Planiranje radnog dana: efikasni savjeti. Pravila za planiranje početka, sredine i kraja radnog dana

Znate li šta je planiranje i koliko je važno napraviti plan? Vjeruje se da kada utrošite malo vremena na planiranje i organizaciju svog radnog dana, uštedite višestruko više vremena zbog dobre koordinacije događaja i pravilnog slijeda rješavanja problema. Bez sumnje, planiranje donosi stalne koristi i koristi.

Poznata je statistika o obimu čitavih organizacija, prema kojoj su naučnici saznali. One kancelarije koje se bave strateško planiranje- V dugoročno uspješniji i finansijski bogatiji od svojih konkurenata koji se ne bave strateškim planiranjem. Planiranje dana je u suštini isto planiranje, ali na taktičkom nivou. Planiranje je moćan alat za postizanje ciljeva svake moderne uspješne osobe. Dakle, evo glavnih prednosti planiranja:

ZAŠTO VAM TREBA PLANIRANJE?

1. Plan radnog dana. Ništa neće ostati bez nadzora.

Nažalost, uprkos činjenici da je naš mozak moćno oruđe u našem radu, naše pamćenje je vrlo ograničeno. Ima ljudi sa bolje pamćenje, ima ljudi sa lošijim pamćenjem. Memorija se može razviti. Ali kada ima puno stvari koje treba uraditi, neke stvari mogu izbjeći našoj pažnji. A đavo je, kao što znamo, u detaljima.

Naučnici vjeruju da je ljudski mozak, u prosjeku, sposoban držati sedam objekata na umu (plus ili minus dva). Štaviše, ovo je vrlo optimistična procjena.

Osim što ništa nećemo zaboraviti, oslobađamo se i od stresa - prestajemo brinuti i postavljati pitanje "jesam li sve uradio za danas?" Lično, trenutno pišem ovaj članak koristeći planer u svom planeru.

2. Trošenje vremena na planiranje pomoći će vam da uradite više.

Prednosti planiranja očigledno. Kada unapred razmislite o svom poslu, onda, s jedne strane, tokom rada niste ometeni od njega. S druge strane, imate više vremena na koje možete potrošiti dodatni posao ili možete napustiti posao ranije. Oba u suštini znače povećanu produktivnost. Vjeruje se da sastavljanje plana za dan traje ne više od 10 minuta uz šoljicu jutarnje kafe. A ušteda vremena je najmanje dva sata. U toku mjesec dana, ovo može uštedjeti do 40 sati rada, što je jednako punoj radnoj sedmici s punim radnim vremenom.

3. Planiranje vašeg radnog dana pomaže vam da odredite prioritete.

Na primjer, danas sam prvi put napisao dva članka, za koje ću biti plaćen 1000 rubalja za svaki. Zatim sam napisao opšti tematski članak o zanimljiva tema a također sam proveo vrijeme na publikaciji koju čitate. Sav ovaj posao je na listi prioriteta. Pošto imam jasan plan rada za dan, ne gubim vrijeme na zadatke koji nisu prioritetni. Kao rezultat toga, važne stvari neće biti zaboravljene ili odložene za kasnije. Budimo iskreni prema sebi. Često važne stvari odlažemo za kasnije, za sutra. Odnosno, mnogi od nas pate od odugovlačenja.

4. Imati plan za dan oslobađa od stresa i rokova

Prednosti planiranja Leži i u tome što prestajemo da brinemo o tome da danas treba da uradimo neshvatljivo veliki broj stvari koje je trebalo da se uradi juče. Vi birate izvodljivu količinu posla i radite iz dana u dan, što vam omogućava da u potpunosti izbjegnete rokove i beskrajni stres jer nemate vremena za nešto. Kao rezultat toga, tok posla postaje predvidljiv i upravljiv.

Jeste li čuli za U suštini, planiranje radnog dana vam omogućava da ovaj princip iskoristite u svoju korist, što znači da možete postići višestruko više. Prvo radimo samo najvažnije dale, jer... imamo promišljen plan. Tada možete raditi sporedne zadatke ili ih potpuno zanemariti. Planirajte svoj dan i neka vam to postane navika, ali se potrudite za druge ljude. To se posebno odnosi na nove i složene projekte.

Planiranje radnog vremena nije samo skup lijepih riječi, već sistem znanja koji može donijeti korist i jednom i drugom individualni nivo, i to na nivou čitavog preduzeća.

Naučićeš:

• Šta pruža racionalno planiranje radnog vremena u preduzeću?
• Koje metode planiranja radnog vremena postoje.
• Koja su pravila za efikasno planiranje radnog vremena?

Nije tajna da na efikasnost organizacije ne utječe i povrat svakodnevnog rada rukovodećeg osoblja. Nedostatak modernih tehnika i metoda rada, odbijanje poboljšanja individualnog stila rada menadžera i njegovih podređenih dovode do toga da teškoće u organizaciji rada takvog tima postaju aksiom.

Komponente koje određuju koliko je lider spreman da bude uspješan prilično su jednostavne. To su njegove vještine, sposobnosti, profesionalno znanje i, naravno, lični kvaliteti. Ipak, ne treba zanemariti analizu uzročno-posljedičnih faktora koji uzrokuju probleme i poteškoće, kao i želju da se oni prevaziđu i poboljša kvalitet rada. Tu u pomoć priskače menadžerovo racionalno korištenje radnog vremena, drugim riječima, njegovo planiranje. Na kraju krajeva, dizajniran je da otkloni nedostatke u svakodnevnom procesu rada.

Efikasnost planiranja radnog vremena zasniva se na ciljevima aktivnosti u zavisnosti od njihovog trajanja: kratkoročnim i dugoročnim. Ovakva osnova upravljanja ne zahtijeva dodatne napore, jer su sve predviđene radnje i aktivnosti dobile svoje rokove tokom procesa organizacije.

Ciljevi koje postavlja menadžer imaju dvije funkcije: da odrede radnje potrebne za njihovu implementaciju i da stimulišu njihovo sprovođenje. Kada vođa postavi sebi jasan zadatak, njegovi postupci postaju svjesni u njegovoj provedbi. Postavljanje ciljeva je svojevrsna pokretačka snaga koja glumca puni energijom do samog postizanja rezultata.

Da bi planiranje ravnoteže radnog vremena bilo što efikasnije, menadžer treba da pribegne taktici „perioda planiranja“ (to mogu biti različiti vremenski periodi: godina, mesec, nedelja, dan). Posebnost je u individualnosti svakog takvog raspona, što podrazumijeva izradu posebnih planova koji bi odražavali odgovarajući vremenski period.

Dakle, glavni pozitivni naglasak pravilnog planiranja slobodnog vremena je sam dobitak vremena. Menadžer će moći efikasno i efikasno da ostvari opisane ciljeve rada, uz što manje vremena. U organizaciji individualni rad Uloga planiranja se teško može precijeniti: na kraju krajeva, ono pomaže pripremiti se za postizanje postavljenih ciljeva i strukturirati vrijeme predviđeno za rad.

Kako delegirati zadatke da uštedite 25% svog radnog vremena: kontrolna lista

Da biste se nosili sa ogromnim protokom informacija i razvili posao, važno je racionalno upravljati vremenom i ne trošiti energiju na rutinske stvari. Da biste to učinili, morate ispravno delegirati zadatke podređenima i pratiti njihovu provedbu.

Koristeći kontrolnu listu koju su pripremili urednici časopisa Komercijalni direktor, provjerite da li pravilno upravljate svojim radnim vremenom ili griješite u delegiranju poslova i kasni na poslu.

Metode planiranja radnog vremena

Pareto princip

Wilfred Pareto (1848–1923) formulisao je princip da će, unutar date grupe, objektivna važnost nekog malog dijela biti znatno veća od njegove relativne težine unutar te grupe. Pareto je u svom modelu koristio formulu 80/20, koja je počela da se koristi svuda.

• Od 20% prodate robe možete dobiti 80% profita.
• 80% preostalih proizvoda će generisati samo 20% profita.
• 20% grešaka uzrokuje 80% gubitaka.
• 80% drugih grešaka uzrokuje 20% gubitaka.

Ni ljubitelji planiranja radnog vremena nisu zaobišli ovaj princip. Ako to projektujemo na rad menadžera, rezultat će biti sledeći: da biste postigli 80% rezultata, potrebno je da potrošite samo 20% svog radnog vremena. Ostatak utrošenog vremena donosi samo 20%. ukupni rezultat.

Jezikom radnog procesa to bi značilo da lak i prijatan rad, koji zahtijeva minimum napora, ali pristojnu količinu radnog vremena, ne bi trebao biti prioritet. Potrebno je započeti aktivnosti uz maksimalno uvažavanje važnosti svakog zadatka. Vitalni problemi bi trebali biti na prvom mjestu pri planiranju posla.

Da bi se Pareto princip u potpunosti implementirao u pitanjima racionalnog planiranja i obračuna radnog vremena, potrebno je sve zadatke analizirati u smislu procenta njihovog doprinosa ukupnom rezultatu, te ih rasporediti u ABC kategorije.

ABC planiranje

ABC analiza se zasniva na iskustvu koje pokazuje da su proporcije slučajeva višeg i manjeg značaja često približno jednake. Slova A, B i C koriste se za raspodjelu važnosti zadataka u pogledu realizacije ciljeva u tri razreda. Ovaj princip se dopao mnogim menadžerima.

Ovu analizu možete koristiti i u planiranju korištenja vašeg radnog vremena. Glavna stvar je zapamtiti da morate rasporediti radno vrijeme u odnosu na važnost zadataka, a ne njihov intenzitet rada i težinu u ukupnom planu aktivnosti.

ABC analiza se zasniva na iskustvu zasnovanom na tri stuba.

• Zadaci kategorije A (najvažniji) primaju 15% ukupnih zadataka menadžera. Uprkos njihovoj maloj relativnoj težini u planiranju, oni doprinose sa 65% postizanju ciljeva.
• Zadaci kategorije B (važni) čine otprilike 20%. ukupni indikator zadataka, a njihov značaj se takođe procjenjuje na 20%.
• Zadaci kategorije C (kao najmanje važni): dodijeljeno im je oko 65%. ukupna cifra, međutim, njihov značaj je zanemarljiv - samo 15% relativne težine.

Shodno tome, prilikom planiranja radnog vremena, ABC analiza svoju pažnju usmjerava na početno izvršenje zadataka iz kategorije A, jer oni donose lavovski dio efektivnosti završne radne aktivnosti. Sljedeća su pitanja iz grupe B čiji doprinos konačnom rezultatu također ne treba zanemariti. I na kraju, možete odlučiti što ćete raditi s preostalim zadacima kategorije C: uključiti ih u planiranje svog radnog vremena ili ih delegirati.

Eisenhowerov princip u planiranju vremena

Eisenhowerova matrica (prioriteti) je stekla široko priznanje kao alat za planiranje ličnog i radnog vremena.

Sastoji se od četiri polja (kvadranta), pri čemu svako od njih odgovara određenoj kategoriji zadataka. Kategorije se zasnivaju na dva principa: važnosti i hitnosti. Njihov odnos najbolje je ilustrovan na slici ispod.

Kvadranti se popunjavaju samo ako predmeti koji su u njih uneseni odgovaraju određenom polju. Da biste u potpunosti razumjeli kako ova matrica funkcionira, morate identificirati zadatke koji odgovaraju svakom kvadrantu. Vrijedi zapamtiti da će matrica biti efikasna samo za zadatke tokom cijelog dana ili u drugom kratkom vremenskom periodu.

1. Kvadrant 1: Važno i hitno

Srce Eisenhowerove matrice je upravo prvi kvadrant, budući da sadrži glavna tajna- ostavljen je prazan. To će ukazati na to da osoba ima vještinu efikasnog planiranja radnog vremena kako bi ostvarila ciljeve.

Prisutnost slučajeva koji se bore za prvi kvadrant ukazuje na stalnu žurbe u životu i radu takve osobe. Shodno tome, osoba nije navikla na raspodjelu svojih poslova i odgovornosti, već sve što može odlaže do posljednjeg trenutka. I, kada se stiču rokovi, on se baci na posao.

Naravno, najbolje je spriječiti moguće situacije ako o svemu razmislite unaprijed. Uostalom, postoji dobro poznato načelo prema kojem je uvijek teže otkloniti posljedice nego predvidjeti sve moguće nevolje. Ako takve zadatke mogu obavljati drugi ljudi, treba ih prenijeti.

1. Kvadrant 2: Važno i nije hitno

U planiranju svog radnog vremena, Eisenhower je kao najvažnije zadatke identifikovao zadatke iz drugog kvadranta. Ako izvođač dosljedno izvršava zadatak postavljen u datom kvadrantu na vrijeme, onda može priuštiti da potroši na njega onoliko vremena koliko je potrebno. Neće ga proganjati sujeta, žurba i raznovrsnost Negativne posljedice. To je kao odlazak doktoru: kako će preventivni pregled oka spriječiti više ozbiljni problemi sa vizijom, a pravo vrijeme za rad na izvještaju će vam omogućiti da izbjegnete hitne noćne prekovremene sate.

Planiranje i evidentiranje radnog vremena u okviru drugog kvadranta vrši se na način da se ostvare lični ciljevi zaposlenog.

I iako Damoklov mač u vidu hitnosti posla ne visi nad radnicima, što im omogućava da se usredsrede na kvalitet rada, ne treba zaboraviti da rokovi još uvek postoje i da ih treba pratiti, jer ne dovršite zadatak u drugom kvadrantu automatski ga prenosi u prvi. A ovaj ishod je prepun posljedica po planiranje ličnog vremena.

1. Kvadrant 3: Hitno i nevažno

Tip slučajeva koji odgovara trećem kvadrantu ne dozvoljava vam da se koncentrišete na više važne stvari zbog hitnosti. A takve stvari je lako pobrkati sa stvarima iz prvog kvadranta. Međutim, vrijedi povući granicu između hitnog i važnog, jer ovi pojmovi nisu sinonimi. Postoji jednostavan način da donesete ovu odluku: morate se zapitati da li vas ovaj ili onaj zadatak približava postizanju zadanog cilja. Tipično, slučajevi iz trećeg kvadranta dobijaju negativan odgovor.

Najčešće su u ovaj kvadrant uključena svakodnevna pitanja: kemijsko čišćenje odjeće na kraju sezone, pomoć susjedima u hitnoj stvari, nevažni sastanci i pregovori. Postoji još jedan primjer - popravak računara, ali ovdje biste trebali biti izuzetno oprezni: ako je ova oprema potrebna za rad, tada će njen popravak postati zadatak od najveće važnosti (odnosno, prvi kvadrant), a ako se koristi samo za zabava, onda je mjesto za ovaj problem u trećem kvadrantu.

Stvari u ovom kvadrantu ne samo da se ne uklapaju u planiranje radnog vremena, već čak odvlače pažnju od glavnih ciljeva i oduzimaju dragocjeno vrijeme. Najbolje je ne obraćati pažnju na njih, ako je moguće. Kako možete odrediti važnost zadatka za sebe? Veoma jednostavno. Pitanje koje biste sebi trebali postaviti je: „Šta će se dogoditi ako to ne uradim?“

1. Kvadrant 4: Nevažno i nije hitno

Ova kategorija uključuje stvari našeg svakodnevnog života koje nemaju veze s poslom: društvenim medijima, forumi, surfanje internetom, kompjuterske igrice, gledanje TV serija. Da, ove aktivnosti su svakako ugodne, ali nisu obavezne.

Općenito, ova aktivnost značajno umanjuje produktivnost radnog dana; Eisenhower je aktivnosti u ovoj kategoriji nazvao „ličnim rasipnicima vremena“.

Uzmimo, na primjer, seriju u trajanju od 200 sati - u preračunavanju dobijete cijelu sedmicu izgubljenog vremena, koje je moglo biti iskorišteno s mnogo većom koristi.

Stoga je potrebno identificirati svoje lične jedece i težiti striktnoj kontroli nad njima planirajući ne samo radno, već i lično vrijeme.

U ovom kvadrantu postoje i rutinski zadaci, koji mnogima nisu baš ugodni: na primjer, pranje suđa, čišćenje, kuhanje. I ovdje vrijedi tražiti kompromis sa ljudima sa kojima živite u istoj kući, kako biste isplanirali ravnomjerno opterećenje.

Zdrava ravnodušnost: upute za one koji ne vjeruju u upravljanje vremenom

Uputstva, koja su pripremili urednici časopisa “Komercijalni direktor”, reći će vam kako pronaći harmoniju u životu čak i u bezizlaznim situacijama, objasniti kojih stavova koje nameće društvo i mediji hitno morate da se riješite, te reći šta da radite ako nemate dovoljno vremena ni za jedan dan da obavite posao.

Tablica planiranja radnog vremena

Dajemo jednostavan primjer u obliku tabele.

utorak		Podzadatak	Komentar
	Provjerite svoju listu obaveza
	Putujte na posao
	Telefonski pozivi		Uzmite brojeve dva kontakta sa svoje poslovne e-pošte
	Pisanje članka	Analiza materijala
	Pisanje članka	Prevod dodatni materijali With strani jezik i osnovno kucanje teksta	Ne zaboravite dati fusnote izvorima i ispraviti crtice na crticama
	Idem do urednika
	Sastanak
srijeda

Ovaj primjer jasno pokazuje princip izrade planova rada. Po potrebi tabele mogu biti dublje, sa više prostora za bilješke. Nije bitno koji će se program koristiti za implementaciju, recimo, pojedinca planiranje radnog vremena rukovodioca/specijalista. Sto - Alat je univerzalan, može se crtati čak i na običnom papiru. Ono što je zaista važno jeste da ga možete prilagoditi sebi, svojim zadacima i ciljevima i odrediti u kojim vremenskim intervalima će se koristiti: po danu, sedmici, mjesecu.

Kako je planiran fond radnog vremena

Inicijalna faza planiranja sastoji se od analize početnih parametara sistema – prisutnosti aktivnosti na poboljšanju fonda radnog vremena (WF) i njegovih pravaca. Nakon toga slijedi odgovor na pitanja: ko je odgovoran za ovu aktivnost (specijalisti, službe) i njeno planiranje? U kojoj mjeri se radno vrijeme uzima u obzir? Da li se prati utrošeno radno vrijeme? Da li se objavljuju rezerve Banke federalnih rezervi? Da li se poduzimaju mjere za smanjenje gubitka radnog vremena u fazi planiranja? Koje metode se koriste za to?

Sljedeća faza je analiza upotrebe PDF-a. U okviru tog okvira proučava se dinamika učinka radnika (vremenski – sat, dnevna, godišnja) i identifikuju se faktori koji na to utiču; analizirati stanje FRF-a i identificirati neiskorištene mogućnosti za smanjenje pojedinačne vrste nedolazak; proučavanje podataka posmatranja o radu fonda radnog vremena i sl. Više informacija o metodama analize korišćenja fonda radnog vremena može se naći u nastavnoj i metodičkoj literaturi.

Informacionu bazu za analizu PDF-a čine statistički i satnica radni sati; sažetak primarnog računovodstva (list o zastojima, prekovremenom radu, otklanjanju nedostataka); samofotografije i fotografije radnog vremena; podaci iz anketa i upitnika.

Analiza ispituje primjenu cijelog PDF-a i njegovu komponente- dnevnih i međusmjenskih fondova u okviru različitih nivoa preduzeća (strukturni odjeli, preduzeće u cjelini, struke i grupe). Ovaj pristup omogućava da se identifikuju uska grla koja bi se prvo trebala riješiti. Rezultat analize je procjena rezervi za poboljšanje korištenja FRF-a i, shodno tome, povećanje efikasnosti planiranja radnog vremena.

Dobijeni rezultati se koriste za planiranje korisnog radnog vremena. Ovaj događaj uključuje pripremu planiranog bilansnog budžeta, poređenje njegovih komponenti sa standardima preduzeća, kao i uštedu radnog vremena na neproduktivnim troškovima. Metode raspodjele ravnoteže radnog vremena dobile su adekvatnu pokrivenost edukativni materijali i beneficije.

Planiranje i analiza radnog vremena dobilo je specifičnosti u tržišnoj ekonomiji. Na primjer, obavezna administrativna odsustva su korisna za preduzeće u smislu njegovih troškova. Radnici sa skraćenim radnim vremenom izgubili su status rezerve.

U planiranju Federalnih rezervi, diferenciran pristup za stalno zaposleni radnici sa punim radnim vremenom; na pola radnog vremena.

U cilju što efikasnijeg organizovanja i planiranja radnog vremena, preduzeće sprovodi posebne mere: socio-ekonomske, organizacione, tehničke i terapijske i preventivne. One se ogledaju u raznim organizacionim i tehničkim planovima, planiranju poboljšanja uslova rada itd. O uključivanju eksternih učesnika treba razgovarati sa lokalnim vlastima i tek onda uključiti u planiranje aktivnosti. Svaki događaj mora biti baziran na resursima.

Kako pravilno planirati svoje radno vrijeme

Pravilo 1. Ustanite u isto vrijeme

Ova početna faza svakog planiranja je veoma disciplinovana i promoviše nalet snage.

Pravilo 2. Pozitivno raspoloženje na početku dana

Svako jutro radite na svom raspoloženju, jer ono u velikoj meri utiče na rešavanje zadataka za postizanje vaših ciljeva. Da biste to uradili, možete sebi postaviti tri pitanja:

• Kako će me „danas“ približiti uspjehu?
• Šta treba da uradim da danas bude što više radosti?
• Šta treba da uradite na ovaj dan da održite svoje zdravlje?

Odgovaranje na ova pitanja i stvaranje pozitivne motivacije često traje manje od dvije minute. Dajte ih sebi prije nego započnete s redovnim jutarnjim aktivnostima.

Pravilo 3. Započnite dan kako treba

Ključ za harmonično jutro je dobar san i dobar doručak. Ali mnogi ih žrtvuju, koristeći izgovor za nedostatak vremena. Međutim, obje misije zahtijevaju samo određivanje prioriteta tokom faze planiranja dnevne rutine - u suštini, samo trebate rasporediti svoje vrijeme tako da rano idete u krevet.

Pravilo 4: Uzmite u obzir faktore kao što je umor kada planirate svoj radni dan

Mnogi ljudi smatraju da se njihova radna produktivnost mijenja cijeli dan poput sinusnog vala. To ne zavisi od dnevnih bioritmova – da li ste „šava“ ili „noćna sova“. Vrijedi saznati vaše lične periode povećane aktivnosti i staviti najvažnije stvari u planiranje aktivnosti za ovaj dnevni interval. Poslijepodne je bolje posvetiti svakodnevnom rutinskom poslu koji nije posebno važan.

Pravilo 5. Pravite pauze na vrijeme

Jedno od osnovnih pravila za planiranje radnog vremena je kratak odmor, jer omogućava tijelu da povrati snagu i pažnju za rad. Obavezno pravite kratke pauze od posla; sami odredite trajanje i učestalost. Ne zaboravite da budete redovni.

Pravilo 6. Završite ono što ste započeli

Pokušajte ne skakutati u svom poslu i dovedite posao koji započnete do njegovog logičnog završetka. Nemojte da vas ometaju manje stvari, jer kradu radno vrijeme. Zapamtite da ćete svaki put kada se vratite nečemu što ste već započeli, morati ponoviti stare radnje, a to će uticati na balans planiranja vaše lične aktivnosti.

Pravilo 7. Pronađite korisna aplikacija slobodno vrijeme

Potrudite se da popunite sve neobrađene praznine u svom rasporedu (čekanje u redu, neinformativni sastanci) korisnim aktivnostima. Sami odredite njegovu suštinu postavljajući sebi pitanje: „Kako mogu ispuniti ove minute da bih dobio maksimalnu korist?“

Pravilo 8. Držite se principa 70/30

U svoj dnevnik trebate zabilježiti samo 70% svog radnog vremena. U suprotnom, čak i ako rasporedite svoj radni dan 100%, nećete dobiti garancije da će svi zadaci biti završeni, pa čak i više: mnoge radnje se neće poklopiti s rasporedom. Svrha planiranja radnog vremena po ovom principu je očuvanje nervni sistem od preopterećenja, sprečavajući da se osećate kao mašina i da budete ograničeni na čvrsti okvir.

Pravilo 9. Uveče napravite plan za sutra

Planirajte svoje zadatke za sutra na kraju današnjeg dana i uradite to u obliku pisane liste - tako nećete ništa propustiti. Bolje je unaprijed utvrditi važnost zadataka i rasporediti ih u kolone. To će omogućiti da se pažnja usmjeri na potrebne zadatke, a manje značajni se mogu pomjeriti u slučaju više sile.

Pravilo 10. Nađite vremena za odmor na svakih sat vremena

Nepromenljivo pravilo za sve. Što češće nađete vremena za opuštanje, kasnije ćete biti produktivniji na poslu. U tom periodu možete pospremiti svoje radno mjesto ili dom, oprati suđe, pročitati časopis ili knjigu, prošetati na svježem zraku i pomoći drugima. Ako to ne možete učiniti spontano, podvrgnite ove akcije planiranju.

Pravilo 11. Budite realni u pogledu svojih mogućnosti.

Nemojte se zatrpavati ogromnom količinom posla, misleći da možete podnijeti bilo koju planinu. Pristupite procjeni trezveno vlastitu snagu i bolje uzmite ono što vam je zagarantovano u danu/sedmici/mesecu; takvo planiranje radnog vremena će biti efikasnije.

Pravilo 12. Nakon upotrebe artikla vratite ga na svoje mjesto

Ovakav pristup predmetima na stolu i u kancelariji pomaže u uštedi vremena u budućnosti. Neka vam bude pravilo, nakon upotrebe predmeta, da ga vratite tamo gdje ste ga uzeli. Postavite određena mjesta za različite vrste stvari - fasciklu za papire, pernicu, fioku stola ili kutiju za račune.

Pravilo 13. Budite aktivni i zdrav imidžživot

Čini se, zašto je kancelarijskom radniku potreban sport, joga, fitnes, pravilnu ishranu, gimnastika? Zatim, zdravo tijelo i dobro raspoloženje najbolje stvaraju raspoloženje za pozitivnu energiju i spremnost za visokoproduktivnu radnu aktivnost, posebno nakon njenog kvalitetnog planiranja.

Pravilo 14. Radite ono što vam donosi zadovoljstvo

Najbolji način da se samoorganizirate u planiranju i realizaciji profesionalnih aktivnosti je osjećaj zadovoljstva i ljubavi prema svom poslu. Njegova prednost je što se motivacija ne mora vaditi kliještima, ona dolazi sama i u velikim količinama.

Planiranje i organizacija radnog vremena menadžera

Savjet 1. Pregledajte svoje planove za dan

Da biste to učinili, možete koristiti ABC analizu ili Eisenhowerovu matricu. Čak i deset minuta pripreme za radni dan može uštedjeti do dva sata dnevno. Koristite ih mudro.

Savjet 2. Formiranje blokova sličnih slučajeva

Osobi koja je stalno rastresena treba mnogo više vremena za rad od fokusirane i entuzijastične osobe. To se događa zbog potrebe za još jednim „poletanjem“ i „uranjanjem“, odnosno povratkom na radnu aktivnost. Blokovi zadataka iste vrste pomoći će uštedi radnog vremena: lakše ih je popraviti u fazi planiranja aktivnosti.

Savjet 3. Odvojite sebi lično vrijeme na poslu

Često vas posetioci, podređeni ili klijenti preko telefona odvlače od vaših direktnih dužnosti. Svi oni stvaraju jake smetnje pri obavljanju zaista važnih zadataka i remete ravnotežu radnog vremena. S tim u vezi, nemoguće je biti dostupan svima u cijeloj radni dan- iu vašoj kancelariji i preko telefona. U procesu planiranja radnog vremena, majstori svog zanata sami sebi organizuju periode kada ih niko neće ometati. Možete koristiti i njihove alate, na primjer, postaviti vrijeme posjeta, koristiti telefonsku sekretaricu.

Savjet 4: Ostavite ograničeno vrijeme za svaki radni zadatak

Trajanje određene vrste posla direktno zavisi od raspoloživog vremena. Čak i najmanji zadatak podliježe planiranju: naučite posvetiti zadatku tačno onoliko vremena koliko je potrebno da ga završite. Na primjer, ne treba odlagati poslovne pregovore, o svim pitanjima od interesa treba razgovarati što je više moguće, ali ne duže od sat vremena. To se može uraditi koristeći stroge vremenske okvire i propise. Budite vođeni jednostavno pravilo: „Vrijeme je novac“, cijenite ga i uštedite.

Savjet 5: Koristite delegiranje

Nijedna osoba koja poštuje vrijeme ne bi trebala sama obavljati sve zadatke. Ovaj pristup je već opisan u principima i pravilima planiranja radnog vremena: sve što se može prenijeti na druge ljude (65% poslova koji oduzimaju vrijeme i trud, ali ne donose značajne rezultate) treba im prenijeti. Ovo se ne odnosi samo na pomoć zaposlenih, već i na korištenje pomoći trećih agencija, organizacija i konsultantskih kuća.

Savjet 6. Podijelite velike zadatke na komponente

Ljudi imaju tendenciju da izbjegavaju velike ili obimne zadatke i odgađaju njihov završetak na svaki mogući način jer im se rezultat čini predalekom. Ova činjenica ukazuje na loše vještine ličnog planiranja vremena, ali se može zaobići. Gotovo svi vole stvari koje daju najbrže rezultate. Albert Einstein je to uočio na primjeru cijepanja drva. Isto se može uraditi i sa dugoročni ciljevi I velikih projekata: Podijelite ih na male zadatke, isplanirajte ih, a zatim ih metodično dovršite u određenom vremenskom periodu (na primjer, dva sata dnevno). Nakon, recimo, nedelju dana pojaviće se prvi rezultati – cilj prvog dela projekta će biti ostvaren (prema planiranju), to će dati snagu i motivaciju da se nastavi sa radom u ovom pravcu.

Savjet 7. Postavite lične rokove za prioritetne zadatke

Kada unapred znate tačno koji će zadaci biti prioritetni za tekući mesec, možete ih označiti u radnom kalendaru i uzeti u obzir u svom ličnom planiranju zadataka uporedo sa istim pregovorima/sastancima. Dakle, kada se pojavi potreba da se za ovaj datum zakaže još jedan događaj ili radnja, ona će već biti „rezervirana“, što će vas još jednom podsjetiti na objektivni značaj zadatka. Ovaj savjet je od posebne važnosti u pogledu planiranja radnih aktivnosti.

Savjet 8. Pravilno organizirajte svoje radno mjesto

Pre svega, ovo se odnosi na redosled na radnoj površini. Na njemu treba ostaviti samo one dokumente koji su neophodni za izvršavanje zadataka kategorije A. Ova radnja ima psihološku pozadinu: red na stolu pomaže u redu u mislima, a dodatni papiri oduzimaju vrijeme.

Savjet 9. Pokušajte da ne dozvolite drugima da vas opterećuju dodatnim obavezama.

Menadžeri se često zainteresuju i uključe u nove aktivnosti, proširujući svoje oblasti kompetencija. Izlaskom iz ličnog interesa na pregovore na koje zaposleni obično ne dolazi, može završiti u radnim grupama ili dobiti dodatne zadatke koji nisu uključeni u njegov plan i na kraju će postati opterećenje za glavni posao i njegovo planiranje. Najbolje je još jednom provjeriti sve svoje radnje da vidite jesu li potrebne u okviru vaše pozicije, čime ćete poboljšati svoje vještine planiranja radnog vremena.

Savjet 10. Procijenite koliko su važne i hitne stvari u koje vas odjednom žele uključiti zaista važne i hitne.

Viša sila i druge hitne stvari su uobičajena pojava za svaku firmu ili preduzeće, čak i ako nastoje da posluju u okviru strogog planiranja. Za njihovo rješavanje mobiliziraju se svi raspoloživi resursi. Ako pristanete da pomognete u ovoj situaciji, zapamtite da će vam to oduzeti vrijeme od važnih zadataka u vašem rasporedu, stoga uvijek odmjerite vrijedi li to žrtvovati.

Savjet 11. Nemojte djelovati impulsivno – donosite samo informirane odluke

Ponekad se određene odluke donose kao rezultat impulsa, impulsa koji se ne može kontrolisati. Ali to izaziva odstupanja u rasporedu i ometa efikasno planiranje radnog vremena za postizanje cilja. Ako osjetite trenutnu želju da nešto učinite (na primjer, uputite poziv), dobro razmislite i odmjerite da li je zaista vrijedno sprovesti svoj plan.

Savjet 12. Pravilno postavite prioritete

U velikom protoku stvari - konferencija, sastanaka, poziva, tekstova - može biti vrlo teško navigirati, a kada preuzmete sve odjednom ili zgrabite dijelove s različitih krajeva, na kraju dobijete vrlo malo posla. Ovdje je korisno zapamtiti takav način planiranja vremena kao matrice prioriteta i započeti aktivnosti izvršavanjem jasno definiranih i jasno značajnih zadataka, postupno prelazeći prema manje važnim.

Planiranje radnog vremena sekretarice direktora

Glavna odgovornost i svrha planiranja individualnog radnog vremena sekretara je da se šef rastereti što je više moguće i pomogne mu da rasporedi svoje vrijeme. Njegova je odgovornost da poveća efikasnost korištenja svih mogućih sati i minuta za radnu aktivnost. To znači da su zadaci i planiranje aktivnosti rukovodioca i sekretara međusobno zavisni.

Prije svega, sekretar pomaže u organizacionim, pripremnim i upravljačkim vrstama posla, oslobađajući prostor za kreativnost šefu. U tu svrhu asistent treba da poznaje dnevnu rutinu višeg nivoa, raspored svojih zadataka za sve moguće periode - dan/mjesec/kvart. Efikasno planiranje radnog vremena sekretara zavisi od rasporeda njegovog neposrednog rukovodioca, jer je uključen u pripremu svih sastanaka, pregovora i drugih poslova (primanje posetilaca, obrada dokumenata) koji su po rasporedu šefa. Ključnu ulogu u planiranju ima hijerarhija zadataka prema njihovoj vrijednosti i važnosti.

Osim toga, dužnosti sekretara uključuju i druge poslove koji ne ovise o svakodnevnoj rutini šefa (a ogledaju se u planiranju radnih aktivnosti): provjera pošte i odgovaranje na korespondenciju, tok dokumenata, kontrolni karton itd. Asistentove vještine planiranja vremena moraju biti odlične. Polazna tačka njegovog rasporeda su uvijek ponavljajuće radnje, na primjer:

• pripremiti radno mjesto menadžera;
• sredite svoje radno mjesto;
• obrađivati ​​sve vrste dolaznih pisama;
• pogledajte kontrolnu karticu;
• obezbijediti menadžmentu sažetak stanja i razjasniti raspored za tekući dan.

Pogledajmo jednostavan primjer planiranja radnog vremena u odnosu na raspored menadžera. Akcioni program sekretarice će izgledati otprilike ovako. Kada šefovi planovi uključuju sastanak u 11:00, onda će plan pomoćnika za 10:30 uključivati ​​njegovu organizaciju sa svim radnjama koje slijede: podsjetnike, fotokopiranje materijala, čišćenje konferencijske sale, vođenje zapisnika. Ako u 14:00 menadžer planira pregovore izvan kancelarije, tada će u rasporedu sekretarice biti stavke o pozivanju automobila i prikupljanju dokumenata. Na spisku poslova je i naznačeno s kim i u koje vrijeme šefa treba povezati za telefonski razgovor, koju dokumentaciju treba ispraviti, a koju popuniti od nule itd.

Najbolja opcija je da zajedno sa svojim šefom odredite stalni vremenski interval za svakodnevne radnje: potpisivanje dokumentacije, prijem posjetitelja. To će poboljšati rad i pomoći u planiranju radnog vremena i specijaliste i njegovog pomoćnika. Prilikom izrade rasporeda rada potrebno je ostaviti i pristojnu rezervu u slučaju iznenadnih hitnih i važnih zadataka, telefonskih poziva i drugih hitnih situacija.

Sekretarica kraj radnog dana posvećuje slanju odlazne korespondencije, a planira i događaje za sutra.

Kada se radni dan završi, a direktor kasni u kancelariju, pomoćnik može ići kući samo ako postoji odgovarajući dogovor između njih i ako šefu dostavi sve potrebne podatke.

Prije izlaska iz prostorija sekretarica uklanja svu dokumentaciju, zatvara ormare i sefove, isključuje elektronsku opremu (ovo se ne odnosi na telefon, modem, faks) i dovodi u red radno mjesto.

Planiranje radnog vremena menadžera

Suština planiranja je priprema za realizaciju ciljeva i regulisanje radnog vremena. Principi planiranja radnog vremena menadžera ne razlikuju se mnogo od opštih principa regulacije radna aktivnost. Racionalno korištenje vaših vremenskih resursa uključuje razumijevanje vaših funkcija, ciljeva, ciljeva i vremenskog budžeta.

U procesu organizacije radnog vremena specijaliste koriste se nadaleko poznate tehnike planiranja. Menadžer se mora pridržavati ovih pravila:

• 60% dnevnog plana rada izdvaja se za planirani rad;
• 20% vremena - za nepredviđene radnje;
• Zadnjih 20% je najbolje ostaviti za spontano nastajuće zadatke.

"ravno" organizacione strukture koristi se u malim preduzećima za rešavanje složenih problema u uslovima značajne neizvesnosti. Takve jedinice karakteriziraju sljedeći nedostaci: preveliko opterećenje menadžera, poteškoće u kontroli radnji velika količina ljudi, kao i poteškoće u vezi sa koordinacijom rada odjela.

Utrošeno vrijeme (posebno ako nije zabilježeno u fazi planiranja) mora se evidentirati uz obaveznu naznaku šta je i kako iskorišteno. Ovo doprinosi činjenici da će menadžer, nakon što dobije potpunu sliku o troškovima svog radnog vremena, moći efikasnije da organizuje svoje planiranje u budućnosti; U cilju izrade plana kvaliteta, zadaci će biti podijeljeni na kratkoročne, srednjoročne i dugoročne.

Pravilnost, sistematičnost i dosljednost treba pozicionirati kao osnovne principe planiranja. Neophodno je slijediti jedan od važnih principa planiranja aktivnosti – realnost ciljeva: preuzmite onoliko odgovornosti koliko možete.

Racionalno korišćenje radnog vremena menadžera zasniva se na njegovom dugoročni plan. Ovo je višegodišnji sistem, uzimajući u obzir koji se godišnji i kvartalni planovi izrađuju. Potonji se može uskladiti sa godišnjim i podijeliti na mjesečne periode. Dnevni i nedeljni planovi u potpunosti su u skladu sa njima i istovremeno najpreciznije odražavaju korišćenje radnog vremena menadžera. Planiranje radnih aktivnosti na nivou jednog dana - važan korak V generalno planiranje radna aktivnost menadžera, podložna je stalnom praćenju i prilagođavanju u zavisnosti od situacije.

Iz ovog članka ćete naučiti:

• Koji su razlozi manjka radnog vremena?
• Koja pravila treba da se pridržavate kada planirate svoje radno vreme tokom dana?
• Koje metode se koriste pri planiranju radnog vremena?
• Kako provjeriti efikasnost planiranja vremena zaposlenih

Planiranje radnog vremena uključuje efektivno upravljanje vremena i njegove tehnologije racionalno korišćenje u cilju postizanja ciljeva organizacije i poboljšanja učinka. IN savremeni svet naziva se i upravljanje vremenom. Vrijeme je najnezamjenjiviji i najvredniji resurs, pa ga se mora vrlo racionalno koristiti. Takođe morate poraditi na svojoj sposobnosti da planirate svoje radno vrijeme.

Zašto je planiranje radnog vremena toliko važno?

Reći da se vremenom može upravljati nije sasvim tačno. Vrijeme ne može ovisiti ni o kakvim procesima, ne označava stalnu vrijednost, ne može se ubrzati ili usporiti.

Važno je znati koristiti različite alate za planiranje radnog vremena, bez obzira na poziciju zaposlenog u preduzeću. Ovo je važno uzeti u obzir na svim nivoima - od podređenih do nadređenih. Efikasno planiranje radnog vremena direktno utiče na produktivnost rada, a samim tim i na profit preduzeća.

Za svakog zaposlenog efektivno planiranje radnog vremena utiče na završetak svih planiranih zadataka u traženom roku.

Jedan od indikatora koji se mora uzeti u obzir u organizaciji je fond radnog vremena. On određuje utrošene resurse radnog vremena i utiče na broj zaposlenih, a samim tim i na materijalne troškove organizacije.

Kada je potrebno planiranje radnog vremena?

Deficit znači nedostatak nečega. Kod planiranja radnog vremena, ovaj pojam se odnosi na nedostatak radnog vremena za izvršenje određenog zadatka od strane pojedinog zaposlenog ili strukturna jedinica i organizacije u cjelini.

Kao rezultat, to može dovesti do kašnjenja u izvršenju narudžbe, što može imati negativne posljedice. Najčešće je nesposobno planiranje radnog vremena povezano s nepismenošću šefa organizacije.

Razlozi koji dovode do nedostatka vremena svrstani su u tri grupe:

1. Lične kvalitete šefa.
2. Postupci lidera.
3. Nezavisni razlozi.

Lične kvalitete šefa, koje dovode do gubitka radnog vremena i povezane su s nepravilnim planiranjem, izražavaju se na sljedeći način:

1. Taština, odnosno neuravnotežene i nervozne radnje, čija je efikasnost svedena na nulu rezultata.
2. Sistematska žurba.
3. Nedostatak odmora zbog kašnjenja na poslu ili poboljšanja kod kuće neophodnih za vraćanje visokih performansi.

Ako se šef ponaša nepismeno i bez planiranja radnog vremena, javljaju se sljedeći znakovi neorganiziranosti:

1. Nedostatak motivacije među osobljem.
2. Uništavanje međuljudske komunikacije u organizaciji.
3. Nesposobnost da se stvari organizuju prema njihovom nivou važnosti.
4. Neuspeh delegiranja nekih ovlašćenja na podređene.

Sa stanovišta planiranja radnog vremena, razlozi koji ne zavise od volje rukovodioca i dovode do manjka radnog vremena za njega i sve zaposlene u organizaciji su:

1. Dugačka lista zadataka, zadataka, obaveza.
2. Neplanirane akcije.

U većini slučajeva, gore navedeni razlozi se ne pojavljuju zasebno. Obično jedno proizilazi iz drugog.

Na kraju, dolazi do ćorsokaka, koji se može popraviti efikasno planiranje radni sati. Takođe treba uspostaviti kontrolu realizacije planiranih aktivnosti i provjeru utrošenog radnog vremena.

Osnovna pravila za planiranje radnog vremena tokom dana

Pravila za planiranje radnog vremena na početku radnog dana

• Od samog jutra morate se uklopiti u pozitivno raspoloženje. Svaki dan pokušajte započeti samo s pozitivnim emocijama, jer je raspoloženje s kojim počinjete rješavati nadolazeće zadatke važno za postizanje rezultata.
• Ujutro morate napuniti energiju i „napuniti nutrijentima“, odnosno doručkovati, a zatim ići na posao.
• Bolje je započeti posao u isto vrijeme. Takva sistematičnost iz dana u dan dovodi do samodiscipline i pomaže u mobilizaciji vaše snage.
• Ujutro bi trebali još jednom provjeriti svoj plan za dan. Da biste to učinili, možete koristiti metodu ABC analize ili Eisenhowerov princip.
• Zadatke, uputstva i poslove treba započeti odmah.
• Prije svega, morate riješiti najvažnije probleme.
• Ako imate pomoćnika menadžera ili sekretaricu, potrebno je da sa njima uskladite trenutni plan za dan.

Pravila za planiranje radnog vremena usred radnog dana

• Vaše radno mjesto treba biti pripremljeno za produktivan rad. Trebali biste ukloniti dokumente i papire sa radne površine koji vam još nisu potrebni za obavljanje važnih zadataka.
• Morate instalirati određeni datum da dovršite svaku stavku plana za taj dan.
• Trebali biste se suzdržati od izvođenja radnji koje mogu izazvati reakciju.
• Morate biti u mogućnosti da uklonite dodatne nove zadatke.
• Vođa ne treba da bude impulsivan.
• Morate sistematski da pravite kratke pauze. U svakom poslu morate obezbijediti pauze. Njihova redovnost i trajanje moraju biti individualni. Kratke pauze takođe treba uzeti u obzir prilikom planiranja radnog vremena.
• Trebali biste grupirati male, slične zadatke u grupe i izvoditi ih u nizu.
• Dešava se da neki zaposleni ne završe jedan zadatak, a započinju drugi – prvo treba da završe ono što su započeli. Haotičan prijelaz u radu sa zadatka na zadatak, a ponekad i obavljanje nekoliko stvari odjednom, neće dovesti do pozitivnog rezultata.
• Znati kako koristiti vremenske intervale.
• Trebalo bi da bude sat vremena odmora tokom dana.
• Potrebno je kontrolisati rokove izvršenja zadataka i pratiti izrađeni plan rada. Kada se prioritetni zadaci promijene, izvršite promjene u planu.

Pravila za planiranje radnog vremena na kraju radnog dana

• Do kraja radnog dana morate završiti sve planirane zadatke. Neizvršavanje pojedinačnih zadataka dovodi do rizika da se cijeli plan ne izvrši, a kao rezultat toga, do gomilanja slučajeva koji će, kada se „razbiju“, zahtijevati dodatno radno vrijeme.
• Morate pratiti realizaciju plana, kontrolisati se.Uporediti spisak onoga što ste planirali sa onim što ste završili. Shvati zašto si skrenuo sa kursa. Ovo je preduslov za produktivnu aktivnost.
• Nakon analize, uveče morate napraviti plan za novi dan, a ujutro ga još jednom provjeriti.

Uticaj ličnih faktora na planiranje radnog vremena

Na planiranje vašeg radnog vremena značajno utiče i način na koji ste se postavili. Vi sami možete podsvjesno ometati efikasno planiranje svog radnog vremena. Šta bi vas tačno moglo spriječiti:

1. Tvoja nesigurnost životni cilj. Bez stremljenja ka nečemu, teško je odlučiti se kako i čime ćete ispuniti svoj život.
2. Volite osećaj stalne vožnje. Planirajte zanimljive stvari koje ćete raditi van posla kako biste bili motivirani da svoj radni dan završite na vrijeme.
3. Plaši vas nedostatak bilo kakve aktivnosti. Pokušavate li da zaokupite svaki minut svog radnog vremena kako ne biste ostali sami sa svojim mislima? Još bolje, riješite svoje probleme jednom za svagda.
4. Ne znate kako da odbijete i spremni ste na svaki zadatak. Zbog toga ćete zaboraviti na svoj privatni život.
5. Plašite se neuspjeha. Zapitajte se: "Šta bi se loše moglo dogoditi ako ne uspijem?" Imajte na umu, neuspjesi nam pomažu da nastavimo dalje.
6. Plašite se da ćete postići uspeh za koji još niste spremni. Razmišljate li o tome šta se dešava u vašem slučaju? rast karijere, više nećete moći tako često da budete sa porodicom i prijateljima. Više komunicirajte sa ljudima koji su već postigli samospoznaju, naviknite se na osjećaj uspjeha.
7. Niste spremni za promjene. Strah od promjene u životu proizlazi iz straha od neuspjeha. Ovo se može prevazići postepenim, planiranim kretanjem ka svom cilju.
8. Plašite se kraja – za pojedince je sama aktivnost važnija od njenog rezultata.

Morate imati na umu da nakon rješavanja jednog problema imate priliku da se bavite zanimljivijim.

Najčešći načini raspoređivanja radnog vremena

Pareto princip (odnos 80:20)

Prema ovom principu, 20% truda dovodi do 80% rezultata, a preostalih 80% napornog rada daje samo 20% rezultata. Na primjer:

Pareto princip je primenljiv iu radu menadžera: zaposleni troši 20% svog radnog vremena da bi postigao 80% rezultata, preostalih 80% njegovog radnog vremena proizvodi samo 20% ukupnog rezultata. To znači da prilikom planiranja radnog vremena morate imati na umu da je radni dan bolje započeti rješavanjem najvažnijih i složenih zadataka, a „sitnice“ ostaviti za kraj.

Dosljedna primjena Pareto principa postaje stvarna ako se svi zadaci analiziraju prema njihovom doprinosu konačnom rezultatu i raspoređuju prema ABC kategorijama.

Upotreba Pareto principa postaje zaista moguća ako se svi zadaci sistematiziraju prema njihovoj važnosti za postizanje rezultata i poređaju prema ABC kategorijama.

ABC planiranje

Glavna svrha ABC planiranja radnog vremena je da izvrši sekvencijalno određivanje prioriteta zadataka. ABC planiranje se može provesti u bilo kojoj oblasti djelatnosti. Ako se analizira u postotak važnijih i manje važnih stvari, onda ćemo vidjeti da će taj odnos biti približno isti. Planiranje radnog vremena počinjemo tako što sve zadatke dijelimo u tri kategorije prema njihovoj važnosti. Za to se koriste slova A, B i C. Ova metoda raspoređivanja radnog vremena postala je popularna među menadžerima zbog činjenice da daje opipljive rezultate.

Metodologija ABC planiranja zasniva se na sljedećim principima:

• U kategoriju A spadaju najznačajniji poslovi, koji čine 15% ukupnog broja menadžerskih poslova. Ali to su zaista značajni zadaci koji čine 65% doprinosa realizaciji plana.
• Kategorija B uključuje jednostavno značajne zadatke; oni će u prosjeku činiti 20% ukupnog broja zadataka i imati 20% važnosti u aktivnostima menadžera.
• U kategoriju C spadaju najmanje značajni poslovi, oni će činiti 65% ukupnog broja zadataka i imati samo 15% važnosti ukupnog rezultata rada.

Prema ovoj tehnici prvo morate riješiti najvažnije zadatke, zatim prijeći na nešto manje bitne i na kraju ostaviti manje zadatke koji nemaju mnogo utjecaja na rezultate vašeg rada. Ovo se mora uzeti u obzir prilikom planiranja radnog vremena.

Eisenhower metoda

Da biste pravilno odredili prioritete prilikom planiranja radnog vremena, možete koristiti Eisenhowerovu metodu.

Postavite sebi pitanja:

• Imam li običaj da gubim vrijeme radeći na jednom hitnom zadatku umjesto na drugom jednako hitnom?
• Nije li moguće da zbog ove moje navike mnogi od najznačajnijih zadataka ostaju potpuno neriješeni?

Prema principu koji je predložio američki general D. Eisenhower, prednost rješavanja problema treba razmatrati na osnovu njihovog značaja i zadanog vremena.

Sve stvari koje treba da se urade mogu se podeliti u četiri grupe:

1. Svi hitni i najznačajniji poslovi koje je potrebno uraditi prioritetno.
2. Hitno, ali ne toliko važno. Poenta je u tome da, budući da su hitni, želimo biti sigurni da ćemo ih riješiti tako brzo kao da su vrlo važni, primjenjujući maksimum naše energije. Ali ako to nije toliko važno, onda ih je bolje odgoditi ili njihovu odluku prenijeti na nekog drugog.
3. Značajno, ali ne toliko hitno. Zbog činjenice da ova grupa predmeta nije hitna, odgađaju se za kasnije. Ali u jednom trenutku i oni postaju veoma važni, ali više nema vremena da se dovrše. Vrijeme je da ih predate nekom drugom na pažljivo izvršenje. Kada date važan zadatak, to motiviše i razvija osoblje.
4. Nehitni i nevažni poslovi. Zadaci iz ove grupe često zauzimaju puno prostora na radnoj površini. Mnogi ljudi, ne shvaćajući suštinu planiranja radnog vremena, izvršavaju ove zadatke, uprkos činjenici da na njih provode mnogo vremena. Ako moraju da se urade, pokušajte da na njih potrošite minimum svog vremena.

• Zašto vam je potrebno planiranje?

Ovaj članak će govoriti o prednostima, prednostima i prednostima planiranja. Planiranje radnog dana je alat koji koriste svi uspješna osobašto će vaš rad učiniti boljim i produktivnijim. Praveći planove, osoba određuje obim svog posla. On zna šta treba da uradi, kada i zašto. Pogledajmo izbliza prednosti planiranja.

Zašto vam je potrebno planiranje?

1. Plan radnog dana: i ni jedna stvar neće proći nezapaženo

Bez obzira koliko vam je dobro pamćenje, ako stvari idu preko krova, nećete se sjećati svega. Plan radnog dana izložen na papiru olakšat će pamćenje i osloboditi vašu pažnju za važnije stvari. I neće vas mučiti pitanje: "Jesam li sve uradio?", jer ćete uvijek imati priliku da pogledate dnevnik. Prednosti planiranja u ovom slučaju su očigledne!

2. Kada utrošimo vrijeme na planiranje radnog dana, on postaje duži.

Životno iskustvo velikog broja uspješnih ljudi pokazuje da povećanje vremena utrošenog na planiranje dovodi do smanjenja vremena izvršenja i, u konačnici, do uštede vremena općenito. Prednosti planiranja Ideja je da svaki minut utrošen na planiranje aktivnosti uštedi 10 minuta implementacije. Odnosno daje 1000% povrat uložene mentalne, emocionalne i fizičke energije.

Pravljenje plana za dan će trajati 10-12 minuta. Ova mala investicija od 10-12 minuta uštedjet će vam 100-120 minuta izvršenja, što vam daje dodatna dva sata produktivnog vremena dnevno, odnosno 25% povećanja vaše dnevne produktivnosti od samog dana kada počnete planirati svoj posao dan unaprijed. To iznosi 2000-2400 minuta mjesečno, što je 4-5 punih radnih dana!!! I bez gubitka vremena!

3. Plan rada postavlja prioritete.

Raspoređivanjem redosleda po kojem obavljate zadatke koji se nalaze pred vama, znaćete kojim redosledom i šta treba raditi. Više nećete doživjeti situaciju da se važnije i neophodne stvari zaborave ili ostave za kasnije, kao što se često dešava kada čovjek pati. odugovlačenje.

4. Dnevni plan osigurava mirno emocionalno stanje.

Prednosti planiranja takođe leži u činjenici da osoba određuje obim svog posla. On zna šta treba da uradi, kada i zašto. Budući da vam je pred očima formulacija glavnih zadataka i ocrtani pristupi njihovom rješavanju, novi dan pun posla više ne izgleda sivo i teško, već predvidivo, planirano i izvodljivo. Nestaje strah od nepoznatog i neizvjesnosti. Osoba ima informacije, stoga je smirena i emocionalno spremna za obavljanje ovog ili onog posla.

Neki ljudi uspeju da urade toliko za jedan dan koliko drugi za tri. Tajna je, kao što vidimo, jednostavna: planirajući radni dan, osoba koja uspije obaviti veliku količinu posla zna kako planirati svoje vrijeme, istaknuti glavne i sporedne zadatke. Nemoguće je djelovati bez pravljenja planova za dan u naše vrijeme, iako statistika pokazuje da samo 20% stanovništva ima plan aktivnosti. Ako nikada niste planirali čak ni predstojeći radni dan, uvjeravam vas da vam to treba preći u naviku. Naučit ćete kako to ispravno učiniti iz sljedećeg članka: "Metode planiranja radnog vremena".

Ako pronađete grešku, označite dio teksta i kliknite Ctrl+Enter.