Het doel van de publicatie van vandaag is om een gedetailleerde beschrijving te geven van de praktische aspecten van het maken en gebruiken van kaarten, en om managers en bedrijfsentiteiten te voorzien van kant-en-klare monsters relevante documenten.
Vandaag zullen we leren wat een ondernemingskaart is, wat het doel ervan is, welke verschillen er in de voorbereiding en invulling ervan bestaan in relatie tot verschillende organisatorische en juridische vormen van ondernemingen.
Geïnteresseerden kunnen gratis voorbeelden van bedrijfskaarten downloaden verschillende types volg de links aan het einde van de publicatie.
Zie hieronder voor een korte video over wat een visitekaartje is.
Bedrijfskaart– dit is een document dat een reeks gegevens bevat die een onderneming individualiseren en die in de economische circulatie worden gebruikt om de overeenkomstige bedrijfsentiteit te identificeren en te positioneren.
In relaties tussen commerciële organisaties vervullen bedrijfskaarten dezelfde functie als visitekaartjes in het communicatieproces tussen mensen. Daarom worden ze vaak genoemd visitekaartjes ondernemingen.
Omdat een aanzienlijk deel van de informatie op de kaart uit bankgegevens bestaat, worden deze gewoonlijk bedrijfsbankkaarten genoemd.
Bedrijfskaarten worden meestal op A4-vellen of op briefpapier opgesteld.
Logo’s worden vaak gebruikt in hun ontwerp, handelsmerken en handelsmerken van de onderneming, evenals andere elementen die een decoratieve functie vervullen.
De opgegeven gegevens worden bekrachtigd door de handtekening van het hoofd van de organisatie en gecertificeerd door een zegel.
Een zorgvuldig ontworpen en correct ingevuld visitekaartje kan vertrouwen wekken bij zakelijke partners en tegenpartijen, zelfs voordat er sprake is van het opbouwen van partnerschappen.
Het eerste contact bij economische transacties tussen bedrijven of bedrijven gaat meestal gepaard met de uitwisseling van bedrijfskaarten.
Beide partijen zullen de relevante gegevens in hun databases kunnen invoeren en later de via beschikbare bronnen ontvangen informatie kunnen dubbelchecken.
Het aangeven van valse informatie kan de actieve ontwikkeling van relaties en affecten al in het begin tegenhouden zakelijke reputatie ondernemingen.
Foto 2. Vertrouwensrelaties tussen partners zijn soms gebaseerd op onopvallende details. Het uitwisselen van visitekaartjes is een van deze “kleine dingen”
Voor het hoofd van de organisatie is dit een goede stimulans om de kaart op verantwoorde wijze in te vullen.
Informatie over de onderneming is belangrijk voor het automatiseren van het proces van het opstellen van transport- en andere documenten die nodig zijn in commerciële relaties.
Zonder bedrijfskaart is het onmogelijk om facturen uit te schrijven, facturen correct in te vullen, niet-contante overschrijvingen uit te voeren of goederen op de juiste manier naar de ontvangers te verzenden.
Dit komt door het gebruik van speciaal softwareproducten, “afgestemd” op het werken met nauwkeurige gegevens over commerciële organisaties.
De ethiek van zakelijke communicatie vereist onmiddellijke kennisgeving van partners over wijzigingen in de inhoud van de informatie op de kaart.
De onderneming zelf is hier ook in geïnteresseerd, omdat het onjuist invullen van de relevante velden in bankdocumenten kan leiden tot een volledige verdoving van de documentstroom en cashflow.
Gegevens van de bedrijfskaart
Er bestaat geen strikte lijst met gegevens die op de ondernemingskaart moeten worden vermeld. De meeste bedrijven laten zich bij het samenstellen ervan leiden door hun eigen overwegingen op het gebied van gemak en functionaliteit.
Ondertussen zijn er details zonder welke het alle betekenis verliest (wettelijk adres, lopende rekening en enkele andere).
Door analyse van tientallen kaarten van bedrijfsentiteiten kunnen we de volgende typen identificeren: verplicht in te vullen gegevens:
- Bedrijfsnaam;
- wettelijke, post- en feitelijke adressen van het bedrijf (als deze verschillen; zo niet, dan is het wettelijke adres voldoende);
- informatie over e-mail en internet (websiteadres);
- informatie over belangrijke functionarissen van de onderneming - en (volledige naam, contactnummers);
- bankgegevens (naam van de bank-, zicht- en correspondentrekeningen);
- registratiegegevens (nummer van kentekenbewijs bij de Belastingdienst, FIN, links naar samenstellende documenten– en , evenals informatie uit allerlei soorten federale registers: OKVED, OKPO, OGRNIP, OGRN, BIC, KPP, enz.).
Aan deze gegevens kunnen we alles toevoegen wat de beheerder heeft commerciële organisatie acht het noodzakelijk en nuttig om zijn partners over zichzelf te informeren.
Kaarten van ondernemingen die zijn geregistreerd in de meest populaire vennootschapsvorm onder ondernemers (), bevatten dezelfde velden als kaarten van alle andere ondernemingen.
Misschien is het enige verschil de noodzaak om de volledige en verkorte naam aan te geven.
Het is raadzaam om een LLC-bedrijfskaart op briefpapier met bedrijfssymbolen uit te geven, deze te ondertekenen bij de manager en de handtekening te certificeren met een officieel zegel.
Hieronder vindt u een voorbeeld van een dergelijk document.
Foto 3. Voorbeeldkaart van een onderneming geregistreerd in de vorm van LLC
Kaarten van ondernemingen die in andere organisatorische en juridische vormen zijn geregistreerd (OJSC, CJSC, JSC, UP), evenals kaarten van individuele ondernemers, vertonen geen significante verschillen met het bovenstaande.
Het belangrijkste om te onthouden is het doel waarvoor het wordt samengesteld en aan wie het de bedoeling is om de informatie die het bevat te verstrekken.
Bedrijven die actief betrokken zijn bij buitenlandse economische activiteiten en toegang hebben tot buitenlandse partners, moeten over een duplicaatkaart beschikken de Engelse taal.
Qua vorm verschilt het niet van de gebruikelijke, behalve de eigenaardigheden van het aangeven van gegevens die kenmerkend zijn voor Europese en Amerikaanse tradities.
Hieronder vindt u een voorbeeld van een bedrijfskaart in het Engels.
Foto 4. Voorbeeld van een visitekaartje uitsluitend in het Engels ingevuld
In feite hebben we de eerder beschreven hypothetische LLC-kaart in het Engels vertaald.
Als zakelijke contacten niet alleen beperkt zijn tot Engelssprekende partners, is het zinvol om na te denken over het maken van bedrijfskaarten in andere talen (Duits, Frans, enz.).
Dergelijke ‘zorg’ voor zakenpartners zal nooit tevergeefs zijn. Vertegenwoordigers van buitenlandse bedrijven zullen dergelijke hoffelijkheid en vooruitziendheid kunnen waarderen.
De voorbeelden van ondernemingskaarten die in dit artikel worden besproken (LLC, in het Engels) kunnen volledig zijn gratis download via de onderstaande links.
Bedrijfskaart is een systematische lijst met basisinformatie over een bedrijf of individuele ondernemer - naam, bankgegevens, adres- en contactgegevens, informatie over de directeur, enz. Het opstellen van dit document is optioneel, maar vaak nuttig bij interactie met klanten en partners.
De belangrijkste functie van een ondernemingskaart is het verstrekken van uitgebreide gegevens over het bedrijf of de individuele ondernemer aan klanten, tegenpartijen, partners, belasting- en andere controlediensten. Het kaartje is echter geen visitekaartje, al was het maar omdat het:
- bevat behoorlijk wat informatie (op een visitekaartje staan meestal alleen de naam, het adres, het werkterrein en de contactgegevens);
- opgesteld op A4-blad zonder bijzondere eisen aan de uitstraling.
Bijna alle organisaties die dat kunnen worden potentiële klanten, leveranciers, etc. Het is ook handig om de gegevens over te dragen aan eventuele inspectie-instanties, inspecteurs en andere functionarissen. Deze organisaties en individuele ondernemers zullen ongetwijfeld nodig zijn voor een transportbedrijf en andere organisaties die allerlei soorten diensten verlenen.
Op dezelfde manier heeft het bedrijf zelf ook het recht om een organisatiekaart aan te vragen bij andere bedrijven die met hem in onderhandeling zijn, klant willen worden, een factuur uitreiken, een overeenkomst sluiten, enz.
Documentstructuur
U kunt een visitekaartje maken op gewoon papier of op briefpapier van het bedrijf. De belangrijkste vereiste is informatie-inhoud: de lijst moet alle basisgegevens over de organisatie bevatten:
- Volledige en verkorte titel.
- Adres – feitelijk en juridisch; indien nodig de adressen van allemaal structurele verdeeldheid en takken.
- Contactgegevens: telefoonnummer, e-mailadres, sociale media-accounts, volledige naam van de persoon die oproepen beantwoordt en andere verzoeken.
- Versnellingsbak (alleen voor rechtspersonen).
- OGRN (alleen voor rechtspersonen).
- OGRNIP (alleen voor individuele ondernemers).
- Gegevens van de lopende rekening en de naam van de bank waar deze is geopend.
- OKVED.
- Volledige naam van de regisseur.
- Op basis waarvan de organisatie opereert - het Charter van de LLC en andere documenten (niet noodzakelijk voor individuele ondernemers).
Het document moet in meerdere exemplaren tegelijk worden afgedrukt om te worden overhandigd aan de directeur van een andere organisatie, zijn plaatsvervanger en andere bevoegde personen. U moet ook een document opstellen en in elektronisch formaat op verzoek van de wederpartij deze per e-mail te versturen.
Voorbeeldvisitekaartje voor een rechtspersoon
De wet verplicht een rechtspersoon niet zelfstandig ondernemer een bedrijfskaart bijhouden en bevat geen vereisten voor de uitvoering van dit document. Daarom kunt u bij het ontwikkelen van een monster uitgaan van uw eigen overwegingen. In de regel wordt de kaart opgesteld in de vorm:
- een eenvoudige lijst met gegevens;
- of tafels.
Om alle informatie weer te geven, is 1 A4-pagina voldoende. Aan het einde van het document wordt een zegel geplaatst, de manager ondertekent en ontcijfert het (achternaam, initialen). Hoewel een zegel en handtekening optioneel zijn, geven ze meer vertrouwen in de juistheid van de verstrekte gegevens.
Bij het opstellen van een ondernemingskaart voor een LLC kunt u dit voorbeeld als leidraad gebruiken.
Voorbeeld ondernemingskaart voor individuele ondernemers
De structuur van de kaart voor een individuele ondernemer is praktisch niet anders. Bij het samenstellen kunt u zich op zo'n voorbeeld concentreren.
In het werk van een individuele ondernemer zijn er, naast de voor de hand liggende en bekende aspecten, ook enkele nuances die het runnen van een bedrijf voor de eigenaar comfortabeler kunnen maken. Tot deze kleine hulpmiddelen die het leven van een zakenman gemakkelijker maken, behoren kaarten van partners en klanten. Helaas weten nog niet alle ondernemers wat ze zijn, hoe en waarom ze correct moeten worden gebruikt.
Waarom heeft een individuele ondernemer een partnerkaart nodig?
De partnerkaart wordt gebruikt om een effectieve samenwerking en interactie tussen meerdere ondernemers te organiseren, oftewel de partnerkaart is handig bij het organiseren van een samenwerkingsverband. Met de partnerkaart kunnen leden van de maatschapsvereniging snel en efficiënt informatie met elkaar uitwisselen bruikbare informatie over elkaar, die gebruikt kunnen worden in het werkproces of om de integriteit van de tegenpartij te verifiëren.
De wet staat de vorming van een partnerschap tussen individuele ondernemers niet rechtstreeks toe, zoals bijvoorbeeld mogelijk zou zijn in het geval van een LLC. Om uit deze situatie te komen, sluiten ondernemers onderling een eenvoudige maatschapsovereenkomst en geven ze een partnerkaart uit.
Deze kaart kan, indien nodig, in alle andere gevallen worden gebruikt:
- Een onderneming kan ook een database met klantenkaarten hebben, waarin de gegevens van potentiële en bestaande klanten in een handig formaat worden opgeslagen.
- Wanneer u als opdrachtnemer of opdrachtgever interactie aangaat met een ander bedrijf, kunt u partnerkaarten uitwisselen of van de klant dezelfde kaart met gegevens ontvangen, in dit geval een klantenkaart genoemd.
Veel ondernemingen geven er de voorkeur aan hun eigen klantenkaartformaat te ontwikkelen en de nodige informatie te verkrijgen over het toekomstige kopersgebruik moderne technologieën. Op de websites van veel bedrijven kunt u tegenwoordig bijvoorbeeld formulieren vinden automatische creatie klantenkaarten, door het invullen ervan geeft de koper de zakenman onmiddellijk alle informatie over zichzelf die nodig is voor verdere samenwerking.
De klantenkaart kunt u online invullen
Registratie van een IP-partnerkaart
Traditioneel wordt de kaart van een partner op papier opgesteld in de vorm van een tabel met twee kolommen en meerdere rijen. In de linkerkolom staan de namen van de artikelen, in de rechterkolom staan de feitelijke gegevens over de individuele ondernemer. De genoemde tabel bevat traditioneel de volgende informatie:
- officiële naam van de individuele ondernemer;
- TIN-code;
- OGRNIP-nummer;
- OKVED-code;
- legaal adres;
- postadres;
- kentekenbewijsnummer;
- lopende rekeningnummer;
- Naam van de bank;
- bankcorrespondentrekening;
- OKPO-code ( volledig Russische classificatie bedrijven en organisaties);
- contactgegevens (telefoon, fax, e-mail).
Het is de moeite waard om voor uw partners te zorgen, de OKVED-code te ontcijferen en het type activiteit van de onderneming ook in tekst op te schrijven, aangezien niet iedereen die de partnerkaart leest de kans krijgt om in de classificator te kijken op zoek naar de decodering ervan. Onderstaande afbeelding toont een ontwerpsjabloon voor de partnerkaart van een individuele ondernemer.
Op de partnerkaart van de individuele ondernemer staan de gegevens van de ondernemer ingevuld
Als er bedrijfsgegevens zijn gewijzigd, is het noodzakelijk om partnerorganisaties hiervan tijdig op de hoogte te stellen door hen een nieuwe editie van de partnerkaart te sturen.
Voordelen van het gebruik van partnerkaarten
Met de partnerkaart kunnen zakenlieden snel informatie over elkaar uitwisselen in een gestandaardiseerde vorm, en bij correct gebruik kan de kaart ook fungeren als een soort extraatje. promotie materiaal, waardoor het bedrijf zich kan onderscheiden van andere soortgelijke berichten over details. Het gebruik van partnerkaarten helpt ook om informatie over tegenpartijen te systematiseren en in een eenvoudig te gebruiken vorm op te slaan.
De auteur van dit materiaal had het geluk om tijdens zijn levensreis met veel professionals in zijn vakgebied te mogen samenwerken. Eén van deze professionals werkte tegelijk met de auteur als hoofdaccountant in een van de bedrijven. Dankzij de inspanningen van deze man won het bedrijf eigen basis gegevens over tegenpartijen, aangemaakt op basis van ontvangen klant- en partnerkaarten. Naast basisinformatie over elke opdrachtgever, opdrachtnemer of zakenpartner bevatte de database ook nuttige informatie over andere kenmerken van deze bedrijven. Uit deze database zou men bijvoorbeeld informatie kunnen opdoen over de verjaardagen van organisatieleiders, de bijzonderheden van geplaatste bestellingen, de bijzonderheden van het werk van klantafdelingen, enzovoort.
Video: een ondernemingskaart aanmaken in het 1C boekhoudprogramma
In de praktijk van individuele ondernemers zijn er vaak situaties die, om deze succesvol op te lossen, samenwerking met andere ondernemers vereisen. Dergelijke situaties kunnen bijvoorbeeld marketingoorlogen of de strijd om markten met concurrenten omvatten. Een dergelijke samenwerking kan ook nuttig zijn voor individuele ondernemers bij het organiseren van reclameactiviteiten via ruilhandel en onder andere omstandigheden. Met welke taak zakenmensen ook worden geconfronteerd, partnerkaarten zorgen voor een comfortabele en effectieve interactie tussen partners.
Dit artikel is bedoeld om het doel van een visitekaartje uit te leggen en voorbeelden ervan te tonen voor de twee meest voorkomende bedrijfsvormen: LLC en individuele ondernemer.
Laten we dus eens kijken wat een visitekaartje is en waarom het nodig is. Onderaan de pagina kan de lezer een voorbeeld van een ondernemingskaart downloaden voor LLC's en individuele ondernemers.
Een ondernemingskaart is een intern document van een instelling met de volgende gegevens:
- De naam van de onderneming, voor een LLC is het noodzakelijk om de volledige en verkorte naam aan te geven;
- OGRNIP, OGRN bij organisatie;
- Charter van de LLC of een indicatie van de gronden waarop de individuele ondernemer opereert;
- OKVED;
- Persoonsgegevens van de bestuurder van de individuele ondernemer of organisatie;
- Post- en juridisch adres van de onderneming;
- De naam van de bankstructuur waar de lopende rekening van de individuele ondernemer of LLC is geopend;
- Correspondentbankrekening;
- Identificatiecode van de bankorganisatie;
- Zichtrekeningnummer van een individuele ondernemer of LLC;
- TIN van de onderneming (organisaties geven ook het controlepunt aan);
- Contactnummers, fax en adres E-mail;
Een ondernemingskaart kan in elke handige vorm worden uitgegeven, bijvoorbeeld op briefpapier van de instelling.
Doel van de bedrijfskaart
De bedrijfskaart speelt de rol van een soort visitekaartje, dat aan toekomstige zakenpartners (tegenpartijen) moet worden verstrekt.
Elk bedrijf zal bij het eerste contact met een onbekende organisatie een dergelijke kaart aanvragen om uitgebreide gegevens te verkrijgen die nodig zijn voor opname in de interne database of boekhouddocumentatie. Hetzelfde geldt voor transportbedrijven die de bezorgdiensten aan de instelling zal leveren.
Als we praten over over de dienstverlening, dan blijft de aanwezigheid van de kaart bestaan een noodzakelijke voorwaarde, verandert alleen het documentatiepakket in overeenstemming met de specificaties.
Over het algemeen hoeft de bedrijfskaart slechts één keer te worden verstrekt om belangrijke informatie over de organisatie door te geven. Partners kunnen verdere wijzigingen aanbrengen in hun persoonlijke databases. Als er wijzigingen optreden in de gegevens van het bedrijf (adreswijziging, telefoonnummer of betaalrekening), is het raadzaam om tegenpartijen hiervan op de hoogte te stellen, zodat zij tijdig wijzigingen kunnen aanbrengen in de database en documentatie.
De bedrijfskaart is de basis voor uitgegeven facturen en verzonden goederen, documenten, facturen en andere zaken op naam van het bedrijf.
Naast het verstrekken van deze aan tegenpartijen, is de onderneming zelf verplicht dergelijke kaarten aan te vragen bij rechtspersonen die van plan zijn niet-contante transacties met haar uit te voeren voor het uitreiken van facturen en het verwerken van gerelateerde documenten.
Voorbeeld bedrijfskaart voor LLC
De kaart wordt eenmalig samengesteld voor distributie aan potentiële partners. Er kunnen wijzigingen in worden aangebracht, maar het is niet nodig om het opnieuw naar oude tegenpartijen te sturen; het belangrijkste is om hen tijdig op de hoogte te stellen, en een nieuwe kaart moet worden verzonden na ontvangst van een overeenkomstig verzoek. Hieronder vindt u een voorbeeld van een ondernemingskaart voor een LLC.
Zoals bij elke tegenpartij heeft een individuele ondernemer een zogenaamde ‘ondernemingskaart’ nodig. Het bevat zijn gegevens, adres, informatie over.
Wat is een individuele ondernemerskaart
Zoals al is gezegd, bestaat een ondernemingskaart voor een individuele ondernemer uit zijn volledige naam, OGRNIP, INN, OKPO, bankgegevens, adres en contactgegevens zoals vermeld op het briefhoofd van zijn bedrijf. Als er wijzigingen optreden in de opgegeven gegevens, moet u ook de kaart wijzigen en deze vervolgens onmiddellijk naar uw tegenpartijen sturen.
Waar wordt het voor gebruikt door een individuele ondernemer?
Dit document wordt door individuele ondernemers, maar ook door bedrijven, gebruikt voor de uitwisseling Nodige informatie als onderdeel van due diligence bij het controleren van de tegenpartij. Ook dit is een bepaalde “ goede toon"in zakelijke relaties - om het voor de andere partij gemakkelijker te maken de gegevens te controleren, worden deze onmiddellijk in een beknopte en handige vorm.
Benodigde informatie
Verplichte informatie moet, zoals we al hebben aangegeven, het volgende omvatten:
- Volledige naam van de individuele ondernemer.
- Zijn OGRNIP, INN, OKPO (de laatste is echter optioneel).
- Bankgegevens - rekeningnummer, bij welke bank het is geopend, corr. rekening, BIC.
- Adres van de individuele ondernemer (locatie en postadres), zijn contactpersonen (telefoonnummer, bij voorkeur meerdere, e-mailadres, eventueel aanvullende contactpersonen).
Hoe maak je een individuele ondernemerskaart?
Een individuele ondernemerskaart maken is heel eenvoudig. Als er een formulier is, wordt dit gedaan op briefpapier van het bedrijf. Als er geen formulier is, gewoon op A4-blad. Alle bovenstaande gegevens worden aangegeven in een handig en beknopt formaat. Overlaad het niet met informatie; wie het ook nodig heeft, zij zullen het vinden en controleren. Maar geef niet te weinig aan, dit is een teken van gebrek aan respect voor de tegenpartij.
Of een meer vereenvoudigde versie met daarin Nodige informatie over individuele ondernemer:
Een vereenvoudigde versie van de individuele ondernemerskaart
Zelfstandig ondernemer
Ivanov Ivan Ivanovitsj
Sommigen duiden alle soorten activiteiten aan, maar naar onze mening is dit niet nodig, aangezien u op de website van de Federale Belastingdienst een gratis uittreksel uit het Unified State Register of Individual Entrepreneurs kunt bestellen en ze daar allemaal kunt bekijken.