю или когда заседание носит оперативный характер.
Полный протокол – фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступления участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания.
Стенографический протокол – составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.
Полный и стенографический протоколы составляют на основе рукописных стенографических или магнитофонных записей.
Все виды протоколов оформляются на общем бланке, который включает следующие реквизиты: наименование учреждения, вид документа, место для проставления даты, индекса документа, место составления протокола, место для заголовка к тексту. Датой протокола является дата заседания. Если оно продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания. Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Заголовок к тексту отражает вид заседания или коллегиальной деятельности (Протокол - заседания коллегии) .
Текст протокола включает вводную и основную части.
В водной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова присутствовали перечисляют фамилии, инициалы постоянных членов коллегиального органа в алфавитном порядке (в краткой форме протокола эти данные опускают), а также фамилии, инициалы и должности приглашенных. Слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» пишут с большой буквы от начала левого края. При оформлении протокола расширенного заседания фамилии участников не перечисляются, а указывается их общее количество. Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые передаются секретарю собрания и становятся одним из приложений к протоколу.
В водную часть протокола включается повестка дня., В ней перечислены обсуждаемые на заседании вопросы с фамилиями выступающих (докладчиков) и закреплена последовательность их обсуждения. В ней перечислены обсуждаемые на заседании вопросы с фамилиями выступающих и закреплена последовательность их обсуждения. Повестка дня заседания составляется заранее и должна включать оптимальное количество вопросов.
Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются.
Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», которые печатаются прописными буквами для того, чтобы выделить в тексте протокола записи речи основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющей части, формулирующей решение вопроса. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже. Изложение записи выступления отделяют от фамилии дефисом, оно излагается от третьего лица единственного числа, пишут содержание доклада в форме прямой речи. Если текст доклада застенографирован или представлен докладчиком в письменной форме, то после тире также с прописной буквы пишут –« Доклад прилагается».
Перед словом «СЛУШАЛИ» ставят номер вопроса повестки дня, после – двоеточие.
Ход обсуждения доклада отражается в разделе «ВЫСТУПИЛИ» Вопросы и ответы фиксируются в разделе «ВЫСТУПИЛИ». Слова – вопрос и ответ не пишутся.
Например:
А.В.Смирнов – Были ли приняты меры для ликвидации…?
Принятые решения содержатся в разделе «ПОСТАНОВИЛИ». Если решений несколько, они нумеруются арабскими цифрами с точкой. Каждое решение сопровождается указанием должности, фамилии и инициалов ответственного за его выполнение и содержит срок исполнения, например:
ПОСТАНОВИЛИ:
1. Подготовить проект нового Положения о персонале. Ответственный – менеджер по персоналу Родионова Н.П. Срок – 18.11.2001 .
Постановляющую часть строят по схеме: действие – исполнитель – срок. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение или конкретное должностное лицо.
Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае протокол должен иметь ссылку на дату и номер документа, а сам документ следует приложить к протоколу.
При выборах в протоколе указывают результаты голосования по каждой кандидатуре.
Протокол подписывает председатель и секретарь. Секретарь редактирует текст, знакомит каждого выступающего с записью его выступления и получает подпись выступающего, согласного с записью своего выступления. Протокол собрания для ведения, которого выбирают президиум, подписывают председатель, секретарь и все члены президиума.
Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись. Она состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего выписку, личной подписи, фамилии, инициалов и даты. Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.
Образец оформления протокола
(с продольным расположением реквизитов)
Герб РФ
Наименование организации
ПРОТОКОЛ
____________________ № _________________
Дата
_______________________________
Место издания
Заголовок:
Заседания комиссии по...
Председатель - Смирнов С.С.
Секретарь - Антонова М.И.
Присутствовали: 30 человек (список прилагается)
(если до 15 человек, то в протоколе
указываются фамилии с инициалами
в алфавитном порядке через запятую)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О порядке подготовки к конференции.
Доклад заведующего...
1. СЛУШАЛИ:
Соколову А.И. - текст доклада прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Иванов М.И. - краткая запись выступления (от третьего лица).
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Одобрить...
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ:
Председатель Подпись С.С. Смирнов
Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретные факты или действия.
Акты составляться в различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей:
· акт приема работ по договору;
· акт приема-передачи документов;
· акт списания материалов;
· коммерческий акт;
· акт проверки и т.д.
Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей.
Особую группу образуют коммерческие акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспортировки. Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачеркиваний. Все дополнения и исправления в акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон.
Если акт является внутренним документом предприятия, он оформляется на общем бланке. Если акт является внешним документов, то он должен содержать справочные данные об организации.
Акт должен иметь:
· наименование организации (структурного подразделения);
· наименование вида документа;
· заголовок к тексту;
· подписи;
· печать;
· приложения; (при наличии копий подтверждающих документов).
Текс акта состоит из вводной и констатирующей частей.
В водной части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия.
Акт может иметь заголовок, например: «Акт о недостаче ТНП» или «Акт приема-передачи документов с грифом «Конфиденциально».
В основной части акта излагаются:
· цели и задачи;
· сроки проведенной комиссией работы;
· результаты (выводы, заключения, предложения).
После текста и отметки о приложении при необходимости указываются сведения о количестве экземпляров акта, о месте их нахождения или адресатах, которым они отправлены.
Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.
Для ряда актов (по материальным, финансовым и другим важным вопросам) необходимо утверждение руководителем и заверение печатью предприятия.
С актами ревизий, проверок знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают. При этом в акте после подписей составителей отметка «С актом ознакомлены: должности, подписи, расшифровки подписей и даты».
Например:
Составлен:
Председатель_____________________________________________
Члены комиссии:
Члены комиссии: 1. _____________________________________
Должность, фамилия, инициалы
Присутствовали: 1. _____________________________________
Должность, фамилия, инициалы
Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту. В название должности входит и название учреждения.
Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы.
В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть текста не обязательна - акт может заканчиваться и констатацией фактов.
После текста перед подписями при необходимости указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение (эта часть акта также не обязательна). Например:
Составлен в 3-х экземплярах:
1-й экз. направлен в Минэкономики России
2-й экз. направлен в МПС России
3-й экз. - в дело 05-24.
Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель комиссии и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются. Например:
Председатель комиссии Подпись К.Я. Лакин
Члены комиссии: ______________ В.Н. Кириллов
Подпись
______________ И.Н. Потапов
Подпись
Н.Н. Ламшйна
Подпись
Как и во всяком документе, в акте перед текстом имеется заголовок, начинающийся с предлога «О» («Об») и формулируемый с помощью отглагольного существительного «О проверке», «О приеме-передаче», «О списании», «Об уничтожении» и т.п.
Некоторые виды актов требуют утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения утверждается руководителем вышестоящего ведомства (министром), акт о выделении к уничтожению документов и дел - руководителем учреждения. Утверждение оформляется грифом в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97.
Приведем пример оформления акта:
Министерство культуры России УТВЕРЖДАЮ
Комитет по культуре председатель комитета
Администрации Подпись Н.И. Петров
___________________________ ___________________
Наименование области Дата
18.05.2000 № 12
г. Новосибирск
О проверке сохранности документов в комитете
Основание: приказ председателя комитета от 20.04.2000 № 102 «О проверке сохранности управленческих документов».
Составлен комиссией в составе:
Председатель: зам. председателя комитета Сидоров Г.В.
Члены комиссии: 1. Зав. общим отделом Григорьева Н.И.
2. Инспектор отдела кадров Михайлова Г.Г.
3. Зам. главного бухгалтера Мышкина С.И.
4. Референт Прокудина М.В.
В период с 16 по 18 мая 2000 года комиссия проверила организацию и условия хранения управленческих документов в комитете культуры. Документы хранятся в структурных подразделениях и в общем отделе.
Номенклатура дел ежегодно согласовывается с Новосибирским областным архивом. Фактов гибели, утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено.
Составлен в 2-х экземплярах:
1-й - в дело № 1-23
2-й - в областной архив.
Председатель комиссии Подпись Г.В. Сидоров
Члены комиссии: Подпись Н.И. Григорьева
Подпись ГГ. Михайлова
Подпись С.И. Мышкина
Подпись М.В. Прокудина
Вариант 2
Оформите актом результат ревизии, работы предприятия ОАО «Сибтехмаш», которая проводилась с 01.02.2000 по 01.03.2000 г. В итоге ревизии были выявлены следующие недостатки: не упорядочен учет личного состава, некоторые личные дела ИТР находятся в запущенном состоянии; допускается необоснованное списание упаковочной бумаги, гвоздей и запасных частей для ремонта оборудования; в механическом цехе допущен перерасход припоя в количестве 60 кг; заведующим складским хозяйством П.И. Яковлевым несвоевременно отгружена поставщикам возвратная тара, за что заводом уплачен штраф в сумме 1,5 тыс. руб. Остальные данные определите по своему усмотрению.
Секретарь Подпись М.А. Антонова
16. Составьте протокол заседания инвентаризационной комиссии завода газовой аппаратуры, на котором рассматривался вопрос о результатах инвентаризации по складу № 2 вспомогательных материалов. На заседании было принято постановление об утверждении результатов инвентаризации и отнесения за счет заведующего складом недостачи вспомогательных материалов в сумме 365 млн руб., а также зачитаны сличительная ведомость по складу № 2 и объяснительная записка заведующего складом. Остальные данные определите по своему усмотрению.
17. Составьте полный протокол общего собрания рабочих производственного кооператива «Запуск», на котором обсуждался вопрос о создании производства строительных материалов для строительства жилых домов. На собрании была заслушана информация председателя о возможности создания такого цеха и перспективах его работы. После обсуждения было принято решение поручить председателю и его заместителю по строительству в течение,6 месяцев развернуть работу и выделить для этих целей 315 млн руб.
18. Составьте краткий протокол производственного совещания работников планово-экономического отдела завода медпрепаратов, на котором был рассмотрен вопрос о досрочной разработке техпромфинплана на 1998 г. После обсуждения производственное совещание приняло решение разработать техпромфинплан на три дня раньше установленного срока. Остальные данные укажите самостоятельно.
Похожая информация.
Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).
Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).
Протоколы составляются на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок , проектов решений и других материалов.
Протокол ведет секретарь или другое назначенное лицо. За правильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь, ведущие заседание.
Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации.
Заголовком протокола служит название вида коллегиальной деятельности (заседание, собрание и т.д.) и название органа, деятельность которого протоколируется (протокол заседания аттестационной комиссии...; протокол общего собрания акционеров...).
Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части указываются инициалы и фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указываются место работы и должность каждого лица.
Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:
Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).
Слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали" печатают слева от нулевого положения табулятора (от поля), отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О", "Об", печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:...
ВЫСТУПИЛИ:...
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):...
В разделе "СЛУШАЛИ" приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: "текст доклада прилагается".
В разделе "ВЫСТУПИЛИ" указываются фамилии и инициалы лиц, выступивших в обсуждении, а также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.
В разделе "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных "за", "против", "воздержавшихся", а также список лиц, не участвовавших в голосовании. Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.
Перед словом "СЛУШАЛИ" проставляется номер в соответствии с повесткой дня. Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Текст разделов "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатается через 1,5 межстрочных интервала с новой строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.
Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц. Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через 1 межстрочный интервал.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.
Примеры оформления полного и краткого протокола приводятся в приложении 16 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76.
Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления.
Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т.д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания. Например: 16-17.06.2010 или 16.06.2010-17.06.2010.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, экспертных советов и других органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Службы делопроизводства.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью Службы делопроизводства.
Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку.
Выписка из протокола воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет.
Нормативными правовыми актами могут устанавливаться дополнительные требования к некоторым видам протоколов, которые необходимо учитывать при их составлении и оформлении.
Например, при составлении протоколов заседаний совета директоров (наблюдательного совета) акционерного общества должны учитываться требования, установленные следующими нормативными правовыми актами:
- Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ "Об акционерных обществах";
- Кодекс корпоративного поведения, одобренный на заседании Правительства Российской Федерации от 28 ноября 2001 г. (протокол № 49), рекомендованный к применению распоряжением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 04 апреля 2002 г. № 421/р.