Wie kan de personeelsdossiers binnen de organisatie bijhouden? Noodzakelijke personeelsdocumenten vanaf het begin voor LLC. Welke verplichte documenten moet de personeelsfunctionaris bij de hand hebben bij de aanmelding van werknemers voor werk?

Synoniemen voor personeelsdossiers– dit is het bijhouden van personeelsdocumentatie.
De personeelsboekhouding is een regeling werk relaties tussen de werknemer en de werkgever zelf. Met alle bewegingen van werknemers in welke organisatie of individuele ondernemer dan ook zal rekening worden gehouden volgens de Arbeidswet in Rusland, gebaseerd op de eerste personeelspapieren.
Personeelsdossiers omvatten:
- het opstellen van arbeidsovereenkomsten, speciale instructies;
- het vastleggen van verschillende bestellingen (bijvoorbeeld het inhuren van een werknemer voor een functie);
- voorbereiding van kaarten die voor elke werknemer worden samengesteld;
- het bijhouden van zogenaamde personeelsregisters;
- urenregistratie bijhouden.

Noodzakelijke personeelsdocumenten voor LLC

Om niet voor de wet aansprakelijk te worden gesteld, moet u weten welke documenten de organisatie moet hebben.

Beste lezer! In onze artikelen wordt gesproken over typische manieren om juridische problemen op te lossen, maar elke zaak is uniek.

Als je het wilt weten hoe u uw probleem precies kunt oplossen - neem contact op met het online consultantformulier aan de rechterkant of bel telefonisch.

Het is snel en gratis!

Wat zou moeten zijn:

Protocollen waarin staat dat de Vereniging is opgericht.
Het besluit van de oprichters zelf dat de LLC werd opgericht.
Conclusies van controleautoriteiten.
Zakelijk papier dat registreert staatsregistratie bedrijf gecreëerd.
Documenten die het recht vestigen en het bestaan van bestaande eigendommen van het bedrijf bevestigen.
Speciaal papier dat verband houdt met de productie van effecten, waaronder obligaties.
Regelgeving over gevestigde takken van de organisatie.
Lijst met aangesloten bedrijven.
Speciale notulen over vergaderingen en vergaderingen van LLC-organen.
Andere bedrijfspapieren die wettelijk vereist zijn.

Groepen personeelsdocumenten

Personeelsdocumenten zijn, afhankelijk van het doel, onderverdeeld in 2 brede groepen:

Zakelijke papieren, die worden vastgelegd met de implementatie van methoden voor het beheer van de onderneming, arbeid en personeel(bijvoorbeeld clausules over structurele verdeeldheid en regels inzake arbeidsvoorschriften in de onderneming, evenals andere).
Zakelijke papieren met betrekking tot het registreren van het persoonsnummer van werknemers(hieronder vallen: bevelen tot toelating tot een functie of overplaatsing naar een andere en anderen).

Soorten

Alle personeelsdocumenten zijn hoofdzakelijk verdeeld in 5 typen:

Zakelijke papieren die dit bevestigen arbeidsactiviteit(dergelijke papieren worden opgeslagen op de personeelsafdeling van de onderneming, en dit omvat: Werkgeschiedenis arbeider, arbeidscontract en andere).
Administratieve bedrijfspapieren (hieronder vallen instructies en opdrachten van de manager zelf).
Correspondentie over werk (intern).
Boekhoud- en registratiejournalen (dit omvat: over de toelating van nieuwe werknemers of hun overplaatsing, een journaal waarin arbeidsovereenkomsten worden vastgelegd).
Zakelijke papieren voor informatie en afwikkeling (dit omvat: urenstaten, werknemerskaarten en andere).

Herinneren! De boekhouding van alle personeelsdocumentatie wordt gecontroleerd door de personeelsafdeling van de organisatie.

Documenten die echt nodig zijn voor de personeelsadministratie van een LLC:

Regelgeving over de structuur van de onderneming.
Gevestigde normen in het werk.
Het doel van het creëren van een LLC.
Instructies voor elke positie die worden ontwikkeld, moeten de regels volgen.
Instructies voor zakenreizen.
De clausule over het personeel van de organisatie, over verlof, over de procedure voor het verkrijgen van certificaten, over het aanwerven of ontslaan van werknemers, over bedrijfsgeheimen, over urenstaten over de voordelen die aan werknemers worden geboden, over financiële verantwoordelijkheid, over de opleiding van werknemers en hun certificering.
Regelgeving over de selectie van specifiek personeel (plus een schema hiervoor).
Gebruiksaanwijzing.
Clausules over de betaling van lakens voor tijdelijke arbeidsongeschiktheid van werknemers en werknemers in de organisatie, evenals over beloning, betaling van bonussen, enz.
Regelgeving over de procedure voor het doorlopen van de proefperiode, over software en toegang tot internet, maar ook over bestaande afdelingen (inclusief boekhouding).

Uniforme formulieren voor personeelsdossiers

Basis uniforme formulieren voor personeelsdossiers:

T-1"Decreet over het in dienst nemen van een werknemer."
T-2“Arbeiderskaart, zijn eigen gegevens.”
T-3"Personeelsschema".
T-4“Kaart voor de inschrijving van wetenschappelijk, wetenschappelijk en pedagogisch personeel.”
T-5“Decreet over de overplaatsing van een werknemer naar een andere baan.”
T-6“Besluit verlening verlof aan werknemer.”
T-7"Vakantieschema".
T-8“Besluit beëindiging arbeidsovereenkomst met werknemer.”
T-9“Besluit het sturen van een werknemer op zakenreis.”
T-10"Reiscertificaat."
T-11"Decreet over incentives voor werknemers."
T-1a"Decreet over het in dienst nemen van werknemers."
T-2GS(MS) “Persoonlijke kaart van een staats- (gemeentelijke) werknemer.”
T-5a“Decreet over de overplaatsing van werknemers naar een andere baan.”
T-9a“Decreet over het sturen van werknemers op dienstreizen.”
T-11a"Decreet betreffende de aanmoediging van werknemers."
T-10a“Officiële taak voor het verzenden op zakenreis en een rapport over de uitvoering ervan.”
T-6a“Besluit toekenning verlof werknemers.”
T-8a“Decreet over de beëindiging van de arbeidsovereenkomst met werknemers.”

Stapsgewijze instructies voor het helemaal opnieuw aanmaken van personeelsdossiers in een LLC

Voordat u personeelsdocumentatie aanneemt, moet u speciale handleidingen inslaan(u kunt gebruik maken van de portalen “Consultant +” of “Garant”). Daar geldt de huidige regelgeving.
Hier moet u letten op de samenstellende bedrijfspapieren van de organisatie. U moet beginnen met het inhuren van een directeur van de onderneming. Bestudeer het Charter van de organisatie zelf (hier is de procedure voor het inhuren van een directeur, salaris, werktermijn, enz.)
Welke verplichte bedrijfspapieren zijn vereist voor een werkgever?
- Regels voor interne arbeidsvoorschriften, personeelsschema van de onderneming.
- Een schema van alle vakanties, werkboeken en bepaalde arbeidsovereenkomsten.
- en daarin, evenals een speciaal boek waarin inkomsten en uitgaven worden bijgehouden.
- Werkurenstaten, (persoonlijke) werknemerskaarten, loonformulier, goedgekeurd door het hoofd van de onderneming.
- Zakelijke papieren voor het verwerken van persoonsgegevens van werknemers, loonstroken en alle bestellingen, etc.
Registratieproces voor directeuren. Uit de beslissingen van de oprichters leerde je de datum waarop de directeur aantrad en taken begon uit te voeren, daarom zou de datum uiteindelijk niet anders mogen zijn. Vervolgens wordt er een arbeidsovereenkomst opgesteld.
Het creëren van basisarbeidsregels in de organisatie, evenals personeelsschema's en andere lokale handelingen (gebruik hiervoor een specifiek programma). Het belangrijkste is om alles te controleren op typefouten of fouten!
Hier kunt u formulieren invullen voor arbeidsovereenkomsten met werknemers en andere documentatie(er zou al informatie moeten zijn over functies, salarissen en de hoeveelheid tijd om te werken).
Het is noodzakelijk om de taken van het bijhouden van de werkboeken zelf te overwegen(behalve de directeur, er is nog niemand in dienst, dus alle verantwoordelijkheid voor het bijhouden van de boeken ligt bij hem).
Hier al het proces is aan de gang het aannemen van nieuwe werknemers.

Boetes wegens het niet bijhouden van personeelsdossiers

Allereerst hangt het allemaal af van de positie van de inspecteur en de ernst van de overtreding. Bij overtreding van bepaalde wetgeving kan de boete variëren van 5 minimumlonen tot 50 minimumlonen. In het algemeen zal het bij herhaalde overtreding mogelijk zijn de verantwoordelijke voor een periode van 1 tot 3 jaar te verwijderen.

Hiermee wordt het artikel afgesloten. Bedankt voor het lezen!

Elke onderneming, zelfs de kleinste, heeft werknemers, wat betekent dat er verschillende personeelsdocumentatie moet worden bijgehouden.

In bedrijven die al lang op de markt zijn, zijn HR-records meestal goed ingeburgerd, maar in nieuw opgerichte organisaties is het noodzakelijk om alles vanaf nul te creëren.

Wie is verantwoordelijk voor het kantoorwerk in de onderneming?

In de regel zijn medewerkers van de HR-afdeling betrokken bij het voeren van de personeelsdossiers en het verwerken van alle documenten, maar als de onderneming klein is, kan dit werk aan een van de medewerkers worden toevertrouwd als... Meestal is dit een accountant of.

Als het bedrijf dat heeft een groot aantal van werkt, wordt er een personeelsafdeling gecreëerd, die mogelijk meerdere specialisten heeft. De behoefte aan personeel wordt niet alleen bepaald op basis van het aantal werknemers (hoewel dit de belangrijkste factor is), maar ook op basis van de specifieke kenmerken van de onderneming zelf. In een organisatie met schadelijke en gevaarlijke productie zullen HR-functionarissen dus meer werk hebben.

Heeft u nog geen organisatie aangemeld, dan kunt u dat doen makkelijkste weg doe dit met behulp van online diensten, waarmee u gratis alle benodigde documenten kunt genereren: Als u al een organisatie heeft en erover nadenkt hoe u de boekhouding en rapportage kunt vereenvoudigen en automatiseren, dan komen de volgende online services te hulp, die een volledig vervangen accountant in uw bedrijf en bespaar veel geld en tijd. Alle rapportages worden automatisch gegenereerd en ondertekend elektronische handtekening en wordt automatisch online verzonden. Het is ideaal voor individuele ondernemers of LLC's met het vereenvoudigde belastingstelsel, UTII, PSN, TS, OSNO.
Alles gebeurt in een paar klikken, zonder wachtrijen en stress. Probeer het en u zult verrast zijn hoe gemakkelijk is het geworden!

Verzameling van het noodzakelijke wetgevende kader en regelgevingsdocumenten

Het eerste dat u moet doen als u een HR-documentstroom helemaal opnieuw wilt creëren, is beslissen welke documenten er moeten zijn. Er zijn documenten die elke onderneming moet hebben, en er zijn documenten die alleen nodig zijn om een bepaald soort werk of bedrijfsactiviteit uit te voeren.

Overigens zou het ook een goed idee zijn om de reglementaire documenten zelf, die de beschikbaarheid van de componenten van de personeelsdocumentatie regelen, in een aparte map op te slaan, zodat ze indien nodig altijd bij de hand zijn.

Bestellingen op een persoonlijke en personeelsbezetting. Naar bestellingen door personeel omvatten bevelen met betrekking tot het verkeer van werknemers: ontslag, enz. Deze opdrachten hebben betrekking op werkervaring en worden daarom 75 jaar bewaard.

NAAR personeelsbestellingen alle anderen omvatten:

vakanties;
bonussen;
zakenreizen;
disciplinaire sancties, enz.

Houdbaarheid Deze orders variëren van 3 tot 5 jaar.

Het is raadzaam om voor deze twee typen twee aparte mappen te maken.

Het volgende verplichte document is er een die reflecteert alle basisinformatie over de medewerker. Deze kaarten kunnen afzonderlijk worden bewaard of als onderdeel van het persoonlijk dossier van de medewerker.

Het derde verplichte document is. Momenteel moeten werkboeken volgens de wet zelfs door een individuele ondernemer worden opgesteld, om nog maar te zwijgen van ondernemingen met andere vormen van eigendom. De werkgever moet binnen drie dagen na de datum van indienstneming van de werknemer een werkboek afgeven.

Omdat er werkboeken zijn, is het noodzakelijk om ze te bewaren. Ook dit boek wordt 75 jaar bewaard.

Het volgende vereiste document is. Het moet met iedere ingehuurde medewerker worden afgesloten, ongeacht de looptijd.

Nadat er nieuwe banen zijn gecreëerd, is het noodzakelijk om naar elk ervan een speciale studie uit te voeren. Documenten met betrekking tot de SOUT worden bewaard totdat ze worden vervangen door nieuwe, in de regel eens in de vijf jaar.

NAAR andere verplichte documenten is van toepassing:

Er zijn ook documenten die de wet niet verplicht te bewaren, maar toch heeft bijna elke werkgever ze, dit is een boek met gronden voor bevelen.

Verzameling en studie van samenstellende documenten

Nadat u een besluit heeft genomen over de algemeen verplichte documenten, moet u beslissen over de overige documenten. Om dit te doen, moet u alle wettelijke documenten bestuderen die de activiteiten en het productieproces van de onderneming regelen.

Hier kunnen de documenten heel verschillend zijn. Als werknemers bijvoorbeeld ook recht hebben op persoonlijke beschermingsmiddelen, is het absoluut noodzakelijk om bij besluit of ander administratief document de lijst en de voorwaarden voor het verstrekken ervan aan de categorie werknemers goed te keuren.

Als de onderneming mensen heeft die onregelmatige werktijden hebben, 's nachts werken, in gevaarlijke en gevaarlijke omstandigheden werken gevaarlijke omstandigheden, dan is het noodzakelijk om de uitkeringen en compensatie waarop zij recht hebben, te documenteren.

Opstellen van de lijst met documenten

Wanneer de hele lijst Benodigde documenten bepaald, kunt u beginnen met het opstellen van het Reglement inzake het voeren van personeelsdossiers.

Deze bepaling somt alle benodigde documenten op, de procedure voor het onderhoud ervan en de bewaartermijnen. Deze bepaling is niet verplicht, maar vergemakkelijkt het werk van de HR-afdeling enorm.

Registratie voor een regiebaan

Als een onderneming helemaal opnieuw wordt opgericht, is de eerste persoon die zich registreert het hoofd van de onderneming.

Hij is het die vervolgens met de overige werknemers arbeidsovereenkomsten sluit. Als de functie van directeur een keuzevak is, door middel van concurrentie, sluit de voorzitter van het gekozen orgaan de overeenkomst; als de onderneming oprichters heeft, ondertekenen zij de overeenkomst. Is de zaakvoerder tegelijkertijd enig oprichter of individueel ondernemer, dan tekent hij een arbeidsovereenkomst voor zowel de werknemer als de werkgever.

Hoe het ook zij, het sluiten van een arbeidsovereenkomst en het uitvaardigen van een arbeidsovereenkomst zijn verplichte handelingen.

Opstellen van lokale regelgeving

Om te bepalen welke posities en hoeveel daarvan nodig zijn voor de werking van de onderneming, a personeelstafel. Er is een uniform formulier voor en hoewel het niet verplicht is om het te gebruiken, is het erg handig.

Indien gewenst kunt u er extra kolommen aan toevoegen. De personeelstabel vermeldt de naam van de functie, het benodigde aantal personeelseenheden, het salaris of de beloningsvorm en de benodigde toeslagen. In de personeelstabel worden alle functies aangegeven, beginnend met de belangrijkste en eindigend met ondersteunend personeel.

IN arbeidsreglement Allereerst wordt het werkschema van de onderneming aangegeven, indien aanwezig ploegenschema's, waarna ze gedetailleerd worden beschreven. Dit document kan ook eisen aangeven voor verschijning en gedrag van medewerkers, bedrijfsethiek Enzovoort.

Ontwikkeling van een standaard voorbeeld arbeidsovereenkomst

De arbeidsovereenkomst moet alle basisbepalingen bevatten die in de arbeidswet worden vermeld.

Hier is van toepassing:

Naast deze clausules kan de werkgever eventuele andere clausules aan de arbeidsovereenkomst toevoegen die niet in strijd zijn met de wet.

Opstellen van boekhoudkundige documenten

Alle logboeken voordat u ze gebruikt moet worden voorbereid. Elk tijdschrift moet namelijk genummerd en verzegeld zijn. De vellen zijn doorlopend genummerd, beginnend van de eerste tot de laatste. Vervolgens worden alle vellen, exclusief de omslag, met draad gestikt en op het laatste schutblad worden twee staarten getekend. Ze worden verzegeld met een stukje papier, waarop het aantal vellen staat aangegeven en de handtekening is aangebracht van de manager of de persoon die verantwoordelijk is voor het bijhouden van het dagboek.

Elk tijdschrift geeft de startdatum aan en de naam van de organisatie is vereist.

Aanstelling van een persoon die verantwoordelijk is voor het bijhouden van de werkgegevens

Werkregistraties behoren tot de belangrijkste documenten uit de personeelsdossiers en behoren tot strikte rapportageformulieren, dan moeten ze met zorg worden behandeld. Ze moeten worden opgeborgen in een kluis, afgesloten met een sleutel.

Voor het bijhouden van werkboeken wordt een verantwoordelijke persoon aangesteld die deze invult en verantwoordelijk is voor de opslag. In opdracht van de organisatie wordt de verantwoordelijkheid bij de medewerker gelegd.

Registratie van medewerkers

Voor elke werknemer is het noodzakelijk om een bepaalde reeks werkzaamheden uit te voeren:

ontvangst door een medewerker;
het vertrouwd maken van de werknemer met alle lokale regelgevingsdocumenten, regelgeving inzake verloning, interne arbeidsreglementen, collectieve overeenkomsten, enz.;
het opstellen van een arbeidsovereenkomst en het ondertekenen ervan. Zorg ervoor dat u in de arbeidsovereenkomst een aantekening maakt waaruit blijkt dat de werknemer het honderdtweede exemplaar heeft ontvangen;
het uitvaardigen van een arbeidsovereenkomst;
het invullen van een persoonlijke T-2-kaart en het aanmaken van een persoonlijk dossier. Het omvat de volgende documenten: toelatingsaanvraag, kopieën van persoonlijke documenten, een kopie van het toelatingsbevel, persoonlijke kaart, documenten over opleiding en kwalificaties, arbeidsovereenkomst en andere noodzakelijke documenten.
overdracht aan de boekhoudafdeling van alle benodigde documenten voor de werknemer voor opbouw.

De volgende videoafspeellijst biedt instructies voor het uitvoeren van HR-records:

Beheer van personeelsdossiers vanaf het begin, stapsgewijze instructies die algemeen van aard zijn, inclusief voorbereiding regelgevingskader en een standaardset documenten, evenals de benoeming van een directeur.

Elke aspirant-ondernemer zal vanaf het begin geïnteresseerd zijn in HR-administratie, stapsgewijze instructies die we hieronder zullen bespreken.

Wanneer de werkzaamheden al zijn vastgelegd, worden dergelijke zaken afgehandeld door een gespecialiseerde personeelsafdeling.

Op beginfases Personeelsmutaties worden parttime afgehandeld door een van de medewerkers: de secretaris of hoofdaccountant.

Laten we eens kijken hoe het werk op dit gebied is georganiseerd en waar we moeten beginnen voor een nieuwe personeelsfunctionaris.

Wie is belast met het werken met personeel?

De kwestie van het beheer van personeelsgegevens in 2017 is relevant voor alle ondernemingen met werknemers.

De bevoegdheden worden door middel van een bevel aan de werknemer toegekend.

Afhankelijk van het aantal medewerkers zijn er twee opties mogelijk:

Het beheer van de personeelsdossiers wordt uitgevoerd door de manager. Om dit te doen, vaardigt hij een passend bevel uit, dat deze verplichtingen veiligstelt.
Omdat werknemers door de onderneming worden ingehuurd, kan het werk met personeel aan een van hen worden toevertrouwd. Er wordt ook een bevel uitgevaardigd waarin de autoriteit wordt bevestigd. Ook de verantwoordelijkheden staan vermeld in de functieomschrijving.

Stapsgewijze instructies voor personeelsdossiers zijn niet wettelijk vastgelegd.

Niettemin moet men zich bij de ontwikkeling ervan laten leiden door regelgeving, waaronder GOST R 7.0.8-2013.

Hoewel er geen uniforme procedure is vastgesteld, wordt er wel een algemeen plan gegeven om de personeelsdossiers te systematiseren en het onderhoud ervan te organiseren.

Bij het registreren van personeel moet u ook letten op de normen arbeidswetgeving.

Er worden veel instructies over kantoorwerk gepubliceerd. Er worden ook documenten geaccepteerd Lokale autoriteiten.

Laten we beginnen - actieplan

Om de personeelsadministratie correct bij te houden, moet u beginnen met de registratie van de eerste persoon: de manager.

Hoe dit werk vervolgens zal worden uitgevoerd, hangt af van het aantal werknemers en de specifieke kenmerken van de activiteiten van de onderneming.

Dus laten we gaan - laten we de belangrijkste fasen van het beheer van personeelsgegevens helemaal opnieuw opsommen:

Voorbereiding van een informatiebasis - gespecialiseerde naslagwerken, software, regelgeving.
Kennismaking met samenstellende documenten ondernemingen.
Het opstellen van een lijst met papieren die ter beschikking staan van de personeelsmedewerker.
Ontwerp van de manager.
Voorbereiding van lokale normen, inclusief personeelsschema's en arbeidsvoorschriften.
Opstellen van een voorbeeldarbeidsovereenkomst voor bedrijven.
Ontwikkeling van andere boekhouddocumenten, waaronder bestelformulieren, boekhoudboeken, enzovoort.
Registratie van een medewerker die verantwoordelijk is voor het bijhouden van de werkregistratie.
Het toewijzen van werknemers aan hun plaatsen.

Samenvattend: de wet stelt geen strikte lijst met instructies vast voor het beheer van personeelsdossiers vanaf het begin.

Hierboven vindt u een benaderend plan, dat begint met het voorbereiden van een informatie- en documentairebasis, registratie van de directeur en andere medewerkers.

Laten we elk van deze punten in meer detail bekijken.

Vorming van het regelgevingskader

Om ervoor te zorgen dat een onderneming in overeenstemming met de arbeidswetgeving kan opereren, moet u vertrouwd raken met alle vereisten.

Resolutie van het Staatsstatistiekcomité nr. 1 van 4 januari 2001;

Om informatie te verzamelen, kunt u gespecialiseerde naslagwerken gebruiken.

Van de HR-medewerker wordt verwacht dat hij niet alleen alle geldende regelgeving beheerst, maar ook op de hoogte is van alle wijzigingen in de arbeidswetgeving.

Dit vergt regelmatige verwijzing naar regelgeving.

Belangrijk: Om op de hoogte te zijn van veranderingen in de arbeidswetgeving, is het de moeite waard om toegang te krijgen tot een van de informatiedatabases.

Een ander punt is het zoeken en implementeren van geschikte software.

Sinds 2017 is 1C erg populair. Er zijn echter veel programma's die al zijn omzeild dit systeem qua functionaliteit.

Het voordeel van 1C is dat er in elke stad voldoende specialisten zijn die ermee werken software.

Fase twee: bestudeer het Handvest

Als we de stapsgewijze instructies voortzetten, gaan we verder met het vertrouwd raken met de samenstellende documenten.

Het Charter, dat verplicht is, bevat de volgende informatie:

procedure voor benoeming van een bestuurder (inclusief de geldigheidsduur bij hem, de omvang loon);
procedure voor benoeming van medewerkers in managementfuncties;
vorming van de personeelsbezetting.

De activiteiten van een personeelsmedewerker mogen niet in tegenspraak zijn met de vereisten in de samenstellende documenten.

Hij moet toezicht houden op de wijzigingen die in het Handvest worden aangebracht.

Welke documenten moet de personeelsfunctionaris bij de hand hebben?

In de volgende fase moet u formulieren voorbereiden die op de personeelsafdeling worden bewaard en worden gebruikt om werknemers te registreren.

Laten we eens naar een paar namen kijken.

Bestelformulieren. Er moeten formulieren worden ontwikkeld bij aanwerving, overplaatsing naar een andere functie en ontslag. Ze worden 75 jaar bewaard, aangezien deze gegevens worden gebruikt om de anciënniteit te bepalen. De tweede groep orders zijn personeelsorders. Dit omvat bestellingen met betrekking tot vakanties, zakenreizen, bonussen en boetes. Ook wordt er gewerkt aan een registratieboek, waarin aantekeningen worden gemaakt over alle uitgegeven opdrachten, en aan een zakenreislogboek.
. Hiervan moeten binnen drie dagen na acceptatie van een nieuwe medewerker aantekeningen worden gemaakt. Het is vermeldenswaard dat hun registratie in 2017 zelfs verplicht is individuele ondernemers, geslaagd . Samen met deze formulieren wordt een boek geopend om de beweging van werkboeken en bijlagen vast te leggen.
Kaarten in T-2-vorm. Ze bevatten belangrijke werknemersgegevens. Ze worden apart bewaard of in een persoonlijk dossier bewaard.
Vorm van arbeidsovereenkomst. Het wordt afgesloten met iedere nieuwe medewerker, ongeacht hoe lang hij in dienst is. In sommige situaties is het van toepassing.
Bijzondere beoordeling van de arbeidsomstandigheden (SOUT). Deze documenten worden per werkplek aangemaakt. Ze worden in de meeste gevallen elke 5 jaar vervangen.
Personeelsschema.
Lokale arbeidsvoorschriften.
Documenten op basis waarvan het loon wordt bepaald.

Deze formulieren zijn verplicht voor inschrijving op de personeelsafdeling.

Indien nodig kunnen bijvoorbeeld aanvullende voorschriften en modellen worden uitgegeven.

Belangrijk: niet wettelijk verplicht, maar functiebeschrijvingen en collectieve overeenkomsten kunnen nuttig zijn.

Zodra de lijst met formulieren die op de personeelsafdeling zullen staan, is bepaald, raden stapsgewijze instructies aan om een verordening te maken over het beheer van personeelsdossiers.

Ontwikkeling van een standaard arbeidsovereenkomst

Het is een grote vergissing om te denken dat het niet nodig is om met tijdelijke werknemers een arbeidsovereenkomst aan te gaan.

In feite wordt het document door alle medewerkers ondertekend.

HR-recordbeheer vanaf het begin omvat het opstellen van een bedrijfssjabloon.

Het formulier bevat de volgende items:

volledige werkgeversorganisatie, wettelijke en feitelijke adressen;
gegevens van de werkgeversvertegenwoordiger - volledige naam;
werknemersgegevens - volledige naam;
de functie die hij zal bekleden;
contracttijd;
soort activiteit – hoofdbaan of deeltijdbaan;
functieverantwoordelijkheden (een lijst of een link naar stapsgewijze taakinstructies);
omvang (het is raadzaam om alle details rechtstreeks in het contract gedetailleerd vast te leggen);
openingstijden;
de resultaten van het mer-systeem voor een bepaalde locatie;
werkgevers- en werknemersgegevens;
handtekeningen.

De werkgever kan aanvullende clausules aan het document toevoegen.

Registratie van de eerste positie

Wie moet als eerste worden aangenomen? Het is niet moeilijk te raden dat het beheer van de personeelsdossiers vanaf het begin inhoudt dat er eerst een directeur moet worden benoemd.

Hoe deze taak te voltooien?

Veel hangt af van de organisatorische en juridische vorm van de onderneming. Laten we drie typische situaties bekijken.

Organisatie met oprichters. In dit geval zullen zij degenen zijn die het besluit tot benoeming van de directeur zullen ondertekenen.
Individuele onderneming (of organisatie met één oprichter). Vervolgens zal de individuele ondernemer zelf (of de oprichter) de overeenkomst zowel voor zichzelf als voor de werknemer ondertekenen.
De directeur wordt benoemd op basis van de uitslag van de verkiezingen. De tweede partij bij de arbeidsovereenkomst is dan de voorzitter van het gekozen orgaan.

Belangrijk: Ongeacht wie de directeur benoemt, er blijven twee handelingen verplicht: het ondertekenen van een arbeidsovereenkomst en het geven van een bevel tot aanwerving van de directeur.

De HR-medewerker is verplicht hieraan te voldoen chronologische volgorde het uitvaardigen van opdrachten.

De benoeming van de directeur is de eerste en moet de datum omvatten waarop hij zijn functie zal gaan uitoefenen.

In de toekomst moet u ervoor zorgen dat alle bestellingen in chronologische volgorde worden genummerd. Dit punt wordt gecontroleerd door toezichthoudende autoriteiten.

In dit artikel geven we geen voorbeelden van het invullen van formulieren, het opstellen van andere documenten of de teksten van regelgevingsdocumenten waarover een organisatie moet beschikken. Laten we alleen stilstaan bij de volgorde van de werkzaamheden bij het vanaf nul organiseren van het beheer van personeelsdossiers in een bedrijf.

Normatieve basis

Wanneer u HR-records helemaal opnieuw organiseert, heeft u de volgende regelgevingsdocumenten nodig:

GOST R 6.30-2003 “Unified documentatiesysteem. Uniform systeem van organisatorische en administratieve documentatie. Documentatie-eisen."

Arbeidswet Russische Federatie(om niet in de war te raken door wijzigingen en toevoegingen, is het zinvol om ongeveer eens in de zes maanden een nieuwe tekst aan te schaffen Arbeidswet met wijzigingen (tenzij uw organisatie uiteraard een juridisch referentiesysteem heeft geïnstalleerd dat regelmatig wordt bijgewerkt).

Instructies voor het invullen van werkboeken, goedgekeurd bij resolutie van het Ministerie van Arbeid van Rusland van 10 oktober 2003 nr. 69.

Regels voor het bijhouden en opslaan van werkboeken, het maken van werkboekformulieren en het verstrekken ervan aan werkgevers, goedgekeurd bij besluit van de regering van de Russische Federatie van 16 april 2003 nr. 225 (zoals gewijzigd op 19 mei 2008).

Resolutie van het Russische Staatsstatistiekcomité van 5 januari 2004 nr. 1 “Over de goedkeuring van uniforme vormen van primaire boekhouddocumentatie voor het registreren van arbeid en de betaling ervan.”

Een lijst met standaardmanagementdocumenten gegenereerd tijdens de activiteiten van organisaties, met vermelding van opslagperioden, goedgekeurd door Rosarkhiv op 10/06/2000 (zoals gewijzigd op 27/10/2003).

Daarnaast zal het boek van Ya.E. Varlamova en E.A. Kosheleva “HR-recordbeheer vanaf nul” (M.: Professionele uitgeverij, 2008).

opmerking

Veel vormen van documenten in het beheer van personeelsdossiers zijn verenigd bij decreet van het Staatsstatistiekcomité van Rusland van 5 januari 2004 nr. 1 “Over de goedkeuring van uniforme vormen van primaire boekhouddocumentatie voor het registreren van arbeid en de betaling ervan.” Je kunt het vinden in elk juridisch referentiesysteem (Consultant Plus, Garant, Code) of op internet, er zijn ook kant-en-klare formulieren uit deze resolutie die je gewoon naar je harde schijf hoeft te kopiëren. Documenten waarvoor geen uniforme formulieren bestaan, moeten worden opgesteld in overeenstemming met GOST R 6.30-2003 “Unified documentatiesysteem. Uniform systeem van organisatorische en administratieve documentatie. Documentatie-eisen."

Stap 1: wij ontwikkelen documenten waar het bedrijf over moet beschikken

Meestal begint de organisatie van de personeelsproductie met de ontwikkeling van allerlei soorten voorschriften en instructies, en terecht. NAAR regelgevende documenten, die zich in het bedrijf moeten bevinden, omvatten:

interne arbeidsvoorschriften;

regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens van werknemers;

regelgeving inzake arbeidsbescherming en brandveiligheid.

Al het andere kan wachten: u kunt pas aan de slag met de ontwikkeling van documenten die een optioneel karakter hebben als de verplichte documenten zijn opgesteld.

Stap 2: het aanpassen van de personeelstabel

Hoogstwaarschijnlijk heeft het bedrijf al een personeelstabel ontwikkeld, is er een staf van werknemers die de toegewezen taken met succes uitvoeren, met wie arbeidsovereenkomsten zijn gesloten, arbeidsorders zijn uitgegeven en gegevens in werkboeken zijn ingevoerd. Maar zoals de praktijk leert, zijn deze documenten niet altijd correct opgesteld.

Vraag informatie aan bij de boekhoudafdeling over de salarissen van werknemers en de namen van hun functies - op basis van deze gegevens moet u de personeelstabel verifiëren.

Opgemerkt moet worden dat de functietitels in de personeelstabel niet altijd overeenkomen met de werkelijke functies van de werknemers. De boekhouding heeft deze informatie niet echt nodig om betalingen en belastingen over te maken, maar programma's als 1C vereisen het invullen van een sectie met dergelijke informatie, en soms wordt een positie ingevoerd die niet overeenkomt met de werkelijke positie. Voordat u de personeelstabel goedkeurt, is het daarom noodzakelijk om de namen van werknemersposities te verduidelijken bij afdelingshoofden, bedrijfsmanagement of de werknemers zelf.

Ook bij accountants kunt u personeelsnummers van medewerkers opvragen. Als de boekhouding geautomatiseerd is, worden personeelsnummers toegewezen door het programma, zo niet, dan moet u ze zelf toewijzen, te beginnen met de medewerker die het langst heeft gewerkt en eindigend met degene die later bij de organisatie kwam dan alle anderen. Na het ontslag van een werknemer kun je zijn personeelsnummer beter met niemand delen: laat alle nummers uniek zijn en toegewezen aan slechts één persoon die ooit in het bedrijf heeft gewerkt.

Terwijl accountants een samenvatting van de werknemers voorbereiden, moet u de status van de persoonlijke bestanden van de werknemers en hun persoonlijke bestanden controleren, of deze zijn bewaard, en ook nagaan welke documenten ontbreken in het persoonlijke dossier van elke werknemer. Elke medewerker moet een memo schrijven over kopieën van welke documenten moeten worden aangeleverd.

Stap 3: wij controleren of de informatie in de personeelstabel en arbeidsovereenkomsten klopt

Nadat de personeelstabel is opgesteld, is het noodzakelijk om de informatie daarin te controleren met de gegevens in de arbeidsovereenkomsten. Als de informatie inconsistent is (meestal wordt het salaris onjuist aangegeven of wordt eenvoudigweg "Salaris volgens de personeelstabel" aangegeven, wat in strijd is met de Arbeidswet van de Russische Federatie en tot boetes kan leiden; de datums voor ondertekening van het contract vallen op een dag uit; handtekening van de werkgeversvertegenwoordiger komt niet overeen met de persoon die als vertegenwoordiger is aangegeven - bijvoorbeeld in plaats van algemeen directeur ondertekend door zijn plaatsvervanger), dan moeten de contracten opnieuw worden opgesteld. In dit geval moet men uitgaan van het feit dat een door een onbevoegde persoon ondertekende overeenkomst in feite geen overeenkomst is; met andere woorden: er is geen schriftelijke arbeidsovereenkomst. Daarom moet het uiteraard zijn uitgegeven met de huidige (echte) datum. In alle overige gevallen worden aanvullende afspraken gemaakt bij de arbeidsovereenkomst, waarmee de arbeidsovereenkomst wordt aangevuld met nieuwe voorwaarden of worden onjuist gespecificeerde voorwaarden verduidelijkt (gewijzigd).

Is het contract correct opgesteld, maar zijn er later wijzigingen in aangebracht (salarisverhoging, overplaatsing van de medewerker naar een andere functie), dan moeten er per geval per medewerker aanvullende afspraken worden gemaakt. Arbeidsovereenkomsten en aanvullende overeenkomsten worden opgesteld in twee exemplaren, waarvan er één in het bedrijf blijft en de tweede aan de werknemer wordt gegeven.

Stap 4: controleer de juistheid van personeelsorders

Vervolgens moet u de aanwezigheid en correcte uitvoering controleren van opdrachten voor aanwerving, overdracht van werknemers (indien aanwezig), enz. (data, handtekeningen, informatie die deze bevat). Bestellingen moeten voldoen aan de inhoud van de met medewerkers gesloten arbeidsovereenkomst en de personeelstabel. Ze moeten niet alleen door het hoofd van het bedrijf worden ondertekend, maar ook door de werknemer zelf. Als er geen bevelen zijn voor de aanwerving of overplaatsing van werkende werknemers of als er sprake is van overtredingen, moeten deze worden hersteld, opnieuw worden uitgevoerd of “opnieuw worden ondertekend”. Volgens de wet bent u niet verantwoordelijk voor wat er vóór u is gebeurd, maar de werknemer heeft het recht om een kopie van een dergelijk bevel te eisen, en hij moet deze krijgen.

Stap 5: controleer de juistheid van de werkadministratie

De volgende fase van het werk is het controleren van de beschikbaarheid van werkboeken. De administratie van alle geregistreerde werknemers moet in het bedrijf worden bewaard. Als u de boeken van gepensioneerde werknemers vindt, moet u een aangetekende brief met ontvangstbewijs sturen naar de eigenaren van de boeken met het verzoek om het werkboek te komen halen of een adres op te geven waarnaar het kan worden verzonden. Na ontvangst van een reactie moet het werkboek worden verzonden aangetekende pakketpost met bericht van levering. Als er geen antwoord komt, kunt u eenvoudigweg een bericht van ontvangst van de brief in uw werkboek opnemen. Werkboeken van niet-werkende werknemers moeten totdat ze nodig zijn gescheiden van anderen worden bewaard, maar gedurende minimaal 50 jaar.

Als er in het werkboek geen vermelding staat over aanwerving of overplaatsing, haast u dan niet om dit te doen. Lees eerst zorgvuldig beide documenten die het invullen van werkboeken regelen: Instructies voor het invullen van werkboeken en de Regels voor het bijhouden en opslaan van werkboeken, het maken van werkboekformulieren en het verstrekken ervan aan werkgevers. En alleen als u zeker bent van uw kennis, kunt u beginnen met het maken van aantekeningen in het werkboek. Let op: een foutieve boeking kan tot gevolg hebben dat de werknemer geen anciënniteit krijgt bij het bedrijf waar de foutieve boeking plaatsvond.

Stap 6: persoonlijke dossiers of persoonlijke mappen van medewerkers aanmaken (als u deze nog niet eerder heeft bewaard)

Het is absoluut noodzakelijk om persoonlijke kaarten voor werknemers uit te geven in formulier nr. T-2. Tegenwoordig kunt u met veel programma's formulier nr. T-2 op een computer invullen en op gewoon papier afdrukken, wat sommige personeelsfunctionarissen gebruiken. De staatsarchieven accepteren tot nu toe echter alleen persoonlijke kaarten op dik, ‘halfkarton’ papier. Als uw organisatie de bron is van de verwerving van het staatsarchief, koop dan formulieren nr. T-2 bij een kantoorwinkel in benodigde hoeveelheid of koop het juiste papier om ze af te drukken.

Persoonlijke kaarten worden ingevuld door een personeelsfunctionaris - een dergelijke instructie is opgenomen in de instructies voor het gebruik van uniforme formulieren (Resolutie van het Staatsstatistiekcomité van Rusland van 5 januari 2004 nr. 1).

Kopieën van documenten ontvangen van werknemers (paspoorten, verzekeringsbewijzen, enz.) moeten in “dossier”-mappen worden geplaatst, waarna van elke zaak een inventaris wordt opgemaakt en uw persoonlijke mappen worden aangemaakt. Ook kunt u kopieën van orders en contracten meesturen zodat alle informatie over de medewerker op één plek staat, maar dit is niet noodzakelijk. U kunt foto's van medewerkers aan persoonlijke kaarten toevoegen.

Vaak worden persoonlijke bestanden in formulier nr. T-2 geplaatst, wat onjuist is: persoonlijke kaarten moeten gescheiden van alle andere documenten worden bewaard.

Nieuwe documenten en kopieën worden aan uw persoonlijke map toegevoegd zodra ze beschikbaar komen.

Stap 7: bereid de nodige boekhoudboeken of dagboeken voor

Het boekhoudboek voor de verplaatsing van werkboeken en bijlagen daarin en het ontvangst- en uitgavenboek voor de boekhouding van vormen van werkboeken en bijlagen daarin kunnen alleen in papieren vorm worden bewaard. Omdat dit tijdschriften zijn met strikte rapportageformulieren, is elke pagina van het boek genummerd en is deze zelf gestikt en verzegeld met het zegel van de organisatie.

Stap 8: maak een vakantieplanning

Twee weken voor de start van het nieuwe jaar moet de organisatie een vakantierooster goedkeuren. De werkzaamheden daaraan zouden in november moeten beginnen. Als het bedrijf klein is, kunt u werknemers vragen wanneer zij op vakantie willen gaan, en een brief sturen naar de afdelingshoofden met het verzoek dergelijke informatie over hun afdeling te verstrekken.

Zorg er bij het opstellen van een vakantierooster voor dat wanneer medewerkers van een kleine afdeling op vakantie gaan, de regie niet open blijft. Als een bedrijf bijvoorbeeld slechts twee verkoopmanagers heeft, mogen hun vakanties niet eens gedeeltelijk samenvallen; bovendien moet er een periode tussen deze vakanties zitten samenwerking- zaken overdragen van de ene manager naar de andere.

Als u werknemers zelf vraagt naar vakantietijd en er ontstaat een conflict over wie gaat en wanneer, probeer het dan niet zelf op te lossen; breng de informatie onder de aandacht van het management en regel de planning in overeenstemming met de beslissing van het management. Als u informatie opvraagt via afdelingshoofden, vertrouw er dan op dat zij controversiële kwesties oplossen. Het verzamelen van informatie om een vakantieplanning op te stellen duurt doorgaans één tot drie weken.

Na aanmelding dient het vakantierooster ter goedkeuring aan de beheerder te worden voorgelegd.

Twee weken vóór het begin van de vakantie is het noodzakelijk om de werknemer op de hoogte te stellen van het optreden ervan en een bevel te geven om de vakantie toe te kennen. De aanvangstijd van de vakantie kan in overleg tussen de medewerker en de leidinggevende worden gewijzigd. Als de werknemer bij het begin van de vakantie ziek werd en ziekteverlof kreeg, is het op zijn verzoek noodzakelijk om de vakantie over te dragen naar een ander voor hem geschikt tijdstip. Al deze wijzigingen worden aangebracht in de overeenkomstige kolommen van het vakantieschema. En vergeet niet dat een werknemer niet twee jaar op rij op vakantie kan gaan en dat verplicht betaald verlof alleen kan worden vervangen door een geldelijke compensatie als de werknemer wordt ontslagen.

Stap 9: vorming van personeelsdossiers

Er kunnen cases worden ingevuld over de volgende onderwerpen:

"Orders voor personeel (aanwerving, ontslag, overplaatsing, bonussen, promoties, onbetaald verlof, opdrachten voor langdurige zakenreizen en zakenreizen naar het buitenland)" (houdbaarheid - 75 jaar);

“Orders van personeel (reguliere en studie vakanties, accijnzen, boetes, korte binnenlandse zakenreizen)" (bewaarperiode - 5 jaar);

"Arbeidsovereenkomsten";

"Persoonlijke dingen";

"Persoonlijke kaarten";

“Reguleringsdocumenten van het bedrijf (voorschriften, instructies)”;

“Correspondentie over personeelsaangelegenheden met overheidsinstellingen En commerciële organisaties" en etc.

Vakantierooster, dienstrooster, personeelstafels Het is handiger om ze in aparte hoesjes te verdelen en in dunne mappen op te slaan.

Het is handiger om persoonlijke bestanden en persoonlijke kaarten in alfabetische volgorde op te slaan, in overeenstemming met de achternamen van werknemers en alle andere documenten - in chronologische volgorde naarmate het document wordt ontvangen.

Persoonlijke bestellingen hebben twee bewaartermijnen: 5 en 75 jaar, daarom zijn ze verdeeld in minimaal twee gevallen (alle bestellingen die niet in de lijst staan met een bewaartermijn van 5 jaar hebben een bewaartermijn van 75 jaar).

Als het bedrijf groot genoeg is en het bestand binnen een jaar meer dan 250 bladen bevat, moet het worden opgedeeld in meerdere bestanden of in volumes (bijvoorbeeld: “Arbeidsovereenkomsten (A-K)”, “Arbeidsovereenkomsten (L-Z)”; “ Bevelen voor personeel (regulier en educatief verlof)", "Bevelen voor personeel (plichten, boetes, korte binnenlandse zakenreizen)").

Bij het vormen van cases is het noodzakelijk om secties 7 en 8 van de Lijst met standaardmanagementdocumenten te gebruiken die zijn gegenereerd tijdens de activiteiten van de organisatie, waarin de opslagperioden worden aangegeven.

Stap 10: stel een lijst met cases op

De lijst met gevallen kan afzonderlijk worden opgesteld volgens personeelsdocumenten of worden opgenomen in algemene nomenclatuur zaken van de organisatie.

Over het algemeen verschilt het proces van het vormen van dossiers en het samenstellen van de nomenclatuur bij het beheer van personeelsdossiers niet van het vormen van dossiers en het samenstellen van de nomenclatuur bij het algemene dossierbeheer.

En pas na alle fasen kan men beginnen met het ontwikkelen van functiebeschrijvingen, personeelsreglementen en andere optionele (niet verplicht vanuit het oogpunt van de Arbeidswet van de Russische Federatie) lokale regelgeving.

Yu.V. Eremeeva,
hoofd van het kantoor, lid van de Club van professionele secretarissen

Personeelsboekhoudingen kantoorwerk helemaal opnieuw - stapsgewijze instructies voor 2018 zijn nu beschikbaar voor onze lezers. De organisatie van de personeelsdocumentenstroom bij de onderneming sinds maart 2014 wordt gereguleerd door de nieuwe GOST, die alle personeelsfunctionarissen moeten volgen.

Personeelsadministratie: wie is verantwoordelijk voor het bijhouden van de personeelsadministratie?

Het beheer van personeelsdossiers wordt uitgevoerd bij elke onderneming waar ingehuurde arbeidskrachten worden ingezet. Waar moet u beginnen met de personeelsadministratie van een onderneming die zich net heeft geregistreerd? In een nieuw opgerichte onderneming valt het beheer van personeelsdossiers meestal op de schouders van de manager. Om dergelijke functies veilig te stellen, vaardigt de directeur, goedgekeurd door de deelnemers (aandeelhouders) van het bedrijf, een bevel uit waarin hij zichzelf verantwoordelijk stelt voor het bijhouden van de personeelsdossiers.

Wanneer u vervolgens een specialist inhuurt die wordt belast met de personeelsdossiers in de organisatie, inclusief het werken met personeel, kan hij de overeenkomstige hoeveelheid werk worden belast. Dit gebeurt door het uitvaardigen van een bevel, waarbij de verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van dit werkgebied aan een specifieke medewerker wordt toegewezen. Ook zijn deze verantwoordelijkheden vastgelegd in de functieomschrijving, die de medewerker leest bij ondertekening.

Het beheer van personeelsgegevens moet in 2018, net als voorheen, worden uitgevoerd in overeenstemming met de Arbeidswet, instructies voor archiefbeheer en andere wetgevende en lokale documenten. De verantwoordelijkheid voor de personeelsdossiers in geval van overtreding van de wet en/of interne bevelen van het management wordt toegewezen aan de schuldige persoon in de vorm van disciplinaire sancties.

Handleiding personeelsadministratie 2018 - downloaden of zelf ontwikkelen?

De instructies voor het beheer van personeelsgegevens zijn niet normatief goedgekeurd. Daarom wordt voor het bijhouden van personeelsgegevens en de documentstroom aanbevolen GOST R 7.0.8-2013 te volgen, goedgekeurd bij besluit van Rosstandart van 17 oktober 2013 nr. 1185-st en in werking getreden op 1 maart 2014.

Er bestaat niet één sjabloon voor instructies over personeelsdossiers en kantoorwerk, maar er zijn wel volledig nieuwe personeelsdossiers, stap voor stap, met aanbevolen fasen voor het organiseren van de personeelsdocumentenstroom en boekhouding in een onderneming. Dankzij dit stappenplan is het eenvoudig om de volgorde van handelingen te bepalen en door de hoeveelheid werk te navigeren.

We raden u aan de onderstaande stapsgewijze instructies te lezen, zodat u uw HR-records helemaal opnieuw kunt organiseren. In de toekomst kunt u op basis van het bestudeerde materiaal uw eigen actieplan ontwikkelen en volgen.

Hoe ziet een stapsgewijze instructie over HR-administratie eruit?

Laten we dus verder nadenken stap voor stap instructies over het beheer van personeelsdossiers vanaf het begin. Wij zorgen voor een gedetailleerd stappenplan waarmee u uw eigen personeelsdienst kunt opzetten, te beginnen met de registratie van de eerste medewerker bij de onderneming: de directeur. En daarom is het vanaf het allereerste begin van de activiteiten van het bedrijf belangrijk om de personeelsdossiers te stroomlijnen.

Stadia van het organiseren van personeelsdossiers bij een onderneming:

Creëren van een regelgevings- en informatiebasis.

Om te beginnen is het de moeite waard om te beslissen welke regels er nodig zijn bij het werk van een personeelsfunctionaris. Natuurlijk is dit:

Arbeidswet - het bevat de belangrijkste punten over de regeling van de werktijden (hoofdstukken 15-16, 22), de duur en frequentie van vakanties (hoofdstuk 19), de berekening van de lonen (hoofdstuk 21) en schetst de fundamentele rechten en plichten van werknemers en werkgevers;
Resolutie van de Staatsstatistiekcommissie van 4 januari 2001 nr. 1 - alle formulieren worden hier gepresenteerd primaire documenten noodzakelijk in personeelsdossiers; het gebruik ervan vandaag is niet verplicht, maar nog steeds wenselijk, omdat ze rekening houden met alle noodzakelijke kolommen en details; Indien gewenst kan elke gebruiker wijzigingen aanbrengen in de formuliergegevens, waarbij alleen de vereiste gegevens behouden blijven;
regeringsbesluit nr. 225 van 16 april 2003, dat zal helpen bij het werken met werkboeken; dit document is essentieel voor de werknemer, omdat het zijn werkervaring bevestigt;
handleiding voor het bijhouden van militaire gegevens bij bedrijven, goedgekeurd door de generale staf van de Russische strijdkrachten op 11 april 2008 - deze aanbevelingen zullen personeelsmedewerkers helpen zich op hun gemak te voelen met het verplichte bijhouden van militaire gegevens van werknemers bij ondernemingen;
besluit van Rosstandart van 17.10.2013 nr. 1185-st, resolutie van Gosstandart gedateerd 03.03.2003 nr. 65-st (deze resolutie is geldig tot 01.07.2017, vanaf 01.07.2017 GOST R 7.0.97-2016, goedgekeurd bij besluit van Rosstandart van 08.12.2016, van toepassing nr. 2004-st), besluit van het Ministerie van Cultuur van 25 augustus 2010 nr. 558 en regeringsdecreet nr. 477 van 15 juni 2009 - deze documenten helpen u erachter te komen welke normen bestaan in het Russische kantoorwerk en de archivering.

Iedere medewerker die verantwoordelijk is voor de personeelsdossiers moet niet alleen toegang krijgen tot dit reglement, maar ook tot andere wetgevingshandelingen die tijdens het werkproces nodig kunnen zijn. Ook moet de personeelsfunctionaris toezicht houden op de laatste wijzigingen en updates in de regelgeving. Om dit te doen is het noodzakelijk om ofwel te zorgen voor onafhankelijk toezicht op de wetgeving, ofwel om toegangspakketten tot verschillende informatiedatabases aan te schaffen.

Om ervoor te zorgen hoog niveau Beheer van personeelsdossiers In bedrijven met een groot personeelsbestand kan speciale HR-software ook nodig zijn om een personeelsbeheersysteem te organiseren en personeelsdossiers bij te houden.

Over een van deze programma’s kun je lezen in ons artikel “Waar kan ik het programma voor gepersonaliseerd boekhouden downloaden?” .

Kennismaking met de wettelijke documentatie van het bedrijf.

Het charter moet de voorwaarden beschrijven voor het aanwerven van een directeur (algemeen directeur, raad van bestuur) – het uitvoerend orgaan van het bedrijf. Ook specificeert deze samenstellende documentatie de basisvoorwaarden voor de duur van het werk van de manager. Daarnaast moet de personeelsfunctionaris op de hoogte zijn laatste wijzigingen opgenomen in het charter in geval van adoptie door de eigenaren van de vennootschap personeelszaken.

Solliciteren op de functie van manager.

De eerste werknemer die zich bij een nieuw opgerichte onderneming registreert, is uiteraard de manager. Zo wordt op basis van een door de eigenaren van het bedrijf goedgekeurd protocol een bevel uitgevaardigd met vermelding van de datum waarop de manager zijn taken op zich neemt. Dit zal de eerste personeelsorder zijn die bij de onderneming wordt uitgegeven.

In de toekomst moet de personeelsfunctionaris zorgen voor de chronologische volgorde van de uitgegeven bevelen. Bij het controleren van arbeidsomstandigheden en personeelskwesties besteden regelgevende instanties veel aandacht aan de nummering van bestellingen, zodat er geen gevallen zijn waarin bestellingen met terugwerkende kracht worden uitgegeven.

Het opstellen van een lijst met personeelsdocumenten die betrokken zullen zijn bij het beheer van personeelsdossiers in de onderneming.

We vermelden de belangrijkste documenten die betrokken zijn bij de personeelsdossiers in elke onderneming met ingehuurde werknemers:

regels met betrekking tot intra-organisatorische arbeidsregelgeving;
personeelsstructuur van de organisatie;
personeelsbezetting;
vakantierooster;
documenten met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens van werknemers.

Verplichte documenten omvatten ook primaire boekhouddocumenten die voor elke werknemer zijn aangemaakt, evenals registers zoals:

arbeidsovereenkomsten;
een boek over het vastleggen van de arbeidsbewegingen;
een boek voor het vastleggen van arbeidsformulieren en de formulieren van deze documenten zelf, die vaak in de onderneming worden uitgegeven wanneer een werknemer zijn eerste werkplek betreedt;
werkurenstaat;
persoonlijke kaarten van medewerkers;
personeelsorders, die doorgaans worden bewaard samen met de gronden van uitgifte (aanvragen, ambts(rapporten)nota's, akten etc.);
functiebeschrijvingen en andere documenten;
logboek van inspecties door regelgevende instanties.

Het arbeidsovereenkomstformulier is beschikbaar op onze website - "Eenvormig formulier nr. TD-1 - Arbeidsovereenkomst" .

De volgende documenten kunnen ook worden gepubliceerd:

Collectieve overeenkomst;
bepalingen over bonussen, certificering, bedrijfsgeheimen, enz.

Goedkeuring van personeelsdocumenten en hun formulieren door het hoofd van de onderneming.

Als er opmerkingen zijn over het documentatieformulier, moet de personeelsfunctionaris deze verwijderen en de documentformulieren opnieuw goedkeuren. Documenten die niet alleen van invloed zijn op het bijhouden van personeelsgegevens, maar ook op de boekhouding, moeten ook worden weerspiegeld in het boekhoudbeleid van de onderneming.

Alle Nodige informatie over personeelsdossiers is beschikbaar op onze website in de rubriek "Lonen en personeel" .

Aanstelling van een persoon die verantwoordelijk is voor het bijhouden en vastleggen van werkboeken.

Dit kan één persoon zijn die verantwoordelijk is voor het bijhouden van de personeelsadministratie, maar er kan ook een aparte medewerker worden aangewezen die verantwoordelijk is voor het opslaan en vastleggen van uitgegeven en ontvangen werkboeken. Een overeenkomstig besluit wordt uitgevaardigd over de benoeming van een verantwoordelijke persoon.

Het inhuren van medewerkers.

Dit is de laatste fase in het vanaf nul bijhouden van personeelsdossiers. Nu wordt voor elke ingehuurde werknemer een pakket met personeelsdocumentatie aangemaakt, meestal inclusief een arbeidsovereenkomst, een arbeidsovereenkomst, functieomschrijving; er wordt een werkboek aangenomen/uitgegeven, een persoonlijke kaart wordt ingevuld, een geheimhoudingsverklaring van persoonlijke gegevens en andere documenten worden ondertekend.

Vervolgens worden andere personeelsdocumenten opgesteld over het standaardiseren van de werkdag, het berekenen en betalen van lonen, het boeken van vakanties, het verwerken van ziekteverlof, zakenreizen, enz.

Meer informatie over de bewaartermijn voor personeelsdocumenten vindt u in ons artikel