Boekhouding van brandstof en smeermiddelen in 1C. Uitgaven voor brandstoffen en smeermiddelen: boekhouding en automatisering Brandstofafschrijving in 1s 8.2

Bedrijven die voertuigen op hun balans hebben, moeten de aankoop van brandstoffen en smeermiddelen en de afschrijving ervan voor productie weerspiegelen; laten we eens kijken hoe de brandstofboekhouding is georganiseerd in 1C Accounting 8 editie 2.0.

In dit artikel analyseren we de situatie waarin brandstof wordt gekocht door een verantwoordelijke persoon en vervolgens wordt afgeschreven als kosten.

Om de ontvangst van brandstof aan de onderneming weer te geven die door een verantwoordelijke persoon is gekocht, wordt het document 'Voorafrapportage' gebruikt. Je vindt het op het tabblad ‘Kassier’ en op het tabblad ‘Productie’.

De vooraf verantwoordelijke persoon moet geld krijgen voor de aankoop van brandstof, bijvoorbeeld via de kassa met behulp van het document 'Contante uitgavenorder'.

Voorbeeld: chauffeur van Veda LLC I.I. er werden fondsen uit de kassa uitgegeven voor de aankoop van AI-92-benzine voor een bedrag van 9.800 roebel. Voor dit bedrag kocht de bestuurder 350 liter benzine.

Om deze bewerking in 1C weer te geven, vullen we een onkostendeclaratiedocument in. Op het eerste tabblad geven we het bedrag weer dat ter rapportage aan de bestuurder is verstrekt. Gekochte benzine moet worden ingevoerd op het tabblad “Producten”. Hier geven we ook de documenten voor benzine weer die bij aankoop aan de chauffeur zijn afgegeven: een bon en een factuur.

Er zijn boekingen gegenereerd volgens het document:

Houd er rekening mee dat de brandstofboekhouding in 1c is georganiseerd op subrekening 03 van rekening 10. De subrekening heet “Brandstof”. Deze rekening kan handmatig worden ingesteld in het onkostendeclaratiedocument. Wanneer er echter maandelijks brandstoffen en smeermiddelen aan uw bedrijf worden geleverd, kunt u beter een aparte map voor brandstof aanmaken. Ik heb je verteld hoe je dit moet doen.

Volgende fase – Dit is een afschrijving van benzine voor productie. In ons voorbeeld werd 200 liter benzine afgeschreven. Deze bewerking wordt in 1C Boekhouding weerspiegeld door het document “Behoeftefactuur”, gelegen op het tabblad “Productie”.

De kosten voor brandstoffen en smeermiddelen en de opname ervan in de belastingadministratie zijn een pijnpunt voor accountants van de meeste organisaties. In welke mate en op welke basis kan de inkomstenbelastinggrondslag voor deze uitgaven worden verlaagd, zegt L.P. Fomicheva (728-82-40, [e-mailadres beveiligd]), belastingadviseur. Op automatiseringsgebied werd het materiaal voorbereid door specialisten van het geautoriseerde trainingscentrum "Master Service Engineering".

Algemene bepalingen voor de boekhouding van brandstoffen en smeermiddelen

brandstof (benzine, dieselbrandstof, vloeibaar petroleumgas, gecomprimeerd aardgas);
smeermiddelen (motor-, transmissie- en speciale oliën, vetten);
speciale vloeistoffen (rem- en koelvloeistof).

Een organisatie die auto's gratis bezit, leaset of gebruikt en deze bij haar activiteiten gebruikt om inkomsten te genereren, kan de kosten voor brandstof en smeermiddelen aan haar kosten toeschrijven. Maar niet alles is zo eenvoudig als het lijkt.

Zijn er normen nodig bij de boekhouding van brandstoffen en smeermiddelen?

Momenteel stellen de boekhoudregels geen maximale normen vast voor het toerekenen van de kosten van de kosten die verband houden met het gebruik van brandstoffen en smeermiddelen bij het besturen van voertuigen. De enige voorwaarde voor het afschrijven van brandstof en smeermiddelen als kosten is de beschikbaarheid van documenten die het gebruik ervan in het productieproces bevestigen.

Bij het berekenen van de belastbare winst moet u zich laten leiden door hoofdstuk 25 van de belastingwet van de Russische Federatie. De kosten voor het onderhoud van dienstvoertuigen, waaronder de kosten voor de aanschaf van brandstof en smeermiddelen, worden beschouwd als andere uitgaven die verband houden met de productie en verkoop (lid 11, lid 1, artikel 264 en lid 2, lid 1, artikel 253 van het Belastingwetboek van de Russische Federatie). De belastingwet van de Russische Federatie beperkt de kosten voor het onderhoud van officiële voertuigen volgens geen enkele norm. Daarom worden voor belastingdoeleinden de uitgaven voor brandstof en smeermiddelen afgeschreven op basis van de werkelijke kosten. Ze moeten echter gedocumenteerd en economisch gerechtvaardigd zijn (clausule 1 van artikel 252 van de Belastingwet van de Russische Federatie).

Volgens het Russische Ministerie van Financiën, uiteengezet in brief nr. 03-03-02-04/1/67 van 15 maart 2005, vallen de kosten voor de aankoop van brandstoffen en smeermiddelen binnen de grenzen die zijn vastgelegd in de technische documentatie van het voertuig kan voor belastingdoeleinden worden erkend als wordt voldaan aan de vereisten van bovengenoemde paragraaf 1 van artikel 252 van de Belastingwet van de Russische Federatie. Het Ministerie van Belastingdienst van Rusland voor Moskou heeft in een brief van 23 september 2002 nr. 26-12/44873 een soortgelijke mening geuit.

De geldigheidsvereiste verplicht de organisatie om haar eigen normen voor het verbruik van brandstof, smeermiddelen en speciale vloeistoffen voor haar voertuigen, die worden gebruikt voor productieactiviteiten, te ontwikkelen en goed te keuren, rekening houdend met de technologische kenmerken ervan. De organisatie ontwikkelt dergelijke normen om het verbruik van brandstof en smeermiddelen voor bediening, onderhoud en reparatie van auto-uitrusting te beheersen.

Bij de ontwikkeling ervan kan een organisatie uitgaan van de technische kenmerken van een bepaalde auto, de tijd van het jaar, bestaande statistieken, rapporten van controlemetingen van het brandstof- en smeermiddelverbruik per kilometer, samengesteld door vertegenwoordigers van organisaties of autoservicespecialisten namens haar, etc. Bij de ontwikkeling ervan wordt rekening gehouden met stilstand in de file, seizoensschommelingen in het brandstofverbruik en andere correctiefactoren. Normen worden in de regel ontwikkeld door de technische diensten van de organisatie zelf.

De procedure voor het berekenen van het brandstofverbruik is een onderdeel van het boekhoudbeleid van de organisatie.

Ze worden goedgekeurd in opdracht van het hoofd van de organisatie. Alle bestuurders van voertuigen moeten vertrouwd zijn met de bestelling. Het ontbreken van goedgekeurde standaarden in een organisatie kan leiden tot misbruik door chauffeurs en daarmee tot ongerechtvaardigde meerkosten.

In werkelijkheid worden deze normen als economisch gerechtvaardigd gebruikt voor boekhoudkundige doeleinden bij het afschrijven van brandstoffen en smeermiddelen en voor belastingdoeleinden bij het berekenen van de inkomstenbelasting.

Bij het ontwikkelen van deze normen kan de organisatie gebruik maken van de normen voor het verbruik van brandstof en smeermiddelen in het wegvervoer, goedgekeurd door het Ministerie van Transport van Rusland op 29 april 2003 (leidraad nr. R3112194-0366-03 overeengekomen met het hoofd van het Ministerie van Materiële, Technische en Sociale Zekerheid van het Ministerie van Belastingen van Rusland en toegepast vanaf 1 juli 2003). Het document bevat de waarden van de basisnormen voor brandstofverbruik voor rollend materieel voor auto's, normen voor brandstofverbruik voor de werking van speciale apparatuur die op voertuigen is geïnstalleerd, en de methodologie voor de toepassing ervan, evenals normen voor het verbruik van smeerolie.

Er worden normen voor het brandstofverbruik vastgesteld voor elk merk en elke wijziging van de gebruikte voertuigen en komen overeen met bepaalde bedrijfsomstandigheden in het wegvervoer.

Het brandstofverbruik voor garage- en andere huishoudelijke behoeften (technische keuringen, afstelwerkzaamheden, inrijden van motor- en auto-onderdelen na reparatie etc.) is niet in de normen opgenomen en wordt apart vastgesteld.

Er wordt rekening gehouden met kenmerken van het voertuiggebruik die verband houden met wegvervoer, klimatologische en andere factoren door correctiefactoren toe te passen op de basisnormen. Deze coëfficiënten worden vastgesteld als percentages van stijging of daling van de initiële waarde van de norm. Als het nodig is om meerdere toeslagen tegelijkertijd toe te passen, wordt het brandstofverbruik vastgesteld rekening houdend met de som of het verschil van deze toeslagen.

Het bestuursdocument stelt ook normen vast voor het verbruik van smeermiddelen per 100 liter totaal brandstofverbruik, berekend volgens de normen voor een bepaald voertuig. Het olieverbruik wordt vastgesteld in liters per 100 liter brandstofverbruik, het verbruik van smeermiddelen - respectievelijk in kilogrammen per 100 liter brandstofverbruik. Ook hier zijn er correctiefactoren afhankelijk van de bedrijfsomstandigheden van de machine. Het verbruik van rem- en koelvloeistoffen wordt bepaald in het aantal bijvullingen per voertuig.

Is het nodig om de normen van het Ministerie van Transport van Rusland als enige mogelijke toe te passen? Nee. Het Ministerie van Transport van Rusland heeft volgens artikel 4 van de Belastingwet van de Russische Federatie niet het recht om normen voor belastingdoeleinden te ontwikkelen. De normen die zijn goedgekeurd door het Ministerie van Transport van Rusland zijn geen bevel en zijn niet geregistreerd bij het Ministerie van Justitie van Rusland als een regelgevende rechtshandeling die verplicht is voor gebruik door organisaties in de hele Russische Federatie. Rekening houdend met al deze omstandigheden kunnen we zeggen dat, ondanks de naam “Gidsdocument”, en het feit dat er overeenstemming is bereikt met het Ministerie van Belastingen en Belastingen van Rusland, de basisnormen voor het brandstof- en smeermiddelverbruik op de weg vervoer zijn slechts adviserend van aard.

Maar de kans dat de belastingautoriteiten bij controles nog steeds zullen vertrouwen op deze normen, overeengekomen met hun afdeling, is vrij groot. Als de uitgaven van een organisatie voor de aanschaf van brandstoffen en smeermiddelen de normen van het Russische Ministerie van Transport aanzienlijk overschrijden, kan de economische rechtvaardiging ervan immers twijfels doen rijzen bij de belastingautoriteiten. En dit is logisch: de normen van het Russische ministerie van Transport zijn goed doordacht en redelijk. En hoewel ze niet voor belastingdoeleinden zijn ontwikkeld, kunnen ze in de rechtbank worden gebruikt en zullen ze, naar het schijnt, als overtuigend argument voor rechters dienen.

Daarom moet een organisatie bereid zijn de redenen voor afwijkingen van de normen die zij hanteert voor het afschrijven van brandstof en smeermiddelen als uitgaven te rechtvaardigen van de normen die zijn goedgekeurd door het Ministerie van Transport van Rusland.

Vrachtbrieven

De aanschaf van brandstof en smeermiddelen geeft nog niet het daadwerkelijke verbruik weer van een auto die voor zakelijke doeleinden wordt gebruikt. De bevestiging dat de brandstof voor productiedoeleinden is gebruikt, is een vrachtbrief, die de basis vormt voor het afschrijven van brandstof en smeermiddelen als kosten. Dit wordt bevestigd door de belastingdienst (brief van de Moskouse belastingdienst nr. 26-12/31459 van 30 april 2004) en Rosstat (brief van de Federale Staatsstatistiekdienst van 3 februari 2005 nr. IU-09-22/ 257 “Op vrachtbrieven”). De vrachtbrief bevat snelheidsmeterwaarden en indicatoren voor het brandstofverbruik, en geeft de exacte route aan, wat het productiekarakter van de transportkosten bevestigt.

Primaire documenten kunnen voor de boekhouding worden aanvaard als ze in een uniforme vorm zijn opgesteld (clausule 2, artikel 9 van de federale wet van 21 november 1996 nr. 129-FZ “Betreffende de boekhouding”).

Resolutie van het Staatsstatistiekcomité van Rusland van 28 november 1997 nr. 78 keurde de volgende vormen van primaire documentatie goed voor het registreren van de werking van voertuigen:

Omdat de meeste organisaties bedrijfsauto's of vrachtwagens gebruiken, gebruiken zij voor deze voertuigen vrachtbriefformulieren.

Een vrachtwagenvrachtbrief (formulier nr. 4-c of nr. 4-p) is het belangrijkste primaire document voor betalingen voor vrachtvervoer, het afschrijven van brandstof en smeermiddelen als onkosten voor gewone activiteiten, het berekenen van het loon van de chauffeur, en bevestigt ook het productiekarakter van de gemaakte kosten. Bij het vervoer van commerciële vracht worden vrachtbrieven met de formulieren nr. 4-c en nr. 4-p samen met de vrachtbrief aan de chauffeur afgegeven.

Formulier nr. 4-c (stukwerk) wordt gebruikt tegen betaling voor voertuigwerk tegen stukwerktarieven.

Formulier nr. 4-p (tijdgebaseerd) wordt gebruikt tegen betaling voor voertuigwerkzaamheden tegen een tijdgebaseerd tarief en is ontworpen voor gelijktijdig vrachtvervoer voor maximaal twee klanten gedurende één werkdag (dienst) van de chauffeur.

Afscheurbonnen van de vrachtbrief, formulieren nr. 4-c en nr. 4-p, worden door de klant ingevuld en dienen als basis voor de organisatie-eigenaar van het voertuig om een factuur aan de klant te overhandigen. De bijbehorende scheurbon is bij de factuur gevoegd.

Op de vrachtbrief, die bij de organisatie blijft die eigenaar is van het voertuig, staan identieke gegevens vermeld over de tijd dat het voertuig door de klant werd bestuurd. Indien goederen worden vervoerd met een voertuig dat op tijdbasis rijdt, worden de nummers van de facturen op de vrachtbrief vermeld en wordt één kopie van deze facturen bijgevoegd. Vrachtbrieven worden samen met de verzenddocumenten op de boekhoudafdeling opgeslagen voor gelijktijdige verificatie.

De vrachtbrief voor een bedrijfsauto (formulier nr. 3) dient als het belangrijkste primaire document voor het afschrijven van brandstof en smeermiddelen voor uitgaven die verband houden met het beheer van de organisatie.

Het journaal voor het registreren van de verplaatsing van vrachtbrieven (formulier nr. 8) wordt door de organisatie gebruikt om de vrachtbrieven te registreren die aan de chauffeur zijn afgegeven en de vrachtbrieven die na verwerking aan de boekhoudafdeling worden overgedragen.

De vrachtbrief wordt aan de chauffeur afgegeven door de coördinator of een andere medewerker die bevoegd is hem voor de reis vrij te geven. Maar bij kleine organisaties kan dit de chauffeur zelf zijn of een andere medewerker die in opdracht van het hoofd van de organisatie wordt aangesteld.

Op de vrachtbrief moeten het serienummer, de datum van afgifte, de stempel en het zegel van de organisatie die eigenaar is van de auto staan.

De vrachtbrief is slechts één dag of dienst geldig. Voor een langere periode wordt deze alleen afgegeven bij een dienstreis waarbij de chauffeur een taak van meer dan één dag uitvoert (ploegendienst).

De transportroute of officiële opdracht wordt op alle punten van de route van het voertuig op de vrachtbrief zelf vermeld.

De verantwoordelijkheid voor de correcte uitvoering van de vrachtbrief ligt bij de hoofden van de organisatie en degenen die verantwoordelijk zijn voor het besturen van de voertuigen en het deelnemen aan het invullen van het document. Dit wordt nogmaals benadrukt in de reeds genoemde brief van de Federale Staatsstatistiekdienst (Rosstat) dd 02/03/2005 nr. IU-09-22/257 “Op vrachtbrieven”. Er staat ook dat alle details in uniforme formulieren moeten worden ingevuld. Medewerkers die de documenten hebben ingevuld en ondertekend, zijn verantwoordelijk voor de juistheid van de daarin opgenomen gegevens.

Als de vrachtbrief onjuist is ingevuld, geeft dit voor de keuringsinstanties aanleiding om de brandstofkosten uit te sluiten van de uitgaven.

Een accountant die rekening houdt met brandstof en smeermiddelen zou vooral geïnteresseerd moeten zijn in het rechtervoorgedeelte van de vrachtbrief. Laten we het eens bekijken aan de hand van het voorbeeld van een vrachtbrief voor personenauto's (formulier nr. 3).

De snelheidsmeterstanden aan het begin van de werkdag (de kolom naast de handtekening die het vertrek autoriseert) moeten samenvallen met de snelheidsmeterstanden aan het einde van de vorige gebruiksdag van de auto (de kolom bij terugkeer naar de garage). En het verschil tussen de snelheidsmeterwaarden voor de huidige werkdag moet overeenkomen met het totale aantal afgelegde kilometers per dag, aangegeven op de achterkant.

Het gedeelte 'Brandstofbeweging' is volledig ingevuld met alle details, op basis van werkelijke kosten en instrumentprestaties.

De resterende brandstof in de tank wordt aan het begin en aan het einde van de dienst op een blad genoteerd. De berekening van het verbruik wordt aangegeven volgens de normen die door de organisatie voor deze machine zijn goedgekeurd. Vergeleken met deze norm wordt het werkelijke verbruik, de besparing of het oververbruik ten opzichte van de norm aangegeven.

Om het standaard brandstofverbruik per dienst te bepalen, moet u het aantal kilometers per werkdag in kilometers vermenigvuldigen met het standaard benzineverbruik in liters per 100 kilometer en het resultaat delen door 100.

Om het werkelijke brandstofverbruik per dienst te bepalen, moet de hoeveelheid brandstof die tijdens de dienst in de autotank is gevuld, worden opgeteld bij de resterende brandstof in de autotank aan het begin van de dienst, en van deze hoeveelheid de resterende benzine in de auto aftrekken. tanken aan het einde van de dienst.

Op de achterkant van het blad staan de bestemming, het tijdstip van vertrek en terugkomst van de auto, evenals het aantal afgelegde kilometers. Deze indicatoren zijn het belangrijkst; ze dienen als basis voor het opnemen van de kosten van verbruikte brandstof in de uitgaven en bevestigen welke handelingen verband hielden met het gebruik van de machine (waardevolle spullen ontvangen van leveranciers, afleveren aan klanten, enz.).

Het onderste deel van de achterkant van de vrachtbrief is belangrijk voor de salarisbeheerder van de chauffeur.

Aan het einde van dit gedeelte een paar woorden over de vraag of vrachtbrieven alleen voor chauffeurs moeten worden ingevuld.

Soms wordt een dergelijke conclusie getrokken uit de tekst van de resolutie van het Staatsstatistiekcomité van Rusland van 28 november 1997 nr. 78 (hierna resolutie nr. 78 genoemd) en de bladformulieren zelf. En ze trekken de volgende conclusie: als de personeelstabel niet direct voorziet in de functie van chauffeur, dan is de organisatie niet verplicht om het bijbehorende document op te stellen. Volgens de auteur is dit onjuist; een bestuurder is een functie en niet slechts een functie.

Het is belangrijk dat het officiële voertuig van de organisatie wordt bestuurd, en wie dit bestuurt is de zaak van de organisatie. Een auto van de zaak kan bijvoorbeeld worden bestuurd door een directeur of manager, en de kosten daarvoor worden ook alleen in aanmerking genomen op basis van een reisdocument. Als dit document onderweg niet beschikbaar is, kan de werknemer die daadwerkelijk de functies van bestuurder vervult bovendien problemen krijgen met verkeerspolitieagenten.

Formeel worden vrachtbrieven uitgegeven door organisaties. Dit staat in Resolutie nr. 78. Ondernemers mogen op formele gronden geen vrachtbrief invullen, aangezien zij volgens artikel 11 van de Belastingwet van de Russische Federatie individuen zijn.

Maar ze gebruiken transport voor productiedoeleinden. De Russische belastinginspectie vestigde in een brief van 27 oktober 2004 nr. 04-3-01/665@ de aandacht op het feit dat zij vrachtbrieven moesten gebruiken.

Boekhouding van brandstof en smeermiddelen

Uitgaven voor de aanschaf van brandstof en smeermiddelen houden verband met het onderhoud van het transportproces en hebben betrekking op uitgaven voor gewone activiteiten onder het element “Materiaalkosten” (artikelen 7, 8 van PBU 10/99 “Organisatiekosten”). De uitgaven omvatten de som van alle werkelijke uitgaven van de organisatie (clausule 6 van PBU 10/99).

De boekhoudafdeling van de organisatie houdt kwantitatieve en totale gegevens bij van brandstoffen en smeermiddelen en speciale vloeistoffen. Het tanken van voertuigen gebeurt bij benzinestations contant of via bankoverschrijving met kortingsbonnen of speciale kaarten.

Zonder in te gaan op de details van de vorming van de initiële kosten van brandstof en smeermiddelen en de BTW-boekhouding, laten we zeggen dat een accountant, op basis van primaire documenten (voorschotten, facturen, enz.), brandstof en smeermiddelen ontvangt per merk, hoeveelheid en kosten. . Brandstof en smeermiddelen worden verantwoord op rekening 10 "Materialen" subrekening 3 "Brandstof". Dit wordt bepaald door het rekeningschema (goedgekeurd in opdracht van het Ministerie van Financiën van Rusland van 31 oktober 2000 nr. 94n).

"Brandstoffen en smeermiddelen in magazijnen (benzine, dieselbrandstof, gas, olie, enz.)";
"Betaalde coupons voor benzine (diesel, olie)";
“Benzine, diesel in autotanks en bestuurdersbonnen”, enz.

Omdat er veel soorten brandstoffen en smeermiddelen zijn, worden subrekeningen van de tweede, derde en vierde bestelling geopend om er rekening mee te houden, bijvoorbeeld:

rekening 10 subrekening “Brandstof”, subrekening “Brandstoffen en smeermiddelen in magazijnen”, subrekening “Benzine”, subrekening “Benzine AI-98”;
rekening 10 subrekening "Brandstof", subrekening "Brandstoffen en smeermiddelen in magazijnen", subrekening "Benzine", subrekening "Benzine AI-95".

Bovendien worden analytische gegevens van uitgegeven brandstoffen en smeermiddelen bijgehouden voor financieel verantwoordelijke personen - voertuigbestuurders.

De accountant registreert de ontvangst van brandstof en smeermiddelen op de materiaalboekingskaart volgens formulier nr. M-17. Een organisatie kan een eigen kaartvorm ontwikkelen voor het vastleggen van de ontvangst en afschrijving van brandstof en smeermiddelen, die in opdracht van de leidinggevende wordt goedgekeurd of een bijlage is bij het boekhoudbeleid van de organisatie.

De kosten voor het onderhoud van de voertuigen van de organisatie worden afgeschreven als de kosten van producten (werken, diensten). In de boekhouding worden de kosten die verband houden met het transportproces weerspiegeld in balansrekening 20 “Hoofdproductie” of 44 “Verkoopkosten” (alleen voor handelsorganisaties).

De kosten voor het onderhoud van bedrijfswagens worden weerspiegeld in balansrekening 26 “Algemene beroepskosten”. Bedrijven met een wagenpark geven de kosten die verband houden met hun onderhoud en exploitatie weer op balansrekening 23 “Hulpproductie”. Het gebruik van een specifieke kostenrekening is afhankelijk van de gebruiksrichting van de auto. Als een vrachtwagen bijvoorbeeld goederen vervoerde voor bestellingen van een externe organisatie, worden de kosten van brandstof en smeermiddelen weergegeven op rekening 20, en als een personenauto werd gebruikt voor zakenreizen die verband hielden met het management van de organisatie, dan worden de kosten van brandstof en smeermiddelen weergegeven op rekening 20. kosten worden weerspiegeld in rekening 26.

In de boekhouding wordt de afschrijving van brandstof en smeermiddelen weerspiegeld in de boekhoudkundige boeking:

Debet 20 (23, 26, 44) Credit 10-3 “Brandstof” (analytische boekhouding: “brandstof en smeermiddelen in voertuigtanks” en andere relevante subrekeningen) - in het daadwerkelijk verbruikte bedrag op basis van primaire documenten.

Wanneer brandstof en smeermiddelen in productie worden genomen of anderszins worden afgevoerd, wordt de boekhoudkundige beoordeling ervan op een van de volgende manieren uitgevoerd (clausule 16 van PBU 5/01):

ten koste van een voorraadeenheid,
ten koste van de eerste aankopen (FIFO),
ten koste van de meest recente aankopen (LIFO),
tegen gemiddelde kosten.

De laatste methode is de meest voorkomende.

De door de organisatie gekozen methode moet worden vastgelegd in de Regeling grondslagen voor financiële verslaggeving.

We vestigen de aandacht van accountants op het feit dat er in de regel altijd een hoeveelheid benzine (of andere brandstof) in de tank van auto's zit, wat een overdrachtssaldo voor de volgende maand (kwartaal) vertegenwoordigt. Met dit saldo moet rekening blijven worden gehouden in een aparte subrekening “Benzine in autotanks” (in de analytische boekhouding voor financieel verantwoordelijke personen (chauffeurs).

Maandelijks stemt de accountant de resultaten af van de uitgifte, het verbruik en het saldo van aardolieproducten in voertuigtanks.

Als de kosten van brandstof- en smeermiddelen die worden geaccepteerd voor uitgaven in de boekhouding en de belastingadministratie verschillend zullen zijn (bijvoorbeeld omdat de bestuurder de normen overschrijdt die door de organisatie voor zijn auto zijn aangenomen), dan zullen belastingbetalers die PBU 18/02 toepassen, rekening moeten houden permanente belastingschulden.

Dit is de vereiste van paragraaf 7 van deze bepaling, die werd goedgekeurd bij besluit van het Ministerie van Financiën van Rusland van 19 november 2002 nr. 114n.

Laten we eens kijken naar de boekhouding voor brandstof en smeermiddelen aan de hand van het voorbeeld waarbij benzine rekening houdt met een specifieke bestuurder.

Voorbeeld

Bestuurder van een personenauto A.A. Sidorov ontvangt geld uit de kassa van Zima LLC op rekening voor de aankoop van brandstof en smeermiddelen en dient vooraf rapporten in waarin de kosten van hun aanschaf worden weergegeven, met de bijlage van primaire documenten.
Benzine wordt afgeschreven volgens normen op basis van vrachtbrieven die de chauffeur bij de boekhouding inlevert.
De kwantitatieve en totale boekhouding van brandstoffen en smeermiddelen wordt uitgevoerd met behulp van persoonlijke kaarten, waarvan de vorm onafhankelijk door de organisatie is ontwikkeld en in opdracht van de manager is goedgekeurd. Voor elke bestuurder wordt een kaart geopend.
Het saldo van de bestuurder aan ongeschreven benzine begin april was 18 liter tegen 10 roebel.
Op 3 april werd 20 liter benzine gekocht voor 11 roebel. Voor de eenvoud houden wij geen rekening met BTW.
Op 1, 2 en 3 april verbruikte de bestuurder respectievelijk 7, 10 en 11 liter benzine.
Bij het afschrijven van materialen hanteert de organisatie de voortschrijdend gemiddelde kostenmethode, die wordt berekend op de datum van de operatie.
Van 1 tot en met 3 april heeft de accountant op de bestuurderskaart de volgende aantekeningen gemaakt:

Datum	Komst			Consumptie			Rest
Datum	hoeveelheid	prijs	Wij staan.	hoeveelheid	prijs	Wij staan.	hoeveelheid	prijs	Wij staan.
Saldo per 01.04							18	10,00	180,00
01.04				7	10,00	70,00	11	10,00	110,00
02.04				10	10,00	100,00	1	10,00	10,00
03.04	20	11,00	220,00	11	10,95*	120,48	10	10,95	109,52

Opmerking:
* 10,95 = (1l x 10 wrijven. + 20 l. x 11 wrijven) / 21 l

In de boekhouding van de organisatie zijn de volgende boekingen gemaakt:

Debet 26 Credit 10-3 subrekening “A-95 benzine in de tank van A.A. - 70 wrijven. - Er is 7 liter benzine afgeschreven volgens de normen volgens het nr. 3 voor 1 april;

Debet 26 Credit 10-3 subrekening “A-95 benzine in de tank van A.A. - 100 wrijven. - Er is 10 liter benzine afgeschreven volgens de normen volgens het nr. 3 voor 2 april;

Debet 10-3 subrekening "A-95 benzine in de tank van A.A. Credit 71 subaccount "Sidorov" - 220 roebel. - 11 liter benzine werd geactiveerd op basis van een kassabon die bij het voorrapport van de chauffeur was gevoegd;

Debet 26 Credit 10-3 subrekening “A-95 benzine in de tank van A.A. -120,48 wrijven. - Er is 11 liter benzine afgeschreven volgens de normen volgens het nr. 3 voor 3 april.

U kunt een voertuig verkrijgen voor tijdelijk bezit en gebruik door een voertuighuurovereenkomst af te sluiten met een rechtspersoon of particulier.

Bij een huurovereenkomst verplicht de verhuurder (lessor) zich om de huurder (huurder) tegen een vergoeding een onroerend goed ter beschikking te stellen voor tijdelijk bezit en gebruik. Tenzij anders bepaald in de leaseovereenkomst van het voertuig, draagt de huurder de kosten die voortvloeien uit de commerciële exploitatie van het voertuig, inclusief de kosten voor het betalen van brandstof en andere materialen die tijdens het gebruik worden verbruikt (Artikel 646 van het Burgerlijk Wetboek van de Russische Federatie). . Partijen kunnen gemengde betalingsvoorwaarden voor de huur overeenkomen in de vorm van een vast aandeel (directe huur) en betaling van een vergoeding voor het lopende onderhoud van het gehuurde, die kan variëren afhankelijk van externe factoren.

In het geval dat de kosten van brandstof en smeermiddelen door de transportwerkgever worden gedragen, is de verantwoording van brandstof en smeermiddelen identiek aan de situatie bij het gebruik van zijn eigen voertuig. Een dergelijke auto wordt eenvoudigweg niet in aanmerking genomen als onderdeel van de vaste activa, maar op de buitenbalansrekening 001 “Vaste activa geleasd” in de in het contract vastgelegde waardering. Voor het gebruik ervan wordt een huurprijs in rekening gebracht, maar er wordt niet afgeschreven.

De huur wordt in aanmerking genomen als onderdeel van andere uitgaven in verband met productie en (of) verkoop, ongeacht van wie de auto wordt gehuurd: een rechtspersoon of een individu (paragraaf 10, clausule 1, artikel 264 van de Belastingwet van de Russische Federatie). Federatie).

Tegelijkertijd heeft de status van verhuurder invloed op de fiscale gevolgen voor andere belastingen. Als een auto van een particulier wordt gehuurd, heeft hij dus een belastbaar inkomen.

Wat de uniforme sociale belasting betreft, moet onderscheid worden gemaakt tussen het huren van een voertuig met en zonder bemanning (artikel 236, clausule 1 en artikel 238, 3 van de belastingwet van de Russische Federatie).

Voor de gehuurde auto wordt voor de duur van de werkzaamheden een vrachtbrief afgegeven, aangezien de organisatie over de auto beschikt. En subparagraaf 2 van paragraaf 1 van artikel 253 van de Belastingwet van de Russische Federatie maakt het mogelijk om in uitgaven die het belastbaar inkomen verlagen, alle middelen op te nemen die worden besteed aan het onderhoud en de exploitatie van vaste activa en andere eigendommen die worden gebruikt bij productieactiviteiten. Dit geldt ook voor brandstoffen en smeermiddelen die op een huurauto worden gebruikt.

Gratis gebruik van een auto

Een organisatie kan een overeenkomst sluiten voor het gratis gebruik van een auto.

Op grond van een overeenkomst voor gratis gebruik (lening) is de lener verplicht het voor gratis gebruik ontvangen goed in goede staat te houden, met inbegrip van het uitvoeren van routinematige en grote reparaties, en alle kosten voor het onderhoud ervan te dragen, tenzij anders bepaald in de overeenkomst. .

De uitgaven van de organisatie voor het onderhoud en de exploitatie van een auto, ontvangen op grond van een overeenkomst voor vrij gebruik, verlagen de belastbare winst op de algemeen vastgestelde wijze, indien in de overeenkomst is bepaald dat deze kosten door de kredietnemer worden gedragen.

Voor (leen)overeenkomsten voor gratis gebruik gelden aparte regels voor leaseovereenkomsten. Uitgaven voor brandstof en smeermiddelen worden op dezelfde manier in aanmerking genomen als voor een huurauto, aangezien deze door de organisatie wordt beheerd.

De overdracht van onroerend goed voor tijdelijk gebruik op grond van een leningsovereenkomst is fiscaal gezien niets anders dan een gratis dienstverlening. De kosten van een dergelijke dienst worden door de kredietnemer opgenomen in de niet-operationele inkomsten (clausule 8 van artikel 250 van de Belastingwet van de Russische Federatie). Deze kosten moeten onafhankelijk worden bepaald, op basis van gegevens over de marktwaarde* van het huren van een vergelijkbare auto.

Arbeiderscompensatie

Werknemers krijgen een vergoeding voor slijtage van persoonlijke voertuigen en krijgen een vergoeding voor de kosten als persoonlijke voertuigen met toestemming van de werkgever voor zakelijke doeleinden worden gebruikt (artikel 188 van de Arbeidswet van de Russische Federatie). Het bedrag van de onkostenvergoeding wordt bepaald in schriftelijke overeenstemming tussen de partijen bij de arbeidsovereenkomst.

Vaak krijgt de werknemer op bevel een compensatie tegen het tarief dat is vastgesteld door de regering van de Russische Federatie, en daarbovenop de benzinekosten.

Aangezien een dergelijke bepaling niet rechtstreeks is opgenomen in brief nr. 57 van het Ministerie van Financiën van Rusland van 21 juli 1992, lijkt het standpunt van de belastingautoriteiten over deze kwestie ook legitiem. Bij het bedrag van de compensatie aan de werknemer wordt rekening gehouden met de vergoeding van de kosten van het gebruik van een persoonlijke personenauto die wordt gebruikt voor zakenreizen: de mate van slijtage, de kosten van brandstoffen en smeermiddelen, onderhoud en routinematige reparaties (brief van het Ministerie van Belastingen en Belastingen van Rusland gedateerd 2 juni 2004 nr. 04-2-06/419).

Een vergoeding voor het gebruik van persoonlijk vervoer voor zakelijke doeleinden wordt betaald aan werknemers in gevallen waarin hun werk per type productieactiviteit (officiële) activiteit voortdurend officiële reizen met zich meebrengt in overeenstemming met hun functieverantwoordelijkheden.

Het oorspronkelijke document waarin deze compensatie werd vastgelegd, is de brief van het Russische Ministerie van Financiën van 21 juli 1992 nr. 57 “Over de voorwaarden voor het betalen van compensatie aan werknemers voor het gebruik van hun persoonlijke auto voor zakenreizen.” Het document is geldig, hoewel de betalingsnormen zelf in de toekomst zijn veranderd. Wij adviseren de accountant dit bijzonder aandachtig te lezen. In lid 3 staat dat het specifieke bedrag van de vergoeding wordt bepaald afhankelijk van de intensiteit van het gebruik van de personenauto voor dienstreizen. Bij het bedrag van de vergoeding aan de werknemer wordt rekening gehouden met de vergoeding van de kosten van het gebruik van een persoonlijke personenauto die wordt gebruikt voor zakenreizen (hoeveelheid slijtage, kosten van brandstoffen en smeermiddelen, onderhoud en routinematige reparaties).

Het bedrag van de compensatie wordt berekend met behulp van de formule:

K = A + brandstoffen en smeermiddelen + onderhoud + TR,

Waar
K - bedrag van de compensatie,
A - afschrijving van de auto;
brandstoffen en smeermiddelen - kosten voor brandstoffen en smeermiddelen;
TO - technisch onderhoud;
TR - huidige reparaties.

De vergoeding wordt berekend op basis van een bevel van het hoofd van de organisatie.

De vergoeding wordt maandelijks berekend in een vast bedrag, ongeacht het aantal kalenderdagen in de maand. Gedurende de tijd dat een werknemer op vakantie is, op zakenreis is, afwezig is vanwege tijdelijke arbeidsongeschiktheid, maar ook om andere redenen, wanneer de persoonlijke auto niet wordt gebruikt, wordt er geen compensatie betaald.

Het moeilijkste in deze situatie lijkt de bevestiging te zijn van het feit en de intensiteit van het gebruik van de machine door de werknemer. Daarom kan de basis voor het berekenen van de compensatie, naast de bestelling van de manager, een reisverklaring of een ander soortgelijk document zijn, waarvan de vorm is goedgekeurd in de bestelling over het boekhoudbeleid van de organisatie. In dit geval worden er geen vrachtbrieven opgesteld.

Compensaties betaald aan een werknemer voor het gebruik van een persoonlijke auto voor zakelijke doeleinden zijn uitgaven voor de organisatie voor gewone activiteiten op basis van paragraaf 7 van PBU 10/99.

De compensatie die aan een werknemer wordt betaald in overeenstemming met de wet, binnen de goedgekeurde normen, is niet onderworpen aan de personenbelasting (artikel 217 van de belastingwet van de Russische Federatie) en de uniforme sociale belasting (artikel 238 van de belastingwet van de Russische Federatie). Federatie). In dit geval is het wetgevingsdocument de Arbeidswet van de Russische Federatie. Vanwege het feit dat de regering van de Russische Federatie compensatienormen heeft ontwikkeld die uitsluitend verband houden met paragraaf 11 van artikel 264 van de Belastingwet van de Russische Federatie (inkomstenbelasting), zijn deze niet onderworpen aan toepassing met het oog op het vaststellen van de belasting. grondslag voor de personenbelasting.

De belastingautoriteiten benadrukken dat de normen die in de organisatie worden toegepast, niet kunnen worden toegepast op de personenbelasting, aangezien het geen normen zijn die zijn vastgesteld in overeenstemming met de huidige wetgeving van de Russische Federatie (brief van het Ministerie van Belastingen van Rusland van 02.06.2004 nr. 04 -2-06/419@ "Over de kostenvergoeding wanneer werknemers gebruik maken van eigen vervoer").

In resolutie nr. F09-5007/03-AK van 26 januari 2004 kwam de FAS van het Oeraldistrict echter tot de conclusie dat het onwettig is om de normen voor compensatiebetalingen toe te passen die zijn vastgelegd in hoofdstuk 25 van de belastingwet van het land. de Russische Federatie voor de berekening van de personenbelasting. De vergoeding voor persoonlijk vervoer is vrijgesteld van inkomstenbelasting tot het bedrag dat is vastgelegd in een schriftelijke overeenkomst tussen de organisatie en de werknemer. Dit wordt indirect bevestigd door de uitspraak van het Hooggerechtshof van de Russische Federatie van 26 januari 2005 nr. 16141/04 (lees meer).

Naar onze mening is er in de onderhavige situatie dus geen sprake van een belastbare grondslag voor de personenbelasting.

De vergoeding voor het gebruik van een personenauto voor zakelijke doeleinden is een gestandaardiseerd bedrag voor de berekening van de inkomstenbelasting. De momenteel geldige normen zijn vastgesteld bij besluit van de regering van de Russische Federatie van 02/08/2002 nr. 92.

Uitgaven voor compensatie voor het gebruik van persoonlijke auto's en motorfietsen voor zakenreizen binnen de fiscale limieten worden geclassificeerd als overige uitgaven (subclausule 11, clausule 1, artikel 264 van de Belastingwet van de Russische Federatie). In de fiscale boekhouding worden deze kosten verantwoord op de datum van daadwerkelijke betaling van de opgebouwde vergoeding.

Het bedrag aan compensatie dat aan een werknemer wordt opgebouwd boven de maximumnormen, kan de belastinggrondslag voor de berekening van de inkomstenbelasting van de organisatie niet verminderen. Deze kosten worden fiscaal als eigen risico beschouwd.

Natuurlijk kun je proberen dit standpunt in twijfel te trekken, op basis van het recentere standpunt van artikel 188 van de Arbeidswet van de Russische Federatie. Maar in de brief van het ministerie van Financiën werd gezegd dat bij het berekenen van de compensatie rekening moet worden gehouden met alle kenmerken van het gebruik van een persoonlijke auto door een werknemer voor productiedoeleinden. Maar er bestaat een regel voor belastingheffing, en die is ondubbelzinnig. Daarom worden de kosten voor de aanschaf van brandstof en smeermiddelen parallel aan de betaling van de compensatie niet in aanmerking genomen voor inkomstenbelastingdoeleinden, aangezien deze auto geen dienstvoertuig is (paragraaf 11, clausule 1, artikel 264 van de belastingwet van de Russische Federatie). Federatie).

Uitgaven voor werknemersbeloningen die de vastgestelde normen overschrijden, evenals de kosten van verbruikte brandstof en smeermiddelen, die zijn uitgesloten van de berekening van de heffingsgrondslag voor de inkomstenbelasting voor zowel de rapportageperiode als de daaropvolgende rapportageperioden, worden opgenomen als een permanent verschil (clausule 4 van PBU 18/02).

Met het bedrag van de permanente belastingverplichting dat op basis daarvan wordt berekend, past de organisatie het bedrag van de voorwaardelijke kosten (voorwaardelijk inkomen) voor de inkomstenbelasting aan (artikelen 20, 21 van PBU 18/02).

Boekhouding van brandstof en smeermiddelen in "1C: Boekhouding 7.7"

De boekhouding voor brandstof en smeermiddelen in de configuratie "1C: Boekhouding 7.7" (rev. 4.5) wordt bijgehouden in rekening 10.3 "Brandstof". In de map “Materialen” moet voor elementen die verband houden met brandstof en smeermiddelen het type “(10.3) Brandstof” worden aangegeven (zie Fig. 1).

De aankoop van brandstof en smeermiddelen komt tot uiting in de documenten "Ontvangst van materialen" of "Voorschotrapport", in dit laatste document dient de bijbehorende rekening te worden aangegeven. 10.3.

Om het verbruik van brandstoffen en smeermiddelen weer te geven, is het handig om het document “Verplaatsing van materialen” te gebruiken door het type verplaatsing te selecteren: “Overdracht naar productie” (zie figuur 2). Op het document moet de kostenrekening overeenkomend met de gebruiksrichting van de auto (20, 23, 25, 44) en de kostenpost worden vermeld.

Het wordt aanbevolen om twee items in de lijst met kostenitems in te stellen om de uitgaven voor brandstof en smeermiddelen weer te geven, voor één daarvan stelt u het “Type uitgaven” in voor belastingdoeleinden “Andere uitgaven geaccepteerd voor belastingdoeleinden”, en voor de tweede ( uitgaven die de norm overschrijden) - "Niet geaccepteerd voor belastingdoeleinden" (Fig. 3).

De boekhouding van brandstoffen en smeermiddelen volgens vrachtbrieven - 2018-2019 (hierna - PL) moet in elke organisatie goed georganiseerd zijn. Hiermee kunt u de orde herstellen en het verbruik van materiële hulpbronnen controleren. Het meest relevante gebruik van PL is voor de boekhouding van benzine en dieselbrandstof. Laten we het algoritme voor de boekhouding en belastingboekhouding van brandstof en smeermiddelen met behulp van vrachtbrieven in meer detail bekijken.

Het concept van brandstoffen en smeermiddelen

Tot brandstoffen en smeermiddelen behoren brandstoffen (benzine, dieselbrandstof, vloeibaar petroleumgas, gecomprimeerd aardgas), smeermiddelen (motor-, transmissie- en speciale oliën, vetten) en speciale vloeistoffen (rem- en koelvloeistof).

Wat is een vrachtbrief

Een vrachtbrief is een primair document dat de kilometerstand van het voertuig registreert. Op basis van dit document kan het benzineverbruik worden bepaald.

Organisaties waarvoor het gebruik van voertuigen de hoofdactiviteit is, moeten het PL-formulier gebruiken met de gegevens gespecificeerd in sectie II van besluit nr. 152 van het Ministerie van Transport van 18 september 2008.

Heeft u twijfels over de juistheid van de kapitalisatie of afschrijving van materiële activa? Op ons forum kunt u een antwoord krijgen op elke vraag die uw twijfels oproept. U kunt bijvoorbeeld verduidelijken wat het basisbrandstofverbruik wordt aanbevolen door het Ministerie van Transport.

Lees meer over de nieuwste eisen van het Ministerie van Verkeer en Waterstaat voor verplichte gegevens op vrachtbrieven in de materialen:

“De lijst met verplichte gegevens op de vrachtbrief is uitgebreid”;
“Vanaf 15 december 2017 wordt de vrachtbrief opgemaakt via een nieuw formulier”;
Vrachtbrieven: vanaf 1 maart 2019 de procedure voor het afgeven van wijzigingen.

Voor organisaties die een auto gebruiken voor productie- of managementbehoeften, is het mogelijk om een PL te ontwikkelen, rekening houdend met de vereisten van de wet "Over de boekhouding" van 6 december 2011 nr. 402-FZ.

Een voorbeeld van een bevel tot goedkeuring van een onderzeeër kunt u vinden.

In de praktijk gebruiken organisaties vaak PL's die zijn goedgekeurd bij decreet van de Staatsstatistiekcommissie van de Russische Federatie van 28 november 1997 nr. 78. Deze resolutie heeft PL-formulieren afhankelijk van het type voertuig (bijvoorbeeld formulier 3 voor een passagier auto, formulier 4-P voor een vrachtwagen).

Verplichte gegevens en de procedure voor het invullen van vrachtbrieven worden gepresenteerd .

Recente wijzigingen vindt u op het vrachtbriefformulier uit onze discussies in de VK-groep .

Vrachtbrieven moeten worden geregistreerd in het vrachtbrievenregister. De boekhouding van vrachtbrieven en brandstoffen en smeermiddelen is met elkaar verbonden. Bij organisaties die qua aard niet actief zijn in het gemotoriseerd vervoer, kunnen PL's met een zodanige regelmaat worden opgesteld dat het mogelijk is de geldigheid van de kosten te bevestigen. Zo kan een organisatie eens in de paar dagen of zelfs eens per maand een DP afgeven. Het belangrijkste is om de uitgaven te bevestigen. Dergelijke conclusies zijn bijvoorbeeld opgenomen in de brief van het Ministerie van Financiën van Rusland gedateerd 04/07/2006 nr. 03-03-04/1/327, de resolutie van de Federale Antimonopoliedienst van het Wolga-Vyatka District gedateerd 27-04-2009 nr. A38-4082/2008-17-282-17-282.

Verantwoording van het brandstofverbruik op de vrachtbrief

Als we de PL-formulieren in Resolutie nr. 78 analyseren, zullen we zien dat ze speciale kolommen bevatten die zijn ontworpen om de omzet van brandstoffen en smeermiddelen weer te geven. Deze geeft aan hoeveel brandstof er in de tank zit, hoeveel er is getankt en hoeveel er nog over is. Met behulp van eenvoudige berekeningen wordt de hoeveelheid verbruikte brandstof bepaald.

Als we ons wenden tot besluit nr. 152 van het Ministerie van Transport, dan zal er onder de verplichte details van de onderzeeër geen vereiste zijn om de beweging van brandstof weer te geven. In dit geval moet het document de snelheidsmeterwaarden aan het begin en het einde van de reis bevatten, waarmee het aantal door het voertuig afgelegde kilometers kan worden bepaald.

Wanneer de PL door de organisatie zelfstandig is ontwikkeld en deze geen informatie bevat over het verbruik van brandstoffen en smeermiddelen, maar alleen gegevens over het aantal kilometers, kan in opdracht van het Ministerie de standaardhoeveelheid gebruikte brandstoffen en smeermiddelen worden berekend. van Transport of Russia gedateerd 14 maart 2008 nr. AM-23-r. Het bevat normen voor het brandstofverbruik voor verschillende merken voertuigen en formules voor het berekenen van het verbruik.

Op basis van de PL wordt dus de werkelijke of de standaardafschrijving op brandstof en smeermiddelen berekend. De op deze manier berekende gegevens worden gebruikt voor reflectie in de boekhouding.

Het gebruik van PL om rekening te houden met het brandstofverbruik is in sommige gevallen echter onmogelijk. Bijvoorbeeld wanneer kettingzagen, achteroplopende tractoren en andere soortgelijke speciale uitrustingen worden bijgetankt met benzine. In deze gevallen wordt een afschrijvingswet voor brandstoffen en smeermiddelen toegepast.

Een voorbeeldwet voor het afschrijven van brandstof en smeermiddelen kunt u bekijken op onze website.

Boekhouding van brandstof en smeermiddelen

Zoals alle voorraden worden brandstoffen en smeermiddelen in de boekhouding tegen werkelijke kosten verantwoord. Kosten die in de werkelijke kosten zijn inbegrepen, worden aangegeven in sectie II van PBU 5/01.

Acceptatie van brandstof en smeermiddelen voor de boekhouding kan worden uitgevoerd op basis van de bonnen van het tankstation die bij het voorrapport zijn gevoegd (als de chauffeur de brandstof contant heeft gekocht) of op basis van kortingsbonnen (als benzine met kortingsbonnen is gekocht). Indien de chauffeur benzine aanschaft met behulp van een tankkaart, vindt de verantwoording van de brandstof en smeermiddelen op tankkaarten plaats op basis van een rapport van het bedrijf dat de kaart uitgeeft. Het afschrijven van brandstof en smeermiddelen kan op de volgende manieren plaatsvinden (sectie III):

tegen gemiddelde kosten;
ten koste van het eerste moment van verwerving van inventaris (FIFO).

PBU 5/01 heeft een andere afschrijvingsmethode - ten koste van elke eenheid. Maar in de praktijk is het niet toepasbaar voor het afschrijven van brandstof en smeermiddelen.

De meest gebruikelijke manier om brandstof en smeermiddelen af te schrijven is tegen gemiddelde kosten, waarbij de kosten van het resterende materiaal worden opgeteld bij de kosten van de ontvangst en gedeeld door het totale bedrag van het restant en de ontvangst in natura.

Afschrijven van brandstof en smeermiddelen volgens vrachtbrieven (boekhouding)

Om brandstof en smeermiddelen te verantwoorden, gebruikt de onderneming rekening 10, een aparte subrekening (in het rekeningschema - 10-3). Het debet van deze rekening wordt gebruikt voor de ontvangst van brandstof en smeermiddelen, en het tegoed voor de afschrijving.

Hoe worden brandstof en smeermiddelen afgeschreven? Met behulp van de hierboven beschreven algoritmen wordt de gebruikte hoeveelheid brandstof en smeermiddelen berekend (reëel of standaard). Deze hoeveelheid wordt vermenigvuldigd met de kosten van de eenheid en het resulterende bedrag wordt afgeschreven door te boeken: Dt 20, 23, 25, 26, 44 Kt 10-3.

Afschrijving van benzine met behulp van vrachtbrieven (fiscale boekhouding)

Als alles vrij eenvoudig is met de afschrijving van brandstof en smeermiddelen in de boekhouding, dan roept de erkenning van deze uitgaven in de belastingboekhouding vragen op.

1e vraag: bij welke uitgaven moet rekening worden gehouden met brandstof en smeermiddelen? Er zijn hier 2 opties: materiaal- of andere uitgaven. Volgens sub. 5 blz. 1 kunst. 254 van de Belastingwet van de Russische Federatie zijn brandstoffen en smeermiddelen inbegrepen in de materiaalkosten als ze worden gebruikt voor technologische behoeften. Brandstof en smeermiddelen zijn inbegrepen in de overige uitgaven als ze worden gebruikt voor het onderhoud van dienstvoertuigen (paragraaf 11, clausule 1, artikel 264 van de Belastingwet van de Russische Federatie).

BELANGRIJK! Als de hoofdactiviteit van een organisatie verband houdt met het vervoer van goederen of mensen, dan zijn brandstof en smeermiddelen materiële kosten. Als voertuigen als servicevoertuig worden gebruikt, zijn brandstof en smeermiddelen overige kosten.

De tweede vraag: moeten we de kosten van het afschrijven van brandstof en smeermiddelen normaliseren binnen het kader van de belastingadministratie? Het antwoord hierop kunt u vinden door de details van de vrachtbrief en wettelijke normen te koppelen:

De PL berekent het daadwerkelijke verbruik van brandstof en smeermiddelen. De belastingwet van de Russische Federatie bevat geen directe aanwijzingen dat uitgaven voor brandstof en smeermiddelen alleen volgens de werkelijke normen in de belastingadministratie mogen worden opgenomen.
De PL bevat alleen informatie over de werkelijke kilometerstand. Brandstoffen en smeermiddelen kunnen echter worden berekend volgens besluit nr. AM-23-r, waarvan paragraaf 3 een indicatie bevat dat de daarin vastgestelde normen ook bedoeld zijn voor belastingberekeningen. Het Ministerie van Financiën van Rusland bevestigt in zijn brieven (bijvoorbeeld gedateerd 06/03/2013 nr. 03-03-06/1/20097) dat Order nr. AM-23-r kan worden gebruikt om de geldigheid van de kosten vast te stellen en bepaal de kosten van brandstof en smeermiddelen in de belastingboekhouding volgens de normen vermenigvuldigd met kilometerstand.

BELANGRIJK! Bij belasting brandstof- en smeermiddelenboekhouding kan zowel op basis van het daadwerkelijke gebruik als op basis van de op basis van de normen berekende hoeveelheid worden ingenomen.

In de praktijk is er een situatie mogelijk waarin een organisatie gebruik maakt van transport waarvoor de brandstofverbruiksnormen niet zijn goedgekeurd in Ordernummer AM-23-r. Maar in paragraaf 6 van dit document wordt uitgelegd dat een organisatie of individuele ondernemer individueel (met de hulp van wetenschappelijke organisaties) de noodzakelijke standaarden kan ontwikkelen en goedkeuren.

Het standpunt van het Ministerie van Financiën van Rusland (zie bijvoorbeeld de brief van 22 juni 2010 nr. 03-03-06/4/61) is dat voordat normen voor de afschrijving van brandstof en smeermiddelen in een wetenschappelijke organisatie, een rechtspersoon of individuele ondernemer kan zich laten leiden door technische documentatie.

Er zijn geen uitleg in de belastingwet van de Russische Federatie over hoe te handelen in een dergelijke situatie. In gevallen waarin een organisatie onafhankelijk normen heeft vastgesteld voor de afschrijving van brandstof en smeermiddelen en, na deze te hebben overschreden, bij de belastingaangifte rekening heeft gehouden met de hoeveelheid overmatig brandstofverbruik, mag de belastinginspectie dit niet als een uitgave erkennen. Er kan dus sprake zijn van aanvullende inkomstenbelasting. In dit geval zou de rechtbank het standpunt van de inspectie zeker kunnen steunen (zie bijvoorbeeld de resolutie van de Administratieve Rechtbank van het Noord-Kaukasusdistrict van 25 september 2015 in zaak nr. A53-24671/2014).

Lees hier wat de boetes zijn voor het niet hebben van een vrachtbrief. artikel .

Een voorbeeld van het afschrijven van brandstof en smeermiddelen via vrachtbrieven

Een van de meest voorkomende soorten brandstof en smeermiddelen is benzine. Laten we eens kijken naar het voorbeeld van het kopen en afschrijven van benzine.

Pervy LLC (gevestigd in de regio Moskou) kocht in september 2018 100 liter benzine voor een prijs van 38 roebel. zonder BTW.

Tegelijkertijd had de LLC aan het begin van de maand een voorraad benzine van hetzelfde merk in een hoeveelheid van 50 liter tegen een gemiddelde kostprijs van 44 roebel.

Voor het tanken van een VAZ-11183 Kalina-auto werd benzine in een hoeveelheid van 30 liter gebruikt. Voor het officiële vervoer van leidinggevend personeel maakt de organisatie gebruik van een auto.

De organisatie maakt gebruik van gemiddelde kostenramingen voor materialen.

Boekhouding van brandstof en smeermiddelenbij toelating

		Hoeveelheid, wrijven.	Bediening (document)
			Benzine ontvangen krediet (TORG-12)
			BTW weerspiegeld (factuur)

We berekenen de gemiddelde afschrijvingskosten voor september: (50 l × 44 roebel + 100 l × 38 roebel) / (50 l + 100 l) = 40 roebel.

Optie 1.Boekhouding van brandstof en smeermiddelenals het daadwerkelijk wordt afgeschreven

In de onderzeeër worden de volgende markeringen aangebracht: brandstof in de tank aan het begin van de reis - 10 liter, afgegeven - 30 liter, resterend na de reis - 20 liter.

Wij berekenen het werkelijke verbruik: 10 + 30 - 20 = 20 liter.

Af te schrijven bedrag: 20 l × 40 wrijven. = 800 wrijven.

Optie 2.Boekhouding van brandstof en smeermiddelenwanneer het volgens de normen wordt afgeschreven

In de onderzeeër worden kilometerstanden aangebracht: aan het begin van de reis - 2.500 km, aan het einde - 2.550 km. Dit betekent dat er 50 km is afgelegd.

In paragraaf 7 van deel II van besluit nr. AM-23-r staat een formule voor het berekenen van het benzineverbruik:

Qn = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D),

waarbij: Q n - standaard brandstofverbruik, l;

Hs - basisbrandstofverbruik (l/100 km);

S: kilometerstand van het voertuig, km;

D is de correctiefactor (de waarden ervan staan vermeld in bijlage 2 bij bestelnummer AM-23-r).

Volgens de tabel in sub. 7.1 per automerk vinden we Hs. Het is gelijk aan 8 liter.

Volgens bijlage 2 is coëfficiënt D = 10% (voor de regio Moskou).

We berekenen het benzineverbruik: 0,01 × 8 × 50 × (1 + 0,01 × 10) = 4,4 l

Af te schrijven bedrag: 4,4 l × 40 wrijven. = 176 wrijven.

Omdat de auto als bedrijfswagen wordt gebruikt, worden de kosten voor de verantwoording van brandstof en smeermiddelen in de belastingaangifte van brandstoffen en smeermiddelen als overige kosten verantwoord. Het bedrag van de kosten zal gelijk zijn aan de bedragen die in de boekhouding zijn vastgelegd.

Resultaten

Brandstof en smeermiddelen zijn in veel organisaties een aanzienlijke kostenpost. Dit betekent dat accountants brandstof- en smeermiddelen moeten kunnen bijhouden en deze uitgaven moeten kunnen verantwoorden. Het gebruik van vrachtbrieven is één manier om de hoeveelheid verbruikte brandstof en smeermiddelen te bepalen.

Met behulp van PL kunt u niet alleen de productiebehoefte van de kosten bevestigen, maar ook de afstand registreren die een auto of ander voertuig heeft afgelegd, en indicatoren bepalen voor het berekenen van de hoeveelheid gebruikte brandstof en smeermiddelen.

Na het bepalen van het werkelijke of standaard verbruiksvolume kan het af te schrijven bedrag worden berekend door de eenheidskosten te vermenigvuldigen met het volume.

De verantwoording van afgeschreven brandstoffen en smeermiddelen als gevolg van de werking van speciale apparatuur die niet over een kilometerteller beschikt, kan worden uitgevoerd op basis van een afschrijvingswet voor brandstoffen en smeermiddelen.

Er moet bijzondere aandacht worden besteed aan het verantwoorden van de uitgaven voor brandstof en smeermiddelen in het kader van de belastingadministratie.

Gezien de aanwezigheid van een groot aantal voertuigen, financieringsbronnen, verschillende soorten activiteiten en eenheden die brandstoffen en smeermiddelen verbruiken, wordt de instelling geconfronteerd met een dringende behoefte om de uitgifte van vrachtbrieven en de correcte afschrijving van brandstoffen en smeermiddelen te automatiseren. smeermiddelen.

Wat is de implementatie in 1C

In het programma "1C: Public Institution Accounting 8", red. 2.0, rekening houden met vrachtbrieven voor diverse voertuigen, werkblad voor eenheden die brandstof en smeermiddelen verbruiken conform de normen, het subsysteem “ Boekhouding van brandstof en smeermiddelen».

Stap voor stap instructies

Om de boekhoudmogelijkheden voor brandstof en smeermiddelen in het programma te gaan gebruiken, moet u naar het menu-item " Administratie» – « Boekhoudparameters instellen» – « Gespecialiseerde subsystemen" Op dit tabblad moet u het vakje “ Boekhouding van brandstoffen en smeermiddelen» om documenten op dit gebied weer te geven.

« Normen voor het berekenen van het brandstofverbruik voor eenheden" En " Normen voor het berekenen van het brandstofverbruik van voertuigen»;
« Correctiefactoren in procenten" En " Correctiewaarden voor het berekenen van het brandstofverbruik»;
« Voertuigroutes».

Het informatieregister wordt ook ingevuld “ Instellingen voor het afronden van het resultaat van de berekening van het standaardbrandstofverbruik”, bedoeld om de afronding van het fractionele deelverbruik en de afronding van het getal 1,5 aan te geven.

In het menu-item " Administratie» indien nodig worden mappen met het type brandstof, kentekenkaarten, busroutes en tankkaarten voor chauffeurs ingevuld.

Voordat u een vrachtbrief aanmaakt, moet u ook de gegevens over het voertuigverbruik op de vaste activakaart invullen. Om dit te doen, klikt u in de kaart op de knop Go, er is een register met informatie “ Instellingen voor het brandstofverbruik van voertuigen en eenheden».

Het dagboek van vrachtbrieven en belastingheffing op vrachtbrieven bevindt zich in het menu-item " Materiële reserves" Het programma voorziet in het invullen van verschillende soorten vrachtbrieven, afhankelijk van het voertuig. Laten we eens kijken naar het ontwerp van een vrachtbrief voor een personenauto (formulier nr. 3).

Op de " Algemene informatie» informatie over het voertuig, de chauffeur, de afdeling, de medewerker en de organisatie die ter beschikking staat van de chauffeur wordt ingevuld. De kentekenkaart wordt ingevuld als de bediening van het voertuig volgens de vrachtbrief een vergunde activiteit is.

Op de " Vertrek» geeft gegevens over de vertrektijd van het voertuig en de snelheidsmeterstanden aan het begin van de dag. Onderaan de vrachtbrief worden degenen aangegeven die verantwoordelijk zijn voor het vertrek.

Vul vervolgens het “ Routes» geeft de voertuigroutes aan. Na het invullen van de opgegeven gegevens wordt de vrachtbrief opgeslagen en afgedrukt voor presentatie aan de chauffeur. De overige tabbladen worden na inlevering van het voertuig in het programma ingevuld.

Op de " Routes» er wordt aanvullende informatie verstrekt over het tijdstip van vertrek en terugkeer van het transport, evenals de afgelegde kilometers. In de " Opbrengst» de datum en tijd van de terugkeer van de bestuurder, de snelheidsmeterstanden van het voertuig en degenen die verantwoordelijk zijn voor de terugkeer worden aangegeven. Informatie over de ontvangst, het verbruik en de saldi van brandstof en smeermiddelen wordt ingevuld op het tabblad " Brandstof" en aan het eind van de dag wordt in het tabblad het resultaat van het werk van de chauffeur voor de dienst in uren en kilometers ingevuld " Resultaten" Indien nodig kunt u ook het “ Ander».

Om de afschrijving van brandstof en smeermiddelen op basis van de vrachtbrief te registreren, voert u het document “ Belasting op vrachtbrieven».

Basisinformatie over de vrachtbrief, het transport, de chauffeur en de snelheidsmeterstand bij vertrek zijn al ingevuld op het tabblad “ Gegevens van de vrachtbrief" Om de initiële gegevens op het volgende tabblad goed te keuren, moet u de vulknop selecteren om de route van het voertuig weer te geven in overeenstemming met de vrachtbrief en het onkostentarief per 100 kilometer.

Het standaardverbruik van brandstof en smeermiddelen wordt als volgt gehanteerd:

Resultaat = (0,01 * (basisverbruikspercentage transport x kilometerstand + verbruikspercentage voor transportwerkzaamheden) + verbruikspercentage voor gebruik van speciale apparatuur) x (1 + 0,01 x correctiefactoren) + verbruikspercentage voor dumptruckritten + verbruikspercentage voor verwarmingen /airconditioners, voor opwarm- en stilstandtijd + (kilometerstand/controlewaarde x correctiewaarden).

Op de " Berekening van het brandstofverbruik» er wordt informatie verstrekt over saldi bij vertrek, aankomst en feitelijk verbruik van brandstof en smeermiddelen. Het werkelijke verbruik van brandstof en smeermiddelen wordt vergeleken met het standaardverbruik berekend met behulp van de formule en gegevens over besparing/oververbruik worden weergegeven.

Gegevens voor het weergeven van bedragen in de boekhouding worden vastgelegd op het tabblad “ Afschrijving van brandstof en smeermiddelen» – hier wordt rekening gehouden met de nomenclatuur van de materiaalvoorraad, de meeteenheid, KFO, boekhoudkundige rekening, KPS, MOL, rekeningafschrijving en de hoeveelheid afgeschreven brandstof en smeermiddelen.

Na het selecteren van de standaardbediening " Afschrijving van brandstof en smeermiddelen volgens vrachtbrief» document « Belasting op vrachtbrief» wordt geregistreerd en geboekt en genereert tegelijkertijd transacties voor de afschrijving van brandstof en smeermiddelen.

Vrachtbrief is een document op basis waarvan rekening wordt gehouden met de kosten van brandstoffen en smeermiddelen. Het gedrukte formulier (formulier volgens OKUD nr. 0345001) is niet verplicht voor alle organisaties behalve transportbedrijven. In typische 1C 8.3-configuraties is er geen afgedrukt vrachtbriefformulier (u kunt het als extern formulier toevoegen), maar er zijn verschillende methoden geïmplementeerd:

Volgens eerdere berichten
Via kortingsbonnen
Via tankkaarten

Laten we stapsgewijze instructies en enkele kenmerken van elk ervan bekijken.

Het boekhoudschema ziet er als volgt uit:

Geld uitgeven aan een accountant
Opstellen van een voorrapportage
Geld terug naar de kassier
Afschrijving van kosten voor brandstof en smeermiddelen met behulp van tankkaarten

Figuur 1 toont een voorschotrapport, dat meerdere handelingen tegelijk weergeeft: een rapport over het uitgegeven voorschot, de ontvangst van benzine in het magazijn, factuurgegevens (als die er zijn).

In figuur 2 ziet u de documentboekingen. Om ervoor te zorgen dat de boekhoudrekeningen voor het product "AI-92 Benzine" automatisch worden ingevuld, moet u een regel toevoegen voor de groep "brandstoffen en smeermiddelen" in het informatieregister "" (zie Fig. 3)

Het afgedrukte formulier van de vrachtbrief kan als externe melding of verwerking worden gekoppeld aan de map “Aanvullende meldingen en verwerkingen” (zie figuur 4). Het rapport zelf zal bij specialisten moeten worden besteld of bij Infostart moeten worden aangeschaft.

De teruggave van geld op het voorrapport (in ons voorbeeld is dit 8 roebel) wordt opgesteld in het document "", dat automatisch wordt ingevuld in de modus "Invoeren op basis van" uit het document "".

Afschrijving van brandstof en smeermiddelen met behulp van tankkaarten

In tegenstelling tot coupons worden tankkaarten niet als, maar als strikte rapportageformulieren op rekening 006 buiten de balans geboekt.

Over het algemeen bestaat het boekhoudschema uit de volgende punten:

Het plaatsen van een tankkaart
Het boeken van ontvangen benzine met behulp van een tankkaart
Afschrijving van kosten.

De kapitalisatie van de kosten van een tankkaart kan worden geregistreerd als een ontvangstbewijs - zie Afb. 11 en Afb. 12. En de kaart zelf wordt handmatig op rekening 006 geboekt (Fig. 13)

De ontvangst van de brandstof wordt gedocumenteerd met het document “ ” (zie Afb. 14, Afb. 15).