Protokol je vrsta izvještaja koji sadrži zapise o procesu razmatranja pitanja i odlukama o njima donesenim na sastancima, poslovnim sastancima i sastancima. Ovaj dokument ima važno mjesto u sistemu toka dokumenata organizacionog i administrativnog tipa.
Šta je protokol
Protokol je izvještajni dokument koji jasno bilježi tok rasprave o pitanjima i odlukama donesenim na zvaničnim događajima. Više potpuno tumačenje riječi pružaju rječnike koji definiraju ovaj koncept kao dokument koji bilježi sve što se dešava na određenom događaju.
opće informacije
Protokol se može nazvati dokumentom koji sadrži određene informacije. Uključuje informacije o napretku diskusija o određenim pitanjima. Osim toga, zapisnik sa sjednice sadrži i rezolucije, što omogućava da se svrsta u administrativne dokumente.
Tokom sastanka može se napraviti samo nacrt protokola. U roku od 5 dana, priprema protokola mora biti završena u potpunosti.
Decor
Protokol je dokument koji se sastavlja na osnovu nacrta. Ako je transkript napravljen tokom sastanka, onda se može dešifrovati, formatirati po potrebi i dodati u gotov protokol.
Sekretar snosi punu odgovornost za proces pripreme i vođenja cjelokupnog protokola, kao i za tačnost podataka koji se u njega unose. Neke vrste protokola moraju biti dodatno odobrene od strane rukovodioca kompanije.
Zapisnici
Koriste se 3 oblika protokola:
stenografija;
Brief.
Kratak protokol bilježi pitanja o kojima se raspravljalo. Uključena su i imena učesnika i odluke koje su donesene. Preporučuje se vođenje zapisnika sa događaja ove vrste kada se sastanak snima u stenografiji, a tekstovi govora i izvještaja dostavljaju se izvršnom sekretaru.
Potpuni protokol bilježi ne samo gore navedene tačke, već sadrži i detaljnije zapise. Kompletan protokol trebao bi vam omogućiti da u potpunosti prikažete detaljnu sliku događaja.
Stenografski protokol vrši izvršni sekretar na osnovu stenografskog izvještaja sa sastanka.
Uprava kompanije odlučuje koji će oblik zapisnika biti poželjniji za svaki sastanak. Sve vrste takvih dokumenata moraju biti sastavljene na memorandumu preduzeća (kompanije) sa naznakom naziva vrste dokumenta - Protokol. Ili na posebno dizajniranom gotovom obrascu protokola. Obavezni podaci svakog dokumenta ove vrste su matični broj, datum, naslov, tekst i potpisi odgovornih lica.
Ko vodi zapisnike
Protokol je dokument koji se čuva tokom događaja. Mora ga sastaviti stručno osposobljen sekretar. Kvalitet snimanja nastupa zavisiće od njegovog nivoa kvalifikacija i profesionalnih veština. Stoga je odabir osobe koja će sastaviti zapisnik sa sastanka odgovoran zadatak u pripremi događaja.
Kako voditi protokol: uzorak protokola
Primjer vođenja protokola možete vidjeti na fotografiji ispod. Tu je predstavljen uzorak protokola. Ako će se sastanak održati više dana, tada treba navesti datum početka sastanka, a nakon crtice datum završetka. Na primjer, 03/12/2016-03/14/16.
U koloni „Mjesto sastanka“ naznačuje se grad ili mjesto u kojem se događaj održao.
Naslov protokola piše se u genitivu i sadrži dešifriranje vrste događaja (sastanak, sastanak, konferencija) i naziv kolegijalnog tijela. Naziv vrste sastanka mora biti u skladu sa nazivom kolegijalnog tijela. Na primjer, "Sastanak odbora".
Tekstualni sadržaj samog protokola podijeljen je u dva dijela:
1. Uvodni dio u kojem se navodi prezime i inicijali predsjedavajućeg, izvršnog sekretara, svih prisutnih i tema dnevnog reda.
2. Glavni dio, koji opisuje sam proces sastanka.
Zapisnik počinje odmah riječju “predsjedavajući”, iza crtice se navodi prezime predsjedavajućeg i inicijali. Riječ “sekretar” formirana je na isti način. Prilikom hitnih i brzih sastanaka ovaj dio zapisnika se ne vodi.
Zatim se sastavlja spisak svih prisutnih. Nakon ove liste upisuju se imena pozvanih, gdje su naznačena mjesta na kojima se nalaze. Na dugim konferencijama i sastancima sa velikim brojem učesnika njihov sastav treba navesti isključivo kvantitativno, a uz zapisnik priložiti spisak sa imenima, o čemu se u samom zapisniku upisuje odgovarajući zapis. Na primjer: „Bilo je prisutno 42 osobe (spisak u prilogu).“
Na događajima na kojima je za donošenje odluke potreban određeni broj ljudi, odjeljak „Prisustvovao“ označava broj ljudi koji su trebali biti prisutni i broj učesnika koji su prisustvovali.
Zatim dolazi dnevni red. U ovom dijelu protokola navedena su pitanja koja se razmatraju. Svaki ima svoj broj i počinje prijedlogom "O" ("O").
Glavni dio teksta protokola sastavljen je u dijelove koji odgovaraju tačkama dnevnog reda.
Za svaku stavku mogu se razlikovati sljedeći dijelovi:
- Slušali smo.
- Oni su govorili.
- Odlučeno (odlučeno).
Svaka od ovih riječi ispisuje se u novom redu.
Detalji o govorniku (puno ime) i svim zvučnicima su napisani u novom redu.
Završni dio odjeljka za svaku tačku dnevnog reda je zapisnik o usvojenoj odluci (rješenju) o postavljenom pitanju. Odluke koje imaju više odjeljaka podijeljene su na stavove i podstavke, numerirane arapskim brojevima. Izreka odluka mora biti konkretna i sadržavati komponente: ko šta treba da uradi i do kog datuma.
Prilikom izbora funkcionera, rezultati glasanja za svakog kandidata posebno se evidentiraju u protokolu.
Zapisnik sa sastanka je informativni i administrativni dokument koji bilježi cjelokupni proces razmatranja postavljenih pitanja, kao i odluke donesene na ovom sastanku. Održavanje ovog dokumenta važan je i obavezan dio svakog sastanka, od kojeg u velikoj mjeri zavisi koliko će se efikasno implementirati odluke o određenom pitanju.
Ustanovljena je registracija zapisnika sa sastanka Civil Code RF. Član 181.2 definiše glavnu obavezni zahtevi i red po kojem se vode bilješke sa sastanka. Kako pravilno sastaviti protokol? Koje informacije mora sadržavati zapisnik sa sastanka?
Ko vodi zapisnike?
Odgovornost za evidentiranje napretka sastanka i dalje ispravan dizajn dokument se dodjeljuje sekretaru sjednice. To može biti osoba koja obavlja funkciju sekretara u organizaciji ili bilo koji drugi zaposlenik ovlašten za obavljanje ove dužnosti. Najbolje je da osoba koju imenuje sekretar razumije pitanja koja su pokrenuta na sastanku. Međutim, ako je sekretar zauzet aktivnostima u nekoj drugoj oblasti, on ima pravo da postavlja pojašnjavajuća pitanja tokom sastanka, što mu omogućava da precizno snimi cijeli proces sastanka.
Osim što jednostavno bilježi napredak sastanka, sekretar je odgovoran za pripremu sastanka. To može biti sastavljanje liste prisutnih, dijagram procesa donošenja odluka ili rad sa zapisnicima sa prethodnih sastanaka. Ovo je neophodno kako bi se na dnevni red dodala lista pitanja o kojima je potrebno ponovo razgovarati.
Obrazac, potrebni dijelovi
Za izradu protokola s uputama za uredski rad preporučuje se korištenje posebnog obrasca. Da li koristiti ovu preporuku zavisi od odluke vlasnika (menadžera) organizacije. Za evidentiranje u državnim, općinskim i gradskim vlastima najčešće se koriste štampani obrasci. Većina privatnih organizacija koristi običan šablon, odštampan na računaru i sastavljen na A4 listu.
Bez obzira na vrstu obrasca, dokument mora sadržavati obavezne odjeljke (za primjer zapisnika sa sastanka pogledajte dolje u članku):
- Naziv strukture (organizacije) u kojoj odbor djeluje.
- Naslov.
- Datum i broj registracije protokola.
- Mjesto (lokalitet) gdje se održava sastanak.
- Pitanja (dnevni red).
- Glavni dio.
- Potpisi predsjedavajućeg, sekretara i učesnika sjednice.
Zapisnik sa sjednice sastavlja se na osnovu snimaka, uključujući audio ili video, koje je napravio sekretar tokom rasprave. Za izvršenje dokumenta određen je rok do pet radnih dana, osim u određenim slučajevima kada su naredbom rukovodioca ili propisima o određenim vrstama sastanaka utvrđeni drugi rokovi.
Zaglavlje protokola
Naslov dokumenta sadrži naziv, riječ „Zapisnik“, kao i naziv sastanka (u ovom slučaju riječ je o sjednici) i (ili) kolegijalnog tijela koje vodi sastanak. Na primjer: "Zapisnik sa proizvodnog sastanka."
Broj, datum, mjesto
Svaki zapisnik sa sastanka mora imati indeks, odnosno serijski registarski broj. Određuje se rednim brojem skupa održanog od početka kalendarske godine (u obrazovnim organizacijama moguće je voditi evidenciju o numeraciji od početka školske godine). Ako se vodi zapisnik sa sjednice privremenog odbora, numeracija se vrši za vrijeme trajanja mandata.
Datum dokumenta biće dan sastanka. Ako se o pitanjima raspravljalo duže od jednog radnog dana, svi datumi od početka do kraja rasprave moraju biti uneseni u zapisnik sa sastanka. Uzorak: “06/22/2016 - 06/24/2016” ili “22-24.06.2016”
Mjesto sastavljanja protokola - geografsko ime naselje, u kojem djeluje ovaj kolegijalni organ. Ovaj odjeljak možda neće biti naveden u dokumentu, ali samo ako naziv organizacije već uključuje naziv lokaliteta. Na primjer: „Samara gradska štamparija“, „Ivanovski postrojenje za izgradnju mašina" I tako dalje.
Imajte na umu kako treba započeti zapisnik sa sastanka (uzorak iznad).
Uvodni dio
Uvodni dio zapisnika treba započeti navođenjem prezimena i inicijala predsjedavajućeg i sekretara sjednice. Prvi je zaposlenik organizacije ovlašten za vođenje sastanka. Položaj predsjedavajućeg u organizaciji (prema personalni sto) nije naznačeno u protokolu. Ova osoba ne mora biti na čelu preduzeća. Izuzetak je zapisnik sa sastanka kod direktora, gdje direktor lično vodi sastanak.
U odeljku „Učesnici“ naznačite sve ostale učesnike sastanka. To se može učiniti uz pomoć sljedećih preporuka:
- U rubrici se po abecednom redu navode prezimena i inicijali zaposlenih koji učestvuju u razmatranju pitanja koja se stavljaju na dnevni red i donošenju odluka o njima. Pozicije nisu specificirane.
- Ako je sastanku prisutno više od petnaest učesnika, njihovi inicijali i prezimena se unose kao dodatak zapisniku u poseban spisak.
- Ako su na sastanku prisutni drugi zaposleni u ovoj organizaciji ili pozvana lica iz drugih organizacija, u zapisnik se unosi rubrika „Pozvani“. Ovdje su prezimena i inicijali navedeni abecednim redom, a za učesnike iz drugih organizacija dodatno je naznačeno radno mjesto i mjesto rada.
- Svako od prisutnih potvrđuje svoje učešće na sastanku ličnim potpisom.
“Dnevni red” se upisuje u zapisnik sa sastanka kroz prazan red iza rubrike “Prisutni”. Ovaj odjeljak označava listu pitanja koja se postavljaju za sastanak. Svaka tačka dionice protokola “Dnevni red” je numerisana arapskim brojevima. Za formulisanje pitanja koriste se prijedlozi “O...” ili “O...” (primjer zapisnika sa sjednice u vezi s dnevnim redom vidi dolje u članku). Za svaku stavku mora biti naznačena osoba ovlaštena za govor. ovaj problem: “Govornik: prezime, inicijali.”
Koja je razlika između punog i kratkog protokola?
Prilikom pripreme glavnog dijela dokumenta važno je razmotriti da li se tokom sastanka vodi kratak ili potpun zapisnik o procesu vijećanja. Za kratku formu (najčešće se tako sastavlja protokol) operativni sastanak) u glavnom dijelu treba navesti sljedeće podatke:
- Pitanje postavljeno za sastanak.
- Izvjestilac o ovom pitanju.
- Odluka usvojena i odobrena na sjednici.
Sastavljanje kompletnog protokola podrazumijeva evidentiranje ne samo navedenih podataka, već i detalja govora govornika, informacija i debata koje su nastale tokom sastanka, mišljenja prisutnih, postojećih komentara i primjedbi, kao i drugih detalja.
Glavni dio
Glavni dio protokola čine dijelovi prema broju pitanja koja su na dnevnom redu. IN puna forma Svaki dio dokumenta uključuje tri dijela koji odražavaju proces razmatranja pitanja i donošenja odluke o njemu.
Nazivi dijelova su navedeni velikim slovima počevši u novom redu:
- "SLUŠAO." U ovom dijelu, ispod naslova, treba navesti prezime govornika o pitanju koje se razmatra (u nominativu), a sažetak izvještaja dat je kroz crticu (u trećem licu jednine). Ukoliko iz nekog razloga govor nije moguće uvrstiti u protokol, tekst izvještaja se izlaže na posebnom listu kao dodatak protokolu, a u rubrici „ČULO“ se unosi napomena „Tekst izvještaja (govor, govor) je u prilogu.”
- "IZVOĐENO." Ovaj dio sadrži izjave drugih učesnika sastanka o predmetu koji se razmatra ili pitanja postavljena tokom diskusije. U tom slučaju treba navesti prezime govornika (u nominativu), a tekst pitanja (govora) navesti kroz crticu.
- "ODLUČENA" ili "ODLUČENA". Odluka donesena na sjednici o ovom pitanju se evidentira. Tekst rješenja mora biti odštampan u cijelosti, bez obzira da li se protokol vodi u punoj ili skraćenoj formi. Prilikom glasanja označava se broj dobijenih glasova „za“, „protiv“ i „uzdržan“.
Da bi zapisnik bio kratak, rasprava o svakom pitanju je sažeta u dijelove “SLUŠALI” i “ODLUČILI”. Nakon što dokument potpišu sekretar i predsjedavajući, on dobija službeni status i registruje se.
Odluke donete tokom sastanka saopštavaju se imenovanim izvršiocima:
- Dostavljanjem kopije protokola ili izvoda ovjerenog od sekretara.
- Izdavanje administrativnih dokumenata (naredbi, odluka, pravilnika) za organizaciju na osnovu evidentiranih odluka.
Kako pohraniti protokole?
Za arhivsku pohranu, zapisnici se sastavljaju u datoteke podijeljene na vrste sastanaka. Mjesto čuvanja takvih dokumenata određuje ili sekretarijat organizacije (strukturne jedinice organizacije) ili odjel za kancelarijsko upravljanje. Rokovi skladištenja određuju se u skladu sa nomenklaturom predmeta odobrenom u preduzeću.
PRAKTIČNI RAD 8
INFORMACIJE I REFERENTNI DOKUMENTI
PROTOKOL, AKT
Većina dokumenata koje kreiraju institucije su informativni i referentni. Ovi dokumenti sadrže podatke o stvarnom stanju stvari. Informativni i referentni dokumenti obuhvataju: potvrde, dopise, akte, pisma itd. Oni su pomoćne prirode i nisu obavezujući. Informacije sadržane u njemu mogu se uzeti u obzir.
Protokol
Protokol zauzima posebno mjesto u sistemu organizacione i administrativne dokumentacije. Može se klasifikovati kao informativni dokumenti (pošto sadrži informacije, sadrži podatke o toku rasprave o nekim pitanjima upravljanja), a pošto sadrži i izreku. može se smatrati administrativnim dokumentom.
Protokol -, dokument kojim se bilježi tok razmatranja pitanja i odlučivanja na sjednicama, konferencijama, sastancima, konferencijama i drugim oblicima rada kolegijalnih tijela (odbora odbora i ministarstava, općinskih vlasti, kao i naučno-tehničkih i metodoloških vijeća). ).
Sjednice dioničara i sjednice odbora direktora podliježu obaveznom zapisniku.
Protokoli se dostavljaju nadležnim organima državna vlast za registraciju (na primjer, prilikom registracije poslovnih banaka, privrednih komora itd.). O radu privremenih kolegijalnih organa (konferencije, sastanci, sastanci, seminari i sl.) sastavlja se i zapisnik.
Zapisnik se sastavlja na osnovu zapisnika koje je sekretar na sjednici vodio ručno ili pomoću diktafona.
U zavisnosti od vrste sastanka i statusa kolegijalnog tijela, bira se oblik protokola: kratak, potpun ili stenografski.
Kratak protokol– bilježi pitanja o kojima se raspravljalo na sastanku, imena govornika i donesene odluke. Preporuka je da se takav zapisnik vodi samo u slučajevima kada se sastanak vodi u stenografiji, izvještaji i tekstovi govora se dostavljaju sekretaru, ili kada je sastanak operativnog karaktera.
Potpuni protokol - bilježi ne samo razmatrana pitanja, donesene odluke i imena govornika, već i prilično detaljnu evidenciju koja prenosi sadržaj izvještaja i govora učesnika sastanka, sva iznesena mišljenja, pitanja i primjedbe, komentare, stavove. Puni zapisnici vam omogućavaju da dokumentujete detaljnu sliku sastanka.
Doslovni protokol - sastavlja se na osnovu doslovnog izvještaja sa sastanka (transkripta) i doslovno prenosi proces rasprave o svakom pitanju i donošenja odluke o njemu.
Potpuni i stenografski protokoli sastavljaju se na osnovu rukom pisanih stenografskih ili magnetofonskih snimaka.
Sve vrste protokola sastavljaju se na zajedničkom obrascu, koji uključuje sljedeće podatke: naziv institucije, vrstu dokumenta, mjesto upisivanja datuma, indeks dokumenta, mjesto na kojem je protokol sastavljen, mjesto za naslov. na tekst. Datum zapisnika je datum sastanka. Ako je trajao nekoliko dana, onda datum protokola uključuje datum početka i završetka. Broj (indeks) protokola je redni broj sastanka. Naslov teksta odražava vrstu sastanka ili kolegijalne aktivnosti (Zapisnici - sjednice kolegijuma).
Tekst protokola sadrži uvodni i glavni dio.
U vodnom dijelu protokola, iza naslova, navode se prezimena i inicijali predsjedavajućeg i sekretara sjednice. Počevši od novog reda nakon prisustva riječi, prezimena i inicijali stalnih članova kolegijalnog tijela navode se abecednim redom (u kratke forme protokola, ovi podaci su izostavljeni), kao i imena, inicijale i pozicije pozvanih. Riječi “predsjedavajući”, “sekretar”, “prisutan” pišu se sa velika slova od početka lijevog ruba. Prilikom sastavljanja zapisnika proširenog sastanka, imena učesnika se ne navode, ali se navodi njihov ukupan broj. Prebrojavanje učesnika se vrši prema upisnim listama, koje se prenose sekretaru sastanka i postaju jedan od priloga zapisniku.
Vodeni dio protokola sadrži dnevni red, u njemu su navedena pitanja o kojima se raspravljalo na sastanku sa imenima govornika (govornika) i određen redoslijed njihove rasprave. U njemu su navedena pitanja o kojima se raspravljalo na sastanku s imenima govornika i utvrđen redoslijed njihove rasprave. Dnevni red sjednice se sastavlja unaprijed i treba da sadrži optimalan broj pitanja.
Glavni dio protokola sadrži onoliko dijelova koliko ima tačaka dnevnog reda. U skladu sa njim, sekcije su numerisane.
Svaki dio se sastoji od tri dijela: „SLUŠAO“, „GOVORIO“, „ODLUČIO“, koji se štampaju velikim slovima kako bi se u tekstu protokola istaknuo govor glavnog govornika, učesnika u raspravi o pitanju. i izreka u kojoj se formuliše rješenje problema. U istu svrhu, u tekstu protokola svako prezime i inicijali govornika ispisuju se u novom redu u nominativu. Prezentacija snimka govora odvojena je od prezimena crticom, prikazana je u trećem licu jednine, a sadržaj izvještaja ispisan je u obliku direktnog govora. Ako je tekst izvještaja stenografski ili ga izlaže govornik u pisanoj formi, onda iza crtice također sa veliko slovo Pišu: “Izvještaj je u prilogu.”
Broj tačke dnevnog reda stavlja se ispred riječi “SLUŠAO”, nakon čega slijedi dvotačka.
Napredak rasprave o izvještaju se ogleda u odeljku „GOVORIMO“, a pitanja i odgovori se evidentiraju u odeljku „GOVORIMO“. Riječi pitanje i odgovor nisu napisane.
Na primjer:
A.V. Smirnov - Da li su poduzete mjere za otklanjanje...?
Usvojene odluke nalaze se u rubrici “RJEŠENO”. Ako postoji više rješenja, ona se numeriraju arapskim brojevima sa tačkom. Uz svaku odluku prilaže se naznaka položaja, prezimena i inicijala osobe odgovorne za njenu provedbu i sadrži rok, na primjer:
ODLUČILI:
1. Pripremiti nacrt novog Pravilnika o osoblju. Odgovorni – HR menadžer Rodionova N.P. Rok – 18. novembar 2001. godine.
Operativni dio je strukturiran prema sljedećoj shemi: radnja – izvršilac – rok. Izvršilac može biti organizacija, strukturna jedinica ili određeni službenik.
Protokol može evidentirati odluku o odobravanju dokumenta. U ovom slučaju, protokol treba da ima referencu na datum i broj dokumenta, a sam dokument treba da bude priložen uz protokol.
Tokom izbora, u protokolu se navode rezultati glasanja za svakog kandidata.
Zapisnik potpisuju predsjednik i sekretar. Sekretar uređuje tekst, upoznaje svakog govornika sa snimkom njegovog govora i pribavlja potpis govornika koji se slaže sa snimanjem njegovog govora. Zapisnik sa sjednice koji se vodi, a bira predsjedništvo, potpisuju predsjedavajući, sekretar i svi članovi predsjedništva.
Izvod iz protokola je tačna kopija dijela teksta originalnog protokola. Istovremeno se reproduciraju svi detalji obrasca, uvodni dio teksta i tačka dnevnog reda za koju se izvod priprema. Izvod iz protokola potpisuje samo sekretar, koji i sastavlja ovjeru. Sastoji se od riječi „Tačno“, naznaka položaja osobe koja ovjerava izvod, ličnog potpisa, prezimena, inicijala i datuma. Ako se izvod daje na predaju drugoj organizaciji, ovjerava se pečatom.
Format uzorka protokola
(sa uzdužnim rasporedom detalja)
Grb Ruske Federacije
Naziv kompanije
PROTOKOL
____________________ № _________________
datum
_______________________________
Mjesto izdavanja
Naslov:
Sastanci komisije o...
Predsjedavajući - Smirnov S.S.
Sekretar - Antonova M.I.
Prisutno: 30 osoba (spisak u prilogu)
(ako ima do 15 ljudi, onda u protokolu
navedena su prezimena sa inicijalima
po abecednom redu odvojeno zarezima)
DNEVNI RED:
1. O proceduri pripreme za konferenciju.
Izvještaj šefa...
1. SLUŠAO:
Sokolov A.I. - Tekst izvještaja je u prilogu.
ZVUČNICI:
Ivanov M.I. - kratki snimak govora (od trećeg lica).
ODLUČILI:
1.1. Odobri...
2. SLUŠAO:
ZVUČNICI:
ODLUČILI:
Predsjedavajući Potpis S.S. Smirnov
Act– dokument koji je sačinilo više osoba i koji potvrđuje određene činjenice ili radnje.
Akti se sastavljaju u različitim situacijama i stoga imaju mnogo varijanti:
· akt prijema radova po ugovoru;
· akt prijema i prijenosa dokumenata;
· akt o otpisu materijala;
· privredni akt;
· izvještaj o inspekciji itd.
Akte sastavlja komisija, stalna ili imenovana po nalogu rukovodioca.
Posebnu grupu čine komercijalni akti kojima se utvrđuju činjenice oštećenja, kvarenja ili nestašice tereta ili drugih povreda pravila transporta. Takav akt se sastavlja na standardnom štampanom obrascu i popunjava bez mrlja, brisanja ili precrtavanja. Sve dopune i ispravke akta moraju biti dogovorene i ovjerene potpisima obje strane.
Ako je akt interni dokument preduzeća, sastavlja se na opštem obrascu. Ako je akt eksterni dokument, onda mora sadržavati osnovne informacije o organizaciji.
Akt mora imati:
· naziv organizacije (strukturne jedinice);
· naziv vrste dokumenta;
· naslov teksta;
· potpisi;
· pečat;
· aplikacije; (ako su dostupne kopije prateće dokumentacije).
Tekst akta sastoji se od uvodnog i najavnog dijela.
Vodeni dio akta ukazuje na osnovu za njegovu izradu. Ovo može biti upućivanje na dokument, na usmeni nalog uprave, na bilo koje činjenice, događaje ili radnje.
Akt može imati naslov, na primjer: “Akt o nestašici robe široke potrošnje” ili “Akt o prijemu i prijenosu dokumenata sa oznakom “Povjerljivo”.
U glavnom delu akta stoji:
· ciljevi i zadaci;
· vremenski raspored rada komisije;
· rezultati (nalazi, zaključci, prijedlozi).
Nakon teksta i napomene o prijavi, ako je potrebno, navodi se podatak o broju primjeraka akta, njihovoj lokaciji ili adresama kojima su poslani.
Akt potpisuju sva lica koja su učestvovala u njegovoj izradi.
Za niz radnji (materijalna, finansijska i druga važna pitanja) potrebno je odobrenje od strane rukovodioca i overa pečatom preduzeća.
Akti revizija i inspekcije upoznati su sa svim licima na čije aktivnosti utiču. Štaviše, u aktu, nakon potpisa sastavljača, stoji napomena „Akt je pročitan: pozicije, potpisi, prepisi potpisa i datumi“.
Na primjer:
Sastavio:
predsjedavajući________________________________________________
Članovi komisije:
Članovi komisije: 1. _____________________________________
Funkcija, prezime, inicijali
Prisutan: 1. _____________________________________
Funkcija, prezime, inicijali
Imena članova komisije i prisutnih raspoređena su po abecednom redu. Naziv radnog mjesta također uključuje naziv institucije.
Navodni dio počinje paragrafom. Njime se utvrđuju ciljevi, zadaci i suština rada autora zakona i njegovi rezultati. Rezultati rada mogu se prikazati u obliku tabele.
U završnom dijelu akta izvode se zaključci ili daju preporuke. Ovaj dio teksta je fakultativan – akt se može završiti i konstatacijom činjenica.
Nakon teksta, prije potpisa, po potrebi navesti broj popunjenih primjeraka akta i njihovu lokaciju (i ovaj dio akta nije obavezan). Na primjer:
Sastavljeno u 3 primjerka:
1. primjerak upućeno Ministarstvu ekonomije Rusije
2. primjerak upućeno Ministarstvu željeznica Rusije
3rd copy - u poslovanju 05-24.
Tekst akta dopuniti potpisom. Akt potpisuju predsjednik komisije i svi sastavljači. Prilikom potpisivanja pozicije se ne navode ispred prezimena. Na primjer:
predsjedavajući Komisije Potpis K.Ya. Lakin
Članovi komisije: ______________ V.N. Kirillov
Potpis
______________ I.N. Potapov
Potpis
N.N. Lamshina
Potpis
Kao i u svakom dokumentu, i u aktu se ispred teksta nalazi naslov, koji počinje predlogom „O“ („O“) i formulisan je uz pomoć glagolske imenice „Na inspekciji“, „O prijemu-premanju“, „O pisanju- isključeno”, „Na uništenje” “ i tako dalje.
Neke vrste akata zahtijevaju odobrenje. Na primjer, akt o likvidaciji ustanove odobrava načelnik višeg odjeljenja (ministar), akt o dodjeli dokumenata i dosijea za uništavanje - rukovodilac ustanove. Odobrenje je pečatirano u skladu sa zahtjevima GOST R 6.30-97.
Evo primjera kako napisati dokument:
ODOBRENO Ministarstvo kulture Rusije
Odbor za kulturu Predsjednik Odbora
Administracija Potpis N.I. Petrov
___________________________ ___________________
Naziv oblasti Datum
18.05.2000 № 12
Novosibirsk grad
O provjeri ispravnosti dokumenata u komisiji
Razlog: naredba predsjednika komisije od 20. aprila 2000. godine br. 102 „O provjeri sigurnosti upravljačke dokumentacije“.
Sastavlja komisija koju čine:
Predsjedavajući: Zam Predsjednik odbora Sidorov G.V.
Članovi komisije: 1. Rukovodilac. opšte odeljenje Grigorieva N.I.
2. Inspektor odjela za ljudske resurse Mihailova G.G.
3. Zamjenik Glavni računovođa S.I. Myshkin
4. Referent Prokudin M.V.
Komisija je u periodu od 16. do 18. maja 2000. godine vršila provjeru organizacije i uslova čuvanja upravljačke dokumentacije u odboru za kulturu. Dokumenti su pohranjeni u strukturne podjele i na opštem odeljenju.
Nomenklatura dosijea se godišnje dogovara sa Novosibirskim regionalnim arhivom. Nisu utvrđene činjenice uništavanja, gubitka, oštećenja ili nezakonitog uništavanja dokumenata.
Sastavljeno u 2 primjerka:
1. - predmet br. 1-23
2. - regionalnom arhivu.
predsjedavajući Komisije Potpis G.V. Sidorov
Članovi komisije: Potpis N.I. Grigorieva
Potpis GG. Mikhailova
Potpis S.I. Myshkina
Potpis M.V. Prokudina
Opcija 2
Dokumentirajte rezultat revizije rada preduzeća Sibtekhmash OJSC, koja je obavljena od 02.01.2000. do 03.01.2000. Kao rezultat revizije utvrđeni su sljedeći nedostaci: računovodstvo nije pojednostavljeno osoblje, neki lični dosijei inženjera su u zapuštenom stanju; Dozvoljen je nerazuman otpis ambalažnog papira, eksera i rezervnih dijelova za popravku opreme; u mehaničarskoj radnji došlo je do viška potrošnje lema u iznosu od 60 kg; Voditelj skladišta P.I. Yakovlev je neblagovremeno isporučio povratne kontejnere dobavljačima, za što je fabrika platila kaznu u iznosu od 1,5 hiljada rubalja. Preostale podatke odredite po vlastitom nahođenju.
Sekretar Potpis M.A. Antonova
16. Sastaviti zapisnik sa sjednice popisne komisije postrojenja za gasnu opremu na kojoj je razmatrano pitanje rezultata popisa za skladište broj 2 pomoćnog materijala. Na sjednici je usvojeno rješenje o odobravanju rezultata popisa i atributu manjka na teret upravnika skladišta. pomoćni materijali u iznosu od 365 miliona rubalja, a pročitan je i odgovarajući iskaz za skladište broj 2 i objašnjenje upravnika skladišta. Preostale podatke odredite po vlastitom nahođenju.
17. Napravite kompletan protokol generalna skupština radnika proizvodne zadruge “Launch”, gdje se razgovaralo o stvaranju proizvodnje građevinski materijal za izgradnju stambenih objekata. Na sastanku je predsjedavajući čuo informacije o mogućnostima stvaranja ovakve radionice i izgledima za njen rad. Nakon rasprave, odlučeno je da se zaduži predsjedavajući i njegov zamjenik za izgradnju da počnu radove u roku od 6 mjeseci i za ove namjene izdvojiti 315 miliona rubalja.
18. Sačiniti kratki protokol proizvodnog sastanka radnika plansko-ekonomskog odjeljenja pogona medicinskih preparata na kojem je razmatrano pitanje rane izrade tehničko-industrijskog finansijskog plana za 1998. Nakon rasprave, na proizvodnom sastanku je odlučeno razviti tehnički industrijski finansijski plan tri dana prije roka. Ostatak informacija unesite sami.
Povezane informacije.
Jedna od svetih dužnosti sekretara je priprema sastanaka, konferencija i sjednica koje iniciraju menadžeri. različitim nivoima. U većini slučajeva, sekretar vodi i zapisnike o takvim događajima. U ovom članku ćemo vam reći kako ove procese učiniti efikasnijim.
Za početak razgovora o protokolu, prvi korak je razgovor o pripremi sastanka. Prije ovakvog događaja važno je promisliti dnevni red, odrediti sastav učesnika i upoznati se sa izvještajima svih govornika i drugim materijalima. Sve će to zahtijevati dodatni napor, ali kao rezultat toga, održavanje protokola će biti mnogo lakše.
KAKO UŠTEDITI VRIJEME?
Prema različitim studijama, od 10 do 50% radnog vremena šefa organizacije i ostalih zaposlenih može se provesti na sastancima. Da bi smanjili vremenske troškove, inicijatori, organizatori i učesnici skupova moraju zapamtiti sljedeća pravila:
Na sastanku razgovarajte samo o pitanjima koja se ne mogu riješiti na poslu.
Ograničite broj učesnika na sastancima. Ona je direktno proporcionalna trajanju događaja. Ako je trajanje sastanka sa 5 zaposlenih 1 sat, onda će sa brojem učesnika 10 ili više, najvjerovatnije trajati 2 sata ili više.
Pripremite informativni materijal za sastanak unaprijed. Proračune, analitičke izvještaje, tabele, grafikone, izvještaje, foto i video materijale, prezentacije, uzorke proizvoda, stručna mišljenja moraju obezbijediti specijalizovani stručnjaci. Ali sekretar sastanka je odgovoran za provjeru spremnosti materijala. Stoga, dan-dva prije događaja trebate:
a) uz pomoć odgovornih osoba koje će vršiti prezentacije sastaviti listu svih informativnih materijala;
b) primati od odgovornih lica materijale izrađene u u elektronskom formatu(na primjer, prezentacije, objašnjenja itd.);
c) primati štampane sažetke i tekstove izvještaja od odgovornih lica.
Za svako pitanje odredite jednog odgovornog radnika, čak i kada grupa ljudi mora da izvrši zadatak.
Ne gubite vrijeme na otkrivanje krivaca. Zapamtite da je glavna svrha svakog sastanka rasprava o dnevnom redu i donošenje odluka o njemu.
DNEVNI RED
Ovo je spisak pitanja o kojima je planirano da se razgovara na sastanku. Određuje ih predsjedavajući sjednice. Međutim, u ovom procesu može učestvovati i sekretar.
Koristite sljedeće smjernice kada razvijate svoj dnevni red:
- Preširoke teme sastanka podijelite na nekoliko podtema. Po potrebi, odgovorna lica mogu održati pripremne sastanke za svaku podtemu.
Na primjer, sastanku koji je zakazan za kraj mjeseca na temu „O realizaciji planiranih pokazatelja od strane glavnih proizvodnih radnji“ trebalo bi da prethodi niz malih sastanaka u radnjama: „O realizaciji plana od strane livnica“, „O realizaciji plana od strane nabavne radionice“, „O realizaciji plana od strane mašinske radionice“, „O realizaciji plana montažna radnja" Ili sastanku na temu „O implementaciji ERP sistema u preduzeću” treba da prethodi nekoliko sastanaka: „O problemima implementacije ERP sistema u proizvodnji”, „O obezbeđivanju komunikacije između ERP sistema i 1C u računovodstvu ”, „Uključeno tehnička podrška ERP sistemi i prenos podataka” itd.
- Stavite na dnevni red pitanja jednakog značaja, ujedinjena zajedničkom temom.. Na primjer, obezbjeđenje transporta, postupak isporuke u skladište, otprema i odvoz gotovih proizvoda sa teritorije preduzeća.
Na dnevni red se može staviti i širi spektar međusobno povezanih problema. Na primjer, to može uključivati:
Kupovina nove proizvodne linije;
Tehnološka priprema proizvodnje;
Izmjena projektne i tehnološke dokumentacije u vezi sa nabavkom nove opreme;
Modernizacija proizvodnih objekata i razvoj mašinskih veza;
Logistička podrška za proizvodnju.
Istovremeno, o rekonstrukciji fabričkog punkta ili organizovanju elektronskog plaćanja propusnica u fabričkoj menzi očigledno nije vredno razgovarati na ovom sastanku.
Jasno je da sekretar ne može uvijek uticati na sadržaj dnevnog reda. Sastanak saziva voditelj, koji takođe iznosi niz pitanja. A ako menadžer na dnevni red jednog sastanka uvrsti kupovinu nove proizvodne linije za proizvodnju livenja i organizaciju prolećnog dana čišćenja za čišćenje teritorije, onda ga možda neće biti moguće uveriti. Ali sa svoje strane, možete predložiti da raspravu o organiziranju čišćenja prenesete na drugi sastanak, na primjer, kombinirajući to s pitanjem farbanja fasade zgrade ili održavanjem proslava povodom rođendana organizacije.
- Sastavljati dnevni red samo od onih pitanja koja su u nadležnosti i djelokrugu odgovornosti učesnika sastanka. Na primjer, biće beskorisno raspravljati o pitanjima snabdijevanja u odsustvu šefa službe snabdijevanja.
- Ograničite broj tema i tačaka na dnevnom redu. Trebalo bi da ih bude onoliko koliko se može efikasno razgovarati i riješiti u predviđenom vremenskom periodu. Na primjer, za 1 sat sastanka možete razgovarati o 1 do 5 pitanja, u zavisnosti od obima tema o kojima se raspravlja i kvaliteta pripreme sastanka.
- U dnevni red uvrstiti izvještaj o zadacima i uputstvima datim na posljednjem sastanku, ako sastanke objedinjuje zajednička tema i sastav učesnika. Budite spremni na činjenicu da, čak i ako takve tačke nema na dnevnom redu, predsjedavajući može da je unese sa svojim ovlaštenjima. Stoga je bolje unaprijed odštampati listu instrukcija - treba da je imaju predsjedavajući, odgovorno lice i sekretar.
UČESNICI SASTANKA
Opšti uslovi za učesnike događaja:
Nadležnost i zainteresovanost za pitanja na dnevnom redu;
Dovoljno visok položaj za donošenje odluka i davanje instrukcija podređenima na osnovu rezultata sastanka.
Sastav učesnika se može promijeniti tokom događaja. Ako na dnevnom redu postoje teme koje se tiču svih učesnika sastanka i pitanja koja se odnose samo na neke od njih, onda prvo o njima razgovarate opšta pitanja. Na kraju ovog dijela sastanka, zaposleni koji nisu uključeni u dalju diskusiju mogu biti pušteni na slobodu.
Kako obavijestiti sve
Obavijestite sve učesnike sastanka o datumu, vremenu, lokaciji, temi događaja.
Možete prijaviti sastanak telefonskim pozivom, SMS porukom, e-poštom (sa obavještenjem o isporuci i čitanju) ili ličnom posjetom.
Ako jedan od učesnika nije na poslu raznih razloga(godišnji odmor, privremena nesposobnost, službeni put i sl.), potrebno je utvrditi razlog izostanka i podsjetiti zaposlenog koji zamjenjuje odsutnog po šemi zamjene da mora biti prisutan na sastanku.
Takođe može biti od pomoći da stavite iskačući upit u kalendar vašeg računara kao što je „podsjeti svog zamjenika da prisustvuje sastanku“.
Informacije o tome ko je i kada je obaviješten o sastanku mogu se unijeti u tabelu (Primjer 1).
PRIMJER 1
Obavještavanje učesnika sastanka
Sastanak će se održati 24. juna 2017. godine u 11:00 časova u kancelariji direktora nabavke.
Tema: Zaključivanje ugovora sa dobavljačima za drugu polovinu 2017. godine.
Raspored sjedenja za učesnike sastanka
Obavezno pripremite raspored sjedenja za učesnike sastanka ako će biti prisutno sljedeće:
Viši službenici (grad, region, teritorija, republika, federacija);
Vlasnici transnacionalnih korporacija i holdinga, itd.;
Predstavnici partnerskih organizacija.
Ako je moguće, sekretaru se dodjeljuje mjesto za posebnim stolom pored predsjedavajućeg (Primjer 2).
Primjer 2
Shema sjedenja
Karte sa imenima
Na stolovima naspram odgovarajućih mjesta potrebno je postaviti kartice s imenom i prezimenom i (ili) punim imenom i prezimenom. svaki učesnik. Najjednostavnija opcija je list papira presavijen u "kuću" (slika 1)
Rice. 1. Kartica sa imenom učesnika sastanka
Značke
U posebno kritičnim slučajevima potrebno je pripremiti bedževe (grudne karte), na kojima treba navesti:
PUNO IME. učesnici;
Njihove pozicije;
Naziv organizacije koju svaki učesnik predstavlja;
Lokalitet na kojem se navedena organizacija nalazi.
Značka također može uključivati:
Logo organizacije koju učesnik predstavlja;
Logo (amblem) događaja (sastanci, konferencije, itd.).
Značke možete koristiti uz užad ili štipaljku. Prodaju se u prodavnicama kancelarijskog materijala i pribora.
Možete sami dizajnirati umetke sa tekstom, zatim ih odštampati na štampaču, izrezati makazama i staviti u bedževe (sl. 2).
Rice. 2. In-house dizajniran umetak za bedž
Ako je za pripremu izdvojeno dovoljno sredstava, kartice za umetanje mogu se naručiti od organizacije koja pruža usluge štampanja. A za redovne interne sastanke bedževi uopće neće biti potrebni.
TRAJANJE SASTANKA
On različite vrste sastanci su dodijeljeni različite količine vrijeme. Na primjer, jutarnji sastanak planiranja može trajati oko pola sata, ali međuregionalni sastanak o određenom pitanju može trajati cijeli dan.
Trajanje sastanka treba unaprijed planirati. Svi učesnici moraju znati vrijeme početka i završetka događaja. Ovo će vam pomoći da radite brzo i efikasno, tako da ne morate kasniti.
Pauze
Ako trajanje sastanka prelazi astronomski sat (60 minuta), potrebno je napraviti pauze nakon svakog akademskog sata (45 minuta).
Na posebno dugim događajima mogu se predvideti pauze tokom kojih se učesnicima nude grickalice (sendviči, voće, slatkiši) i piće (čaj, kafa, sokovi, mineralna voda itd.).
Kada nivo sastanka nije visok, a pored prostorije u kojoj se održava sastanak nalazi se hladnjak, aparat za kafu i posuđe za jednokratnu upotrebu za posetioce kancelarije, učesnici sastanka će moći da se natoče kafom, čajem ili vodom.
Boce vode i čaše mogu se unaprijed staviti na stolove za kojima sjede učesnici sastanka - tada mogu utažiti žeđ ne samo tokom pauze, već u bilo koje vrijeme. Bolje je ne stavljati hranu na stolove. Biće nezgodno ako neko od učesnika ispusti sendvič na poslovne papire ili prospe kafu.
Bolje je postaviti sto sa grickalicama i pićem odvojena soba. To obično radi sekretar, ali samo ako ne vodi zapisnik. Kada sekretar ne može da napusti prostoriju tokom sastanka, drugi službenik koji je određen kao odgovoran za to mora organizovati pauzu. Ili, alternativno, sekretarica sve pripremi za pauze za kafu prije početka sastanka. U pravilu je nemoguće bez pomoćnika na proširenim sastancima.
Vremenski okvir
Trajanje događaja mora biti regulisano. Predsjedavajući sastanka prati poštovanje ovog pravila.
Kada planirate sastanak, vodite računa o vremenu potrebnom da svaki govornik govori i o svakom pitanju o kojem će se raspravljati.
Provjerite kod predsjedavajućeg pravila za svaki govor.
Zakažite pauze ako je potrebno.
Zbrojite sve vremenske periode na kalkulatoru i dodajte dobijeni iznos
Predsjedavajućeg treba obavijestiti koliko dugo sastanak može trajati. Ako se slaže sa ovom cifrom, pravila moraju biti dostavljena svim učesnicima; ako ne, morat će se izvršiti prilagođavanja i ponovo prijaviti predsjedavajućem.
Nakon dogovora, dnevni red sa vremenskim ograničenjima šalje se svim učesnicima sastanka (Primjer 3).
PRIMJER 3
Dnevni red sa vremenskim ograničenjima
ZAPISNIK SA SASTANKA: 5 OSNOVNIH KORAKA
Protokol dokumentuju kako aktivnosti stalnih kolegijalnih tijela (komisije, komiteti, savjeti, itd.) tako i privremenih kolegijalnih tijela – razni sastanci, konferencije, seminari i konferencije.
Razlikuju se sljedeće vrste protokola:
. Kratak protokol- dokument u kojem je upisano puno ime. i stavove učesnika sastanka, njegovu temu, glavna pitanja, sažetak izvještaji, donesene odluke, spisak poslova za svako odgovorno lice. Takvi zapisnici se obično vode na operativnim sastancima.
. Potpuni protokol, pored svega navedenog, sadrži i detaljne zapise svih govora, mišljenja, amandmana i drugih nijansi rasprave. Ovaj dokument vam omogućava da vratite detaljnu sliku sastanka.
Oblik vođenja zapisnika bira predsjedavajući sednice ili rukovodilac preduzeća.
Tekstovi govora i drugi materijali pripremljeni za skup pripremljeni su u obliku priloga. Oni moraju biti navedeni u tekstu protokola.
Sekretar je odgovoran za to koliko se tačno i potpuno evidentira tok sastanka. Ova odgovornost se ne može potcijeniti, jer je protokol jedini dokument koji odražava sve govore, rasprave, komentare i donesene odluke koje se moraju izvršiti. Tokom sastanka, učesnici možda neće nešto čuti ili imaju vremena da to zapišu. Ovo će se lako vratiti pozivanjem na protokol.
Korak 1: priprema radnog mjesta
Da biste lakše pisali zapisnik, prije početka sastanka:
. Odaberite svoje mjesto u sali gdje će se događaj održati. Trebalo bi da bude vidljivo svim učesnicima lično, govori predsedavajućeg, govornika i „replike iz sale“ treba da se jasno čuju (vidi raspored sedenja u Primeru 2).
. Stavite na svoj sto listu učesnika sastanka navodeći njihova puna imena. i pozicije, kao i raspored sjedenja. Prije početka sastanka bilo bi dobro pažljivo proučiti ko gdje sjedi, a zatim pogledati dijagram po potrebi.
. Nabavite zalihe kancelarijskog materijala. Ponesite sa sobom 2-3 olovke, 2 olovke, 2 gumice.
. Provjerite rade li uredska oprema i drugi uređaji: sat, diktafon, video kamera (ako postoji). Ne zaboravite kabl za napajanje i rezervne baterije ili punjive baterije.
Prije sastanka, osvježite sećanje na glavne tačke svih izvještaja.
Korak 2: snimanje napretka sastanka
Pored materijala pripremljenih za sastanak (tekstova izvještaja, govora, referenci, nacrta odluka, dnevnog reda, spiskova učesnika i sl.), zapisnik se sastavlja na osnovu zvučnih snimaka, video zapisa, transkripata ili grubo pisanih bilješki. koji se čuvaju tokom sastanka.
Kako voditi grube bilješke?
1. Pripremite listove za nacrt protokola- njihov broj zavisi od veličine dnevnog reda. Na prvom listu upišite datum sastanka, njegovu temu, broj zapisnika, spisak učesnika, dnevni red (Primjer 4).
PRIMJER 4
Nacrt zapisnika sa sastanka. List br. 1
Pitanja koja se iznose za raspravu napišite na odvojene prazne listove papira, ostavljajući dovoljno mjesta za bilješke:
List br. 2: “O statusu radova na zaključivanju ugovora za nabavku obojenih i crnih metala.” Izvještaj Prokhorov P.D.;
List br. 3
List br. 4: “O transportnoj podršci za zalihe.” Izvještaj Medvedeva V.Yu.;
List br. 5: ... (popunjava se tokom sastanka);
List br. 6: “O stanju poravnanja po zaključenim i izvršenim ugovorima o nabavci sirovina i materijala.” Izvještaj Fomine K.D.;
List br. 7: ... (popunjava se tokom sastanka);
List br. 8: “O zaključivanju ugovora sa Ametist doo o isporuci čelika i legura ESPZ OJSC.” Prijedlozi Telegina I.I.;
List br. 9: ... (popunjava se tokom sastanka).
2. Provjerite da li su svi učesnici sastanka prisutni. Odsutne u nacrtu protokola precrtajte olovkom - možda kasne. Saznajte razloge izostanaka i kašnjenja nakon sastanka.
Zabilježite vrijeme dolaska onih koji kasne direktno u tekst protokola u zagradama:
U tom slučaju će se tačno znati ko je od prisutnih i šta je tačno propustio tokom sastanka.
3. Popunite stavku „SLUŠAO“.. Na prvom listu nacrta i na listovima sa odgovarajućim naslovima izvještaja dosljedno upišite svoje puno ime i prezime. i pozicije govornika, teme govora i njihov rezime. Potrebno je samo zabilježiti osnovne informacije: datumi, brojevi, činjenice. Zatim uporedite bilješke sa datim tekstovima govora (teza). Ako nađete bilo kakve nedostatke, obavijestite predsjedavajućeg.
4. Unesite stavku “IZVOĐENO”(ako je potrebno). Ova stavka se popunjava kada je napredak govornika prekinut komentarima, pitanjima i prigovorima drugih učesnika. U punom protokolu Svaku takvu primjedbu treba odmah zabilježiti, posebno ako je popraćena rečenicom: „Molim vas unesite u protokol“. Na primjer:
Činjenica je da svaka izjava može promijeniti tok sastanka, a naknadno će možda biti potrebno istaći trenutak kada i zašto se to dogodilo.
U kratkom protokolu
Instrukcije
Priprema. Registrujte sve učesnike sastancima, navedite, ako je moguće, po abecednom redu njihova imena i pozicije. Takve informacije morate prikazati u protokolu što je preciznije moguće, bez uobičajenih skraćenica.
Metode za izradu protokola. Sve ovisi o tome kako je uobičajeno bilježiti informacije sastancima X provizije u datoj organizaciji ili kompaniji: stenografija, zvučni zapis ili rukopisne bilješke. U zavisnosti od toga, moraćete da sastavite, transkribujete transkript ili audio zapis, plus apstraktni sadržaj izveštaja koji su dati tog dana.
Napominjemo da tekst protokola i dalje ima uvodni i glavni dio. Uvodni dio je isti za puni i kratki, a u njemu su navedena imena sekretara koji vodi zapisnik i predsjednika provizije, kao i ukupan broj učesnika sastancima. Ljudi koji nisu zvanični članovi provizije, ali su prisutni, ipak, u punkciji označeni kao „pozvani“.
Nijedan protokol nema dokumentarnu snagu dok ga ne potpišu sekretar i predsjedavajući. Ovo potrebno stanje.
Obavljanje mnogih privrednih i pravnih radnji je praćeno izradom dokumentacije. Priroda informacija sadržanih u njemu varira ovisno o vrsti protokol, međutim, mogu se identifikovati neki opšti obrasci u pisanju ovog dokumenta.
Instrukcije
Djelokrug primjene protokola je izuzetno širok: sastavljaju se protokoli o upravnim prekršajima i o izvršenju određenih istražnih radnji, vode se zapisnici o postupcima i skupštinama dioničara itd. Kako treba sastaviti protokol? Koje informacije treba da se odraze u njemu?
Prije svega, protokol mora sadržavati naziv organizacije koja ga je sastavila: Horns and Hooves LLC, N-sky Okružni sud, itd. Nakon toga slijedi naziv dokumenta – sam protokol i naznaka koji događaj se evidentira. Na primjer, zapisnik sa skupštine dioničara ili zapisnik o saslušanju svjedoka.
Mora se navesti datum snimljene radnje (sastanak, ispitivanje i sl.), njen broj (ili broj predmeta na kojem je obavljena), kao i vrijeme početka i završetka snimljenog događaja.
Nakon navedenih podataka, potrebno je navesti osobe koje učestvuju u snimljenoj radnji, sa naznakom uloge koju obavljaju. Na primjer: „Sudija Ivanov I.I., dok je vodio